Mark Lucas
0 
1705
106
Papir i alternativni materijali poput pergamenta nekad su bili vrlo rijetki i dragocjeni materijali. Danas papir koristimo gotovo svugdje ili bolje - gdje god ga ne možemo zamijeniti plastika.
Proizvodnja bilo kojeg materijala opterećuje okoliš, iako je papir - obično izrađen od drva, biorazgradiv i stoga ga je mnogo lakše reciklirati..
Digitalni digitalni fotoaparat ne samo da će uštedjeti papir i pomoći okolišu, već će vam uštedjeti i prostor: vaš će radni stol ili čak frižider izgledati mnogo čistije. Pronalaženje dokumenata bit će mnogo brže. I uostalom, živimo u digitalnom dobu! Evo kako započinjete:
1. Skeniranje
Sve započinje skeniranjem vaših postojećih papirnatih dokumenata. Ako nemate skener, možete upotrijebiti svoj digitalni fotoaparat, fotografirati i Snapter ispraviti perspektivu i izobličenje. Damien je detaljno pregledao alat prije nekoliko mjeseci: Snapter - Skenirajte svoje dokumente bez snapper skenera - Skenirajte svoje dokumente bez Snapter skenera - Skenirajte svoje dokumente bez skenera
2. Datoteka
Obavezno smislite dobar sustav koji će vam omogućiti lako pronalaženje dokumenta koji vam može trebati. Uvijek se pitajte, “Gdje i kako ću ovo potražiti?”
Vjerojatno je najlakši način arhiviranja dokumenata imati PDF datoteke, imenovati ih datumom i kratkim opisom i pretraživati sve što vam treba u sadržaju po ključnim riječima..
Kako pretraživanje slika za tekst još nije standard, naziv datoteke za slike morat će biti vrlo opisan. Alternativno, možete koristiti alat pod nazivom JOCR koji će izvući tekst iz skeniranih dokumenata i staviti ih u tekstualnu datoteku. Tekstualnoj datoteci možete dati točno isto ime kao i slici, datoteke u istu mapu i na taj ćete način lako pronaći traženi dokument. Varun je pregledao JOCR: Kako izdvojiti tekst sa slika Kako izvući tekst iz slike (OCR) Kako izvući tekst iz slike (OCR) Najbolji način za izdvajanje teksta sa slike je korištenje optičkog prepoznavanja znakova (OCR). Pokazujemo vam sedam besplatnih OCR alata za posao.
Ako ovo zvuči kao previše problema, skenirane dokumente i PDF datoteke možete pohraniti i putem GMaila. Samo pošaljite datoteke sebi i upišite odgovarajuće, relevantne ključne riječi u e-poštu. Imajte na umu sigurnosni rizik kojem možda izlažete svoje datoteke, stoga pokušajte ne prenositi osjetljive dokumente.
3. Koristite Alate
Mi koristimo puno papira za slučajne bilješke, koji će se zauvijek zalijepiti na našim stolovima ili dok na nju ne prolijemo kavu. Da biste uštedjeli papir i kako bi vaš stol izgledao malo urednije, pokušajte dobiti rutinu za korištenje alata.
Podsjetnici, brze bilješke, popisi obaveza, adrese mogu se organizirati i pohraniti na digitalni način. Ovisno o tome koje alate koristite, dodatna će vam prednost biti pristupanje gdje god se nalazili.
Za brze bilješke koristite Stickies, što je u osnovi digitalna alternativa Post-It Notesu.
Google kalendar omogućuje izvrstan kalendar na mreži i radnu površinu. Također vas može podsjetiti na zadatke. Ako Google kalendar integrirate u Thunderbird, možete čak i stvoriti popise obveza izravno sa radne površine. U mom članku Kako: integrirati Google kalendar u Thunderbird Kako integrirati Google kalendar u Thunderbird Kako integrirati Google kalendar u Thunderbird Koristite Thunderbird i Google Calendar i pitate se kako možete to spojiti? Pokazujemo vam kako u potpunosti integrirati Google kalendar s Thunderbird-om. , vidjet ćete kako se to radi.
Jedan od najboljih alata za organiziranje i uklanjanje papirnatih bilješki i podsjetnika je Remember The Milk. Budući da je kompatibilan s nizom drugih aplikacija, može vam postati i središnje središte za praćenje zadataka i informacija. David je pokrio 8 jednostavnih načina za upravljanje zadacima s pamćenjem mlijeka 8 jednostavnih načina za upravljanje zadacima s pamćenjem mlijeka 8 jednostavnih načina za upravljanje zadacima pomoću mlijeka za pamćenje, što daje malo više uvida u to što ovaj alat može učiniti za vas.
Nadalje, u članku Upravljajte svojim životom pomoću besplatnih internetskih alata za upravljanje vremenom Upravljajte svojim životom pomoću besplatnih internetskih alata za upravljanje vremenom Upravljajte svojim životom pomoću besplatnih internetskih alata za upravljanje vremenom, pregledao sam nekoliko drugih korisnih alata, od kojih su neki spomenuti gore.
4. Sigurnosna kopija, sigurnosna kopija, sigurnosna kopija
Da biste otišli u potpunosti bez papira, u nekom ćete trenutku morati odbaciti originalne papirnate dokumente ili ih pohraniti. Naravno, postoje dokumenti kojih se morate pridržavati. Ali za većinu će digitalne kopije biti dovoljno dobre.
Međutim, događaju se nesreće. Tvrdi disk se može oštetiti, uzimajući u njega digitalne kopije vaših dokumenata. Dakle, važno je stvoriti redovite sigurnosne kopije.
Povjerljive datoteke nikada ne bi trebale napuštati vaš tvrdi disk i redovito ih morate sigurnosno kopirati.
Što je s dokumentima pohranjenim na vašem GMail računu? Iako je GMail možda prilično sigurno mjesto, trebali biste i sigurnosno kopirati svoj GMail račun, samo kako biste bili 100% sigurni da je sve evidentirano.
Postoji način da sigurnosno kopirate GMail pomoću GMail sigurnosne kopije, kao što je Karl opisao u svom članku Kako sigurnosno kopirati račun za Gmail na svoje računalo Kako izraditi sigurnosnu kopiju svog Gmail računa na svoj tvrdi disk Kako izraditi sigurnosnu kopiju Gmail računa na svoj tvrdi disk koji možete izgubiti pristup vrijednim podacima na Gmailu. Uz toliko dostupnih opcija, ima smisla redovito izrađivati sigurnosne kopije vašeg Gmaila. Ovaj kratki vodič pokazuje kako. .
Konačno, imate elektroničku kopiju svakog važnog dokumenta, čak i ako ne možete odbaciti izvornik, je sigurnosna kopija u sebi. Zamislite sve svoje dragocjene papirnate dokumente izgubljene u poplavi ili požaru - i još uvijek imate kopiju na tvrdom disku.
5. Ponovite
Navedite gornje korake kao naviku. To je presudno. Držite podsjetnike za podešavanje za skeniranje papirnatih dokumenata. Učinite skeniranje rutinu za sve što dolazi i radite na starim stvarima kada imate vremena. I ponovite.
Dakle, što vas sprečava od potpunog pretvaranja korisnika starog školskog papira u digitalnog majstora new agea? Javite nam se, u digitalnom obliku, u komentarima.