Lesley Fowler
0 
3438
635
Ako radite u uobičajenom uredskom okruženju, izgledi su prilično dobri da je poštanski sustav Exchange razmjena i da je klijent e-pošte koji je izabran Outlook. Ovdje smo pokrivali Outlook iz MUO-a iz nekoliko uglova, uključujući e-poštu praćenja časopisa Outlook, telefonske pozive i zadatke s e-mailovima za praćenje programa Outlook Journal, telefonske pozive i zadatke sa časopisom Outlook, jer je Outlook otprilike tako uobičajen kao Word i Excel za većinu. radnim računalima širom svijeta, želio bih podijeliti s vama nekoliko savjeta o tome kako možete koristiti stvarno cool časopis ... i izradu sigurnosne kopije podataka iz Outlooka. 5 jednostavnih načina za izradu sigurnosne kopije podataka Microsoft Outlook 5 jednostavnih načina za izradu sigurnosne kopije Microsoft Outlook Data. Čak smo pokrili neke sjajne skripte VBA u Outlooku gdje možete izvesti svoje zadatke u proračunsku tablicu Excel. Kako izvesti Outlook zadatke u Excel s VBA Kako izvesti Outlook zadatke u Excel s VBA-om Bez obzira jeste li ili ne ljubitelj Microsofta, dobra stvar koja se može reći o proizvodima MS Officea, u najmanju ruku, je koliko je svaki od njih lako integrirati jedni s drugima ... .
U ovom ću članku detaljnije pogledati samog Outlook klijenta i nekoliko uobičajenih Outlookovih pogrešaka zbog kojih ljudi često postaju žrtve. Srećom, postoji nekoliko ugrađenih alata pomoću kojih se možete pokušati zaštititi od činjenja jedne od tih pogrešaka na poslu koji će vam trebati dugo da živite dolje.
Koje su od tih grešaka? Što je s udaranjem “odgovori svima” na jedan od tih masovnih e-mailova i pravljenje potpune budale od sebe? Kako bi bilo da brzo napišete nešto u žaru strasti svom šefu, da se potpuno požalite u trenutku kada kliknete “poslati“? Postoji toliko mnogo situacija da se ljudi vani mogu povezati s takvim situacijama, a puno ljudi ima svoje horor priče e-poštom. Dakle, ima smisla da je Microsoft ugradio nekoliko važnih alata kako bi se zaštitio od tih uobičajenih Outlookovih pogrešaka.
Opasnosti e-pošte
Tri su opasnosti od e-pošte koje ću pokriti u ovom članku - slanje e-pošte za kojom žalite u trenutku kad je šaljete, slanje e-pošte pogrešnoj osobi i na kraju onaj stari odgovor - sve greška zbog koje je toliko puno ljudi kriv za.
E-pošta koju žalite za slanjem
Znate što, svi imamo tih dana. Dobijate još jedan e-mail od šefa ili kolege koji vas ruši na pogrešan način. Imali ste loše jutro ili još niste dovršili svoju prvu šalicu kave, pa ste pogodili odgovor i samo oslobodili svu svoju frustraciju i bijes u jednom, groznom e-mailu.
Nakon 5 minuta i nekoliko riječi prokletstva, završite tu e-poštu i, s jedva stankom, kliknete “Poslati“. Zatim, nakon što sjedite u samozadovoljnom zadovoljstvu oko tri ili četiri sekunde, započinje vam zore točno ono što ste upravo napravili - i potencijalne posljedice. Shvaćate, osjećajući da vam je trbuh tonuo, da to stvarno niste trebali poslati.
Nemajte straha, Outlook dolazi s vrlo cool alatom za ovakve stvari - osim što to morate učiniti na svom klijentu prije ako učinite ovu emocionalnu grešku, ne nakon. Ja to zovem “osiguranje odgode putem e-pošte”. Da biste ga omogućili, jednostavno kliknite na “Datoteka”, “Informacije” i kliknite na “Upravljanje pravilima i upozorenjima“.
U osnovi, ovdje ćete napraviti pravilo koje odgodi sve vaše odlazne e-poruke na 5 minuta. To vam daje malo “smiri se” osiguranja, tako da možete spriječiti da se te pogreške pojave prije nego što se dogode.
Na zaslonu s pravilima e-pošte kliknite na “Novo pravilo… ”
Zatim kliknite na “Pravilo primjene na poruke koje šaljem“. Ovo će se odgoditi za svaku pojedinačnu poruku e-pošte koju pošaljete u trenutku kada kliknete na “Poslati” dugme.
Na sljedećem koraku u čarobnjaku s pravilima imate mogućnost ograničiti broj odlaznih poruka na koje se ovo odnosi. Na primjer, to mogu biti samo važne poruke ili određene riječi u tijelu vaše poruke (možda provjeravanje određenih riječi prokletskih riječi koje želite koristiti?)
U ovom primjeru primijenit ću ga na sve odlazne poruke, pa kliknite sljedeću, a zatim samo kliknite “Da” za poruku upozorenja.
Na kraju odaberite “odgoda isporuke za nekoliko minuta“, Klikni na “broj” vezu i postavite razdoblje odgode na bilo koje vrijeme za koje mislite da će vam trebati da se ohladite i otkažete poruku prije nego što je stvarno pošalje..
Na posljednjem koraku možete primijeniti iznimke od ovog pravila kako ne bi odgodilo poruke poslane određenim osobama (kao jedan primjer). Na primjer, znam da ja poprilično mogu napisati sve što želim svom prijatelju Ivanu, a on se ne ljuti na mene. Na kraju smo najbolji prijatelji - pa ću napraviti iznimku za one poruke s njegovom adresom e-pošte u “primalac” polje.
Dajte naziv pravilu odgode i dobro idete (ne zaboravite uključiti pravilo).
Sada, svaki put kad pošaljete e-poštu, sjedit će u izlaznoj pošti pet minuta. Dakle, ako nakon jedne minute odlučite da je slanje e-pošte zapravo bila velika greška, možete ući u pretinac za pošte i izbrisati poruku - i izbjeći veliku krizu.
Provjerite kome ide vaša poruka
Česta je pogreška koju ljudi čine kad brzo šalju e-poštu ljudima - vjerojatno ste je i sami iskusili. Pošaljite e-poštu prijatelju koji se zove, na primjer, Ryan Dube. Dakle, upišete “ry” i pojavljuju se tri podudarajuća imena s globalnog popisa kontakata Exchange poslužitelja ili s vašeg osobnog popisa kontakata.
Budući da vam se toliko žuri, slučajno odaberete “Bryan Dube“, i nastavite pisati o svom vikendu u Vegasu. Pažljivo detaljno opisujete sve stvari koje ste tamo radili - znate, sve one stvari koje su trebale boravak u Vegasu? Klikneš “Poslati“, otvori svoje “Poslano” kutiju kako biste bili sigurni da je otišao kod vašeg prijatelja u redu, a onda vam padne na pamet da ste je poslali pogrešnoj osobi. Još gore - Bryan Dube je slučaj da je predsjednik tvrtke koji vam je prošlog tjedna poslao masovnu e-poštu (zato se pojavio kao padajući kontakt).
Da, to se zove sjebati.
Umjesto toga, odmah upotrijebite mali savjet tipa Control-K nakon što upišete prvih nekoliko slova imena svog prijatelja. Ovo otvara “Provjerite imena” alat i omogućuje vam da zapravo odaberete ime osobe s službenog popisa kontakata.
To će se u početku možda činiti dodatnim korakom, ali za one posebno osjetljive poruke to je vrlo važan dodatni korak. Omogućuje vam da potvrdite i osigurate da će poruka koju pišete poslati pravoj osobi.
Neka vas MailTips upozorava na uobičajene pogreške u programu Outlook
Osobno, mislim da je MailTips jedan od najvećih izuma ikada ugrađenih u Outlook. MailTips vas štiti od dugog popisa problema upozoravajući vas na stvari poput toga je li primatelj kojem šaljete e-poštu zapravo grupa s velikim brojem primatelja (koja će vas zaštititi od pogreške u odgovoru), bez obzira jeste li šaljem e-poruku nekome izvan tvrtke i slične informativne savjete.
Da biste omogućili MailTips, jednostavno idite na Outlook Options, odaberite “pošta” a zatim se pomaknite prema dolje dok ne ugledate “Opcije MailTipsa” dugme.
Sve ovo što MailTips radi za vas vidjet ćete u ovom okviru s opcijama. Ako vam se sviđa sve što vidite, potvrdite to “Prikazuje se automatski” je odabran, a zatim kliknite na U redu.
MailTips doista može biti spasitelj života. Kada se kritične e-poruke dovedu, dobit ćete savjete da je to odgovor na koji želite odgovoriti. Također vam govori je li došlo iz automatiziranog sustava koji vam je automatski proslijedio e-poštu - lijepa značajka za IT ljude koji su postavili pravila automatskog prosljeđivanja iz različitih skripti koje prate računalne sustave i poslužitelje.
MailTips će vas također savjetovati kada pokušavate poslati e-poštu na nevažeću adresu e-pošte ili na adresu koja sadrži ogroman broj primatelja. MailTips vas može uštedjeti od uobičajenih pogrešaka e-pošte na previše previše načina za navođenje ovdje.
Samo korištenje ova tri važna pro-alata u programu Outlook moglo bi vam spasiti život - ili barem ponos. Omogućite im i koristite ih i uštedite glavobolju od činjenja ovih uobičajenih pogrešaka u programu Outlook. To bi vam moglo čak spasiti karijeru!
Jeste li ikad napravili bilo kakve neugodne pogreške e-pošte gdje bi vas spasili savjeti poput ovih? Podijelite svoja iskustva u odjeljku s komentarima u nastavku!
Slikovni krediti: Žena u nevolji preko Shutterstoka