5 akcijskih koraka za očvršćivanje bespoštedne e-pošte

Inbox Zero jedna je od najpopularnijih riječi u vezi sa produktivnošću. Aplikacije poput, popularnog iPhone klijenta e-pošte, poštanske sandučiće Odnesite svoju poštansku poštu na nulu s poštanskim sandučićem za iPhone Uzmite svoju pretinac za pristiglu poštu na nulu s poštanskim sandučićem za iPhone Pretpostavljeni klijent pošte za iPhone postao je po mom mišljenju zastario, ili sigurno nije toliko napredan koliko je hardver u kojem boravi. Pošta nije zabavna za navigaciju, a njezine najnovije značajke ... olakšavaju vam brzo bavljenje svim porukama e-pošte u vašoj pristigloj pošti. Ako ste stvarno preopterećeni, možete koristiti čak i uslugu poput Mailstrom Buried In Emails? Smanjite svoj masovni pretinac pristigle pošte na nulu s Mailstromom koji je zakopan u e-poštu? Smanjite svoju masovnu mapu pristigle pošte na nulu pomoću Mailstroma Tijekom godina ponudili smo brojna rješenja za upravljanje vašim Gmail računom i za čišćenje zbijene pristigle pošte. Ništa nije zgodnije od središnjeg mrežnog rješenja poput Mailstroma. skupno brisanje e-poruka. Ideja o deklaraciji bankrot e-pošte - jednostavno brisanje svega i početak ispočetka - u nekim se krugovima ozbiljno razmatra.

Sve ovo usredotočenje na brisanje mape pristigle pošte, na postizanje, neuhvatljivog, Inbox Zero-a, propušta dva temeljna problema s preopterećenjem e-pošte. Da biste istinski riješili probleme s e-poštom, morate prijeći nulu inboxa i riješiti osnovne probleme:

• Zašto se vaša mapa pristigle pošte preplavila u prvom redu.
• Kakav je vaš odnos s e-poštom.

Problem preopterećenja e-pošte

Većina razgovora oko preopterećenja e-pošte ne uspijeva razlikovati željenu i neželjenu poštu. Tretiranje svake stavke u pristigloj pošti kao cilja koji se mora očistiti zanemaruje stvarnost situacije. E-poruka vašeg šefa koja vam daje povratne informacije o prezentaciji očito nije isto što i e-pošta od Groupon koja nudi ponude u gradu iz kojeg ste napustili prošle godine. Isto tako, e-mail starog prijatelja vjerojatno je dobrodošao, dok e-mail s Facebooka koji vam govori da vas je isti prijatelj označio na fotografiji vjerojatno nije.

Ako u vašoj pristigloj pošti sjedi stotina e-poruka, koje ste svi željeli primiti, ali jednostavno se još niste bavili, imate problem s upravljanjem vremenom koji nijedna aplikacija e-pošte ne može riješiti. Ako tamo imate deset neželjenih poruka e-pošte, imate problem s e-poštom, ali opet, nijedna aplikacija e-pošte neće je riješiti za vas.

Većina razgovora oko preopterećenja e-pošte ne uspijeva razlikovati željenu i neželjenu poštu

Dva su najčešća uzroka neželjene e-pošte za obavijesti na društvenim mrežama, biltene i nepotrebne radne e-pošte za većinu ljudi. Ako ste javna ličnost, također se možete obratiti značajnoj količini neželjene pošte ili zahtjeva za savjet.

Neželjena pošta više nije problem kakav je nekad bio, ako koristite modernu uslugu e-pošte poput Gmail, vrlo rijetko ćete vidjeti neželjenu poštu u pristigloj pošti.

Pavlovićeva e-pošta

Inbox Zero, kao koncept, također ne rješava odnos većine ljudi putem e-pošte. Imati prazan pretinac pristigle pošte jer ga provjeravate svakih 20 minuta ili svaki put kad primite obavijest i odmah reagirate na sve teško je dobra stvar. Slično tome, ako trošite 4 sata dnevno u razmjenu e-pošte naprijed i nazad, nećete biti produktivni čak i ako na kraju dana dostignete nulu u primljenu poštu.

Ivan Pavlov bio je ruski znanstvenik s Nobelovom nagradom poznat po svom radu na klasičnom kondicioniranju. Zvukom zvona svaki put kada je nahranio psa, bio je u mogućnosti natjerati psa na slinu čak i bez hrane. Kao diplomirani psiholog, sada saliviram svaki put kad pričam o Pavlovu!

Suština klasičnog uvjetovanja je da što više poticaja slijedi odgovor, teže ih je razdvojiti. Svaki put kad prvo provjerite svoje e-poruke ujutro ili kada dođe nova obavijest, uvjetujete sebe da nastavite raditi isto.

Da biste zaista prešli nulu mape pristigle pošte, morate postići kontrolu nad načinom primanja i odgovaranja na e-poštu-trebate prekinuti Pavlovijev ciklus. Prazan pretinac pristigle pošte samo je mogući korak na putu ka tome.

Pet načela

Srećom, rješavanje neželjenog preopterećenja e-poštom i Pavlovićeva veza se lako obavlja. Postoji nekoliko jednostavnih načela koja će vam, ako primijenite u praksi, osigurati da želite primati gotovo svu e-poštu, te da imate kontrolu nad vremenom i kada to provjeravate.

Prvo načelo: Silosi koji se ne preklapaju

Da bih riješio problem s obavijestima na društvenim medijima, koristim ideju neproklamiranja silosa. Sve Facebook obavijesti trebaju ostati na Facebook-u priče. Ne smiju se pojavljivati ​​u poštanskom sandučiću moje pošte, u izborniku s obavijestima mog telefona ili bilo gdje osim Facebooka. Nijedna obavijest na Facebooku nikada neće biti toliko važna kao e-pošta mog urednika, tako da im se ne bi trebao pružiti isti tretman.

Koraci akcije

Provedite 30 minuta prijavite se na sve svoje račune na društvenim mrežama i odjavite pretplatu iz svake e-poruke s obavijestima. Možda ćete se iznenaditi koliko potvrdnih okvira trebate poništiti. Moj kolega MakeUseOf pisac Justin napisao je sjajan članak o tome kako zaustaviti dosadne e-poruke o društvenim medijima pomoću NotifyMeNot. NotifyMeNot vodi vas kroz korake za odjavu pretplate na sve glavne obavijesti putem e-maila na web lokaciji društvenih mreža.

Drugo načelo: rješavanje ili brisanje

Problem s novinama je malo teže riješiti. Problem je u tome što ste se u mnogim slučajevima aktivno prijavili na bilten, jer je sadržavao informacije koje ste željeli primiti. Ako ste digitalni čuvar poput mene, možda ćete se pokušati uvjeriti da još uvijek želite dobiti te dnevne ponude Groupon-a. Načelo dogovora ili brisanja pomaže vam u savladavanju ovih nagona.

Koraci akcije

Svakog dana izdvojite 15 minuta za prolaz kroz sve biltene e-pošte u vašoj pristigloj pošti. Za svakog ga morate pročitati u cijelosti ili odjaviti. Ako ga nećete pročitati tokom vremena izdvojenog za upravo to, nikada nećete.

Tijekom dva tjedna otkazao sam pretplatu na gotovo tri četvrtine biltena na koje sam se pretplatio. Sada svaki put kada vidim nepročitane biltene koji se počinju prelijevati u moju pristiglu poštu, vraćam ugovor ili ga brišem.

Treće načelo: Maksimalno vrijeme e-pošte

Za mnoge ljude - uključujući i mene kada ne budem pažljivo provjeravao e-poštu, refleksivna je akcija. Ako ne radite bilo šta ili se odvojite za djelić sekunde, otvorite pretinac pristigle pošte i provjerite svoje e-poruke. Iako se to možda ne čini velikim, ona prekida vaš protok i možda ćete biti šokirani koliko dugo zapravo trošite provjeravanje e-pošte Kako pobjeđivati ​​ovisnost o e-pošti tako što ćete pratiti navike u pristigloj pošti Kako pobjeđivati ​​ovisnost o e-pošti praćenjem navikavanja u primljenoj pošti. dana, a o tome se šuška. Možete povratiti kontrolu nad svojim vremenom. Doznajte koliko vremena trenutno posvećujete e-pošti i ukradite je natrag. .

Mnogo je bolje, kao što moj kolega pisac Akshata preporučuje, dodijeliti zadata vremena i provjeriti samo e-poštu. Išao bih dalje i predložio da se pozabavim i preopterećenošću e-pošte i Pavlovianskom vezom - postavite maks. vrijeme e-pošte.

Ako ste na putu do odgovora na e-poštu kada je vrijeme isteklo, spremite ga u skice i preuzmite ga sljedeći dan.

Koraci akcije

Odaberite jedan ili dva puta da biste provjerili e-poštu na dan i utvrdili koliko vam treba da se nosite sa svojim važnim porukama e-pošte; ovo je vaše maksimalno vrijeme za e-poštu. Ništa više od 45 minuta vjerojatno je predugo. Provjerite samo e-poštu u tim vremenima i ne prekoračite maksimalno vrijeme e-pošte. Ako ste na putu do odgovora na e-poštu kada je vrijeme isteklo, spremite ga u skice i preuzmite ga sljedeći dan.

Iako je ovo ekstremno rješenje, ako postavite razumno maksimalno vrijeme e-pošte, moći ćete se nositi sa svim doista važnim e-mailovima, ignorirajući one koji su samo hitni. Ako se ne možete nositi s količinom poruka e-pošte, trebate koristiti neka načela u ovom članku da biste smanjili iznos koji primate.

Četvrto načelo: zapitajte se “Zašto?”

Neki neće imati luksuz kada izjavljuju da samo provjeravaju e-poštu u određeno vrijeme - ako ste jedan od njih, i dalje se možete obratiti neprestanom provjerom e-pošte. Tijekom dana postojat će vremena kada morate provjeriti svoju e-poštu; možda je vaš šef pitao je li John poslao izvještaj. Ali bit će i trenutaka kada to samo provjeravate bez pravog razloga.

Koraci akcije

Ako ne možete postaviti vremena za provjeru poruka e-pošte, svaki put kad pogledate u pretinac pristigle pošte zapitajte se zašto to radite, a odgovor zapišite u tekstualnu datoteku ili na list papira. Nabrojite sve dobre razloge - “šef me pitao”, “udaljen od stola sat vremena” - i svi loši razlozi- “procrastinating”,”na telefonu i pregledavao ga”, “odgovoriti na obavijest” - na kraju dana. Cilj je smanjiti broj loših razloga. Jednom kad ste svjesni zašto provjeravate e-poštu, možete osigurati da to radite samo ako postoji jasan razlog za to.

Načelo pet: Smanjivanje unosa

Ako ste primijenili sva prethodna načela i još uvijek vam se snijeg pokriva s e-mailovima, morate se pozabaviti unosima. Glavni preostali izvor neželjene e-pošte su suradnici koji su zadovoljni okidačem; postoje dvije faze da se njome pozabavimo - prva je promijenite e-poštu koju šaljete, drugo je da razgovarajte s kolegama.

Koraci akcije

Razmotrite svaku poruku koju napišete. Ako je riječ o e-poruci poput one “savršen” ili “Hvala” ne šalji ga; Ako postupite prema podacima u e-pošti koju ste primili, vidljivo je da ste ih pročitali, pa potvrda nije potrebna. Ako postoji neka dvosmislenost, uklonite je; radije nego pitajte je li netko slobodan popodne, pitajte je li slobodan u određeno vrijeme.

Ako postoji potencijal za napred i nazad, podignite telefon i umjesto toga nazovite; ono što bi moglo potrajati pet e-poruka može potrajati telefonom manje od minute.

Razmotrite svaku poruku koju napišete.

Završite svoje e-poruke tako da kažete što očekujete od primatelja. Obavijestite ih da nećete provjeravati odgovor, ali pretpostavit će da će početi raditi na onome što ste mu poslali. Pobrinite se da im pružite sve što im je potrebno da vam ne trebaju vraćati.

Nakon što strukturirate svoje e-poruke tako da ne odgovarate nepotrebno i umanjujete potrebu da drugi odgovore, vrijeme je da razgovarate s kolegama. Počevši od najgorih prekršitelja, uljudno zamolite da im se CC ne šalje u e-poruke, osim ako su bitne i relevantne. Slično tome, zatražite da ljudi, gdje je to moguće, odgovore samo pošiljatelju, a ne da odgovore svi.

Bilješka o navijačkoj pošti

Ako ste poznati ili percipirani kao stručnjak, od stranaca ćete dobiti e-poštu i zatražiti savjet. Ključ za bavljenje ovakvim vrstama e-pošte je razmatranje žele li ih ili ne žele; iako može biti teret provesti sat vremena dnevno odgovarajući na neželjene zahtjeve za savjetom, ako su ti ljudi potencijalni ili trenutni kupci, vjerovatno želite da ih se obratite..

Ako, s druge strane, ne možete dobiti ništa odgovaranjem, prvo trebate razmotriti kako oni imaju pristup vašoj e-pošti. Ako je javno objavljeno na vašoj web stranici, uklonite ga. Ako ne možete, a količina e-poruka ne može se upravljati, možete razmotriti delegiranje svih nevažnih zadataka e-pošte pomoćniku, virtualnom ili na neki drugi način.

Većinu dana primam e-poštu od ljudi koji su čitali vodiče koje sam napisao. Dok se budim tiradom objašnjavajući zašto je Software X bolji od softvera Y i da sam idiot za pisanje o Y je neugodno, u ravnoteži, volim primati povratne informacije od ljudi koji su čitali moj rad; Imam sjajne ideje za praćenje na vodičima iz njihovih pitanja.

Zaključak

Inbox Zero je u principu sjajna ideja, ali ne uspijeva riješiti srž problema e-pošte: pobrinite se da dobijete samo e-poštu koju želite primiti i da je s njom rješavate pod vlastitim uvjetima. Potrošiti bilo koje vrijeme na brisanje obavijesti s društvenih medija, nepročitane biltene i nepotrebne radne e-pošte samo da biste stigli u Inbox Zero besmisleno je; daleko je bolje da nakratko odvojite nekoliko minuta dnevno i primijenite neke od principa u ovom vodiču i da se jednom i za sve riješite svog odnosa s e-poštom..

Slikovni krediti: Harry Guinness, Pavlov pas (Shutterstock), neželjena pošta (Shutterstock)