10 načina da se iskopate iz zaostalih zadataka

Svi smo bili tamo. Na pola napisan popis obaveza koji proteže dužinu ruke. Neprekidne obavijesti pozivaju na našu pažnju. Osjećaj utapanja na popisu nikad završenih zadataka - od računala koje čeka da bude konfigurirano, do neigrane igre, do zastrašujuće zauzete pošte. Bojimo se da će zaostaci ostati ovdje. Ali evo su 10 savjeta za otklanjanje poteškoća.

Um napusti svoje zadatke

Poanta smetanja uma je postići prazna ploča. Prazan škriljevac. Čista početna ploča koja vam daje jasnoću da nastavite s manje stresa i većom produktivnošću. Ukratko, odvojite malo vremena (sat ili dva trebalo bi biti dovoljno) da biste uklonili taj mentalni zaostatak izlijevanjem svakog zadatka kojeg eventualno možete smisliti u Wordov dokument, komad papira ili ogromnu hrpu bilješki koje napominju. Upozorite, broj zadataka često će biti poprilično depresivan. To sam učinio prije nekoliko mjeseci, a popis je bio dug više od 200 predmeta.

Prije nego što ove zadatke bacate iz uma, prirodno svakodnevno iz sata u dan dobijate podsjetnike iz sata u minutu po minutu koji dodaju stres vašem budnom (i spavaćem) životu.”Moram večeras smanjiti travnjak!”. “Obećao sam Stevu da ću nazvati prošli tjedan”. “Još uvijek nisam popravio tu svjetiljku”. “Moram očistiti taj zaostatak e-pošte”. To je, naravno, iscrpljujuće i odvlači vas od stvari na koje bi se trebali koncentrirati. Dakle, ispraznite um i zapišite sve stvari koje morate učiniti, bez obzira koliko malene. Od ovog trenutka možete početi organizirati, umjesto da stalno imate natezanje glasa u zadnjem umu, i napokon započnete raditi stvari!

Organizirajte svoj popis obaveza

Nisam zagovornik deputacije uma i pisanja popisa pod lažnom pretpostavkom da je to tako “produktivan” sam po sebi, ali tako što imate sveobuhvatan popis za popis koji je organiziran na način koji je koristan tebi, obično ćete biti u prilici da počnete čekirati te predmete u daleko mnogo učinkovitiji način nego da ih slijepo slijede.

Kad je u pitanju organiziranje popisa obaveza, ne postoji ispravan način, ali postoji nekoliko mogućnosti. Na vama je da odlučite koji je za vas najbolji. Možda želite podijeliti svoj popis na osobni, radni, društveni i sl. Svaki se od tih popisa može organizirati na različite načine. Neke od njih temelje se na:

Kontekst
Kategorizirajte svoje obveze na temelju mjesta i kada ih trebate obaviti. Na primjer, “offline” predmeti se mogu raditi kad se ne možete povezati s Internetom. “Slobodno vrijeme” predmete možete raditi umjesto kod kuće umjesto gledanja televizije. “Grad” predmeti mogu biti poslovi kao što je odlazak u banku, preuzimanje / vraćanje predmeta iz raznih trgovina. “Raditi” predmeti se, naravno, rade na poslu.

Spremite svaki od tih popisa u aplikaciju podsjetnika / popisa koja vam omogućuje kategorizaciju, kao što su Trello ili Apple Podsjetnici i pristupate im gdje god se nalazili. Kada dođete kući s posla, jednostavno možete provjeriti svoj “Slobodno vrijeme” popisa da vidite postoji li nešto na čemu možete raditi, a da vas ne podsjetite na zastrašujući broj zadataka koji su još preostali za obavljanje na poslu.

Datum dospijeća
Organizirajte svoj popis obaveza od najstarijih predmeta do najnovijih predmeta zadnji, tako da možete što prije nadoknaditi propuštene rokove. Neke stavke možda nemaju određeni rok, ali možete koristiti aplikaciju poput Any.do da ih označite kao dospjele "danas", "sutra", "nadolazeće" ili "jednog dana".

Prioritet
Neki će predmeti imati veći prioritet od ostalih. Stoga, rješavanje prvog prioriteta može biti najbolje rješenje za vas. Podjelom zadataka na “hitan”, “Pomalo žurno”, i “Non-Hitno” popisi će vam pomoći da odaberete koji ćete se zadatak prvo riješiti (tj. često najteži i najvažniji zadatak).

Kako su nekoliko stavki višeg prioriteta popunjene i precrtane s popisa, trebali biste se osjećati daleko manje stresno u zaostatku.

Motivacija
Organizirajte svoje popise tako da imate određene zadatke koje obavljate znati možete se pozabaviti kad ste puni ili energije. Imajte još jedan popis zadataka koje treba riješiti kada se osjećate letargično nakon napornog dana u uredu ili teške noći u gradu. Kad se ljudi osjećaju umorno, mogu izbjeći rad pod svaku cijenu, ali ako znate da postoje neki zadaci koje je moguće dovršiti bez da uložite puno mentalne energije, vjerojatnije je da ćete se okrenuti onima umjesto da se obratite Netflixu.

Ne zaboravite da ove popise uvijek ažurirate. Kad dođe novi zadatak, dodajte ga na pravu oznaku / popis što je prije moguće kako se više ne bi stvorio mentalni zaostatak.

Skupni postupak sličnih zadataka

Prelazak s jednog zadatka na sasvim drugi ima svoj danak. Neki čak kažu da više zadataka može smanjiti vašu produktivnost za 40%. Dakle, umjesto da stalno prelazimo s jednog zadatka na drugi u uzaludnu nadu da to jeste “zaposlen” je isto što i biti “produktivan”, pokušajte skupati slične zadatke zajedno da biste ih jednim potezom izbacili iz takta.

Na primjer, čitajte članke / blogove tijekom određenog vremenskog razdoblja, a ne tijekom dana. Upotrijebite alate poput Instaparea za spremanje članaka za kasnije čitanje i Digg Reader da biste bili u tijeku s omiljenim blogovima u pogodno vrijeme (recimo, tijekom putovanja). Organiziranjem svojih zadataka poput ovog (prema kontekstu, kao što je detaljnije gore), možete ući u 'zonu' i provući se kroz slične zadatke odjednom i dobiti taj ultra-zadovoljavajući osjećaj brzog iscrpljivanja brojnih predmeta. u isto vrijeme.

Uz sličnu crtu, nastavite “Na vrijeme” učenje, umjesto “Za svaki slučaj” čitanje, da vam uštedim vrijeme sada. To znači spremanje korisnih članaka pomoću alata kao što je Evernote Web Clipper samo za čitanje kad ih zatrebate a ne da ih čitate za svaki slučaj znanje će vam trebati u budućnosti.

Uklonite distrakcije

Kad se fokusirate na zaostatke zadatka, uklonite što više ometanja. Recite svojoj obitelji da vas ne uznemirava narednih nekoliko sati. Isključite telefon. Ako to nije moguće, barem prebacite na nečujni način rada ili ga isključite s interneta. Mnogi će zadaci zahtijevati vašu punu pažnju. Prema istraživanju iz Basexa, prekidi koštaju američke tvrtke 588 milijardi dolara godišnje, sugerirajući koliko vremena izgubite ako se otvorite tim smetnjama.

Pridržavajte se dvominutnog pravila

Kad imate cjelovit popis obaveza ispred sebe ili idete kroz pretinac pristigle pošte, pokušajte se pridržavati pravila u trajanju od 2 minute. Jednostavno rečeno, ako će vam trebati samo dvije minute ili manje, Učini to sada. Ne odlaži to. Nemojte ga sortirati na zaseban popis. Učini to sada. Kada prođete u pristigloj pošti sa 150 i više nepročitanih poruka e-pošte, zadivit ćete se koliko se ovih poruka može riješiti u dvije ili manje minuta. Kad to shvatite, dostizanje Inbox Zero 4 jednostavnih koraka za postizanje i održavanje mape pristigle pošte u Gmailu 4 jednostavna koraka do postizanja i održavanja pristigle pošte u Gmailu postaje sve manje zastrašujuće..

Dvominutno pravilo također je zadivljujuće za ulazak u pravilan okvir uma kako biste se uhvatili u koštac sa puno većim zadatkom. Ako imate težak izvještaj za pisanje, uvjerite se da trošite samo 2 minute na izvještaj. Inercija koju često nadogradite iz ove dvije minute bit će vam dovoljna da vam ostane 30, 90, 120 minuta ili čak duže. Ako pokušavate svladati razinu na određenoj igri, pokušajte samo dvije minute. Ako imate tešku odluku za donošenje, uzmite olovku i papir i brainstorm samo 2 minute. Ovo dvominutno obećanje sebi često je dovoljno da vas natjera na posao i napredujete na predmetima koji su možda sjeli na vaš popis poslova, nedirnuti, za mjeseci.

Proglasite bankrot e-pošte

Ako je jedna od vaših glavnih glavobolja neprekidno prepuna pretinac pristigle pošte koji je stalno pun do ruba i ne pokazuje znak ubrzanja, imate dvije mogućnosti. Prvo očistite pretplate putem e-pošte pomoću usluge kao što je Unroll.me. Možete jednostavno proći kroz vijek pretplate na biltene ili odjaviti pretplatu ili dodati u „roll“ (zbirni, dnevni e-mail) u nekoliko minuta kako biste smanjili broj nepotrebnih poruka e-pošte koji slijede u mapu pristigle pošte svaki dan.

Ako to jednostavno nije dovoljno, možda je vrijeme da se proglasi bankrot e-pošte. Michael Hyatt kaže:

Znate da je vrijeme za bankrot e-pošte kada:

• U pristigloj pošti imate više od petsto nepročitanih poruka e-pošte.
• Vaše kolege žale se na vaš nedostatak reakcije.
• U posljednjih tjedan dana imali ste nekoga reći više nego jednom, “Jeste li dobili e-poštu koju sam vam poslao? Nisam se čuo s vama.”
• Osjećate se tjeskobno ili prenapučeno kad god razmišljate o e-pošti.

Odavde možete krenuti s ekstremnom opcijom odabira svake nepročitane poruke e-pošte (? -A na Mac-u ili Ctrl-A na računalu) ili možete odabrati pristup Michaela Hyatta i sortirati e-poštu prema imenu, odgovoriti na nekoliko važnih poruka e-pošte, ali nakon 15-30 minuta, prestanite odgovarati, odaberite sve i arhivirajte ga svi. Svaki. Singl. E-mail.

Poanta je u tome što, ako je nešto zaista važno, jednostavno ćete dobiti još jedan podsjetnik e-poštom o tome. Ako nije, uštedjeli ste si tonu vremena. Uživajte u pogledu u potpuno prazan pretinac pristigle pošte. Rijedak je prizor. Od sada, nastojite ostati na vrhu ovih e-poruka i nikad više ne dopustite da zaostaci e-pošte ponovno dođu do ekstremnih duljina.!

Pridržavajte se svojih prirodnih ritmova

Svi imamo produktivne sate u kojima se osjećamo motivirani, energizirani i spremni pokrenuti svoje najteže projekte. Također imamo sate u kojima se osjećamo kao da će raditi bilo što, ali nepromišljeni TV. Učeći o kada ovi se sati događaju u našem životu, mi možemo organizirati naš popis obaveza oko njih kako bismo osigurali da ono što treba učiniti, završi..

Za malo pozadine, naša tijela trče u raznim cirkadijanskim i ultradijanskim ritmovima. Cirkadijski ritmovi obično traju oko 24 sata (tj. Reagiraju na dnevnu svjetlost i noć). Ultradijanski ritmovi su puno kraći, obično su to ciklusi od 90-120 minuta moždanih valova.

Učenjem o ritmovima vlastitog tijela možete iskoristiti svoje prirodne “usponi i padovi”. Primjerice, kad osjetite kako se prirodna budnost nadvlada nad vama, to je vjerovatno početak vašeg ultradijanskog ritma. Iskoristite to, ali pazite na sat. Kad se otprilike 90 minuta ustane i počnete se osjećati pospano, odmarajte se. U tom je razdoblju najvjerojatnije odgoditi i pogriješiti. Da biste vam pomogli u tome, isprobajte neke od ovih Pomodorovih aplikacija Prekidane odustajanje s ovim aplikacijama i softverom Pomodoro Proces odustajanja od strane ovih Pomodorovih tehnika Aplikacije i softver Prokrastinacija je bolest koja prožima studente i radnike u svim krajevima svijeta i to podjednako zarazuje i amatere i profesionalce. Kao pisac, svakodnevno patim od odugovlačenja. Neki ljudi ... kako bi vas podsjetili kada trebate napraviti kratke pauze i kada napraviti duge pauze.

Ernest Rossi kaže na ovu temu:

Osnovna ideja je da svaki sat i pol ili toliko trebate odmoriti se - ako ne možete možda biti na putu ka sindromu ultradijanskog stresa: umorite se i izgubite mentalni fokus, skloni ste pogriješite, razdražljivi ste i nesreće - ako i dalje zanemarujete svoju potrebu za odmorom, možete doživjeti sve veći i veći stres dok se zapravo ne razbolite.

Ukratko, obratite pažnju na tjelesne cikluse i nemojte se previše gurati. Često je najbolje prevladati zaostatke u zadacima tijekom razdoblja od nekoliko tjedana, a ne samo nekoliko dana, jer to može ostaviti izgorjelu i iscrpljenu, što dovodi do još jednog zaostatka prilikom pokušaja oporavka..

Koristite Trello za Kanban radni tijek

Osobno, ja ljubav Trello za upravljanje zadacima, posebno korištenje platforme za Kanban radni tijek. Trello je besplatni sustav na koji možete postaviti ploče, a na kojima svaka sadrži kartice. Svaka od ovih kartica jedna je stavka na vašem popisu obaveza. Da biste ovo postavili kao Kanban sustav (koji je prilično popularan kod Toyote), jednostavno počnite s tri okomite liste s oznakom (s lijeva na desno), “zaostatak”, “U procesu”, i “dovršen” (možete, naravno, dodati još toga, ispravnim redoslijedom, kao što je “Test”, “Pregled”, ovisno o situaciji). Detaljnije objašnjenje procesa Kanban Trello možete pročitati ovdje, ali osnovni je cilj raditi na premještanju svakog predmeta s lijeve strane (zaostatak) udesno (završeno). Kad stavka dođe do pravog najtočnijeg toka, znate da je dovršen i možete ga arhivirati.

Ovaj pristup ne samo da vam pomaže da vidite što treba raditi, na čemu se trenutno radi i što se radi, već dodaje malo “gamification” element u vašem zaostatku zadatka i motivira vas da tako bude “zaostatak” popis postaje sve manji i manji. Oh, i možete koristiti ovaj pristup da vam pomogne da budete u kontaktu sa svima koje poznajete.

Koristite stabla odluka za lakše donošenje odluka

Često možemo trošiti put predugo s odlukama. Drveća odluka mogu se koristiti kako bi se ovaj proces učinio lakšim i učinkovitijim, tako da možete brzo prijeći iz procesa donošenja odluka i krenuti dalje s važnijim stvarima. Pogledajte ovaj videozapis za zanimljiv uvod:

Javna odgovornost

Javnom objavom vašeg cilja Kako ubiti motivaciju sisajući vampire i završiti što započeti Kako ubiti motivaciju sisajući vampire i završiti ono što pokrećete životni projekti koji zastaju? Da, svi ih imamo. Priča je uvijek ista. Započinjemo s idejom, ali nikad je ne doživljavamo. Prelomite krhke prepreke i istrajte s ovim savjetima. reći, “doći do Inbox Zero do 18:00”, ili “Dovršite moje najvažnije 2 zadatka do 14 sati”, veća je vjerojatnost da ćete uspjeti. Bez obzira na to budete li pisali prijatelju, objavljivali Facebook post, tvitovali ili koristili aplikaciju Lift gdje vam drugi korisnici mogu dati rekvizite za postizanje svakodnevne navike, dodatna razina odgovornosti motivirat će vas za uspjeh.

Kako zadržati zaostatak kojim se može upravljati

Nakon što uspijete zaostati za nadzorom, budite pažljivi. Nekoliko pokazatelja (osim održavanja gornjih prijedloga) su:

• Ažurirajte popise obaveza. Pobrinite se da se možete osloniti na njih, tako da vam može biti jasno da se jednostavno možete baviti zadatcima koji su vam pri ruci.
• Uživajte po svom kalendaru. Naučite se osloniti na svoj kalendar i tretirajte ga kao sveto. Ako je nešto zakazalo mora završite, inače zaostaci jednostavno rastu. I raste. I raste.
• Ugradite u redovne recenzije. Pregledajte svoje zadatke svaki dan, tjedan ili mjesec. Uklonite sve što vam nije potrebno i dodajte sve što nedostaje. Znajte što treba učiniti i do kada.
• Nauči reći ne. Da biste svoj zaostatak držali pod kontrolom, morate naučiti reći “Ne” češće. Odlična knjiga za čitanje za cjelovitije razumijevanje ovoga je Essencijalizam: Disciplinirana potraga manje, Greg McKeown

Svi znamo kako je osjećati se kao da se utapate u moru zadataka, ali nadam se da će vam ovi prijedlozi pomoći da koristite neke drugačije pristupe za rješavanje tog rastućeg popisa i da ga držite pod nadzorom!

Koje ste druge strategije i taktike koristili da biste učinkovito prešli iz zaostalih zadataka? Javite mi u komentarima!