Peter Holmes
0 
4527
831
Kada prolazite pored nekoga na ulici i pozdravite se, kako se osjećate kad ne pozdrave? Nevjerojatno je koliko mali nedostatak priznanja može osjećati osobu, ali nevjerojatno je i koliko možete učiniti da potaknete odgovor. Isto je i s e-mailovima.
Zamislite obrnuti scenarij. Prolazite nekoga na ulici i oni vas nakratko pogledaju, pozdrave, a zatim brzo skrenu pogled. Kolika je vjerojatnost da ćete se pozdraviti? Zamislite sada osobu koja vas gleda ravno u oči, široko se smiješi i pozdravljajući - čak i koristeći svoje ime! Te su izgledi mnogo bolji da ćete biti nadahnuti da prijatno odgovorite.
Isto je to slučaj s e-mailovima. Osim što, umjesto izraza lica ili tona glasa, postoji čitav niz pravila koja se tiču e-pošte koja će osobu potaknuti ili obeshrabriti da pogodi “odgovor” gumb i odgovoriti vam. U ovom postu ću podijeliti s vama nekoliko trikova koje sam naučio tijekom godina - savjeti koji će uvelike povećati vaš uspjeh u dobivanju odgovora putem e-maila, čak i od vrlo zaposlenih ljudi.
Zašto vam treba odgovor?
Kad sam prije nekoliko godina promijenio posao, počeo sam raditi u tvrtki u kojoj su ljudi bili puno zauzetiji nego na prošlom poslu. Ljudi su jedva imali vremena dovršiti projektni posao, pa je odgovaranje na e-poruke postalo zadatak u određivanju prioriteta na 5 Gmail filtara kako biste pomogli odrediti i organizirati svoju mapu za pristiglu poštu 5 filtera za Gmail da biste odredili i organizirali svoju mapu pristigle pošte. njihova je poštanska pošta uredna kao i moja? Ovdje sam da vam pomognem da započnete s postavljanjem svojih prvih pet filtera ili…. Ubrzo sam saznao da ako ne slijedim određeni format i pristup prilikom slanja e-pošte ljudima, možda više dana neću dobiti odgovor, ako uopće.
Prvo što trebate učiniti prilikom slanja e-pošte nekome - posebno nekome tko je izuzetno zauzet - jeste brzi popis vlastitih razloga e-poštom. Ako su zauzeti i e-pošta vam nije dovoljno visoki prioritet, vjerojatno će ona biti skrivena negdje na popisu obaveza, samo kad će se rješavati kada ima više vremena za fokusiranje na problem (ako uopće postoji ). Zauzeti ljudi teško upravljaju e-poštom. Oni su najprometniji, manja je vjerojatnost da ćete dobiti odgovor ako ne igrate svoje karte ispravno.
Ako možete dovoljno opravdati važnost problema da biste najavili e-poštu, tada svakako krenimo.
Postavite pitanje - po mogućnosti o njima
Istraživači sa Sveučilišta Harvard u 2012. godini proveli su prilično temeljito istraživanje koje je uključivalo čak i skeniranje mozga i otkrili da ljudi zapravo dobivaju dobitak “biokemijski zujanje” iz razgovora o sebi. Što je osoba snažnija - što je mnogo izuzetno zaposlenih ljudi - to više uživa u razgovoru o sebi. Napokon, postoji samo tako puno reći, točno?
To znači da ako visite mrkvu o ličnom pitanju unutar e-pošte, u osnovi iskušavate tu osobu osobnim visokom - prilika za malo “zujati” dijeleći nešto o sebi sa vama. A neki ljudi baš jako, jako vole priliku imati kutiju sapuna. Dakle, dajte im ih.
Možete samo pitati kako ide projekt na kojem rade. Ako ste im vrlo bliski i dovoljno često razgovarate o obitelji, pitajte kako je obitelj. Ako postoji velika igra o kojoj svi pričaju - pitajte ih što misle. Dajte im priliku da odgovore na vas i “odmori se” od razmišljanja o poslu toliko. Možete pratiti svoje pitanje s pitanjem vezanim za posao u prvom redu, ali prikupljanje zahtjeva za pokretanje mišljenja pokrenuće potrebu za “I-get-to-talk-about-ja” visok.
Dodatni bonus: koristite nešto što vam je zajedničko. Djeca. Ljubav prema bejzbolu. Što god bilo - najprije uspostavite tu osobnu vezu. Manja je vjerojatnost da će osoba brzo poslati datoteku e-pošte za kasnije.
Odaberite hitnu liniju predmeta
Zauzeti ljudi prirodno počinju postavljati prioritete e-porukama, a ponekad čak ni ne otvaraju e-poštu da bi to učinili. Brzo će pogledati liniju predmeta. Ako želite brzi odgovor ovih ljudi, možete samo zamisliti koliko je važna linija predmeta. Ako su vam potrebni savjeti kako to učiniti, toplo preporučujem Aaronov savjet o tome kako istaknuti naslov predmeta Kako da se vaša e-poruka ističe u pretrpanom sandučiću Kako da se vaša e-poruka ističe u neredovitoj pristigloj pošti Imate li je li vam ikad poslao e-mail za koji smatrate da je važno samo odgovor na njega nekoliko dana kasnije ili još gore zaboravljen? Odobreno, ponekad to nije pod vašim nadzorom, ali postoje stvari koje možete učiniti ... u pretrpanom pristigloj pošti.
Dno crta je sljedeća: Ako vam je potreban odgovor odmah, zašto onda nije prethodna linija vašeg predmeta “VAŽNO:” ili “HITNO:” ? U tome nema ništa loše, a zapravo je korisno zauzetim osobama koje koriste takve crte predmeta kao vizualni pokazatelj onoga što prvo napasti u poštanskom sandučiću. Samo nemojte raditi preko glupih, nevažnih problema, ili ćete postati “dječak koji je plakao vuk”, i vaše će se e-poruke na kraju potpuno zanemariti!
Neka bude kratko i slatko
Ovo je dio članka u kojem postajem licemjeran. Tip koji napiše 2000 članaka s riječima reći će SAD-u da to bude kratko i slatko? Yup. To je upravo ono što jesam”ja ću učiniti. Ovdje razgovaramo o e-porukama, a evo lekcije koju je gospodin Wordy ovdje naučio prvu godinu o svom novom poslu: PILE. To je akronim koji sam upravo izmislio. To je osoba koja zanemaruje dugu e-poštu.
Nakon otprilike šest mjeseci kako su ljudi ignorirali moje duge, razrađene e-poruke, pokušao sam nešto novo. Počeo sam pisati vrlo, vrlo kratke e-poruke koje su samo iznijele poantu. Nisam dao dodatne detalje, ali na kraju e-poruka ponudio sam da pružim više informacija ako oni to žele.
Počeo sam smanjivati e-poštu. Kad sam pomislio da su dovoljno kratki, prošao sam i izrezao još malo. Morate se zapitati, je li ova linija samo suvišna? Da li dijelite informacije radi informiranja ljudi koliko vam je poznato - ili to zapravo nije važan problem? Izreži riječi. Dođite brzo do točke. Kad sam započeo s tim, primijetio sam porast brzine odziva. Ako možete smanjiti svoju e-poštu na jedan redak - izgledi su prilično dobri, odmah ćete dobiti odgovor.
Mito ih
Ako ćemo ovdje biti iskreni, onda morate priznati da su ljudi po svojoj prirodi gomilu sebe. Kad ljudi vide da bi to moglo biti “nešto u njemu” za njih se osjeća prisiljeni na akciju. To možete iskoristiti u e-pošti zatvarajući svoju e-poštu sa nečim poput, “Dakle, vratite mi se s dobrim vremenom kad možete razgovarati o tome uz šalicu kave - na meni!”
Besplatna šalica kave samo zbog pritiska na gumb za odgovor? To je dobar poticaj. A ako je problem još važniji - recimo, pokušavate nešto prodati ili steći novog klijenta - nastavite i ponudite se da kupite ručak. Ta će se mala investicija itekako isplatiti. Ljudi vole besplatan ručak.
Uključite drugu stranku
Ako ste nekome poslali e-poštu nekoliko puta, isprobali ste sve gore navedene taktike i još uvijek ne dobijate nikakav odgovor, onda je vrijeme da izvučete velike puške. Ove posljednje dvije taktike obično rezerviram za ljude koji kronično ignoriraju e-poštu. Prvi “veliki pištolj” Pristup je privući nekoga tko je možda povezan sa situacijom. To može biti vaš šef ili dodatna osoba s kojom radite na projektu koji je zadržan jer osoba ne odgovara na vašu e-poštu.
To nije nešto što želite učiniti na prvom, drugom ili čak trećem emailu. Međutim, ako vas očito ignoriraju, napišite još jedan pristojan e-mail i samo prenesite upletenu osobu. Ako je netko viši, poput vašeg šefa, a druga osoba zna da je u položaju vlasti, brzo će odgovoriti. Od svih kroničnih zanemarivača s kojima sam se bavio tijekom godina, ovo “cc” Pristup traži odgovor 99 posto vremena. Postoji nešto s publikom koja transformira dijalog i odjednom mu postaje veći prioritet.
Dosljedno izdajte podsjetnike
Ako ste ikad vidjeli film Otkupljenje Shawshank ili pročitali novelu koju je napisao Stephen King, onda biste se mogli sjetiti dijela u kojem Andy Dufresne svaki tjedan šalje jedno pismo državnom Senatu, tražeći novac za zatvorsku knjižnicu. Nakon što je dobio nekoliko stotina dolara i donaciju knjiga, Andy tada počne slati dva pisma tjedno tražeći još više novca.
Poanta priče je da upornost djeluje. Nazovite to dosadnim, otežavajućim ili iritantnim - ali ako doista trebate odgovor na nešto važno, dosljedno pitajući osobu uljudno je li primio vašu posljednju e-poštu, imati će jedan od dva željena efekta. Ona će osobu naterati da kopa po pristigloj pošti u potrazi za e-poštom o kojoj govorite, ili će im dati do znanja da je jedini način da vam se odmakne odgovor na vašu e-poštu. Ovo je očito krajnje rješenje, ali je ujedno i rješenje koje djeluje.
Koje tehnike upotrebljavate za brži odgovor na svoje e-poruke? Što djeluje za vas? Podijelite vlastite savjete i savjete u odjeljku s komentarima u nastavku!
Kreditna slika: Prevladani biznismen (Shutterstock), davanje govora (Shutterstock), važan znak (Shutterstock), točka do točke (Shutterstock), točka do točka (Shutterstock).