William Charles
0 
4300
718
182.900.000.000 e-mailova.
182,9 milijardi.
To je više od 25 poruka e-pošte na svaki ljudski um na planeti.
I to je upravo ono što šaljemo u jednom danu (PDF).
S obzirom na ludu količinu poruka e-pošte koja se svakodnevno šalju i primaju, nije čudo što je ovakva elektronička komunikacija postala previše teška za rukovanje tolikim od nas. Ali ne brinite, evo nekoliko tajni produktivnosti koje vam mogu pomoći ukrotiti zvijer.
Koristite konzervirane odgovore
Ne mogu naglasiti važnost ovog. Šanse su da na mnoge poruke e-pošte odgovarate na isti način, bilo da je riječ o odbijanju prijave, priznanju napora kolege ili običnom pozdravu. Jedna stvar koju apsolutno trebate učiniti je stvoriti konzervirane odgovore za većinu e-pošte koja se najčešće koristi.
Zapravo je lako postaviti konzervirane odgovore na Gmail brže i bolje s konzerviranim odgovorima. Brže i bolje s odgovorima konzervirano Nemate vremena za pripremu ručka? Nema problema, uzmite konzervu. Treba vam malo kampiranja koje neće ići loše? Polako, nabavite konzerviranu hranu. Jeste li umorni od tipkanja istih odgovora e-pošte? Isprobajte konzervirane e-poruke! Pomislite ... ili bilo kojeg drugog klijenta e-pošte. Bez obzira koliko ste brzi daktilograf, niste brži od dva klika miša, zar ne? Uštedite malo vremena i učinite to sada.
Postavljanje filtera i naljepnica / mapa
Najbolji način za rješavanje preopterećenja jest prvo ga riješiti. To znači da koristite filtre i naljepnice / mape u pristigloj pošti. Outlook ima mape, Gmail ima naljepnice, a oba imaju filtre koje možete postaviti za automatsko usmjeravanje e-pošte prema tim mapama i oznakama. Možete postaviti napredne filtre 5 Gmail filtera da pomažu u određivanju prioriteta i organiziranju mape za pristiglu poštu 5 Gmail filtara kako biste pomogli da odredite i organizirate pristiglu poštu Koji bi filtri trebali imati sve osobe u svom arsenalu kako bi njihova poštanska pošta bila uredna kao i moja? Ovdje sam da vam pomognem da započnete s postavljanjem svojih prvih pet filtera ili… u Gmailu u skladu s vašim prilagođenim potrebama. Zapravo, Gmail nudi automatsko donošenje neke narudžbe na vašu e-poštu. 6 načina povratiti povratnu poštu 6 načina povratiti pretinac e-pošte Postoji li još nešto što je korisno, rasprostranjeno i frustrirajuće kao i poštanska pošta? Zauvijek je tu i stalno ga koristimo, i sve dok ga mi stalno nastavljamo koristiti, ljudi poput mene će… s novom Prioritetnom poštom.
Trebaju neko vrijeme da se dobro uspostave i kategoriziraju, a prvi mjesec zahtijeva stalni unos od vas. Ali to je vrijedno vašeg vremena dugoročno vrijedno. Nemojte samo žuriti stvari pod oznake i filtre, razmislite o tome i dobro ih kategorizirajte jer je ovo automatizacija koju će vaša mapa primiti do kraja života.
Najbolje mi je učiniti provjeru u 3 koraka prije nego što filtrirate e-poštu:
- Zapitajte se koji bi naziv najbolje oznake / mape (postojeći ili ne) bio za ovu poruku.
- Provjerite da li to ime već postoji, a ako ne, stvorite ga.
- Zapitajte se treba li taj naziv biti zaseban entitet ili podkategoriziran u neku od postojećih mapa.
Radite to redovito i pristigla pošta bit će magičnija.
Odnesite svoj popis obaveza drugdje
Recite to sa mnom: “Dolazna pošta nije vaš popis obveza.” Googleov Vivek Haldar pisao je o tome neko vrijeme unazad, a nisam se mogao složiti više. Evo Haldarskog koraka:
E-pošta je grozno mjesto za todo popis. Zaista ne razumijem kako se netko može GTD-u taknuti na e-poštu. E-adresa nije moguća. Jednom kada ga pročitate i shvatite, možda ćete završiti jasnom radnjom, ali vaša poštanska pošta nije mjesto na koje biste je mogli prijaviti.
Vaša se e-pošta odnosi na komunikaciju, pa neka bude o tome. Postoji puno fantastičnih aplikacija za popis obveza, a ja bih toplo preporučio Any.do ili Wunderlist Wunderlist - Najbolja aplikacija za popis obaveza na iPhoneu [iOS] Wunderlist - Najbolja aplikacija za popis obaveza na iPhoneu [iOS] Wunderlist je jedan od najjednostavnijih načina da pratite što trebate učiniti. Ima elegantno korisničko sučelje koje samo ima smisla. Svatko ga može preuzeti i shvatiti kako… .
Odjavite se od Junk
Nećete vjerovati koliko biltena i ostale neželjene e-pošte začepljuje vašu pristiglu poštu, uprkos filtru neželjene pošte. I kad se nered počne razvijati, brzo može izaći iz kontrole. Da biste ga zaustavili u svojim tragovima, trebate otkazati pretplatu i postoji jedan vrlo jednostavan trik za to.
U klijentu e-pošte jednostavno potražite riječ “odjaviti”. Prilaže se na kraju svakog biltena, tako da ćete odjednom vidjeti popis svih masovnih mailova u vašoj pristigloj pošti. Sada ih otvorite samo jedan po jedan i odjavite se. Kada to radite, preporučujem Gmailov okvir za pregled unaprijed.
Postoje i dodaci i usluge za brzu odjavu pretplate s popisa za slanje. Očistite svoju pretinac pristigle pošte: Brzo odjavite pretplatu na više biltena pomoću ovih alata. Očistite svoju pretinac pristigle pošte: Brzo odjavite pretplatu na više newslettera. Većina biltena koji pune naše pretinac pošte ne prodaju lijekove niti nude novčane nagrade - to su originalni bilteni od pouzdanih tvrtki koje smo i sami pretplatili ....
Zlatno pitanje za postavljanje svake e-pošte
Ovo je velika stvar i to je ono što mi je pomoglo da zadržim vrh preopterećenja u pristigloj pošti u posljednjih godinu dana. Tom Stafford, BBC Future, ponudio je jedno zlatno pitanje da se zapitate pri otvaranju bilo koje poruke:
“Da te informacije nisam imao u pristigloj pošti, otišao bih je tražiti?”
Ako je odgovor ne, nemojte pritisnuti odgovor ni izbrisati, a da ga ni ne otvorite. To je tako jednostavno. Ne, nećete propustiti ništa ogromno - radim to već godinu dana i to zapravo uspijeva. Evo Staffordovog objašnjenja za to:
Nigdje to nije očitije od grupne e-pošte i lavine odgovora koja uvijek proizlazi. Uzvratite podsjećajući sebe da na sve e-poštu ne treba odgovoriti da će mnogi problemi biti - i trebali bi ih rješavati drugi ljudi. Zapitaj se: “Da te informacije nisam imao u pristigloj pošti, otišao bih je tražiti?” Većinu vremena odgovor je vjerojatno “Ne”, a to je znak da netko drugi kontrolira vašu pažnju.
Podijelite e-poštu Hacks
Svatko ima svoje e-adrese za upravljanje neredima, a najbolji način za učenje je dijeljenje istih. Imamo i vlastiti Gmail vodič za sve. Pomaže, kao i savjeti pro korisnika. Da Stafford nije napisao taj članak, još uvijek bih se utopio u porukama i na tome sam mu zauvijek zahvalan.
Dakle, recite mi, kako se nosite s preopterećenjem e-pošte 3 savjeta za rješavanje preopterećenja e-pošte u Gmailu [Prikaži i reci] 3 savjeta za rješavanje preopterećenja e-pošte u Gmailu [Prikaži i reci] Većina nas pati od preopterećenja informacijama. Preopterećenost privatnim e-mailovima možda nije veliki problem, a ignoriranje polovice e-poruka zapravo je u određenoj mjeri prihvatljivo. U profesionalnom životu, međutim,…? Ovdje nema pogrešnih odgovora, ljudi.
Slikovni krediti: Pete, Lars Plougmann