Slabe, nedostatke i digitalne zaobilazne poteze bez papira

Ured bez papira Budućnost je ovdje - Vaš vodič za život bez papira danas Budućnost je ovdje - Vaš vodič za život bez papira danas bez papira - pojam koji se danima koristi prilično često. Ali što to znači? I u kojoj se mjeri primjenjuje? Svakako svi mi i dalje pomažemo papir u određenoj mjeri unatoč napretku ... čini se da se konačno hvata u koštac. Dijelom je to možda posljedica još popularnije ideje minimalizma Kako biti učinkovit minimalista u svom svakodnevnom životu Kako biti učinkovit minimalista u svom svakodnevnom životu Sve više i više ljudi odlučuje prihvatiti minimalizam. U određenim situacijama to može uzrokovati frustrirajuću pustoš u vašoj svakodnevici. Uz minimalno planiranje, do toga ne mora doći. , Ali je li sve to nirvana koja štedi stablo ili noćna mora proporcija A4?

Istražujemo prednosti i nedostatke, zajedno s savjetima koji su djelotvorni, tako da možete sami odlučiti i odmah s njim.

Profesionalni ured bez papira

Pogledajmo najprije prednosti kazivanja adiosa na papiru.

Rješavanje zastarjelog faks uređaja

Unatoč tome što je faks uređaj pretvoren u arhaičan uređaj, još uvijek postoje neki koji inzistiraju na tome da im se na noktima obesi. To su ljudi koji imaju svoj broj faks uređaja na vidnoj stranici na svojoj posjetnici. To su ljudi koji ne mogu prihvatiti da se tako nešto zove “e” je izumljen, i kao rezultat toga, utapaju se pod morem faks papira.

Ako netko poput toga apsolutno inzistira na tome da vam se nešto MORA posložiti, onda postoje načini da ih prihvatite, a da se pritom ne nosite s papirnim zastojima i palicama na vašoj savjesti. Brojne mrežne usluge mogu vam dodijeliti a “virtualni broj faksa” a druga osoba može faksirati na taj broj. Nakon toga faks se pretvara u privitak e-pošti i šalje vam se preko interfejsa.

Loša strana je što su besplatni planovi za te web stranice nevjerojatno ograničavajući. Da biste dobili bilo koju pristojnu uslugu, trebate platiti mjesečni plan.

Neki od njih su Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax i FreeFaxtoEmail..

Imajući više prostora za Tango

Trenutno imam nekoliko kutija punih dokumenata koji sežu unazad 15 godina. Sjede u mom uredu i čekaju da ih skeniraju kako bih napokon mogao rastrgati originale na papiru. U međuvremenu, dok moj najbolji prijatelj Procrastinate boravi sa mnom, ja se neprestano spotaknem po kutijama, udaram kukovima o njih i općenito se zaklinjem glavom u njih.

Kad konačno završim sa skeniranjem papira, napravit ću jednu veliku zabavu i piće svaki put kad dokument prođe kroz drobilicu (do kraja, bit ću potpuno bez nogu). Ali ono o čemu stvarno sanjam je da imam ogroman prostor u svom uredu. Mogu iskoristiti taj prostor za početak plesanja ili borbu protiv psa. I podsjetite se koje je boje moj pod.

Ako ste tvrtka koja troši puno novca na skladišni prostor za svoje dokumente, samo razmislite koliko ćete uštedjeti, skeniranje tih dokumenata i spali cijelu seriju. Moral zaposlenika proći će kroz krov.

Spremanje okoliša od nas samih

Najočitija prednost je naravno okoliš. Seče se previše stabala, a Amazonske prašume dijelom nestaju kako bi se prehranila papirna industrija. Sve što možemo učiniti da usporimo to očito je dobra vijest za planet na kojem živimo. Ispisujemo previše i previše papira se troši. Prelaskom u okruženje bez papira, možete zaraditi svoje živote za majku prirodu.

Ako MORATE ispisati nešto Top Savjeti i alati za pomoć pri ispisu web stranica. Savjeti i alati za pomoć pri ispisu web stranica Bez obzira koliko se trudite bez papira, ponekad je potrebno samo ispisati tu web stranicu. To mogu biti upute, članak za predavanje, priručnik za sastanak na poslu, itd. Kako ..., onda postoje načini kako smanjiti količinu papira i tinte koju koristite. Usluge poput PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark i Printliminator pomoći će vam da uklonite sve nepotrebne elemente sa stranice prije nego što ih ispisujete, poput oglasa. Ali kad god je to moguće, skenirajte i pošaljite e-poštom.

Papir ne traje zauvijek, ali digitalne datoteke će

Životna je činjenica da papir ne traje vječno. Magna Carta vjerojatno ne izgleda tako svježe kao nekada kada je napisana. Dnevnik Anne Frank počinje smeđi i kovrčati se po rubovima. Papir se s vremenom jednostavno počinje raspadati s obzirom da je prošlo dovoljno vremena.

Drugim riječima, užasan je način dugoročne pohrane podataka. Nikad ne možete biti sigurni kada će se smeđati, protrljati, izblijediti, prekrivati ​​ili jednostavno popiti šalicu kave po cijeloj točki. Ali digitalnu datoteku? Pod uvjetom da ga zadržite u popularnom formatu kao što je PDF ili TXT i radite redovne sigurnosne kopije 5 osnovnih činjenica sigurnosne kopije Svaki Windows korisnik trebao bi znati 5 osnovnih činjenica sigurnosne kopije koji bi svaki korisnik sustava Windows trebao znati Nikad se ne umorimo da bismo vas podsjetili da napravite sigurnosne kopije i čuvate vaše podatke. Ako se pitate što, koliko često i gdje trebate stvarati sigurnosne kopije datoteka, imamo odgovore naprijed. , uvijek će biti tu kad vam zatreba. Za dvadeset ili trideset godina i dalje će izgledati isto kao kad ste ga prvi put napravili.

Zaposlenici mogu raditi na daljinu

Problem s papirom je što u uredskom okruženju, ako želite da kolege na drugim geografskim lokacijama imaju kopiju, morate je poslati poštom. Za to je potrebno vrijeme (još više ako ga pošta izgubi). Vrijeme u mnogim slučajevima znači izgubljeni novac, odlaganje prilika i velika frustracija.

Ako su datoteke digitalizirane, međutim, one se mogu staviti na mrežu u intranetu kompanije. Brzo Postavljanje vlastitog intraneta na mreži pomoću ocPortal-a. Brzo postavljanje vlastitog intraneta s ocPortal-om. Jeste li ikad razmišljali o tome kako bi moglo biti "portalna stranica "za svoju obitelj, baš kao što mnoge tvrtke nude zaposlenima? Ne bi li bilo prikladno imati centralno web sjedište ... ili wiki 4 Najboljeg osobnog wikija da biste bili organizirani. 4 najboljih osobnih wikija koji bi vas držali organiziranim. Što ako je postojao wiki softver dizajniran da vam pomogne oko osobna razina? Možete ga koristiti za bilo što, na primjer, za orisati svoj roman, pratiti projekte poboljšanja kuće ili planirati…. Ili se mogu poslati e-poštom ili staviti u mapu za pohranu u oblaku. To omogućuje kolegama iz drugog ureda da odmah dobiju svoj primjerak, bez potrebe za čekanjem. Ako se dokument učita na web mjesto za suradnju 10+ Alati za suradnju bez registracije koji možete koristiti za 10 sekundi 10+ Alat za suradnju bez registracije koji možete koristiti za 10 sekundi Suradnja na mreži može uštedjeti vas i vaš tim i vrijeme i novac. Brza suradnja može uštedjeti malo više. Ovi su alati spremni za upotrebu kada budete. Nije potrebna registracija. kao što su Google dokumenti ili Dropbox, svi korisnici na svim lokacijama mogu početi ostavljati povratne informacije u stvarnom vremenu.

Nedostaci ureda bez papira

Ali, odlazak bez papira nije uvijek raj kakav je stvoren. Tehnologija spašavanja!

Skeniranje svakog. Singl. Komad. Od. Papir.

Odmah po šišmišu, ovo je najviše neugodno za čitavo poduzeće. Pronalaženje energije i sklonosti sjedenju i skeniranju svakog pojedinog papira. To je zamorno, dugotrajno i, iskreno, mnogo biste radije gledali ponavljanja Baywatch na TV-u.

Ali, možete učiniti nekoliko stvari kako biste malo olakšali posao. Prvo pregledajte svaki komad papira i stavite ga u jednu od tri hrpe - definitivno skeniranje, možda skeniranje, i isjeckati. isjeckati stvari… .dok… .ješi ga i riješi se.

Vjerojatno se možete riješiti plaćenih računa, potvrda za stvari za koje je jamstvo odavno isteklo, upute za uporabu (vjerovatno je da je proizvođač prenio PDF verziju Ne možete pronaći korisnički priručnik za opremu? Pretraži ove web stranice stručnjaka ne možete pronaći Potražite ove web stranice stručnjaka, pažljiv tip s predviđanjima će skenirati korisnički priručnik i zadržati softcopy u svom računalu, ili potražiti softcopy koji je obično dostupan kao PDF na web mjestu proizvođača. Postoji treći… na njihove web stranice), uplatnice za depozite (ali NE u izvodima) i tako dalje. Samo bacite kritički pogled na to i odlučite “trebam li zaista zadržati ovo?“.

Možda Scan je za stvari u koje još niste sigurni i ne želite žuriti sa odlukom. Držite one po strani.

Tada ćete otkriti da Definitivno skeniranje gomila je vjerojatno upravljivija. Sada stvorite mape na računalu (Porezi, osiguranje, uplatnice, itd.), a kada skenirate dokument, odmah ga premjestite u odgovarajuću mapu i dodajte opisni naziv.

Postoje aplikacije za koje tvrdi da ubrzavaju proces (po mom mišljenju rezultati su pomiješani). Evernote ima mogućnost skeniranja, koja otkriva rubove dokumenta kada usmjerite kameru svog pametnog telefona na nju. Tu je i Photomyne ako skenirate fotografije. AlternativeTo ima neke dobre alternative Scannableu ako tražite nešto drugo. Osobito volim ScanBot Najbolje aplikacije za primanje za skeniranje, praćenje i upravljanje računima Najbolje aplikacije za primanje skeniranja, praćenja i upravljanja računima Ove aplikacije za skeniranje za primanje pomoći će vam da skenirate, spremite i organizirate svaki račun za vaše osobne ili poslovne potrebe.. .

Sjećanje da poduzmemo sve gore

Što više skenirate, važnije je da sve to napravite sigurnosnu kopiju Vodič za sigurnosnu kopiju i vraćanje sustava Windows Vodič za sigurnosnu kopiju i vraćanje dogodi se katastrofe. Ako niste spremni izgubiti svoje podatke, potrebna vam je dobra sigurnosna kopija programa Windows. Pokazat ćemo vam kako pripremiti sigurnosne kopije i obnoviti ih. , Jer ako se vaše računalo odluči na samoubojstvo ili samouništavanje, nema sigurnosnih kopija znači imati apsolutno nikakve datoteke. A u mnogim slučajevima to može biti neznatna katastrofa (pogotovo ako ste izgubili poreznu dokumentaciju). Mnoge tvrtke iz mog iskustva nude zamjenske kopije dokumenata za cijenu i možda ćete se odlučiti za to. Ali možete lakše spavati noću ako imate sigurnosno rješenje u blizini ili na daljinu (ili oboje).

U najmanju ruku, trebali biste imati prijenosni tvrdi disk (nabavite najmanje 1 terabajt prostora). Ako imate Windows PC Ultimate Vodič za izradu sigurnosnih kopija podataka za Windows 10 Ultimate Vodič za sigurnosnu kopiju podataka za Windows 10 Saželi smo svaku mogućnost sigurnosne kopije, obnove, oporavka i popravka koju bismo mogli pronaći u sustavu Windows 10. Koristite naše jednostavne savjete i nikada ne očajavajte zbog izgubljenih podaci opet! , preuzmite i koristite SyncToy, SyncToy: Microsoftovo jednostavno rješenje za sigurnosnu kopiju i sinkronizaciju [Windows] SyncToy: Microsoftovo jednostavno rješenje za sigurnosnu kopiju i sinkronizaciju [Windows] Ako na računalu imate datoteke, morate ih sigurnosno kopirati. Običan i jednostavan. Mnogi od nas upoznati su s sigurnosnim kopijama i postoji mnogo metoda i programa koje treba koristiti. Još jedan aspekt koji je ... izuzetno jednostavan alat za izradu sigurnosnih kopija. Korisnici Maca Ultimate trostruko sigurnosno kopiranje rješenje za vaš Mac [Mac OSX] Ultimate trostruko sigurnosno kopiranje rješenje za vaš Mac [Mac OSX] Kao programer ovdje u MakeUseOf i kao neko ko zarađuje cjelokupni prihod od rada na mreži, može se reći da je moje računalo a podaci su vrlo važni. Savršeno su postavljeni za produktivnost s ... vjerojatno će gravitirati particiji vremenskog stroja i upotrijebiti tvrdi disk tvrdog diska za pohranjivanje datoteka Previše particije i korištenje tvrdog diska svojeg vremena za pohranjivanje datoteka Previše ako je tvrdi disk vašeg Maca mali i vaše vrijeme Tvrdi disk stroja je velik, možda bi ga bilo vrijedno koristiti i za sigurnosne kopije i za pohranu. , Što god odlučili koristiti, morate postaviti nekakav automatizirani sustav za sigurnosno kopiranje datoteka svaki dan u isto vrijeme, bez pogreške.

U idealnom slučaju trebali biste imati i sigurnosnu kopiju na daljinu, samo u slučaju da vam mjesto poplavi ili zapne vatra. Ali prije nego što svoje vrijedne datoteke pošaljete u oblak, budite sigurni da ih šifrirate u posebnoj mapi. 5 Učinkoviti alati za šifriranje vaših tajnih datoteka. 5 Djelotvornih alata za šifriranje vaših tajnih datoteka. Moramo obratiti pažnju nego ikad prije na alate za šifriranje i bilo što dizajniran za zaštitu naše privatnosti. S pravim alatima jednostavno je čuvati naše podatke. prvi. WinRAR i WinZip mogu šifrirati datoteke, kao i Veracrypt i njegov zastarjeli prethodnik, TrueCrypt TrueCrypt je mrtav: 4 alternative šifriranja diska za Windows TrueCrypt je mrtav: 4 alternative šifriranja diska za Windows TrueCrypt više nema, ali srećom postoje i drugi korisni programi šifriranja , Iako možda nisu točne zamjene, one bi trebale odgovarati vašim potrebama. , Mogućnosti za oblak uključuju Dropbox, Google pogon, Box i SkyDrive.

Pronalaženje baze podataka s OCR tehnologijom

Nakon što ste sve skenirali, možete krenuti putem sortiranja mapa i podmapa prema kategoriji datuma i mjeseci (pa čak i dnevnih mapa, ako stvarno želite precizirati). Ili vrata broj dva pronalaze neku vrstu baze podataka s OCR tehnologijom. 4 Besplatna online OCR alata Stavite na Ultimate Test 4 Besplatna online OCR alata Stavite na krajnji test Napredak OCR tehnologije, pretvaranje teksta i slika iz skeniranog PDF dokumenta lakše je uređivati ​​formate teksta. Testirali smo nekoliko besplatnih online OCR alata, tako da nećete morati. .

OCR označava optičko prepoznavanje znakova, a to je tehnologija koja čita ispisani tekst na stranici i sposobna je bilo pretvoriti taj tekst u tekst koji može kopirati ili vam može vratiti rezultate na temelju ključnih riječi koje mu date. Ovo je tehnologija koja pokreće Evernote Kako koristiti Evernote: Neslužbeni priručnik Kako koristiti Evernote: Neslužbeni priručnik Učenje kako samostalno koristiti Evernote traje dugo. Zbog toga smo sastavili ovaj vodič kako bismo vam pokazali kako u potpunosti iskoristiti najvažnije značajke Evernotea. , a to je ono što Project Gutenberg koristi Project Gutenberg: Više nego samo besplatne knjige Project Gutenberg: Više nego samo besplatne knjige Web lokacije poput Project Gutenberg, koji ima u ponudi preko 45 000 knjiga (u vrijeme pisanja), osiguravaju da nijedna knjiga neće ikad istinski nestanu. Otkrivanje opskurnih književnih djela sada je lakše nego ikad. skenirati sve tekstove iz javne domene u e-knjige. Tekst u dokumentima i na slikama 5 najboljih OCR alata za vađenje teksta sa slika 5 najboljih OCR alata za izdvajanje teksta sa slika Kako imate sve papire na papiru, kako možete pretvoriti sav tiskani tekst u nešto što će biti digitalni program? u stanju prepoznati i indeksirati? Držite dobar softver za OCR u blizini. mogu vas pronaći, prepoznati i dovesti vas u rezultate pretraživanja kad unesete tu riječ.

Da biste pretraživali skenirane dokumente, trebate jednostavno pronaći način da odmah potražite ono što vam treba. Dakle, ako idete OCR rutom, morate odlučiti. Hoćete li Evernote plaćati godišnju naknadu i vjerujete im svojim osjetljivim dokumentima? Ili ćete umjesto toga preuzeti nešto i zadržati sve na svom računalu.

Jeste li poznavatelj papira ili digitalni devijant?

Uvijek postoje prednosti i nedostaci, ali neki ljudi mogu tolerirati prijepor nego više od drugih. Dakle, sve se svodi na ono što ste spremni prihvatiti.

Je li skeniranje svega besmisleno i gubljenje vremena? Ili je digitalizacija put budućnosti? Što kažete, čitatelji?

Slikovni krediti: Potonući biznismen putem Shutterstock.com, sve ostale slike bez Piksema