Napravili ste neučinkovite sastanke? Pošaljite ovih 8 pravila svom šefu

Velika većina nas zna koliko iscrpnih sastanaka može biti i za naše vrijeme i za produktivnost. Ali ako je sastanak dobro organiziran (i dobro vođen), nema razloga da on ne može poboljšati produktivnost, smisao i moral, za svakog pojedinog sudionika.

Puno je sadržaja vani zbog čega mrzimo sastanke. Facebook je glasio napisano u trenutku potpune frustracije zbog propuštenih prilika, u cijelosti zahvaljujući loše organiziranom, naizgled besmislenom sastanku koji se povukao daleko izvan predviđenog vremena.

Evo nekih pravila koja trebate slijediti radi boljih sastanaka i kako biste bili sigurni da ne gubite svako vrijeme. Vjeruj mi.

Imajte svrhu i uvjerite se da ljudi o tome znaju

Ako jednostavno zovete sve da se informišu o sebi ili da se jave, to je predavanje. Predavanje nije sastanak. Ako trebate ažurirati sve, pošaljite e-poštu ili pošaljite svima na timski alat poput Slack koji grupnu komunikaciju olakšava. Slack čini grupnu komunikaciju bržom i lakšom. Slack čini grupnu komunikaciju bržom i lakšom grupnom e-poštom. Vrijeme je da se klijenti e-pošte stave na odmor i koriste usluge suradnje poput novootvorenog Slacka. , Ovo će biti puno bolje iskoristiti svačije vrijeme.

Ako ste u položaju u kojem je doista potreban sastanak (tj. Kada trebate nešto staviti u skupinu, razgovarati o stvarima, odskakati ideje oko itd.), Osigurajte da ima jasnu svrhu. Zašto, točno, spajate sve?

Loša svrha: “Da bi svi ubrzali ono što se događa”.

Bolja svrha: “Da bismo prikupili ideje, postavili raspored i dodijelili sljedeće radnje svakom članu tima kako bismo mogli pokrenuti uspješno pokretanje proizvoda X360 do kraja ožujka”.

I molim vas, pobrinite se da svi sudionici znaju svrhu sastanka prije nego što se dogodi. Ako ljudi znaju koji će biti krajnji rezultati sastanka, puno je vjerojatnije da će se pripremiti i nadamo se da će razmisliti o nekim temama za raspravu, a ne da razmišljaju u letu..

Napravite jasnu, strukturiranu agendu

Vaša je svrha vaše odredište. Vaš plan je karta puta kako ćete stići tamo. Bez ove mape puta sastanci često izmiču kontroli i odlaze iz teme i nigdje se neće donijeti toliko odluka koliko ste se nadali. Ako primijetite da vam sastanci idu izvan teme, zaustavite tu raspravu i odnesite je što prije.

Strukturirajte svoje dnevni red za sastanke Jednostavno kreiranje dnevnih sastanaka pomoću očekivanja sastanka [iPad] Jednostavno kreiranje dnevnih reda sastanka pomoću očekivanja sastanka [iPad] Iako se nitko od nas ne raduje sastancima, srećom postoji niz korisnih mrežnih i mobilnih aplikacija, poput AgreeDo, koji olakšavaju zadatak planiranja sastanaka. Svi uspješni sastanci započinju… pažljivo koristeći proizvod kao što je Susret Expeasures (iPad) ili internetske alate poput MyCommittee i Minutes.io. Odredite strogi rok za svaku točku dnevnog reda, a pojedincima date glave prema onome što se od njih očekuje. Ako želite da netko doprinese određenoj raspravi na sastanku, obavijestite ga! Na primjer:

dnevni red

1. Izjava o svrsi sastanka i pripreme (5 min)
2. Posmrtni pregled posljednih tjedana pokretanja - što su bili naši KPI-ji (Kim je o tome trebao izvijestiti). Što je dobro prošlo? što nije? (15 min)
3. Ideje o tome kako možemo stvoriti svijest o sljedećem pokretanju (svi - molimo razmislite o nekim idejama prije sastanka) - (15 min)
4. Odlučite se za 3 od tih ideja da biste ih više obrisali prije sljedećeg sastanka - (10 min.)
5. Dodjeljivanje sljedećih radnji svakom članu tima - (5 min)

Osigurajte da svi imaju ono što im treba

Bio sam se plašio razmišljanja koliko vremena svake godine izgubim diljem svijeta zbog toga što se ljudi pripremaju za sastanke nespremne (uključujući neznanje kako ispravno voditi bilješke o sastancima. Napravite zapisnike o radu: Kako iskoristiti efektivne bilješke tijekom sastanka. Napravite zapisnike o radu: Kako iskoristiti djelotvorne bilješke tijekom sastanka To je vještina koju je malo ljudi usavršilo; savršene minute sastanka. Snimanje događaja vam sprečava glavobolju dalje niz liniju. Evo kako iskoristiti efektivne minute sastanka.) Podijelite svoj dnevni red sa svim sudionicima barem nekoliko dana prije sastanka kako bi mogli sakupiti sve što se od njih traži.

Ako trebate određenog člana tima da nešto ponese, pobrinite se da shvate koliko je to važno i da je unaprijed tiskano (kako bi bilo potrebno) kako se ne bi zaglavio u redu za pisač. Posljednje što trebate su polaznici koji se opraštaju- “Oh, oprosti, nisam ga imao prilike pripremiti - pripremit ću ga sljedeći tjedan“. To nikome ne pomaže.

Ako imate sastanak s ljudima koji rade na daljinu, prvo pogledajte naš detalj “Online vodič za sastanke” plus, pobrinite se da svi znaju kako koristiti onu alatku za konferencije koju odlučite koristiti. Prije sastanka pozovite ljude da provjere svoj mikrofon, web kameru i osiguraju da imaju instalirane dodatke koji bi mogli biti potrebni za stvari poput Google+ Hangouts Savjeti o planiranju i održavanju učinkovitih sastanaka uz Google Hangouts Savjeti o planiranju i održavanju učinkovitih sastanaka s Google Hangoutsima Uz današnju internetsku tehnologiju, održavanje internetskih sastanaka može biti i efikasno i isplativo, posebno ako ih unaprijed isplanirate i upotrebite alate za uštedu vremena. Posljednjih nekoliko mjeseci sudjelovao sam na mrežnim sastancima ... .

Pozovite samo ljude koji su potrebni

Nemojte pozvati cijeli tim samo zato da se osjećate poput velikog šefa. Pozovite samo ljude koje trebate. Odnosno, ljudi koji su u stanju da vam pomognu u postizanju svrhe sastanka. Svi ostali mogu se naknadno ažurirati čitanjem zapisnika sastanka ili razgovorom sa svojim kolegama u prikladnijem trenutku.

Držite detaljne zapisnike

Koristite proizvod poput Agreedo (besplatan) da biste zadržali detaljne zapisnike Agreedo: Pišite i upravljajte zapisnicima o Vašem poslovnom sastanku besplatno Online Agreedo: Pišite i upravljajte zapisnicima o Vašem poslovnom sastanku besplatno online Već nekoliko tjedana tražim jednostavno - da koristim web mjesto ili aplikaciju koja će mi omogućiti da čuvam i pohranjujem zapisnike sastanaka. Tradicionalni pristup tekstualnom dokumentu više nije produktivan ... kojem se pouzdano možete vratiti i zapravo razumjeti. Ovaj alat omogućuje vam da vodite detaljne minute pomoću tipkovnih prečaca, pratite rezultate sastanaka (poput izvršenih zadataka) i dijelite te minute brzo i jednostavno sa svojim timom. Ako koristite iPad, možete isprobati i MinuteTaker (7,99 USD) za izvješća o profesionalnim sastancima MinuteTaker i sastanci koji vam pomažu da napravite profesionalne zapisnike o iPad-u MinuteTaker i sastanci koji će vam pomoći da napravite profesionalne izvještaje o zapisnicima iz iPada u svom besplatnom mrežnom vodiču za online MakeUseOf gdje sam pružila sam nekoliko savjeta za planiranje i održavanje sastanaka putem Interneta, a ja sam se također osvrnula na nekoliko minuta uzimanja aplikacija. Dok nas je vrlo malo ... .

Pazite da kad ljudi pročitaju ove zapisnike, znaju glavne točke / sažetke onoga što se razgovaralo i o čemu je odlučeno, kao i brzo se mogu vratiti ovom dokumentu kako bi znali što oni sami trebaju učiniti sljedeće.

Isključivanje nije uvijek bolje od uključivanja

Znam da sam (samo) spomenuo da sastanku trebaju prisustvovati samo oni ljudi koji su stvarno potrebni, ali svaki toliko često trebali biste uključiti i sve na neformalniju seansu džemature, gdje sve možete odskakati ideje, razgovarati o tome što bi moglo poboljšati organizaciju.

Iskoristite ovo kao priliku za izgradnju jačeg tima. Učinite to preko obroka ili piva. Neka neka ukusna hrana bude dovedena u ured i neka svi uzmu sat ili dva da bi bolje upoznali svoje kolege, a svi zajedno rade na poboljšanju tvrtke u cjelini. Opet, imajte svrhu i dnevni red, ali pokušajte učiniti ove vrste okupljanja neformalnijim, manje strukturiranim, ali još uvijek s cjelokupnom temom, poput “Učinkovitiju organizaciju”, ili “Ideje o tome kako možemo diverzificirati”.

Dodijelite Clear 'Stavke sljedeće radnje”

Prije nego što završite sastanak, provjerite jesu li svi u sobi točno znali što trebaju poduzeti sljedeće, kao i njihov vremenski raspored. Ovo je trik koji je stvarno gurnuo David Allen u svojoj fantastičnoj knjizi 'Getting Things Done'. Na kojem projektu bilo tko radi, pobrinite se da je potrebno poduzeti jasnu sljedeću akciju kako bi se ovaj projekt nastavio dalje.

Da ponovim, ovo treba biti specifična akcija (ili skup radnji), sa strogim rokom, a ne samo široka ideja koju treba učiniti „što prije“. Na primjer

Loša sljedeća radnja: “Sažetak pokretanja prošlog mjeseca ".

Bolja sljedeća radnja: “Sastavite proračunsku tablicu (s nekoliko korisnih grafikona) na kojoj su prikazani naši KPI-i iz ukupnog razdoblja pokretanja. Podijelite to s timom za pokretanje, zajedno s time da pošaljete kratki e-mail s objašnjenjem kako mislite da je lansiranje prošlo. Molim vas da to učinite do četvrtka”.

Pitajte za povratne informacije

Mnogi ljudi oprezno kritiziraju svoje "nadređene" ili kolege, pa nakon svakog sastanka tražite ljude da ostave anonimne povratne informacije putem internetskog obrasca (postoji popis besplatnih alata za online anketu. To je ono što svi kažu: 5 besplatnih alata za učinkovitu anketu na mreži To kažu svi: 5 besplatnih alata za djelotvorne internetske ankete neko vrijeme ne biste imali mnogo izbora od toga koju uslugu ankete koristiti, ali danas ima mnogo toga za izabrati. Koji je najbolji za vas? Ovdje) , Otkrijte što su ljudi mislili o sastanku - je li predugo trajalo? Je li im to bilo korisno? Jesu li njihovi stavovi preslušani? Kako se sastanak može poboljšati sljedeći put?

Bez obzira na povratne informacije, ne zaboravite ih. Razvijte svoje sastanke kako biste bili sigurni da rade dobro za sve koji su uključeni.

Općenito, slijedeći ova jednostavna pravila kako biste osigurali da su vaši sastanci dobro pripremljeni i dobro vođeni, moći ćete skratiti trajanje i povećati efikasnost svojih sastanaka, svodeći pritom da svi frustriraju na minimum!

A ti? Da su vaši sastanci vođeni više ovako, mislite li da bi bili učinkovitiji?

Kreditna slika: Woodleywonderworks, sastanak tima, putem Flickr-a