Ne dozvolite da se slanje e-pošte pretvori u sigurnosnu povredu

Moguće je da je slučajnim odgovorom na sve utjecao netko koga poznajete. To je neugodno i potpuno spriječiti stanje, a sasvim je uobičajeno. Ljudi su izašli pred svoje suradnike, dijelili imena pacijenata i otkrili adrese e-pošte - samo slučajno pritiskom Odgovori svima. Godine 1997. Microsoft je podnio slučaj izbijanja slučajnih odgovora koji uključuje oko 15 milijuna poruka e-pošte.

Nije uvijek samo sramota; zapravo biste mogli pretrpjeti ozbiljan prekršaj sigurnosti uz štetnu upotrebu odgovora svih. Ako pošaljete podatke o računu ili poslovne tajne i slučajno uključite ljude koji se ne trebaju kopirati, mogli biste imati ozbiljnih problema u rukama. Želite biti sigurni da ne ugovorite slučajni odgovor na sve? Evo kako se zaštititi.

Ako koristite Outlook

Najbolji način da ostanete sigurni jest da potpuno uklonite gumb Odgovori. U programu Outlook 2003 ili 2007 jednostavno kliknite strelica okrenuta prema dolje krajnje desno na alatnoj traci kliknite Dodavanje ili uklanjanje gumba, i riješi se Odgovori svima. Isto možete učiniti i u Outlooku 2010 ili 2013, ali dosta je složenije.

CNET daje sljedeće upute. Ići Datoteka> Opcije> Prilagodi vrpcu. Kliknite na odgovarati u desnom oknu, a zatim kliknite Ukloniti. Klik Nova grupa dva puta i preimenujte prvu Nova grupa (Custom) u “Odgovori (prilagođeno)” a drugi kao “Odgovori svima (prilagođeno).” Klik Glavne kartice u lijevom oknu, a zatim proširite Početna (pošta) i odgovarati. U desnom oknu odaberite Odgovori (prilagođeno).

Jednu po jednu dodajte naredbe Pošaljite odgovor, Odgovor, Naprijed, Sastanak, IM, i Više s lijevog okna odgovoriti (prilagođeno). U desnom oknu odaberite Odgovori svima (prilagođeno). Dodajte naredbu Odgovori svima. Odaberi Odgovori svima (prilagođeno) i koristiti dolje gumb za pomicanje ispod “Slanje / primanje (IMAP / POP),” a zatim kliknite u redu.

Jednostavnija metoda je instaliranje dodatka TuneReplyAll za Outlook. Ovo će vam omogućiti pop-up upozorenje kada trebate koristiti Odgovori svima. Ako se slažete sa svima da ih pošaljete, samo pritisnite Da - ako ne, kliknite Ne.

Možete izraditi i pravilo koje kaže da Outlook odgađa slanje vaših poruka Kako postaviti Microsoft Outlook da planira isporuku e-pošte Kako postaviti Microsoft Outlook za zakazivanje isporuke e-pošte; na taj način ako shvatite da ste pogodili Odgovori svima, imate vremena da otkažete slanje. Evo koraka koje morate poduzeti da biste stvorili ovo pravilo.

Klik Alati> Pravila i upozorenja> Novo pravilo. U “Odaberite predložak” u polju Prazno pravilo, kliknite Provjerite poruke nakon slanja, a zatim kliknite Sljedeći. Odaberite sve željene opcije u “Odaberite uvjete” , a zatim kliknite Sljedeći (ako ne odaberete nikakve uvjete, pravilo će se primijeniti na svaku poruku koju pošaljete). U “Odaberi akcije” popis, odaberite Odgodite isporuku za nekoliko minuta. U “Uredite opis pravila” kliknite podcrtani izraz broj i upišite broj minuta za koje želite da svaka poruka bude odgođena, do 120 minuta. Klik u redu i Sljedeći, dodajte željene iznimke, a zatim kliknite Sljedeći. Dajte pravilu ime, provjerite Uključite ovo pravilo okvir i kliknite Završi.

Ako koristite Gmail

Jedna od najboljih značajki Gmaila Što je novo u dobrom Starom Gmailu? 5 značajki koje biste trebali provjeriti što je novo u dobrom starom Gmailu? 5 Značajke koje biste trebali odjaviti Možda ste propustili nekoliko novih značajki koje je Gmail postupno dodavao u posljednjih godinu dana. Pa pogledajmo što zaslužuje našu pažnju. koju možda ne upotrebljavate je značajka Otkaži slanje, koja vam omogućuje otkazivanje slanja e-pošte do 30 sekundi nakon što pritisnete gumb Pošalji, omogućujući vam da u posljednjoj sekundi spriječite izbijanje slučajnog odgovora. Nažalost, ako koristite desktop klijenta sa Gmail klijentom Potraga za Perfect Mac Desktop Gmail klijentom Traži za Perfect Mac Desktop Gmail klijentom Treba vam desktop klijent za Gmail na Mac računalu? Evo najboljih koje smo mogli pronaći. , ovo vam neće pomoći.

Još jedna stvar koju treba provjeriti u vašim Gmail postavkama je da je zadano ponašanje odgovora postavljeno na Odgovor umjesto Odgovori svima. Ako je na Odgovori svima, svaki put kada pritisnete gumb za odgovor, Gmail će popuniti polja Prima i CC s adresama ljudi također kopiranih u originalnoj e-pošti.

Boomerang, Gmail dodatna aplikacija Zakažite svoje poruke Unutar Gmail-a Boomerang zakažite svoje poruke Unutar Gmail-a Boomrang Baydin (tvrtka koja stoji iza Boomeranga) upravo je najavio da korisnici mogu odgoditi poruke unutar Gmaila nakon što su već zakazane. , omogućuje vam da zakažete poruke za slanje kasnije, što će vam omogućiti da im se vratite za nekoliko minuta ili nekoliko dana kako biste bili sigurni da ne šaljete ništa neugodno svima na vašem popisu kontakata. Odaberite interval odgode i kliknite Pošaljite kasnije, a zatim kliknite gumb Bumerang u gornjem desnom kutu zaslona kako biste upravljali porukama koje kasne. Lako!

Ako koristite druge davatelje usluga ili klijente

Ako koristite druge davatelje usluga ili klijente, možda ćete morati malo iskopati. Proširenje usluge Thunderbird nazvano Pošalji kasnije omogućava vam zakazivanje budućih poruka e-pošte. Lotus Notes uključuje naknadnu funkciju slanja odmah, kao i MailMate i Airmail.

Također možete koristiti internetske usluge, poput LetterMeLater-a, za slanje e-pošte kasnije. Nakon što stvorite račun, možete stvoriti e-poštu koja će vam biti poslana naknadno, a njima možete upravljati i prije slanja pa možete izvršiti bilo kakve promjene. Možete ga koristiti čak i iz vlastitog programa za e-poštu.

Ako vaš klijent e-pošte ne podržava nijednu od ovih opcija, uvijek možete napraviti navigaciju spremiti svoju e-poštu kao skicu i vratiti se pet ili deset minuta kasnije kako biste dvaput provjerili da niste napravili potencijalno katastrofalnu pogreške, kao što su kopiranje svih na vašem popisu klijenata ili CCing cijelog ureda.

Slučajni odgovor svima: Ne dozvolite da vam se to dogodi!

Prvi e-mail poslan je prije 44 godine; mogli biste pomisliti da bismo izbrisali Slučajni odgovor Sve da se nije dogodilo. Nažalost, cjepivo još nismo osmislili, pa ćete morati uzeti zaštitu u svoje ruke. Onemogućavanje odgovora na sve funkcionalnosti, odlaganje slanja e-poruka ili jednostavno spremanje u obliku nacrta za slanje nekoliko minuta kasnije može vam pomoći. Samo vi možete spriječiti slučajno odgovaranje svih!

Jeste li ikad slučajno podijelili previše informacija s Odgovori svima? Koristite li neku od gore navedenih strategija? Podijelite svoje najbolje taktike za borbu protiv slučajnih odgovora. Sve u nastavku!

Kreditna slika: držanje glave uz Thodonal88 preko Shutterstoka