Kako skupiti zadatke pomoću Google kalendara za povećanje fokus i produktivnosti

Mit o više zadataka je prožet. Bez obzira na to koliko multitasking istraživanja vidimo, to i dalje kažemo najviše ljudi ne mogu imati više zadataka, ali mi limenka.

Iznova i iznova, istraživanja pokazuju da kad mislimo da imamo više zadataka, u stvari ne radimo više od stvari odjednom. Prelazimo između aktivnosti naprijed i natrag, a to je fenomen poznat kao “troškovi prebacivanja” čini nas manje učinkovitima (i može nas dovesti u opasnost).

Kreditna slika: Daxiao_Productions / DepositPhotos

Ali…

Postoji jedna određena vrsta više zadataka koja bi mogla biti učinkovitija. Možda i nije toliko efikasno koliko se usredotočiti na jedan zadatak. Ali ako jednostavno ne možete izdržati fokusiranje na jednu stvar dulje od nekoliko minuta, možda ste sretni.

(Da budemo pravedni, postoje slučajevi u kojima više zadataka može biti učinkovit način obavljanja pojedinačnih i višestrukih zadataka: što je najbolje za produktivnost? Jedan-nasuprot multitaskingu: što je najbolje za produktivnost? Multitasking je uobičajena metoda za povećanje produktivnosti . Ispada da srebrni metak za produktivnost nije nužno. Ključno je znati kada se treba obavljati više zadataka.)

Uvod u skupljanje zadataka

Različiti gurui produktivnosti definirali su skupljanje zadataka na malo drugačije načine. Ali ono se svodi na ovo:

“Skupljanje zadataka je praksa grupiranja sličnih zadataka zajedno.”

Tako da možda imate popis “šifriranje,” “otklanjanje grešaka,” “dokumentiranje,” i “planiranje” zadaće, na primjer. U svom bih životu vjerojatno hrpao zadatke kao “pisanje,” “montaža,” “istraživanje,” “bacanje,” i tako dalje.

Kako je ovo korisno?

Paket radnih zadataka pomaže vam da postanete produktivniji potičući vas da se držite slične skupine zadataka kako biste smanjili troškove prebacivanja kada se premještate između njih. Kretanje od uređivanja fotografija do upravljanja e-poštom velika je zamjena i može imati velike troškove prebacivanja dok se vaš mozak bori da promijeni stupanj prijenosa.

Prijelaz s uređivanja fotografija na, recimo, objavljivanje fotografija na web lokacijama s fotografijama može stvoriti manji trošak prebacivanja. Ili zamislite da prelazite s pozivanja potencijalnih klijenata s prodajnih mjesta na pozive postojećih kako bi se prijavili. To bi bilo lakše od prelaska s pozivnih poziva na stvaranje tromjesečnih izvještaja.

A taj niži trošak prebacivanja rezultira povećanim fokusom.

Kako ćete zadavati zadatke u serijama, ovisi o vama - važno je da su slični. Ako vam je teško prebacivati ​​brzine između dva zadatka, oni ne pripadaju istoj grupi. Možete imati veliki broj serija ili manji, ovisno o vrstama stvari koje trebate učiniti.

Nakon što grupirate svoje zadatke, možete posvetiti vrijeme svakoj grupi.

Zakazivanje vaših serija

Ovo je mjesto gdje skupljanje zadataka postaje stvarno korisno. Kada odredite određeno vrijeme Kako blokirati vrijeme u Google kalendaru za produktivni radni dan Kako blokirati vrijeme u Google kalendaru za produktivni radni dan Da li se borite s upravljanjem vremenom? Pokazujemo vam kako blokirati vrijeme na svom Google kalendaru da biste povećali fokus, smanjili stres i povećali produktivnost. na određenu seriju, slobodni ste prebacivati ​​između zadataka unutar te serije. Što je sjajno za one od nas koji se jako vole kretati između projekata.

Sve dok se ne prebacite na zadatak izvan od ove serije, bit ćete učinkovitiji. Trošak kognitivne promjene bit će manji, a vi ćete učiniti više.

Jednostavno je.

A kad počnete stavljati grupe zadataka u svoj kalendar, tako da imate određeno vrijeme za rad na njima, počet ćete vidjeti svoju produktivnost kako raste. Kako su vam troškovi prebacivanja niži, potrošit ćete manje vremena na brzinu za svaki zadatak. Određeno vrijeme za određene serije pomoći će vam da smanjite distrakcije (koje imaju i ogroman troškovi prebacivanja).

Korištenje sustava za upravljanje vremenom poput tehnike Pomodoro Kako je jednostavni pomodro tajmer učinio moj život boljim Kako je jednostavan pomodro tajmer učinio moj život boljim Pomodurova tehnika jedan je od jednostavnijih životnih hakova u upravljanju vremenom. Probijte distrakcije uz pomoć 25-minutnih komada i odbrojavanja. To bi mogla biti promjena u rutini života ako vam odgovara. ili će nešto slično povećati vašu produktivnost.

Ako ste spremni isprobati grupne zadatke, evo što trebate učiniti:

Skupni zadaci s Google kalendarom

Prvo što ćete trebati učiniti je stvoriti grupe zadataka. Budući da će svi imati različite zadatke i različite metode šaržiranja, potpuno je na vama. Kao što sam spomenuo, možda bi bilo dobro započeti s tri ili četiri kategorije. Za potrebe našeg primjera, koristit ćemo se “planiranje,” “zgrada,” “pregleda,” i “izvještavanje.”

Kombinirat ćemo ove serije s konceptom vremenskog blokiranja Blokiranje vremena - Tajno oružje za bolje blokiranje vremena - Tajno oružje za bolji fokus Želite li učinkovitiji način organiziranja radnih dana? Pokušajte s vremenskim blokiranjem. Ova taktika upravljanja vremenom može vam pomoći u praćenju, istovremeno zadržavajući distrakcije, odugovlačenje i neproduktivno obavljanje više zadataka. , U Google kalendaru jednostavno odvojite vremensko razdoblje za određene serije.

Ovdje sam dodao događaje koji mi govore kada bih trebao raditi na određenim serijama:

Dodao sam i podsjetnik kako bih bio siguran da znam kada započinje moj blok izvještavanja:

Sad ću dobiti podsjetnik kada dođe vrijeme za rad na svojim zadacima izvještavanja. Za to vrijeme mogao bih koristiti Pomodoro tehniku ​​Najbolje aplikacije Timer za pomodro za postizanje vaše produktivnosti Najbolje aplikacije za pomodro timer da biste postigli svoju produktivnost Ako često udarite u zid produktivnosti nakon nekoliko sati rada, pomodro tajmer može vam pomoći da zadržite svoje fokus. Ovaj izbor tajmera ima mogućnost za svaku platformu. da upravljam svojim vremenom na raznim zadacima. Ili bih mogao dopustiti da se to dogodi prirodnije, gdje se krećem između zadataka kad god želim. Ovaj dio ovisi o vama.

Shvaćate ideju. Sada samo ubacite više serija u svoj kalendar! Ali imajte na umu da vam i dalje treba vrijeme za deblokiranje. Trebat će vam nekoliko minuta tu i tamo da upravljate e-poštom, primite pozive, razgovarate s ljudima u uredu ili samo pustite svoj um da se malo odmori..

Trenutno možete postaviti jedno pitanje: kako mogu odabrati kada zakazati svaku seriju? Na to nema pravog odgovora. Ako imate određenu vrstu poslova koji najbolje obavljate ujutro, zakažite je rano. Ako volite manje kognitivno intenzivne zadatke u poslijepodnevnim satima, zakažite ih tamo. Preferirate prebacivanje na nešto potpuno drugo kad mijenjate zadatke? To možete i vi.

Znate kako i kada najbolje radite Kako ostati produktivan bilo da ste jutarnja osoba ili noćna sova Kako ostati produktivan bilo da ste jutarnja osoba ili noćna sova Ne trudite se probuditi se rano ili ostati kasno. Umjesto toga, optimizirajte sustave kako biste se mogli nositi s fazama u kojima je vaša produktivnost niska. Evo nekoliko pametnih strategija. , i to znanje možete staviti u svoj skupni raspored.

Jednom kada imate pakete u kalendaru, spremni ste za polazak! Sada sve što trebate učiniti je raditi.

Pomoću Google kalendara za povećanje vaše produktivnosti

Zakazivanje paketa zadataka u Google kalendaru moglo bi biti dovoljno za potpunu revoluciju vaše produktivnosti. Ali ako vam treba malo više pojačanja, možete upotrijebiti ostale fenomenalne funkcije Google kalendara.

Na primjer, možete sinkronizirati svoj popis obveza s Google kalendarom Kako sinkronizirati Google kalendar sa svojim popisom obaveza Kako sinkronizirati Google kalendar sa svojim popisom obveza U organizaciji vašeg života neophodna su dva alata: vaš kalendar i vaš popis obveza. Ali većina rješenja za upravljanje zadacima drže ove dvije stvari odvojene. Pokazat ćemo vam kako ih kombinirati. i pregledajte svoje važne zadatke pored rasporeda serije. Ovo će vam pomoći da odredite prioritete među zadacima u svakoj grupi.

Ili možete upotrijebiti ažurirani prikaz više kalendara. 5 Nove značajke Google kalendara koje morate isprobati! 5 novih značajki Google kalendara koje morate isprobati! Google kalendar je jednostavno postao fantastičniji. Google je konačno ažurirao svoj kalendar. Pokazat ćemo vam kako doći do novog dizajna i koje nove značajke morate isprobati. kako bi vaš raspored rada bio odvojen od ostalih sastanaka.

Možete čak označiti svoje unose u kalendaru Kako najbolje iskoristiti Google kalendar sa 7 i više novih alata Kako najbolje iskoristiti Google kalendar sa 7 i više novih alata Pomoću Google kalendara uštedite vrijeme i iskoristite maksimum svog radnog dana. Ovi novi alati i usluge Google kalendara nude još nekoliko trikova s ​​produktivnošću. da vidite gdje ide vaše vrijeme i kako možete poboljšati svoje upravljanje vremenom.

Postoji toliko mnogo značajki i alata da možete učiniti gotovo sve što želite sa svojim Google kalendarom.

Zadavanje grupa u dugoročnom periodu

Naravno, nikad nije tako jednostavno. Uvijek se održava. Na primjer, trebali biste redovito odvojiti nekoliko minuta za pregled svojih serija. Ako smatrate da određeni zadatak ne teče s ostalim u njegovoj grupi, možda biste trebali stvoriti novu seriju radi smanjenja troškova prebacivanja..

I otkrijete da vaš zakazivanje nije optimalan. Možda vam treba više vremena između serija, ili vam je potreban cijeli dan, bez planiranih aktivnosti da biste shvatili stvari.

Čak i kada pronađete savršen sustav produktivnosti Kako stvoriti posljednji savršen sustav upravljanja vremenom, ikada ćete koristiti Kako stvoriti posljednji savršen sustav upravljanja vremenom Ikada ćete iskoristiti produktivnost je stalna potraga za više organizacije s manje rada. Način da ostvarite sve što sanjate da ostvarite, a da pritom ne izgubite san. Može li ovaj automatizirani sustav upravljanja vremenom to učiniti? , uvijek će biti održavanja koje trebate obaviti. Zadaci skupa nisu iznimka.

Ali kad uspješno saberete zadatke i integrirate ih u Google kalendar, imat ćete gotovo automatizirani sustav upravljanja vremenom. I ne može biti puno bolje od toga!

Jeste li isprobali skupljanje zadataka? Što činite da minimizirate vrijeme i trud potreban za prebacivanje zadataka? Podijelite svoj savjet u komentarima ispod!