Kako automatski poslati mjesečne fakture iz Google listova

Ako radite kod kuće ili vodite vlastiti posao, nije vam lako sjetiti se pravovremeno poslati fakture.

U ovom ćete članku vidjeti kako napisati Google skriptu (vrlo jednostavno, ne brinite).

Također ćemo vam pokazati kako to učiniti s makronaredbom. Makronaredba može lijepo spakirati fakturu i poslati je na bilo koju adresu e-pošte (ili adrese) koju želite.

1. korak: pripremite mjesečni račun

Ako trenutno ne pratite svoje fakture pomoću Google tablica, zaista biste trebali. Čak i ako nikada u životu niste ništa programirali, 10 najboljih projekata za početnike za nove programere 10 najboljih projekata za početnike za nove programere Želite naučiti programirati, ali ne znate odakle započeti? Ovi početnički programiranje projekata i udžbenika pokrenut će vas. .

Google listovi pohranjeni su u oblaku, gdje također imate snagu Google skripti. 3 sigurna načina za povećanje vaše produktivnosti pomoću Google skripti 3 sigurni načini za povećanje vaše produktivnosti pomoću Google skripti Moguće je napraviti sve vrste stvarno kul automatizacija s Google skriptama , i ne morate ih stvarati ispočetka. Povećajte svoju produktivnost u velikoj mjeri. na dohvat ruke. Zbog toga je Google tablica mnogo više “Internet-omogućen” nego što je Excel.

Nije zapravo važno kako formatirate fakturu kako bi ovo rješenje radilo. Uzmimo nekoliko stvari koje biste se trebali organizirati prije nego što riješite svoj Google Script.

Ovo nije komplicirano. Sve što trebate učiniti je provjeriti je li list vašeg tekućeg mjeseca uvijek imenovan istim. U mom slučaju to zovem “Dostavnica”.

1. mjeseca u mjesecu račun se automatski šalje. Zatim neko vrijeme kasnije, tijekom prvog tjedna, preimenovao sam ga u taj mjesec i godinu.

Zatim ponovno stvorite “Dostavnica” list i ponovo počnite bilježiti za tekući mjesec.

2. korak: Stvorite Google skriptu

Da biste ušli u Google Script editor iz Google Sheets, samo kliknite na alat u izborniku. Zatim kliknite Urednik scenarija.

Pametno je preimenovati naziv Projekta u nešto čega ćete se sjećati kasnije ako se ikada budete trebali vratiti kroz skripte i prilagoditi ga.

Zatim zalijepite na sljedeću skriptu.

funkcija myFunction () var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (); var filename = "Trenutni mjesec" + ss.getName (); var SendBook = ss.copy (naziv datoteke); var ToUser = "[email protected]" MailApp.sendEmail (to: ToUser, tema: 'Evo moje fakture za prošli mjesec!', tijelo: 'Bok! Priložio sam fakturu za ovaj mjesec. Hvala na radu , stvarno cijenim! -Ryan ', prilozi: [SendBook.getBlob (). setName (ime datoteke)]); 

Opisali smo funkciju sendEmail Kako slati e-poštu u Google Sheetu sa Google Skriptama Kako slati e-poštu u Google Sheetu sa Google Skriptama Saznajte kako koristiti Google Skripte za automatizaciju Googleovih alata za produktivnost poput listova i dokumenata i uštedite sebi vrijeme vremena , u prošlosti ako vas zanima kako to funkcionira.

Uredite prave dijelove te skripte tako da idu na ispravnu adresu e-pošte. Obavezno upotrijebite pravo ime osobe kojoj šaljete i tijelo.

Da biste provjerili radi li vaša skripta, ispunite “ToUser” tekst s vlastitom adresom e-pošte.

Klikni na Uštedjeti ikona diska u izborniku za spremanje skripte. Sljedeći klik na igra ikona (izgleda kao strelica desno).

Od vas će se tražiti da potvrdite autorizaciju skripte za pristup vašim ostalim Google podacima (kao što su Gmail i listovi).

Možda ćete dobiti upozorenje da skripta nije sigurna. To je samo zato što pišete prilagođenu skriptu koju Google nije pregledao ili odobrio za širu upotrebu.

Ovo upozorenje možete zanemariti otkad ste stvorili skriptu i znate da je sigurno.

Ako se ispravno odvija, trebali ste primiti e-poruku koja izgleda ovako:

Kao što vidite, proračunska se tablica pričvršćuje na e-poštu kao PDF. To primatelju stvarno olakšava otvaranje i pregled, čak i ako ne koristi Google tablice.

Sada to treba automatizirati, tako da se izvodi 1. svakog mjeseca.

Korak 3: Automatizirajte skriptu fakture

Da biste automatizirali svoju skriptu, morate stvoriti ono što se naziva “okidač”.

Vratite se na Google skriptu i kliknite Uredi u izborniku i odaberite Trenutačni pokretači projekta.

Budući da još niste stvorili nikakve okidače za ovaj projekt, ovo će biti prazno.

Vidjet ćete plavu vezu koja glasi “Nema aktiviranih okidača.” Kliknite ga.

izabrati Na temelju vremena događaji, postavite tajmer na Mjerač vremena, a broj ostavite na 1.

Jednom kada kliknete Spremi, Google Scripts će 1. mjeseca svakog mjeseca poslati e-poštom oblik fakture, e-poštom..

To je sve!

Važno je samo osigurati da fakture budete ažurirani tijekom mjeseca. Provjerite je li gotov i spreman za početak prvog dana sljedećeg mjeseca.

4. korak: Kreirajte makronaredbu

Postoji još jedan neprogramirajući pristup koji možete poduzeti kako biste postigli istu stvar kao i gornja skripta: Google listovi sad uključuju značajku makronaredbi Kako automatizirati ponavljajuće zadatke u Google tablicama s makronaredbama Kako automatizirati ponavljajuće zadatke u Google tablicama s makronaredbama Makronaredbe konačno su makronaredbe dostupno korisnicima Google tablica. Ne treba vam nikakvo znanje o kodiranju za automatizaciju ponavljajućih zadataka u dokumentima i proračunskim tablicama. , Makronaredbe vam omogućuju snimanje niza radnji za izvršavanje zadatka. U ovom slučaju prvo biste stvorili makronaredbu, a zatim je pokrenuli na isti način kao što ste pokrenuli Google skriptu.

Prvo u svom računu s fakturom idite na Alati> Makronaredbe, i odaberite Snimite makronaredbe.

Zatim prođite kroz normalne korake da nekome pošaljete list kao PDF privitak.

Ići Datoteka, i kliknite E-adresa kao privitak.

Zatim popunite sva polja obrazaca kako bi tema i tijelo izgledali prirodno.

Zatim kliknite Poslati.

Na “Snimanje nove makronaredbe” skočni prozor, kliknite na Uštedjeti. Ovim se završava postupak snimanja makroa. Dajte makronaredbi ime koje ćete pamtiti i kliknite Uštedjeti opet.

Trebali ste vidjeti kako testna e-pošta stiže s priloženim PDF-om.

Korak 5: Automatizirajte makronaredbu

Sada je vrijeme za automatizaciju makronaredbe. Možete pokretati makronaredbe baš kao što pokrećete Google Skripte.

Vratite se unutra alat i Urednik scenarija. Kliknite na macros.gs kôd.

Zabilježite naziv makro funkcije. U gornjem primjeru je ime funkcije makronaredbe myFunction1.

A sada uđite Uredi, i Trenutačni pokretači projekta.

Ovoga puta u padajućem okviru s funkcijama na popisu ćete vidjeti funkciju makronaredbi. Odaberite ga.

Zatim samo postavite ostatak okidača kao što ste učinili gore za okidač Google Script.

Postavite događaje na Na temelju vremena. izabrati Mjesec timera. Ostavite broj na 1.

Sada se vaš zabilježeni makronaredba izvodi svakog mjeseca.

Poslat će list fakture u obliku PDF-a na bilo koju adresu e-pošte koju ste odredili prilikom snimanja makronaredbe.

Automatizirane Google tablice mogu uštedjeti vrijeme

Značajka okidača u Google Sheetsima zaista je snaga koja stoji iza ove automatizacije. Omogućuje vam automatizaciju svih onih svakodnevnih zadataka koje obavljate često, tako da se možete usredotočiti na važnije stvari.

Ako ste tek započeli s Google skriptama, a želite naučiti više, opisali smo druge primjere korisnih Google skripti 4 Google skripte koji Google listove čine mnogo snažnijima 4 Google skripte koji Google listove čine mnogo snažnijim Google listovi odlično se slažu, ali mogu biti još snažniji ako koristite Google Scripts za poboljšanje njegovih mogućnosti. možete odmah isprobati.