Razvijajte noćnu moru svoje mape za pristiglu poštu u pojednostavljeni sustav za razmjenu poruka

Moram priznati da, kad je u pitanju organiziranje e-pošte, pomalo sam lijen. Kad od nekoga primim e-poštu, obično brzo odgovorim i ostavim poruku u pristigloj pošti. Kad sam mnogo koristio Yahoo Mail, to je rezultiralo time da je moja poštanska pošta narasla na oko 3000 do 4000 poruka. E sad, kako točno idete na popravljanje takvog scenarija noćne more?

Situacija postaje još kritičnija kad počnete raditi na daljinu. Svi se poslovi vašeg posla i rasprave tima odvijaju putem e-pošte. To organizaciju i pojednostavljivanje e-pošte čini još važnijom, jer može utjecati na kvalitetu vašeg rada i na to jeste li naići na dobro organiziranu i visoko funkcionalnu osobu ili ne.

Prije svega, MakeUseOf je očito mjesto na koje se možete obratiti kad vam treba pomoć u vezi s vašim Gmail računom. Dva od mojih najdražih MUO članaka koji se usredotočuju na pojednostavljivanje Gmaila su grozni popis Angelina kako koristiti Gmail kao alat za više zadataka. Kako pretvoriti Gmail u uređaj za obavljanje više zadataka (1. dio) Kako pretvoriti Gmail u uređaj za obavljanje više zadataka (1. dio); a također sam jako uživao u članku Ann Smarty s nekoliko primjera kako koristiti Gmail filtre za poboljšanje vaše produktivnosti. 3 Sjajni primjeri upotrebe Gmail filtera za produktivnost 3 Sjajni primjeri upotrebe Gmail filtera za produktivnost. U ovom ću članku podijeliti tri moćna načina na koja možete dobiti inbox da se samo organizira, umjesto da trošite sate pokušavajući popraviti učinke svoje lijenosti u jednom sjedenju.

Čišćenje mape pristigle pošte kao evolucijski proces

Organiziranje i čišćenje moje Gmail pošte priteže mi se jednako kao i pranje rublja ili pranje posuđa. Međutim, umjesto da organizirate čitavu pristiglu poštu i čitavu gomilu poruka nakupljenih tamo, možete stvoriti naviku da samo nekoliko stvari idete drugačije naprijed. To “par stvari” na kraju će se poštanska pošta očistiti. Zvuk je nemoguć? Nije - samo je stvar obuke vašeg Gmail pristigle pošte kako bi se inteligentnije ponašala i sortirala poruke umjesto vas.

Prvi korak koji obećavate sebi da ćete rukovati dolaznim porukama e-pošte govoreći Gmailu kako ih sortirati ili organizirati. Preusmjeravanjem uobičajenih dolaznih poruka e-pošte otkrit ćete da se Inbox vrlo brzo čisti.

Na primjer, nedavno sam postavio Google kalendar kako bi mi izdao podsjetničke e-poruke za zadatke koje sam planirao obaviti za taj dan. Iako je ovo lijep način da se stvari izvrše, to je također sjajan način da se prljava pošta uputi u vrlo kratkom roku. Dopustio sam da se te poruke gomilaju, ali sada se bavim e-porukama s obavijestima koje sam upravo danas primio i koristim ih da se retroaktivno vratim natrag i reorganiziram sve one koji trenutno zatrpavaju moj Inbox. Dok imate poruku otvorenu, sve što morate učiniti je kliknuti “Vise akcije” a zatim odaberite “Filtrirajte poruke poput ovih.

Na ovaj način, ne morate shvatiti koje kriterije filtriranja trebate koristiti za primjenu na ovu grupu slika, sustav e-pošte već poznaje adresu e-pošte s koje je e-pošta stigla i automatski ispunjava “Iz” polje za tebe.

Imajte na umu da ćete baviti takvim porukama e-pošte koje danas dolaze u vašu mapu pristigle pošte kako biste podučili svoj račun e-pošte kako organizirati mapu za vas. Možda će vam trebati dodatnog vremena danas ili sutra, ali nakon nekog vremena shvatit ćete da se vaš Gmail račun održava čistim i organiziranim! Prava tajna “nastava” vaš Gmail račun što učiniti s porukom dolazi u sljedećem koraku postavljanja filtra.

Ako ste to tek započeli, vjerovatno nemate spremnih naljepnica za poruke za koje se nadate da će ih organizirati. Ne bojte se - samo upotrijebite padajući okvir pored “Primijenite naljepnicu” odabrati “Nova oznaka… ” To će vam omogućiti dodijeliti oznaku koja dobro opisuje ovu vrstu e-pošte. Na primjer, u ovom slučaju nazvao sam vrstu e-pošte “Calendar_Notifications,” a zatim je rekao Gmailu da primijeni to novo pravilo na prošle poruke.

To je ono što usmjerava vaše napore. Umjesto da se vratite i reorganizirate svoje tisuće starih poruka e-pošte, možete prepustiti naporima s novi e-poruke koje dolaze rezultiraju čišćenjem postojeće hrpe raznovrsne pošte koja je prekrivala vašu pretinac pristigle pošte.

Koristite Superstars za brzo označavanje e-pošte

Ako ste išta poput mene, možete primati e-poštu odasvud - informativne e-poruke od vaše banke ili drugih organizacija s kojima poslujete, e-poruke suradnika ili ljudi kojima upravljate ili važne poruke članova tima da ste ' ponovno surađujem. Ako se bavite velikim priljevom e-pošte, tada je to vrlo pametna ideja “klonutost” e-poruke s zvjezdicama.

Obično označavanje zvijezdom znači da je poruka vrlo važna, ali je i odličan način da se razbije “važno” e-poruke u podkategorije za kasnije brzo i jednostavno pretraživanje. To možete učiniti omogućavanjem “zvijezde” Značajka Gmail laboratorija.

Ova značajka omogućuje vam uporabu do 12 jedinstvenih ikona zvjezdica tako da ne možete samo odvajati važne poruke od ostatka hrpe pristigle pošte, već možete sortirati te važne poruke u njihovu posebnu vrstu. Morat ćete znati ime ikone za pretraživanje, pa na stranici s postavkama Gmaila samo pokažite mišem iznad ikone za naziv ikone. Kada čitate novu e-poštu i želite je označiti kao važnu i razvrstati - možete kliknuti na “zvijezda” zatim kliknite nekoliko puta da biste promijenili vrstu zvjezdice. U ovom slučaju kliknuo sam pet puta kako bih poruku označio kao važnu informativnu e-poštu o mojim Orbitz planovima putovanja.

Kasnije, kada se želite prisjetiti onih važnih poruka iz gomile primljenih pošiljaka, jednostavno pretražite vrstu upisivanjem “ima: plava-info” ili kako god da je naziv vrste ikona - i vratit će se samo one poruke koje ste označili. Na primjer, evo svih poruka koje sam označio kao važne informativne e-poruke.

To olakšava brzo pronalaženje poruka koje ste nekada morali loviti putem pristigle pošte - štedite vrijeme i izbjegavate veliku glavobolju.

Označite kritične e-poruke brzim vezama

Drugi važan način organiziranja i praćenja kritičnih poruka e-pošte za koje znate da ćete trebati riješiti prvog trenutka je omogućavanje funkcije Brze veze u Gmail laboratorijima. Ovo postavlja jednostavnu značajku za brze veze u lijevom oknu izbornika vašeg Gmail računa.

Kad primite e-poštu za koju znate da ćete se morati vratiti i pronaći je kasnije, samo kliknite na “Dodajte brzu vezu” i Gmail će automatski snimiti URL za tu sliku i dodati je na lijevi popis izbornika. Tekstu veze možete dati bilo koji naslov koji želite.

U lijevoj traci izbornika nalazi se veza e-pošte s naslovima koje ste odabrali. Ovo je vrlo koristan način da se izbjegne potreba za traženjem onih e-poruka koje imaju važne informacije poput nečijeg telefonskog broja koji su vam poslali e-poštom. Kad je vrijeme da ih nazovete, sve što morate učiniti je kliknuti na vezu - nema potrebe za preskakanjem svih ostalih poruka e-pošte da biste pronašli važne podatke.

Primijetite da postoje “x” opcije pored svake Brze veze. To je zato što je ova značajka namijenjena za brzo spremanje informacija koje će vam trebati u kratkom roku. Nakon što upotrijebite informacije, vrlo je dobra ideja brzo izbrisati vezu da biste što brže mogli održati popis brzih veza. To je u osnovi brza ploča za ogrebotine za praćenje kritičnih e-poruka za koje znate da ćete se uskoro morati vratiti.

Znate li neke druge korisne savjete koji će vam pomoći organizirati i pojednostaviti vaš Inbox? Podijelite svoje vlastite ideje i savjete u odjeljku s komentarima u nastavku.