Gabriel Brooks
0 
2774
316
Najbolji savjet koji sam čuo o e-pošti i produktivnosti e-pošte je - nemojte prvo odgovarati na e-poruke ujutro. Pomalo je paradoksalno, ali istina je da su e-pošta i produktivnost jedni drugima na drugom mjestu. Ako smo previše opsjednuti, naša poštanska pošta postaje ogroman skok u brzini na autocesti učinkovitosti. Ali to ne mora biti. S pravim navikama i metodama možemo ukrotiti zvijer koja nedužno leži čekajući nas od trenutka kad se probudimo. Čak i u vremenima društvenih popisa prijatelja i 140 ažuriranja znakova, “postariji” e-pošta ostaje preferirano sredstvo komunikacije, možda samo vrat i vrat SMS-om.
Ovi savjeti nemaju za cilj da vas odvedu do Svetog grala ulazne pošte, već bi trebali uvesti male promjene navike putem e-pošte što će, nadamo se, učiniti učinkovitijom e-poštu. Otvori poštu.
Djelujte odmah!
Vaša poštanska pošta je sastavna linija. Obradite ono što je pred vama i otpremite. Odnosno, vaš moto od trenutka kada se prijavite trebalo bi biti pročitano - odgovoriti - izbrisati (ili arhivirati). Mnogo nas se prijavljuje na svoje račune e-pošte i samo čitamo e-poštu ne poduzimajući ništa. Prije ili kasnije moramo se tome vratiti, a to samo znači udvostručiti rad i udvostručiti izgubljeno vrijeme. Zatim, uvijek postoji rizik da u drugom nastupu propustite važnu e-poštu. Dakle, efikasnije je odmah pročitati i odgovoriti. Arhivirajte čitanje e-poruka, tako da pristigla pošta sadrži najvažnije i najpovoljnije.
E-poruke se ne daju
E-poruke se mogu pretvoriti u djelotvorne stavke s naljepnicama kao u Gmailu ili zastavama kao u Microsoft Outlooku. Ali lako ih je izgubiti u neredu pristigle pošte. Učinkovitije je važne djelotvorne točke pohraniti na zasebno mjesto i arhivirati e-poštu radi bilo kakve buduće reference. Možete pretvoriti e-poštu u stavke koje mogu biti podržane na dva načina:
Upotreba zadataka u Gmailu: Prikažite okno Zadaci klikom na padajući izbornik pored Pošta. Zadaci su jednostavan popis obaveza, ali vrlo učinkovit alat za upravljanje projektima. Samo kliknite i unesite da biste dodali nove zadatke, postavili datume roka ili dodali bilješke i provjerite ih kad završite. Možete povećati produktivnost tipkama prečaca. Na primjer, s Pomak + T, možete stvoriti zadatak na temelju otvorene poruke.
Koristite Google dokument: Možete omogućiti značajku Stvaranje dokumenta u laboratorijima Gmail. Otvorite e-poruku. Kliknite na Više - Stvorite dokument. Tijelo e-pošte automatski se kopira u Google dokument. Ako imate prečace na tipkovnici u Gmailu, možete pogoditi G i W da biste otvorili prazan Google dokument dok ste u e-poruci.
Stvorite svoju osobnost u potpisu
Evo kako izgleda moj službeni Gmail potpis. Ovo je kreirano pomoću WiseStamp Kako začiniti potpise e-pošte WiseStampom Kako začiniti potpise e-pošte Pomoću WiseStamp WiseStamp omogućava vam stvaranje više prilagođenih potpisa e-pošte za sve standardne račune webmail, uključujući Gmail, Windows Live / Hotmail, Yahoo! Mail i AOL Mail. Pored standardnih osobnih podataka i profila na društvenim mrežama ...; besplatni račun omogućuje vam stvaranje dva potpisa, tako da imam jedan za osobne poruke e-pošte i jedan za rad. Moj potpis sadrži veze na moje Twitter, LinkedIn, Facebook i Google+ profile. Jednostavnim potpisom ne nudim samo svoju adresu e-pošte kao referencu za kontakt, već i druge gdje se mogu kontaktirati. Potpis temeljen na profilu pomaže u stvaranju profesionalnije e-pošte i djeluje kao most za društveno umrežavanje. Možete čak promovirati svoj rad. 2 jednostavna načina promocije najnovijeg bloga putem e-pošte s potpisom 2 jednostavna načina promocije najnovijeg bloga putem e-pošte s samo potpisom e-pošte.
Jeste li čuli za predloške?
Dosta nekoliko e-poruka koje se nalaze mogu se obrađivati odgovorima na ploči s kablovima. Gmail Labs ima značajku pod nazivom Canned Responses koja se, kako i samo ime govori, može koristiti za davanje trenutnih i standardnih odgovora na uobičajene e-poruke.
Aktivirajte spremljene odgovore od Postavke - Laboratoriji - Konzervirani odgovori. Kliknite na Spremi promjene. Sastavite novu poruku e-pošte ili odgovor, kliknite gumb Spremljeni odgovori koji se nalazi odmah ispod teme. Vaš prvi konzervirani odgovor je postavljen. Možete postaviti više konzerviranih odgovora koji se mogu koristiti kao predlošci za uobičajenu e-poštu. Mark se u nekoliko članaka proširio na upotrebu konzerviranih odgovora u dva članka koja su i danas na snazi:
- Uštedite vrijeme pomoću Gmail predložaka e-pošte “Konzervirani odgovori” Uštedite vrijeme pomoću Gmail predložaka e-pošte pomoću "Konzervirani odgovori" Uštedite vrijeme pomoću Gmail predložaka e-pošte pomoću "Spremnih odgovora"
- Stvaranje automatskog odgovora e-pošte pomoću novog filtera u Gmailu Stvaranje automatskog odgovora e-pošte uz novi filtar Gmaila Stvaranje automatskog odgovora e-pošte s novim filtrom Gmaila
Ne uznemiravajte - isključite obavijesti
Učinkovitost e-pošte ovisi o načinu na koji šaljete i ujedno na što pozivate. Svaka web lokacija na koju se prijavite e-poštom ima zadano obavijesti. Nema ništa što je ubojica produktivnosti koliko stalni tok obavijesti s Facebooka, Twittera, Google+, Pinterest-a i sličnog. Isključite ih. Trebate li obavijesti kada posjetite same web stranice? Shvatite da je lako izgubiti fokus i vrlo je teško vratiti ga.
Sjedni jedan dan ... i odjavi se
Jedan od najvećih krivca za nered e-pošte su bilteni, profesionalne pretplate i izvori vijesti. Ako obavite reviziju svega na što ste se pretplatili, jednostavno ćete otkriti da je većina njih nepotrebna. Ali oni su postali šuma zbog koje vam nedostaju stabla. Gmail Prioritetna pošta Prioritetna pošta Gmail rješava problem Bacn Gmail Prioritetna pošta rješava problem Bacn. Ali bolji je način da se ručno odjavite. To zahtijeva puno vremena, ali dobivate čistiju pretinac pristigle pošte. Svojim pretplatama također možete upravljati pomoću usluga poput - Unroll.me i Swizzle
Iskopčajte niti
Razgovori s nitima su sjajni. Oni olakšavaju čitanje e-pošte, ali također imaju običaj pretvoriti se u dugački, ponekad nemiran lanac. Možda ste primijetili da većina e-poruka obično ima čitav razgovor u posljednjem poslanu / primljenoj e-pošti. Dakle, možete zadržati samo onu posljednju e-poštu i izbrisati ostatak koji je stigao prije nje.
Ukratko
Jedan od mojih ljubimaca peeves je odgovor na jednu riječ koji ne govori ništa više od an “u redu”, ili a “Hvala vam”. Otvaranje i čitanje oduzima im djelić minute i tijekom napornog dana može se zbrojiti. Da, ali budite kratki u svojoj e-pošti. Pomaže pošiljatelju kao i primatelju. Obrežite svoju e-poštu tako da se oni bave osnovnim stvarima. Također, strukturirajte poštu za bolju čitljivost. Korištenje točaka s tačkama ili dobro definiranih odlomaka pomaže bržem skeniranju e-pošte. Dobro je zapamtiti peto rečenice pravila Guya Kawasakija -
“Trebali biste samo objasniti tko ste, što želite, zašto biste ga trebali dobiti i kada vam treba.”
A onda, sljedeći savjet je uvijek svetokran.
Predmet… predmet… predmet
U mom iskustvu propustila sam važne poruke e-pošte. Također sam otvorio e-poštu koje činilo se važno. Oboje je imalo jednu zajedničku stvar - loše izgrađenu temu predmeta. Nekoliko je sekundi potrebno da smislite inteligentnu liniju predmeta koja odražava poruku. Opet pomaže i pošiljatelju i primatelju jer postaje lakše dohvatiti e-poštu kasnije pretraživanjem ili čak ručno. Sjećate li se - “lol” nije predmet!
Pogledaj ma, nema ruku!
Učinkovitost e-pošte nažalost zahtijeva suprotno. Vaša će se učinkovitost drastično poboljšati ako naučite prečace na tipkovnici umjesto da se oslanjate na klik miša. Klijenti stolnih računala poput Outlook i Thunderbird podržavaju prečace na tipkovnici, a s njima je lako preletjeti kroz teme razgovora. Što je s Gmailom? Ovi savjeti trebaju obuhvaćati sve, i još neke:
- DOWNLOAD Korisne prečace za Gmail
- Prečaci za Gmail: korisno proširenje koje vas vodi oko tipkovnih prečaca za vaš Gmail račun [Chrome]
- Brzo naučite Gmailove prečace na tipkovnici KeyRocket za Gmail Brzo naučite Gmailove prečace na tipkovnici s KeyRocket za Gmail Brzo naučite Gmail tipkovne prečace s KeyRocket za Gmail Izvucite maksimum iz Gmaila naučivši sve njegove prečice na tipkovnici. Uz Keyrocket za Gmail prikazat će vam se obavijest svaki put kada umjesto miša umjesto tipkovničke prečice upotrijebite miš ...
E-poruke su možda poput vrsta partnera s kojima ne želite živjeti, ali također ne mogu živjeti bez njih. No, kao i svaki partner, i on može biti jedan za vašu produktivnost. Moramo igrati dobro. Upravljanje e-poštom 6 jednostavnih trikova za smanjenje stresa putem e-pošte 6 jednostavnih trikova za smanjenje stresa putem e-pošte Suočavanje s e-porukom najbolji je dio mog dana. Rekao nikad niko. Trebate sve savjete koje možete dobiti za upravljanje pristiglom poštom? Možemo vam pomoći! bila je naša omiljena tema ovdje na MakeUseOf.com. Neće vam nedostajati savjeta, ali više od toga, radujemo se vašem. Dva upozorenja ovdje - većinu ovog posta temeljila sam na Gmailu, jer je to popularni izbor, a izbjegla sam i spominjanje korištenja mapa, naljepnica i filtera i drugih očitijih savjeta o tijeku rada.
Dakle, koji je najbolji savjet koji nam svima može pomoći da pošalju e-poštu učinkovitije?
Kreditna slika: crtani filmovi preko Shutterstocka | ako me možete samo poslati e-poštom preko Shutterstocka