6 načina da se jamči za prijezir, bijes i ogorčenje sa svakom e-poštu koju pošaljete

E-poruke su teške. U e-mailu je zaista teško pronaći preko onoga što stvarno želite reći, a polovina vremena ljudi će vas gotovo uvijek pogrešno shvatiti. Veliki se problem svodi na činjenicu da ljudi kojima pišete ne mogu vidjeti lice. Ne mogu vidjeti osmijeh na vašem licu i ne možete vidjeti njihov izraz na licu - prirodna čovjekova sposobnost razumijevanja emocija u riječima putem izraza lica potpuno je neispravna u e-poruci.

Dakle, što može zamijeniti izraz lica i ton glasa? Kako učinkovito preuzimate svoju poruku, a da pritom na vas ne budu svi prijatelji ili svi u uredu neovisno označeni?

Jednom je pisao pisac Peter Drucker, “Najvažnija stvar u komunikaciji je čuti ono što nije rečeno.” Išao bih korak dalje od toga i rekao da je najvažnije u slanju e-pošte razjasniti dovoljno dovoljno da primatelj ne čuti ono što nije rečeno. Zapravo, najviše problema s komunikacijom putem e-pošte uzrokuje kada osoba koja prima e-poštu tumači sve grozne stvari koje ste podrazumijevali, čak i kad ste napisali samo jedan redak.

To je ono što vodi u mržnju i nezadovoljstvo. To je ono što gradi ogorčenje. Zbog toga je tip preko stola na jutarnjem sastanku bljesnuo na vas, jer ste mu uputili poruku e-pošte koju ste poslali juče popodne, a on je to shvatio kao osobni napad.

Izrada savršene e-pošte

Ovdje, na MUO-u, objavili smo mnogo o tehničkom aspektu slanja e-poruka, poput anonimnog slanja e-maila Kako slati anonimne e-mailove: 5 skrivenih metoda kako poslati anonimne e-mailove: 5 nepotpunih načina slanja anonimne e-pošte nije teško. I postoje opravdani razlozi za korištenje anonimnog računa e-pošte. Mi vam pokazujemo kako. ili moju e-poštu o slanju e-pošte iz Excela Kako šaljem e-poštu s proračunske tablice u Excelu pomoću VBA skripti Kako poslati e-poštu s Excelove proračunske tablice pomoću VBA skripti Naš predložak koda pomoći će vam u postavljanju automatiziranih poruka e-pošte iz programa Excel pomoću podataka podataka o kolaboraciji (CDO) i VBA skripte. , Ali, što je s emocionalnom stranom e-pošte? Što je sa načinom na koji nailazite u svojoj e-pošti i boljim načinima da se predstavite pisanom riječju koja neće dobiti da vas svi tako neprestano označavaju?

Pa, ne mogu bez puno muke i patnje danas danas stajati ovdje i reći vam da sam sada u mogućnosti pomoći. Napravila sam gotovo svaku pogrešku koja se može učiniti e-poštom, počevši od najranijih dana na fakultetu, kada sam pokušao započeti marketinški posao na više razina masovnim slanjem e-pošte svima u kampusu. U roku od jednog dana zaključio sam svoj račun na 24 sata i veliko, gadno upozorenje IBM-ovog administratora glavnog računa o tome što definira “spam”.

To nije bila toliko lekcija etiketa e-pošte, koliko je to bio poziv na buđenje da će vam se e-mail uistinu naći u nevolji ako pogrešno postupate. Kroz godine uvrijedio sam ljude, uvrijedio sam se i upao sam u epske borbe s riječima i zapaljive riječi s ljudima. Želio bih reći da je netko pobijedio - ali nitko nikada ne pobjeđuje. Zbog toga stojim danas ovdje, nadajući se da ću pomoći budućim legijama e-pošte da bolje pripreme te e-poruke prije nego kliknu gumb za slanje..

1. Slanje romana

Jedan od mojih prvih grijeha za krivnju kada sam prvi put počeo raditi kao inženjer bio je taj što bih gotovo uvijek pisao e-poštu koja se protezala kroz tri ili četiri stavka. Razlog nije bio samo u tome što prilično brzo mogu upisati, već i zato što sam se uvijek osjećao kao da ostavljam neke detalje, ljudi zapravo ne bi razumjeli o čemu govorim. To je možda do određene mjere istina - i stići ćemo do e-maila koji je ukratko kratak - ali ima se što reći za jednostavnost.

Kada pišete tako složene e-poruke, ne uspijevate prenijeti svoju poruku na različite načine. Prvo, činjenica da ste napisali toliko znači da imate malo poštovanja prema njihovom vremenu, a ako to činite prečesto, dužni ste ih iznervirati. Drugo, dok e-mail od 500 riječi organiziran u nekoliko odlomaka ima puno smisla vas, najvjerojatnije zbunite sve - i dajete im migrenu.

Ako ste znalac riječi i skloni ste prekomjernom pisanju, uvijek se vratite i započnite raditi “sjeckajući” te rečenice. Izmislite nove i kreativne načine kako ih skratiti ili ih možda u potpunosti ukloniti. Možda nudite previše podataka. Reci ljudima što oni potreba da znaju, a ne ono što želite da znaju vas znati. Znaš?

2. Slanje e-pošte s dvije riječi

Suprotan prijestup romanu e-pošte je jedna ili dvije riječi e-pošte koje ne objašnjavaju ništa uopće. Slično je kad pitam svoju djecu za stolom za večerom, “Pa kako je prošao tvoj dan?” Nakon trenutka, nevoljko odgovori, “Fino.” Nisam siguran zašto uopće gnjavim, nastavljam. “Što si učinio, bilo što zabavno?” Neizostavni odgovor, “Ne, ne stvarno.”

Iskreno ne razumijem zašto se neki čak i muče s korištenjem e-pošte. Ako budete imali sreće, e-mail ove osobe sadrži jednu cijelu rečenicu. Ako niste sretni, osoba će vas tražiti da učinite nešto za njih, ali ne trudi se objasniti što točno želite. To je poput slanja poruke o nevolji preko radija kad se izgubite usred pustinje i ako ne obavijestite spasilačku ekipu koje su vaše koordinate.

Izuzetno je frustrirajuće jer se ljudi moraju boriti da shvate što o zemlji govoriš. Još gore, možda ćete ih prisiliti da gube vrijeme na odgovore na vašu e-poštu, samo da bi tražili da razradite malo više.

Sumnjam da većina ljudi s ovim problemom piše tako kratke poruke e-pošte jer je tipkanje tako naporna vježba. Ne može svako upisati više od 60 do 70 riječi u minuti, tako da morate imati malo simpatije prema ovoj grupi.

3. Slanje masovnog e-maila za jednu osobu

Želite li zaista označiti ljude? Pošaljite masovnu e-poštu svima u vašem uredu, da ukorite samo jednu osobu zbog nečeg što je pogriješilo. Ja to zovem “javno poniženje” e. Obično svi u uredu možda već znaju da je neka osoba pogriješila, ali upravitelj to ne može ostaviti na miru. Dakle, šalju masovnu poruku e-pošte svima u kojoj objašnjavaju vrlo detaljno i uznemirujuće zašto je određena radnja toliko pogrešna, ili zašto je ta pogreška tako loša.

Moram priznati da sam se u nekim svojim menadžerskim ulogama u prošlosti uvukao u takvo ponašanje. Vidio sam i druge moje kolege. Lako je pogriješiti, jer zapravo želite biti sigurni da i svi ostali kojima upravljate ne čine istu pogrešku. Realnost je da ako svi već znaju za to, osoba koja je pogriješila ponižava se. Ako za to ne znaju, svi su zbunjeni i nisu sigurni govorite li o njima.

Neka bude jednostavno - razgovarajte o specifičnom problemu s osobom koja je pogriješila. Zatim, ako smatrate da je to dovoljno važno za sve, pošaljite obavijest, ali zvučite kao da je to samo general “FYI” poslano s viša uprave - ovo uklanja optužujući ton i čini ga manje osobnim.

4. Korištenje dramatičnih prigovora

Još jedno vrlo uobičajeno ponašanje u e-porukama - obično od ljudi koji su vrlo strastveni u svom poslu općenito ili o određenom projektu o kojem se raspravlja. Takvo je ponašanje pretjerana upotreba vrlo dramatičnih prigovora. Rečenice poput, “Taj je dizajn jednostavno strašno pogrešan” ili “Taj je pristup bolno nejasan” služe samo unošenju emocija u raspravu.

Kada pogledate te rečenice bez prislova, možete uočiti koliko su poslovne - i manje antagonističke. Inače, naiđete samo na pretjerano dramatično, razmaženo derište.

Probajte bez prigovora. Taj dizajn nije u redu. Taj je pristup nejasan.

Možda neće ugoditi primatelju - ali ih također ne napada i postavlja u defanzivu. Profesionalniji je i možda biste se zapravo mogli prepustiti odrasloj odrasloj dobi čak i kad se ne slažete s nekim.

5. Prekomjerna upotreba pasivnog glasa

Zapravo, zaista sam, istinski saznao i shvatio pasivan glas, u kasnoj mojoj pisarskoj karijeri. Problem s učenjem o tome je što ga počnete viđati svugdje. Jedna od najraširenijih upotreba pasivnog glasa je u e-pošti, jer pasivni glas omogućava osobi da se odvoji od radnje.

Umjesto da kažeš, “Vozio sam klijenta do aerodroma”, koja odgovornost snosi direktno na vaša ramena, umjesto toga možete napisati, “Klijenta su odveli u zračnu luku.”

Ovo je ponašanje uobičajeno među ljudima koji su nervozni zbog preuzimanja odgovornosti za gotovo bilo što, jer ako nešto pođe po zlu, ne žele ih kriviti. To su isti ljudi koji se žale kada oni koji rizikuju - oni koji preuzimaju odgovornost za izvršavanje stvari - dobiju priznanje ili napredovanje. Istina je da ljudi kroz pasivni glas vide e-poštu. Ako ste završili zadatak ili postigli cilj, ne bojte se uzeti kredit!

6. Maženje sebe po leđima

Čudno je da su suprotni krajnici ljudi koji cijelo vrijeme koriste pasivni glas u e-pošti ljudi koji gotovo uvijek pišu o svemu iz prve osobe. Čitajući njihove e-mailove, pomislili biste da projekt nije grupni napor, to je bio osobni uspjeh. Mislili biste da je osoba koja je poslala e-poštu apsolutno sve obavila!

Kako prepoznati te e-poruke? Prebrojite pojave riječi “ja”.

Čitajući e-poštu ove vrste ljudi, jasno je da osjećaju kako se cijeli svijet vrti oko njih, te da bi im svi trebali stalno davati kudo za sav posao koji su sami postigli. Ove poruke e-maila uvijek ostavljaju suigrače osjećanima podmuklim i potpuno cijenjenim. Ovaj pristup je brzi put do bijesa i izolacije od svojih vršnjaka.

Siguran sam da postoji puno drugih vrsta e-poruka koje stvarno nerviraju i vrijeđaju ljude. Kladim se da i vi imate svoj popis! Kakve vas vrste e-poruka zaista smetaju? Koje su vrste ljubimci vašeg ljubimca? Podijelite svoje misli u odjeljku s komentarima u nastavku.

Kreditna slika: Koncentrirani biznismen preko Shutterstocka, Formula matematike preko Shutterstoka, Mlada poslovna žena preko Shutterstoka, Ekspresivni stariji preko Shutterstoka, Vojni Kid preko Shutterstocka, Sramota putem Shutterstock