12 razloga zašto ljudi još uvijek zanemaruju vašu e-poštu

Malo je više frustrirajuće od napornog pisanja hitne poruke e-pošte, samo da odgovor stigne prekasno. No, problem možda neće biti na primatelju. Može ležati na vama i kako ste sastavili svoju poruku.

Istraživanje je otkrilo mnogo uvida u to kako uvjeriti više članova liste za slanje kako bi otvorili, pročitali i kliknuli na veze unutar e-pošte. Ali manje je podataka o postizanju sličnih ciljeva za osobnu ili radnu e-poštu.

Ako imate hitne probleme na poslu, poželite se predstaviti influenceru 6 načina da zauzeti ljudi odgovore na vaše poruke e-pošte 6 načina da zauzeti ljudi odgovore na vaše poruke e-pošte Postoji čitav niz različitih pravila kada je u pitanju slanje e-pošte da ohrabrit će ili obeshrabriti osobu da pritisne gumb "odgovori" i odgovori vam. Saznajte pravila o uspjehu putem e-pošte. ili organizirati sastanak, kako je vjerojatnije da ćete odmah dobiti odgovor na svoju e-poštu?

Slijedi popis razloga zbog kojih odgovori na vaše e-poruke i dalje kasno stižu ili uopće ne dolaze. Svjesni ovih uobičajenih pogrešaka i savjeta, moći ćete razviti bržu i dosljedniju stopu odgovora na svaku svoju e-poštu.

CC CC ste osobu od koje vam treba odgovor

Ako CC osobe uključite u svoju poruku, oni će često pretpostaviti da su uključeni samo zato da bi bili zadržani u petlji. To umanjuje šansu onih pojedinaca da odgovore, jer ne osjećaju da su glavni primatelji. Ako vam trebaju svi da odgovore, izbjegavajte korištenje funkcije CC. U idealnom slučaju, trebali biste poslati e-poštu po jednu osobu. Ali ako morate CC, jasno u početku e-pošte jasno poručite da ste potreba svi da odgovore, uključujući oni koji su CC'd.

Redak vašeg predmeta je odsutan

Kvalitetna tema teme Kako se vaša e-mail poruka ističe u pretrpanoj poštanskoj pošti Kako da se vaša e-poruka ističe u pretrpanoj poštanskoj pošti Da li ste ikada poslali e-poštu za koju smatrate da je važno samo nakon što ste odgovorili puno dana kasnije ili što je još gore zaboravljeno? ? Odobreno, ponekad to nije pod vašim nadzorom, ali postoje stvari koje možete učiniti ... ljudima morate dati do znanja da vam hitno treba odgovor. To znači više nego neugodno titranje e-pošte “HITNO”. I ne znači da morate biti smiješno detaljni.

Nešto tako jednostavno “Stevo, ovu odluku moramo donijeti sutra” radi dobro. Prvo, obraća se pojedincu, tako da znaju da snosi odgovornost ih. Drugo, sadržaj te teme sadrži osjećaj hitnosti i radoznalosti. To povećava vjerojatnost da će se poruka odmah otvoriti.

Ne iznosite brzo svoj zahtjev

Svi znamo da e-poštu treba održavati sažetima. Ali ako je vaš duži od nekoliko kratkih odlomaka, provjerite je li vaš zahtjev u centru pažnje od samog početka, jer u protivnom može se previdjeti..

To znači da pristojno prelazite ono što vam treba u prvoj ili drugoj rečenici. Kasnije možete ući u više detalja, ali pretpostavka o onome što tražite treba vam biti na prvom mjestu.

Vaše poruke su dosadne

Ako svi očekuju da će vaše poruke biti dosadne, vafli, prepune žargonom i previše detaljne, srušit će se ideja o otvaranju vaše e-pošte.

Umjesto toga, natjerajte ljude da čekaju primanje e-pošte od vas. Koristite humor. Osobno se obraćajte ljudima. Izbjegavajte korporativno govorenje. Neka vaše rečenice budu kratke i upečatljive. Uključite smiješan GIF nađi najbolje GIF-ove na webu pomoću Giphyja, namjenske tražilice za animirane slike Pronađite najbolje GIF-ove na webu pomoću Giphy-a, Namjenska tražilica za animirane slike GIF-ovi su uobičajena na cijelom webu, ali to je ponekad teško pronaći pravu za pravu situaciju. Srećom stigla je nova posvećena tražilica samo za GIF-ove. Ime mu je Giphy i… Još uvijek možete nečije uljepšati dan, čak i ako ih zamolite za uslugu.

Ne postavljate rok

Ako vam nešto treba, obavijestite primatelja točno kada mu treba. Prečesto se od nas traži odgovor “ASAP”, ili “uskoro”. To rok čini subjektivnim. Ako kažeš “Stvarno mi treba odgovor na to pitanje do 16:00 danas”, međutim, nema mjesta dvosmislenosti.

Ne pružate alternative

Nastavljajući s gornjim primjerom, moguće je da primatelj jednostavno ne može dobiti odgovor do 16 sati. Tu mogućnost morate objasniti u svojoj početnoj poruci proširivanjem rečenice:

“Stvarno mi treba odgovor na to pitanje do 16:00 danas. Ako to nije moguće, obavijestite me do podneva da bih mogao dogovoriti alternativni dogovor.”

E-adresa nije Visoki prioritet

Ako je tvoja poruka stvarno je hitno, to možete učiniti više očitim obilježavanjem e-poruka kao takvih u određenim klijentima e-pošte. Biti u mogućnosti označiti e-poštu kao Visoki prioritet moguće je u programima Microsoft Outlook i Apple Mail. Nažalost, to nije moguće u Gmailu, pa je najbliža alternativa tome da vam prethodi predmetu “HITNO:”

To treba učiniti samo u stvarno hitnim slučajevima. Ako vam se čini da to radite prečesto, ovaj će savjet izgubiti učinkovitost.

Ne stvarate prijetnju

Zvuči gore nego što jest. Obavijestite primatelja da ako odgovor ne bude primljen u zadanom roku, uslijedit će određene posljedice. Kao primjer: “Ako se nisam javio od vas do 14:00 sati, pretpostavit ću da je sve u redu i poslati ću izvođaču 10 000 američkih dolara”.

Ako se primatelj odluči zanemariti pitanje, izričito zna da će se stvari i dalje nastaviti bez njihovog doprinosa. Ako žele da se njihov glas čuje, trebaju govoriti sada.

Ne pomažeš

Ako je vaš zahtjev vrlo širok, primatelj će često misliti da mora sastaviti rječitiji odgovor nego što je potrebno. Javite im ako jednostavno “Da” ili “Ne” učinit će. Ako dogovarate sastanak, ponudite tri ili četiri povoljna vremena kao početnu točku. Učinite što možete da odgovaranje na e-poštu ne opterećuje primatelja.

Slate se e-poštom u pogrešno vrijeme

Ako znate da vam se menadžer u četvrtak popodne digne s nogu, nemojte čekati do četvrtka ujutro da pošaljete e-poštu ako ste je mogli poslati u utorak. Ako znate da vaš kolega ima mnoštvo poruka e-pošte na početku svakog dana, možda pričekajte dok ne znate da su prošli kroz svoje mape pristigle pošte 5 akcijskih koraka za liječenje vaše mape pristigle pošte. Frenzy 5 Akcijski koraci za liječenje mape pristigle pošte Frenzy Inbox Zero jedna je od najpopularnijih riječi za buzz. Da biste istinski riješili probleme s e-poštom, morate prijeći nulu inboxa i riješiti osnovne probleme. prije nego što pošaljete svoju poruku. Time se vaš e-mail manje iga u sijenu.

Šaljete previše e-pošte

Ako u uredu znate da je neumoran e-poštu, vaše će kolege brzo oslijepiti zbog molbe u primljenoj pošti.

Učinite to navikom Kako koristiti mikro navike i iskriviti ogromne osobne promjene Kako koristiti mikro navike i iskriviti ogromne osobne promjene Stvaranje novih navika je teško. Navike se obično grade tijekom tjedana ili mjeseci ponavljanja, a motivacija je izazov. Kad vam se dogodi teško, mikro navike mogu biti od velike pomoći. da su e-adrese koje šaljete važne e-poruke. Zatim, kad netko vidi poruku od vas u pristigloj pošti, vjerojatnije je da će je obavijestiti.

Nezahvalni ste

Ako stalno pitate ljude za stvarima i ne pokazujete zahvalnost, vrlo brzo će vam se ljudi zamjeriti u tome što vam pomažu. U svijetu e-pošte to znači da vas ljudi jednostavno ignoriraju. Radije bi odgovorili i pomogli drugim ljudima koji poštuju njihovo vrijeme i trud.

Ako netko brzo odgovori, zahvalite mu ili njoj. Ako vam se sklone da vam odgovore ili vam pomognu, pobrinite se da pokažete da ste zahvalni.

Pokušati

Ako je spor s odgovorom ili ne odgovarate na bilo koji od ovih problema, pokušajte izbjeći svaku od gore navedenih pogrešaka. Radeći to, svaka će se poruka e-pošte vjerovatnije brzo otvoriti, pročitati i odgovoriti na nju. Nakon što to učinite nekoliko tjedana, to bi trebalo postati druga priroda. Prije nego što to znate, bit ćete stručnjak za e-poštu Želite li postati stručnjak za nešto? Pokušajte s namjernom praksom Želite li postati stručnjak za nešto? Isprobajte smišljenu praksu Sve je previše lako osjetiti kićenje kad naporno pokušavate poboljšati određenu vještinu. Iskoristite snagu "namjerne prakse" da biste prevladali te zaluđene visoravni. .

Koje druge tehnike e-pošte pomažu vam da dobijete brzi odgovor? Je li nešto od navedenog za vas bilo posebno učinkovito?

Slikovni krediti: dosadan posao Ditty_about_summer preko Shutterstocka, Svaki dan je Valentinovo od Lili Vieira de Carvalho (Flickr). Jesmo li već skoro tamo? napisao Stuard Richards (Flickr). oprez - strmi koraci: 1 Crystian Cruz (Flickr). Ulazni pretinac s Gmailom David Bruce Jr. (flickr).