Kako biti produktivniji bez popisa obaveza

Popisi obveza su temeljni alati u našoj neprekidnoj potrazi za postizanjem produktivnosti. Postoji bezbroj aplikacija, strategija, teorija i metoda za održavanje najbolje, najproduktivnije liste obveza.

Ali možemo li pogriješiti? Može li nas popis obveza zadržavati? Mnogi vrlo produktivni ljudi kažu da. I imaju nekoliko zanimljivih ideja kako biti produktivniji bez korištenja popisa obaveza.

Zašto popisi obaveza mogu biti kontraproduktivni

Popisi zadataka sigurno imaju koristi - da nisu, ne bismo ih koristili na prvom mjestu. Ali oni imaju i neke ozbiljne nedostatke.

Na primjer, popisi obaveza mogu postati glavni alat odgode. Jeste li se ikad odlučili sjesti i organizirati svoj popis, umjesto da započnete sa zadatkom? Svakako jesam - i to više nego nekoliko puta. Osjećamo se kao da smo produktivni kada radimo na svom popisu, a ne da stvarno radimo.

S druge strane, popisi obveza čine da se osjećamo kao da nikad nismo dovoljno gotovi. Kad ste zadnji put provjerili sve stavke na svom popisu? Mislim da sam to učinio jednom u protekle tri ili četiri godine. Čak i ako ti čini otkrijte kako biti produktivniji, nikad se nećete osjećati kao da ste uspjeli.

Jedan od razloga što nikad ne provjeravamo sve stvari na popisu je da popis obveza ne uzima vremena u obzir. Ako ne vodite iznimno detaljan popis, 10-satni projekt će izgledati potpuno isto kao i desetominutni. A osjećate se vrlo produktivno ako odjavite puno malih, manje važnih zadataka koji traju samo nekoliko minuta.

Svi ti izbori mogu se činiti lijepima jer ih uvijek imate nešto možete raditi, ali popisi zadataka preplavili su nas izborom. Ako na popisu imate 47 stvari, vaš mozak će se početi uzvratiti. Preplavi se i negativne emocije počnu izlaziti na površinu. A onda se paralizirate i ne završite ništa da postignete.

Naravno, mnogi ljudi zaključuju da im to popis obveza pomaže da budu produktivniji. Pronalaženje savršenog sustava produktivnosti Kako stvoriti posljednji savršen sustav upravljanja vremenom koji ćete ikada koristiti Kako stvoriti posljednji savršen sustav upravljanja vremenom Ikada ćete iskoristiti produktivnost je stalna potraga za više organizacije s manje rada. Način da ostvarite sve što sanjate da ostvarite, a da pritom ne izgubite san. Može li ovaj automatizirani sustav upravljanja vremenom to učiniti? jer je tvoj vlastiti život prvi korak u promišljanju kako postići više posla u jednom danu. Bilo da koristite popis obaveza ili ne, ovisi o vama.

No, ohrabrio bih vas da razmislite o tome kako biste mogli biti produktivniji unošenjem sljedećih promjena u svoj dnevni režim produktivnosti.

Živjeti u svom kalendaru

Daniel Markowitz u djelu za Harvard Business Review predstavlja alternativu popisima zadataka koje on zove “živi u svom kalendaru.” Ideja je jednostavna: skinuti zadatke sa svog popisa, procijeniti koliko će trajati i premjestiti ih u svoj kalendar.

Kreditna slika: Rawpixel / Depositphotos

Zadaci planiranja - ne samo korištenje kalendara kao vašeg spiska predmeta ima mnogo prednosti. Mnogi ljudi smatraju da im u posljednje vrijeme posvećivanje određenog vremena čini veću vjerojatnost da će obavljati te zadatke i ostati usredotočeni. Drugi kažu da ih to sprečava da ne pokušaju previše zakazati u jednom danu.

Imajući vizualni podsjetnik koliko stvari radite pomoći će vam da odredite prednost svojih trenutnih projekata i shvatite možete li to reći “Da” na nove.

Kevin Kruse je intervjuisao “preko 200 milijardera, olimpijaca, učenika izravne A škole i poduzetnika” o upravljanju vremenom i kako biti produktivniji. Što mislite, koliko njih misli da koristi popis obaveza? Ni jedan. Ali mnogi od njih živjeli su u svojim kalendarima.

Raspravljali smo o blokiranju vremena Kako blokirati vrijeme u Google kalendaru za produktivni radni dan Kako blokirati vrijeme u Google kalendaru za produktivni radni dan Da li se borite s upravljanjem vremenom? Pokazujemo vam kako blokirati vrijeme na svom Google kalendaru da biste povećali fokus, smanjili stres i povećali produktivnost. u prošlosti, a upravo o tome ovdje govorimo. Postavite određeno vrijeme u kojem ćete raditi na određenim zadacima i držite se svog rasporeda.

Slijedite dvominutno pravilo

Jedan od razloga što se obveze tako brzo popunjavaju jest taj što često tamo postavljamo mnoštvo sitnih zadataka. Tada stvari počinju postajati pretjerane, a mi postajemo pod stresom. Jedna od najboljih metoda za rješavanje ovog problema je slijediti dvominutno pravilo. Ako će vam zadatak potrajati manje od dvije minute, nemojte ga stavljati na popis - samo to učinite.

To će šokantni broj stavki ostati s vašeg popisa. Aktivirajte svoju kreditnu karticu, vratite tu e-poštu, ustanite i ispružite se, zadivit ćete se koliko stvari možete učiniti u dvije minute. A to izravno znači uklanjanje stavki s vašeg popisa. Na kraju ćete otkriti da vam popis uopće ne treba!

Usredotočite se na razvijanje navika

Znate o velikim stvarima koje morate učiniti. Mali su oni koji ispunjavaju vaš popis obveza i navikavaju se odgađati važnije stvari. Stavke poput “počistiti kuću,” “kupi namirnice,” i “upravljanje e-poštom” često sjedite na svom popisu danima, ponavljajući vas ponavljajući.

Ovdje su korisne navike.

Osigurajte naviku upravljati pristiglom poštom 30 minuta svako popodne prije nego što napustite posao. Ili odmah ujutro. Počnite kupovati namirnice u određene dane u tjednu nakon posla. Povratne telefonske pozive određenog dana u tjednu.

Možete naviknuti iz svega 12 Način produktivnosti da napokon hakirate svoj život u novoj godini 12 Načini produktivnosti da napokon hakirate svoj život u novoj godini Zajedničko rješenje većine radnih ljudi je biti produktivniji. U ovom ćemo članku istražiti dvanaest loših navika koje možete promijeniti - jednu mjesečno - kako biste drastično poboljšali produktivnost posla. , A kada ste stvorili više navika, možete ukloniti više stvari s popisa obveza. Na kraju ćete se spustiti samo na velike, a tada blokiranje vremena i kalendar zaista počinju imati pozitivan učinak.

Automatizirajte i delegirajte male zadatke

Opet, male stvari ispunjavaju vaš popis i ističu vas. Automatizacija može puno pomoći u rješavanju ovog problema. Možete automatizirati svoje financije Kako vam financijski minimalizam pomaže uštedjeti novac i eliminirati stres Kako vam financijski minimalizam pomaže u uštedi novca i uklanjanju stresa Lako je pustiti vaše financije iz ruku, ali pomoću principa minimalizma možete vam pomoći da ih držite pod kontrolom i smanjiti stres. tako da jedva morate išta poduzeti - a to će vam uštedjeti puno vremena. Možete i automatizirati naknadne e-poruke, što bi vam moglo (uštedjeti o tome koliko ćete poslati e-poštu) uštedjeti sate svakog tjedna.

Pomoću IFTTT ili Zapier možete automatizirati gotovo svaki digitalni zadatak. Tehnologija pametnog doma omogućuje vam automatizaciju stvari oko kuće. Možete koristiti Arduino i za automatiziranje ideja o vašem domu Arduino ideje za automatizirane ideje projekta Arduino za automatizirani dom Ne bi li bilo sjajno zalijevati staklenik bez napuštanja stolice? Arduino se može angažirati kao ključna sastavnica nekih projekata kućne automatizacije - evo pet! .

Kad nešto ne možete automatizirati, razmislite o tome kako to delegirati nekom drugom. Teško je zatražiti pomoć, ali to vam može bitno promijeniti u životu. Možete delegirati kod kuće: pitajte supružnika ili djecu za pomoć oko kuće. Ili na poslu: zamolite nekoga tko je u boljem položaju da dovrši zadatak koji će ga preuzeti umjesto vas. Čak možete delegirati među svojim prijateljima: neka netko drugi planira sljedeće okupljanje kako bi vam uštedio vrijeme.

Ako nemate ljude oko sebe koji mogu obavljati zadatke, razmislite o tome da zaposlite pomoćnika. Virtualni pomoćnici 20 načina ljudskog virtualnog pomoćnika mogu vam uštedjeti vrijeme 20 načina čovjekov virtualni pomoćnik može vam uštedjeti vrijeme Saznajte koje vrste zadataka možete pouzdano dodijeliti virtualnom pomoćniku i uštedjet ćete sate svaki dan. Pokazujemo vam kako započeti. (VA-ovi) relativno su pristupačni, pogotovo ako ih zaposlite za samo nekoliko sati tjedno i mogu se pobrinuti za puno zadataka koji se ponavljaju. Ako tražite načine kako da budu produktivniji, VA je teško pobijediti.

Potrebno je vrijeme da se automatizacija i delegiranje pokrenu i pokrenu, no nakon što to učinite, zadivit ćete se koliko stvari više ne trebate stavljati na popis.

Ili promijenite način pravljenja popisa

Ako zakažete sve, primenite dvominutno pravilo, poboljšate svoje navike i pronađete načine automatizacije i delegiranja, vrlo je dobra šansa da vam više neće trebati popis obaveza. Ako još niste spremni za skok, razmislite o promjeni načina na koji sastavite svoj popis obveza.

Moja omiljena metoda za to je usvajanje popisa zadataka s tri točke. Točno je kako zvuči: stavite na njega samo tri stvari.

Kreditna slika: londondeposit / Depositphotos

Kad znate da ste ograničeni na tri stavke, na papir ćete staviti samo najvažnije zadatke za svoj dan. To vas potiče da se usredotočite na velike probleme, a da oni ostanu na mjestu kasnije.

Neće to biti lako. Ali toplo vas ohrabrujem da to pokušate. Smanjivanje broja stavki na vašem popisu može biti vrlo oslobađajuće iskustvo.

Ubijte svoje popise obaveza i budite produktivniji

Ako želite savjet o tome kako produktivnije živjeti, možda ćete se iznenaditi mojim prijedlogom da potražite alternativu vašem popisu obveza. To ide protiv puno savjeta koje ste pročitali prije. I to će se osjećati stvarno čudno.

Postoje uvjerljivi dokazi da je to dobar put. Potraga za produktivnošću nikad se ne završava. No, riješavanje vašeg popisa obaveza dobar je sljedeći korak.

Koristite li još uvijek popis obveza? Ili koristite svoj kalendar? Kako ostati produktivan? Podijelite svoje misli u komentarima u nastavku!