Harry James
41 
4401
392
1971. godine prvi je e-mail poslan s jednog računala na drugo. Sada se svakodnevno šalje 269 milijardi e-poruka.
Nemoguće je zamisliti koliko su ove poruke e-pošte nepotrebne. Koliko ih služi samo da uzrokuju veću zbrku. Da bi izgorjeli još više pažnje i strpljenja svojih primatelja.
Ali jedno je sigurno: ako je više ljudi počelo učinkovito odgovarati na e-poruke 5 alata za pisanje boljih poruka e-pošte koje će ljudi čitati i odgovarati na 5 alata za pisanje boljih poruka e-pošte koje će ljudi čitati i odgovarati na pisanje nije svačija šalica čaja. Ali ne trebate biti sjajan pisac kako biste poslali sjajnu e-poštu. Sve što trebate je nekoliko alata za osiguranje kvalitetnih poruka. , svi bismo bili manje zategnuti u pristigle pošte i naše anksioznosti putem e-pošte Kako savladati anksioznost pošte za pretinac pristigle pošte Kako savladati anksioznost pošte za pretinac pristigle pošte Toliko poruka e-pošte, tako malo vremena. Osjećate li se ovako kada je u pitanju upravljanje pristiglom poštom na Gmailu? Pokazujemo vam jednostavne postavke i korisne alate za organiziranje i pristiglu poštu na Gmail. bilo bi malo manje iscrpljujuće.
Najočiglednije rješenje ovdje nije samo “linijski odgovaranje,” ali inline odgovaranje propisno. Inline odgovaranje je ono gdje odgovarate u glavnom dijelu e-pošte, a ne da pišete vlastitu e-poštu ispočetka.
Inline odgovaranje nešto je što većina nas već povremeno radi. Ali trebali bismo odgovarati usputno daleko češće. I to bismo trebali raditi s nekoliko pravila na umu kako bi se te složene teme e-pošte organizirale i lako slijedile.
Odgovaramo na pogrešno adresu e-pošte
Suprotno od linijskog odgovora je ono što se često naziva “gornja objava.” Ovdje stižete odgovor na e-poštu i jednostavno započinjete tipkati na vrhu tekstnog okvira. Ovako je sastavljena većina današnjih e-poruka. No osim ako se ne bavite krajnje jednostavnim razgovorima putem e-pošte, objavljivanje putem vrha može uzrokovati svakojake probleme.
Prvo, kad objavite vrh objave, povratak na izvornu e-poštu postaje velika gnjavaža, što uključuje listanje po e-pošti po e-pošti da biste pronašli ono što tražite. Zatim ćete se morati pomaknuti prema dolje do e-pošte koju sastavljate da biste parafrazirali ono što ste upravo pronašli, izvan konteksta i često nedostajuće istaknute točke.
Ponekad primatelj može odgovoriti na vašu e-poštu u potpuno novoj niti e-pošte, što znači da se vaš razgovor sada odvija u dvije ili više zasebnih tema.
putem GIPHY-a
Ako vodite grupni razgovor, stvari postaju još jače. Pratite tko odgovara na što, kada i koji su odgovori oni odgovori postaju gotovo nemoguć podvig.
Inline odgovaranje je rješenje
Umjesto vrhunskog objavljivanja, trebali bismo odgovarati u redu - odnosno u tijelu izvorne poruke e-pošte. U programu Outlook i Apple Mail možete vidjeti originalnu poruku čim stignete odgovor. U Gmailu samo pritisnite tri točke na dnu zaslona pisanja poruka da biste prikazali razgovor.
Savjet: Za uklanjanje okomice “citat” redak iz vašeg odgovora u Gmailu, označite cijelu e-poštu, a zatim kliknite ikonu uvlaka manje dugme.
Redovitim odgovaranjem rješava se problem potrebe za pomicanjem kroz mnoštvo poruka, jer je originalna e-pošta uključena i pretraživa u najnovijoj poruci koju primite u tom razgovoru. To znači da se sve čuva u kontekstu.
Osim toga, ne morate gubiti vrijeme na sabiranje odgovora drugih ljudi ili kopiranje isječaka e-pošte samo da bi vaši odgovori imali smisla. S inline odgovorima, postoji sve što će se svatko moći obratiti u bilo kojem trenutku.
A za teme koje uključuju više ljudi, razlučivanje tko je rekao što, i odgovor na koga, lako je (ako se pravilno radi).
Inline pravilno odgovaranje
Kada većina ljudi odgovori linijski, jednostavno napišu svoje odgovore uz tekst na koji žele odgovoriti i to čine podebljanim ili crvenim.
To je daleko od idealnog. Čim netko otvori e-poštu običnim tekstom, ne može vidjeti to oblikovanje. I čim je više od nekoliko ljudi u niti, stvari mogu brzo postati neuredne.
Dakle, evo kratkog vodiča o propisno inline odgovaranje što je skalabilno i zbunit će svedene na minimum.
1. Ne oslanjajte se na formatiranje
Kao što je spomenuto, u nekim slučajevima primatelj možda neće moći vidjeti oblikovanje koje ste unijeli u e-poruku (npr. Možda će preferirati običan tekst). Ako je netko slijep za boju, može im biti teško pratiti niti koje sadrže više boja.
U svakom slučaju, koristite formatiranje kako biste lakše pronašli odgovore prilikom skeniranja e-pošte. Ali nemojte se pouzdati jedino na tome.
2. Predgovor odgovori s vašim imenom
Umjesto da se oslanjate na formatiranje, uplovite u naviku da sve svoje odgovore pripremite svojim imenom i, ako trebate biti posebno organizirani, datumom. Zatražite od svih primatelja da učine isto.
Trenutno u Gmailu nemate izbora nego ručno upisati svoje ime. Isto vrijedi i za uvijek blagu aplikaciju Apple Mail.
No ako koristite Outlook, postoji značajka koja automatski predgovori vaše odgovore s vašim imenom. Da biste to učinili, idite na Datoteka> Opcije> Pošta. Zatim idite na Odgovori & Proslijedi, provjeri Predgovor s polja i upišite svoje ime u tekstni okvir. Kada odgovorite u tijelu poruke e-pošte, vaše će se ime automatski pojaviti u zagradama.
Mailbird također ima ovu mogućnost prema zadanim postavkama.
3. Koristite prekide linija, molim
Kad god ostavite potpuni odgovor, to bi trebalo biti u novom retku, a ne umetnutom sredinom rečenice ili na kraju stavka.
To olakšava drugim ljudima da odgovore na vaše komentare i skeniranje razgovora koji se događa oko svake točke znatno pojednostavljuje.
4. Odgovori na višestrukim uvlačenjem
Kada se u jednoj e-pošti adresira više točaka, pojavit će se više niti u jednoj poruci.
Da biste ih organizirali, trebali biste uvući navoje s odgovorima, tako da je očito koji se komentari odnose na svaku točku. Osobno smatram da su ovdje korišteni uglati zagrade (>) najintimitivniji znakovi, jer se mete ne mogu pojavljivati u e-porukama s običnim tekstom.
Tako ćete uštedjeti mnogo truda pokušavajući shvatiti na koji dio razgovora morate obratiti pažnju.
5. Posljednje odmaralište: koristite bolji alat
Nitko se ne pretvara da su linijski odgovori savršeno rješenje ovdje. Ali ako nemate drugog izbora osim koristiti e-poštu, uzmite vremena za pisanje e-pošte koja je učinkovita i učinkovita Kako napisati savršenu profesionalnu e-poštu (poduprt podacima) Kako napisati savršenu profesionalnu e-poštu (poduprt podacima) E-pošta ostaje glavni oblik komunikacije u poslovanju. Da biste uspjeli u tom okruženju, trebali biste naučiti kako sastaviti učinkovite profesionalne e-poruke. Pokazujemo vam 9 jednostavnih trikova za koje je dokazano da djeluju. , Na temelju gore navedenih razloga, linijski odgovaranje je najbolji način za napredovanje projekata. Također pomaže svima da budu u toku s više razgovora unutar niti e-pošte, a da pritom ne gubite vrijeme na pregled dugih popisa prošlih e-poruka.
Ako vam se dogodi da čak i inline odgovori postanu previše složeni ili ako se kolege ne mogu naviknuti u redovno odgovaranje na njih, možda je vrijeme da potražite drugi alat.
Komunikacijski alati kao što su Slack, Yammer i Huddle olakšavaju složenu komunikaciju u timu. Umjesto da se i dalje borite s e-poštom, možda je vrijeme da isprobate jedno od ovih.
Širite Riječ
Kad usvojite ta jednostavna pravila internog odgovora, mnogi će primatelji cijeniti koliko je to ponašanje učinkovito putem e-pošte. 5 Alati koji vam mogu pomoći u pisanju bolje e-pošte 5 alata koji vam mogu pomoći u pisanju bolje e-pošte Svi još uvijek pokušavaju riješiti problem s e-poštom. Dakle, razgovarajmo i o najosnovnijoj navici svih - umjetnosti pisanja boljih poruka e-pošte. Uz pomoć nekih cool alata. jest i počnite prirodno oponašati svoj pristup.
Ako oni, naravno, ne kopiraju vaš promišljeni etiket e-pošte, povucite ih na sebi. Pošaljite im ovaj članak. Opišite kako želite da odgovore i objasnite da će to uštedjeti mnoštvo pogrešno shvaćenih poruka, izgubljeno vrijeme i gubitak konteksta.
Doista nema nedostatka.
Mislite li da će vam ova pravila pomoći da ostanete na vrhuncu složenih niti e-pošte? Postoje li neki drugi savjeti za odgovaranje na liniju za koje smatrate da bi bili korisni?
Kreditna slika: sangoiri / Depositphotos