7 savjeta za učinkovitost e-pošte da biste dobili više poruka e-pošte, brže

Život se vrti oko komunikacije i doslovno se ništa ne postiže bez njega. E-pošta je komunikacijski alat koji bi trebao olakšati vaš život. Umjesto da napišete pismo ili pokušate uhvatiti nekoga na telefon ili osobno, brzo možete upisati nekoliko redaka i biti iznad.

No, e-pošta može biti i značajan pomak vremena. To se obično događa kada se koristi na pogrešan način. Mnogi vam šalju e-poštu koja vam nisu potrebna, s naslovnim linijama koje ne odražavaju sadržaj i s više riječi nego što je potrebno. Također može biti i vaša greška, na primjer, ako ne obradite ispravno e-poštu ili zloupotrijebite mapu za pristiglu poštu kao popis obaveza ili za čitanje. Činjenica je da bržim putem e-pošte možete poboljšati svoje navike i rigorozno usvojiti nekoliko ključnih savjeta za učinkovitost e-pošte..

Zakažite vrijeme e-pošte

Ako se plašite da se brine za vaše e-poruke ili ako redovito trošite previše vremena na čišćenje mape pristigle pošte, pokušajte se pridržavati rasporeda. Neki preporučuju dva puta dnevno raditi e-poštu određeno vrijeme. Vrijeme zakazivanja je pametno jer stvara vremenski okvir i prostor uma za koncentraciju na izvršavanje zadatka. Osim toga, shvatit ćete koliko zapravo vremena provodite s e-mailovima.

Provjera e-poruka samo dva puta dnevno ne funkcionira za sve. Ako trebate biti na vrhu stvari i provjeravati e-poštu nekoliko puta tijekom dana, dajte si nekoliko minuta svakog sata uz dodatak provjeri i obradi poruka e-pošte ujutro i navečer. Ti kratki sprintovi e-pošte prilika su za odgovaranje na hitne poruke e-pošte ili odgovor na e-poštu za koju ste prvo trebali preuzeti informacije o.

Ideja je da se…

• stvorite vremensko ograničenje zakazivanjem vremena e-pošte,
• imaju ambiciju ostati unutar te granice,
• postati brži i
• postupno oslobodite vrijeme na svom rasporedu.

Ovaj način razmišljanja pomaže vam da se fokusirate i postanete učinkovitiji. Kombinirajte to sa svim ostalim savjetima za učinkovitost e-pošte u ovom članku i uskoro ćete ubrzati svoje e-poruke kao nikada do sada.

Obradite svaku e-poštu koju otvorite

Svaka poruka e-pošte koju otvorite zahtijeva od vas da djelujete na jedan ili drugi način. To odmah štedi vrijeme jer se više nećete morati baviti tom e-poštom. Također ćete očistiti mapu s pristiglom poštom barem jednom dnevno, što je oslobađajući osjećaj.

Za svaku e-poštu koju otvorite odmah djelujte ako je moguće ili zakažite zadatak, ako je potrebno, a zatim je arhivirajte ili izbrišite. Djelovanje odmah može značiti da se brzo odazovete, uputite kratak telefonski poziv, prebacite datume u svoj kalendar, dodate zadatke na svoj popis obaveza, pošaljete e-poštu ili bilo koji sadržaj za kasnije čitanje. Kad god niste u mogućnosti odmah odgovoriti ili djelovati, sastavite odgovor i zakažite zadatak na koji ćete se baviti onim što trebate učiniti. U svakom slučaju, izvadite sve poruke e-pošte iz mape pristigle pošte.

Imajte na umu da u Gmailu svaka e-pošta ima jedinstveni URL Jeste li znali da možete označiti određene Gmail poruke? Evo kako i zašto ste znali da možete označiti određene Gmail poruke? Evo kako i zašto Mnogo je slučajeva napravljeno zbog toga što je Gmail genijalan klijent pošte. Iako je gotovo neznatno pronaći adrese e-pošte u Gmailu, znajući da ih možete pronaći ne znači da ćete ih… Sada ne koristite to za označavanje svojih e-poruka! Umjesto toga, dodajte vezu na odgovarajući zadatak na vašem popisu obaveza ili unosu u kalendaru. Puno je bolje od praćenja tih poruka e-pošte u vašoj pristigloj pošti.

Da biste maksimalno iskoristili svoje vrijeme ...

• djelujte na svakoj e-pošti koju otvorite,
• prenesite zadatke i datume na svoj popis obaveza ili kalendar i
• dodajte URL-ove e-pošte za referencu,
• odgovorite odmah ako je moguće,
• sastaviti odgovor ako je potrebno,
• arhivirati ili izbrisati svaku e-poštu koju ste otvorili i,
• obrađivati ​​mapu Nacrti i popis zadataka jednom dnevno.

E-pošta za filtre i etikete

Mnogi ljudi e-poštu čuvaju u pristigloj pošti jer ne znaju bolji način da ih prate. Doprinosi neredu i s vremenom zapravo otežava pronalaženje stvari. U Gmailu lako možete pronaći bilo koju e-poštu koristeći moćnu značajku pretraživanja. 5 Napredni Gmail pretraživači trebali biste znati 5 naprednih Gmail operatora pretraživanja Trebali biste znati da je Gmail genijalan klijent web-pošte s brojnim zadivljujućim značajkama. Kao što je Googleov servis, jedna od njegovih prednosti očito je Search. Upravo je to Google revolucionirao e-poštu. U Gmailu doista nemate…. Ili možete e-poštom primiti etiketu kako biste ih brzo pronašli ako ih morate zadržati u pristigloj pošti ili ih sortirati u mape kako biste ih kasnije preuzeli..

Umjesto da ručno sortirate e-poštu, možete postaviti filtre za automatsku obradu poruka e-pošte koje redovno primate. 5 Gmail filtera kako biste pomogli da odredite i organizirate mapu za pristiglu poštu da je njihova pretinac pošte uredan kao i moj? Ovdje sam da vam pomognem da započnete s postavljanjem svojih prvih pet filtera ili…, uključujući obavijesti, pretplate, probave, ali i e-poštu određenih ljudi. Umjesto postavljanja novog filtra za svaki pojedinačni izvor, izradite pseudonim e-pošte Divide and Conqueer Your Email snagom Gmail aliasa podijeli i osvoji svoju e-poštu snagom Gmail upozorenja Kada je u pitanju organizacija e-pošte, neposredna reakcija je često sve o mapama, oznakama, filtrima, oznakama prioriteta i takvim stvarima. Nije da je bilo koji od njih loš - u stvari većina ... za vrste e-poruka (npr. Obavijesti na forumu ili pretplate na biltene) i filtriraju e-poštu na temelju adrese e-pošte koju su poslani. Usmjeravanjem tih poruka e-pošte u svoju namjensku mapu, one nikada neće začepiti vašu pretinac pristigle pošte, nećete gubiti vrijeme na njihovu obradu i još uvijek ih možete čitati kad god imate vremena.

Najbolji način za upravljanje e-porukama je da ...

• naučite kako pretraživati ​​svoju e-poštu,
• etiketa i
• sortirajte e-poštu,
• u idealnom slučaju s automatiziranim filtrima gdje je to moguće, i
• natjerajte ih da zaobiđu pristiglu poštu ako se nikad ne morate odmah baviti njima.

Smanjite dolaznu e-poštu

Kada svakodnevno počnete čistiti mapu pristigle pošte, primijetit ćete koje adrese e-pošte ne trebaju. Umjesto postavljanja filtera za e-poštu koje zapravo ne želite primati ili nikada nećete imati vremena za čitanje, djelujte. To može značiti da se odjavljujete iz biltena koji nikada ne čitate, recite prijatelju da vam više ne prosljeđuje crtane filmove ili tražite kolegu da vas samo važi putem e-maila.

Ukratko, obratite se nepotrebnim porukama e-pošte, strogo se odjavite i po potrebi filtrirajte u smeću.

Postavite primjer: Neka vlastita e-pošta bude jasna i kratka

Potrebno je vrijeme za sastavljanje složene poruke e-pošte. A treba vremena da se pročita i obradi. Uštedite sebi i drugima vrijeme i naučite kako da vaše e-poruke budu jasne i kratke.

Ovo počinje dobrom linijom predmeta. Provjerite da li on jasno odražava sadržaj vaše e-pošte. To postaje lakše ako se na e-poštu držite jednog predmeta. Konačno, kratko pošaljite svoju e-poštu. Ne bih preporučio pravilo s jednom rečenicom, ali svakodnevna radna e-pošta trebala bi biti kratka. Razmislite i izvucite bit onoga što želite priopćiti prije nego što pošaljete.

Vaši će primatelji voljeti vaše e-poruke ako sadrže ...

• jasna crta predmeta,
• jedan predmet po e-pošti,
• ključne ideje jasno izražene u
• ne više od 1-5 rečenica.

Koristite konzervirane odgovore

Ako primite puno poruka e-pošte za koje je više ili manje potreban jedan te isti odgovor, izradite predložak i postavite konzervirani odgovor. To može uštedjeti puno vremena i to je vrlo jednostavno za Gmail. Posvetili smo cijeli članak o tome kako slati brže i bolje s odgovorima konzerviranih pošiljaka brže i bolje s odgovorima konzerviranih pošiljaka brže i bolje s odgovorima konzerviranih nemate vremena za kuhanje ručka? Nema problema, uzmite konzervu. Treba vam malo kampiranja koje neće ići loše? Polako, nabavite konzerviranu hranu. Jeste li umorni od tipkanja istih odgovora e-pošte? Isprobajte konzervirane e-poruke! Razmišljati… .

Upotrijebite prečace na tipkovnici

Većina programa za e-poštu nudi prečace na tipkovnici. Gmail, na primjer, ima prečace za odgovor (a), brisanje (SHIFT + 3) ili arhiviranje e-pošte (a). Ovdje smo sastavili PDF sažetak korisnih Gmail prečaca. Imajte na umu da ćete možda morati omogućiti prečace na tipkovnici. Potrošite nekoliko minuta za učenje prečaca na tipkovnici za klijenta e-pošte koji ste odabrali i svakodnevno ćete brže obraditi svoju e-poštu.

Evo još nekoliko savjeta za učinkovitost e-pošte koji će vam olakšati učinkovitiju upotrebu e-pošte 10 savjeta za učinkovitiju e-poštu 10 savjeta za učinkovitiju e-poštu Najbolji savjet koji sam čuo o proizvodnji i e-pošti je - ne odgovarajte na e-mailove prvo ujutro. Pomalo je paradoksalno, ali istina je da su e-pošta i produktivnost na glavi sjedala ... .

Zaključak

E-pošta je komunikacijski alat koji bi trebao služiti vama, a ne kontrolirati vaš život. Budite jasni što želite postići ovim komunikacijskim alatom, kako želite provoditi svoje vrijeme i automatizirati ili ukloniti sve što stoji između vas i brzo obraditi e-poštu. Ako se obavi ispravno, brisanje mape pristigle pošte ne treba puno vremena. A kad uspostavite dobru rutinu, nećete brinuti da nekoliko sati ili dan nećete provjeravati svoje e-poruke dok obavljate važnije poslove. Znat ćete da će vam rutina zabraniti puštanje kroz poplavljenu mapu u bilo kojem trenutku.

Imate li kakve savjete za obradu e-pošte koji sam propustio?

Bonusi slike: Logotip e-pošte putem Shutterstocka, Satovi i e-pošta putem Shutterstock-a, Inbox preko Shutterstock-a, Dolazna pošta putem Shutterstock-a, Govorni mjehurići putem Shutterstock-a