Delegacija mora imati vještinu rukovodstva da bi smanjila svoje radno opterećenje

Možda ste novi u rukovodećoj ulozi ili se jednostavno borite sa poslom delegacije. Kao vođa je delegiranje zadataka drugima potrebno, ali može biti i izazovno. Ako ste nedavno kupili vlastiti tim Kakva je razlika između šefa i vođe? Kakva je razlika između šefa i vođe? ili vam treba samo mala pomoć u delegiranju, evo nekoliko korisnih savjeta.

Najbolji način da se opiše kako delegirati je s pet W: tko, što, kada, gdje i zašto. Da bismo oslikali jasnu sliku, počet ćemo s razlogom.

Zašto je potrebna delegacija?

Delegacija ima mnogo prednosti za vas kao vođu, kao i za vašu organizaciju i vaš tim. Međutim, mnogi pojedinci imaju problema s delegiranjem zadataka.

Neki će možda pomisliti da je lakše sami obavljati zadatke, a ne delegirati ih. Drugi mogu osjetiti osjećaj samo bavljenja zadacima. Još više može jednostavno biti neiskusno u delegiranju.

Kreditna slika: Ditty_about_summer putem Shutterstocka

Harvard Business Review online navodi:

Delegacija koristi menadžere, izravna izvješća i organizacije. Ipak, to je jedna od najneiskorištenih i nerazvijenih mogućnosti upravljanja.

Nadalje, studija upravljanja vremenom na koju se odnosi Harvard Business Review zaključila je da:

332 anketirane tvrtke bile su zabrinute zbog vještina delegiranja svojih zaposlenika. U isto vrijeme, samo 28 posto tvrtki nudilo je bilo kakvu obuku o ovoj temi.

Prednosti vama kao vođi

• Možete usmjeriti svoju pozornost na druge predmete.
• Možete učinkovito zakazati vrijeme.
• Možete postići više tijekom radnog dana.

Prednosti članovima vašeg tima

• Oni mogu naučiti nove ili poboljšati trenutne vještine.
• Osjećaju se kao dio pouzdanog tima i okruženja.
• Mogu poboljšati samopouzdanje i motivaciju.

Prednosti za vašu organizaciju

• Može dobiti povećanu produktivnost.
• Korisnicima i kupcima može ponuditi uspješne procese.
• Može izgraditi povezanu kulturu za sve zaposlenike.

Kao što vidite, prednosti delegiranja dodiruju više od vođe. Dakle, ako ste suzdržani, utječete i na svoju tvrtku i na svoj tim.

Što biste trebali delegirati?

Sada kada znate važnost delegacije kao vođe, sljedeći je korak odlučiti što trebate delegirati.

Kreditna slika: Constantin Stanciu preko Shutterstocka

U mnogim slučajevima delegiranje određenih zadataka nije zamišljeno. Na primjer, ne biste dodijelili programski zadatak prodajnom suradniku. Međutim, kada je riječ o vašim vlastitim zadacima, može biti teže odlučiti koju delegaciju naloga.

Postavite sebi sljedeća pitanja:

• Je li to zadatak koji samo ja moram obaviti?
• Izbjegavam li dodijeliti ovaj zadatak jer nitko drugi nema vremena?
• Držim li se zadataka jer to želim “učini sve” sebe?
• Je li to ponavljajući ili rutinski zadatak?
• Jesam li stvarno odgovoran za ovaj zadatak?

Projekt Sveučilišta North Carolina State University navodi u svom popisu vrsta zadataka koje treba delegirati:

Ljudi često zadrže zadatke u kojima najviše uživaju, čak i ako zadatak nije njihova odgovornost. Ovi zadaci nisu najbolji način da potrošite svoje vrijeme i energiju.

Nakon što odlučite što trebate delegirati, pridržavajte se te odluke. Zatim dogovorite svoj raspored i popis zadataka. 9 Najbolji alati za upravljanje vremenom za ostanak organizirani 9 Najbolji alati za upravljanje vremenom za ostanak organizirani Ovdje prikazani alati za upravljanje vremenom će vam pomoći u iskorištavanju maksimalnih dana. Pogodno za bilo koju poslovnu ili osobnu situaciju. Ovo je vrijeme da organizirate svoj život! kako biste se prilagodili ostalim važnim stavkama kojima biste trebali prisustvovati.

Tko je odgovarajuća osoba za zadatak?

Nakon što odredimo koje stavke treba delegirati, logičan je korak odlučiti tko će se baviti zadatkom. Kada ste vođa, bilo da je mala stalna grupa ili fleksibilan projektni tim, poznavanje članova vašeg tima 5 najboljih savjeta za upravljanje projektima za početnike 5 najboljih savjeta za upravljanje projektima za početnike Ako prvi put preuzimate ulogu voditelja projekta , evo samo pet savjeta za upravljanje projektima koji će vam pomoći da započnete. je ključno.

Kreditna slika: Jirsak preko Shutterstocka

Kada dođe vrijeme za delegiranje zadataka, očito morate prepoznati vještine svake osobe. Ali istodobno, trebali biste znati koliko dobro oni rade i kako bilježe odgovornost. Dodjeljivanje zadatka nekome kome možete vjerovati važno je za njegovo uspješno dovršavanje.

Forbes nudi dva korisna savjeta u vezi s delegiranjem:

Uz povjerenje, također morate dati ljudima kojima delegirate šansu da rade posao na njihov način.

Delegat odgovornost i ovlasti, ne samo zadatak.

Zapamtite, kad delegirate zadatak, taj član tima trebao bi biti odgovoran za njega. To ne znači da biste trebali otići, ali morate pustiti člana vašeg tima da preuzme vodstvo.

Kada biste trebali delegirati zadatke?

Dakle, znate što delegirate i kome, ali kada predajete te vladavine? Naći ćete mnoge varijable s kojima je zadatak treba biti delegiran. Morate uzeti u obzir rok, prioritet i napore u najmanju ruku.

Kreditna slika: Keepsmiling4u putem Shutterstocka

Na primjer, hitni zadaci i padati u skupinu vještina člana tima očito bi se trebala delegirati već od samog početka. Ali oni koji su niskog prioriteta ili s kojima se mogu nositi razni ljudi možda će moći čekati.

Korisni način donošenja ove odluke je korištenje metode prioritizacije zadataka. Jedna takva tehnika, nazvana Eisenhower-ova matrica, može vam pomoći da brzo odredite prioritete. Pomoću ove metode postavite zadatke u četiri kvadranta za Prvo, Raspored, Delegat i Ne učini.

Dok pregledavate kante za Prvo i Raspored, jednostavno možete prebaciti zadatke na odjeljak Delegat. Ovo je također korisna metoda za određivanje onih zadataka koji mogu upasti u kvadrant Nemoj.

Gdje biste trebali upravljati delegiranim zadacima?

Zadatak je delegiran i sada je vrijeme da krenete dalje ... gotovo. Još uvijek trebate pratiti i pratiti zadatak sve dok on ne bude dovršen.

Vjerojatno koristite nekoliko aplikacija i alata u svom položaju Postanite organiziraniji i produktivniji lider s Wrikeom Postanite organiziranije i produktivniji lider s Wrikeom Bez obzira na to vodite li pojedinačni projekt na poslu ili upravljate malom tvrtkom, bilo uloga zahtijeva ekstremnu organizaciju i planiranje. To nije uvijek moguće kod tradicionalnog planera ili planera. Unesite Wrike,…. Ako imate pouzdan mehanizam praćenja, obavezno uključite zadatke koje delegirate. Ali ako vam treba nekoliko prijedloga, evo pet sjajnih opcija.

1. Outlook vam omogućuje dodjeljivanje zadataka i zadržavanje kopije na vlastitom popisu.
2. Google nudi značajke Uštedite svoje vrijeme s 10 nedovoljno iskorištenih Google značajki Uštedite vrijeme s 10 nedovoljno iskorištenih Google značajki Googleovi alati i usluge čine sve za nas. Ali postoji puno značajki koje se nedovoljno koriste. Uštedite nekoliko sekundi i učinite više gotovim alatima Google koje svakodnevno koristite. za delegiranje e-poruka i zadataka kalendara s Gmailom i Google kalendarom.
3. Trello koristi Kanban metodu za upravljanje projektima sa značajkama kako bi dodijelio zadatke drugima.
4. Podio pruža čistu strukturu komentara za delegirane zadatke kako bi svi bili ažurirani.
5. Meistertask vam omogućuje jednostavno dodjeljivanje i primanje obavijesti o promjenama statusa zadatka.

Samo imajte na umu da alat koji koristite ne bi trebao pružati mogućnost dodjeljivanja zadataka. Trebali biste koristiti onu koja nudi značajke poput obavijesti, metoda praćenja i podsjetnika.

Sredstva za obuku delegacija

Ako vjerujete da biste vi ili vaša organizacija mogli imati koristi od programa obuke delegacija, evo nekoliko resursa za istraživanje.

• Poslovna obuka djeluje
• Trening Dalea Carnegiea
• Američka udruga za upravljanje
• CRM učenje

Koliko dobro delegirate?

Sposobnost delegiranja drugima važna je vještina za svakog vođu. 5 savjeta za upravljanje vremenom koji vas mogu učiniti liderom u životu i na poslu 5 savjeta za upravljanje vremenom koji vas mogu učiniti liderom u životu i radu bez obzira jeste li svjesni ili ne, jeste vođa. Čak i ako to znači biti vođa vlastitog života. Ovi savjeti pomoći će vam da postanete još bolji. , Kao što ste ovdje pročitali, koristi se odnose ne samo na vas, već i na vašu organizaciju i vaš tim. To ga čini win-win-win situacijom.

Osjećate li da imate solidne vještine delegiranja? Ili se vi zajedno borite sa zadatkom delegiranja? Slobodno u komentarima podijelite svoja mišljenja o ovoj temi.

Slikovni krediti: Duncan Andison / Shutterstock