Michael Cain
0 
1835
188
J.R.R. Tolkien je jednom pisao, kroz lik Gandalfa, “Sve što moramo odlučiti je što činiti s vremenom koje nam je dano.” Ako želite znati tajnu stvaranja savršenog svjetskog sustava upravljanja vremenom, onda morate slušati Gandalfa.
Moj osobni put ka savršenom sustavu upravljanja vremenom bio je dug i prepun je lešima prošlih pokušaja. Kažu da je put do pakla popločen dobrim namjerama. Pa, recimo da sam uvijek počeo koristiti svaki novi sustav s vrlo dobrim namjerama.
Pokušao sam sa Gqueuesima, uzmite Google upravljanje zadacima i zakazivanje na potpuno novu razinu pomoću GQueues Uzmite Google upravljanje zadacima i zakazivanje na potpuno novu razinu pomoću GQueues Google zadaci ne funkcioniraju ako želite prijeći dalje od današnjeg upravljanja u vizionarsko planiranje sutra. Ovo je mjesto gdje GQueues stupaju do tanjura. , ToDoist Koliko je produktivniji ToDoist Premium? Evo 6 dobrih razloga za nadogradnju Koliko je produktivniji ToDoist Premium? Evo 6 dobrih razloga za nadogradnju neko vrijeme sam koristio ToDoist. Ali nastavio sam se suprotstavljati stvarima koje sam želio učiniti, a nisam mogao. Podsjetnici e-poštom. Dodavanje bilješki zadatku. Stvari koje bi zaista dodale puno ..., Google zadaci Pretvori Google zadatke u paket za upravljanje zadacima s Google zadacima izvan mreže [Chrome] Pretvori Google zadatke u paket za upravljanje zadacima s Google zadacima izvan mreže [Chrome] Korištenje Google zadataka je poput ljubavi - odnos mržnje. Problem s upotrebom Google zadataka izravno, recimo, Google kalendarom ili unutar Google Maila je taj što su izgled i korisničko sučelje krajnje pojednostavljeni i… i svaki trik za upravljanje životom između njih. Ako ste poput mene, vjerojatno ste isto učinili. To je stalna potraga za više organizacije s manje posla. Način da stvorite više vremena u svom rasporedu, ostvarite sve što sanjate da ostvarite, a da pritom ne izgubite san.
Što je savršen sustav upravljanja vremenom?
Ako ste poput mene, vjerojatno se osjećate kao da imate takav sustav skoro što vam treba, ali ne sasvim. Gotovo uvijek nešto nedostaje.
Savršeni sustav upravljanja vremenom trebao bi imati sljedeće kvalitete.
- Omogućuje vam a “tiho mjesto” promišljati o svojim životnim ciljevima i snovima
- Pruža besprijekornu integraciju zadataka povezanih s vašim ciljevima
- Omogućuje vam lako organiziranje i planiranje tjednih i dnevnih obaveza
- Pomaže vam da izbjegnete zaboraviti važne zadatke
- Kompaktan je i jednostavan, ali učinkovit i sveobuhvatan
Zadnji je poput traženja mjeseca, zar ne? Potreba za jednostavnošću u kombinaciji sa zahtjevom da on bude sveobuhvatan čini pronalazak savršenog sustava toliko nemogućim.
Stvorite liniju za upravljanje vremenom
Idealan sustav upravljanja vremenom trebao bi funkcionirati poput učinkovite montažne linije. Imate dolazne poslove (zadatke), a one je potrebno organizirati i isplanirati, a zatim integrirati u svoj kalendar. Taj postupak izgleda ovako:
Problem s većinom pokušaja upotrebe jedne aplikacije kao što je gTasks Upotrijebite gTasks za sinkronizaciju zadataka s Googleom [Android] Upotrijebite gTasks za sinkronizaciju zadataka s Googleom [Android] Ovih dana postoji milijun i jedan sjajan način upravljanja upravljanjem popise putem interneta i putem mobilnih aplikacija. Rečeno je da često ima još nekoliko ljudi koji još uvijek ne koriste jedan od ... ili bilo što drugo što su ove aplikacije specijalizirane za to da dobro podnose jedan ili dva dijela ovog procesa..
Alati za praćenje vremena 4 Izvrsni besplatni alati za praćenje vremena [Android] 4 Izvrsni besplatni alati za praćenje vremena [Android] Bez obzira na to tko ste, vrijeme je nevjerojatno važna roba. Svima nam je dodijeljeno isto vrijeme - 86.400 sekundi svaki dan - i na nama je kako provodimo to vrijeme ... ili koristeći Pomodoro tehniku Pomodoro Web App Tomato.es Upravljanje vremenom je jednostavno Pomodoro Web App Tomato.es Je Jednostavno upravljanje vremenom Ne možete se usredotočiti? Pođite na posao. Tomato.es je besplatni pomodro tajmer koji možete koristiti izravno u pregledniku - i to je možda najbolja takva aplikacija koju sam ikad koristio. Pomodoro tehnika je jednostavna:… učiniti da odgađate manje Zašto se odugovlačenje ne može izliječiti aplikacijama za upravljanje zadacima [Mišljenje] Zašto se odugovlačenje ne može izliječiti aplikacijama za upravljanje zadacima [Mišljenje] Već duže vrijeme borio sam se s upravljanjem vremenom , a u nekim aspektima i dalje to radim. Jedna od mojih mnogih metoda u “prevladavanje” moj nedostatak vremena za upravljanje bilo je korištenje aplikacija za upravljanje zadacima. Upravljam svojim tjednim rasporedom, ali ne pomažem vam u organiziranju zadataka.
Tek kad mi je Justin pokazao svoju tehniku korištenja LEGOS-a kao metode upravljanja vremenom. Kako koristiti LEGO-ove za bolje upravljanje vremenom Kako bolje iskoristiti LEGO-ove za svoje vrijeme, mislim da sam pronašao vrhunski alat za produktivnost: LEGO-i. Ne odlazi! Dopustite mi da objasnim. da sam počeo dobivati nabrajanje nečega što bi moglo biti bolje za mene. To je dovelo do toga što sam mislio da će postati moj najbolji i zadnji put sustav upravljanja svih vremena, koristeći Trello Trello - jedinstven, jednostavan i moćan sustav upravljanja projektima iz dobrog kućnog trelloa - jedinstvenog, jednostavnog i moćnog sustava upravljanja projektima od dobrog Početna Znači li vam ime Joel Spolsky? Ako je tako, poželjet ćete pročitati ovaj post, jer on prikazuje najnoviji i najveći Spolsky projekt. Ako ne, trebali biste znati da je ovo ... .
Spajanje komada
Međutim, Trello još uvijek nije bio lako mjesto za planiranje životnih ciljeva Kako stvoriti ploču za vizije i ispuniti svoje velike ciljeve kako stvoriti ploču za vizije i ispuniti svoje velike ciljeve Možete ih nazvati velikim stijenama ili velikim, dlakavim, smjelim ciljeva. Neki ga nazivaju popisom kanti. Praznjenje te kante poziva na akciju. Ovdje se vizualni alat poput Trella pokazuje korisnim. , i upravljanje zadacima iz jednog koraka u drugi bio je vrlo nespretan.
Iz tih razloga, konačno sam odlučio uzeti sve lekcije koje sam naučio iz prošlih sustava koje sam testirao, i kombinirati sve u jedinstveni, automatizirani sustav upravljanja vremenom koji to sve radi.
1. - Stvorite svoj master list upravljanja vremenom
Tijek rada koji sam ukrao od Justina i koristio u sustavu Trello dobro funkcionira. Uglavnom, započnete s jedne strane sa svim dolaznim novim zadacima koje trebate nekako uklopiti u svoj raspored. Zatim s lijeve strane imate popis svih zadataka koje želite izvršiti u ovom mjesecu. Lijevo od ovog tjedna.
Ovaj sustav je radio za mene oko četiri ili pet mjeseci. Počeo sam zaboravljati stvari koje su bile na nekim popisima. Nisu se preselili “danas” a onda su samo pokopani. Sustav me počeo iznevjeriti.
Dakle, evo što sam učinio. Najprije morate stvoriti Google proračunsku tablicu i stvoriti četiri lista.
U ovom slučaju započinjete s lijeve strane i kreirate an dolazni list. Ovdje će biti navedeni svi dolazni zadaci iz raznih drugih sustava.
S desne strane od toga, stvorite Mjesečni zahtjevi list. Desno od toga stvorite a Tjedni zahtjevi list. S desne strane stvorite svoje Tjedni raspored list.
Doći ćemo do formatiranja tih pojedinačnih listova u trenu. Ali prvo napravite tjedni kalendar u Tjedni raspored list stvarajući jedan red dana u tjednu i stupac svakih pola sata za cijeli dan.
Sada kada ste pripremili svoj tjedni raspored za upotrebu, vrijeme je da započnete s unosom zadataka u svoj novi sustav upravljanja vremenom!
Na Dolazni list, stvorite zaglavlja za Zadatak, Projekt, Datum dodan, Označiti, Prioritet, Veza, planiran, i Gotovo.
Ova će polja imati smisla u trenutku kada počnemo hraniti vaš “dolazni” list s automatiziranim feedovima.
Drugo - Stvorite i automatizirajte svoje životne ciljeve
Prvi od tih feedova bit će vam životni ciljevi.
Jedna najvažnija lekcija koju sam naučio jest da kada je riječ o velikim ciljevima, trebate prostor koji je čist i namijenjen samo jednoj svrsi - razmatranje stvari koje su vam najvažnije.
Od svih aplikacija za upravljanje vremenom koje sam ikad probao, ovo je jedna svrha za koju je ToDoist savršen.
Čist je i jednostavan. Stvarate te velike životne ciljeve na lijevoj strani, a zatim na desnoj strani te iste velike ciljeve razgrađujete u pod ciljeve na kojima ćete raditi cijeli svoj život.
Na primjer, jedan od mojih životnih ciljeva je imati sretnu obitelj. Neki od ciljeva toga bi bili “Omogućite pozitivno djetinjstvo” za moju djecu ili za “Budite odan i brižan muž”. Pod tim ciljevima, gdje se prelaze više specifičnosti. Na primjer, izgradnja spavaće sobe za moju kćer sigurno bi joj pružila pozitivnije iskustvo iz djetinjstva.
Ovo je an podložan zakonskom suđenju zadatak. Ono što želite učiniti je postaviti oznake za ove djelotvorne zadatke, tako da ih ToDoist automatski šalje vašem matičnom sustavu upravljanja vremenom.
Morat ćete koristiti ToDoist Premium za pristup oznakama (jeftino je i isplati se!)
U ToDoistu samo kliknite etikete na lijevoj navigacijskoj traci, a zatim kliknite ikonu Dodajte oznaku dugme.
U gornjem primjeru, za izgradnju zadatke za spavaću sobu, nakon kreiranja oznake happy_family, dodao sam “@sretna obitelj” do samog zadatka, označiti ga.
Zašto vam ove naljepnice pomažu? Jer sada možete pomoću IFTTT-a uočiti te označene zadatke i umetati ih u potpuno nove dolazni list u Google tablicama.
U IFTTT, samo odaberite okidač ToDoist i odaberite Novi zadatak stvoren s oznakom.
Zatim možete odabrati s padajućeg popisa naljepnica koje ste stvorili, kao i projekt na kojem ste oznaku koristili.
Na kraju, radnju postavite na Google pogon, odaberite Dodajte redak u proračunsku tablicu, i upišite ispravno ime svoje Google proračunske tablice na kojoj ste stvorili “dolazni” list.
Primjećujete polja u ovom izlazu? To su ista polja koja ste upravo stvorili u proračunskoj tablici.
Dakle, svaki put kada stvorite zadatak vezan za životni cilj u ToDoistu i primijenite jednu od oznaka za koje ste stvorili IFTTT okidače, taj će se zadatak automatski učitati u Dolaznu proračunsku tablicu..
Razmisli o tome. Sada možete sjesti, bistriti svoj um i samo isplanirati svoje životne ciljeve. Nema brige o tome kako isplanirati što trebate učiniti da biste ih postigli - samo je brainstorm i označite zadatke koje ćete morati obaviti da biste stigli tamo. Neka automatizacija vodi računa o ostalom.
3. - Automatizirajte svoje hitne zahtjeve
Naravno, vaš život je više od samo vaših životnih ciljeva. Priznajmo, svakodnevne zahtjeve, telefonske pozive i e-poruke sve vas neprestano bombardiraju novim zahtjevima i novim zadacima. I vama je potreban način da se riješite tih zahtjeva.
Odgovor za to je također automatiziranje an “dolazni” feed sa svog računa e-pošte. Ne brinite, ovo je stvarno jednostavno. Samo izradite IFTTT okidač za svaki put zvijezda e-pošta u vašoj pristigloj pošti.
Zatim stvorite istu radnju kao i prije - Dodajte redak u proračunsku tablicu. Obavezno pravilno upišite isti naziv proračunske tablice. Također ćete morati prilagoditi Formatirani redak tako da prikazuje potrebna polja za Dolaznu tablicu koju ste kreirali.
Važno je samo osigurati da se tema e-pošte poravna s “Zadatak” polje u vašoj proračunskoj tablici.
Sada, svaki put kada označite e-poštu u primljenoj pošti, ta se linija e-pošte dodaje vašoj proračunskoj tablici kao još jedan dolazni zadatak.
Ljepota ovoga je što dok skenirate e-poštu i uočite e-poštu koja vam treba vremena, ona mora postati zadatak koji je zakazao u vašem radnom procesu. Ne gubite vrijeme pokušavajući odmah ispuniti zadatak. Samo označite zvijezdu i krenite dalje.
Sada kada imate svoje životne ciljeve i sva vaša e-mailova sva su automatizirana za popunjavanje reda dolaznih zadataka vašeg novog sustava upravljanja vremenom, vrijeme je da se prebacite na organiziranje tijeka rada tog sustava.
4. - Organizirajte svoj tijek rada
Sada dolazi zabavni dio. Ako ste ToDoist koristili za planiranje svojih dugoročnih ciljeva i u e-porukama ste pratili važne stvari, vidjet ćete da je na listu stiglo gomila novih zadataka.!
Sjetite se planiran i Gotovo polja koja ste stvorili? Pa, to su bili dodaci koje automatizacija neće ispuniti. To je zato što kad odabirete svako ime zadatka i prelazite ih na Ovaj mjesec ili Ovaj tjedan listovi, morat ćete zabilježiti da ste zakazali taj zadatak. Kada dovršite zadatak, možete ga označiti kao dovršeno pomoću polja Gotovo.
Nakon što je zakazan zadatak, on postoji u mjesecu ili tjednu. Ideja je da na mjesečnoj osnovi trebali premjestiti sve dolazne zadatke za koje mislite da biste ih mogli obaviti ovog mjeseca Ovaj mjesec list.
Ovaj mjesec i Ovaj tjedan listovi trebaju imati sljedeća polja: Zadatak, Za koga?, Frekvencija, Ponoviti i Životni cilj.
Dok premještate naziv zadatka s dolaznog u ovaj mjesec, odvojite vrijeme da ispunite ta polja. Za koga je (koji klijent ili osoba) zadatak? Je li to zadatak koji morate ponavljati svaki mjesec? Je li to iz jednog od vaših životnih ciljeva?
Najvažnije je definirati kada zadatak treba ispuniti. Razvrstavanje prema ovom polju pomoći će vam da odredite prioritete koje zadatke trebate obaviti kada planirate svoj tjedan.
Zapamtite, radite to svaki mjesec. Također, trebate vremena na početku tjedna da biste premjestili zadatke iz Ovaj mjesec list do identičnog Ovaj tjedan list. Ili, u slučajevima kada se zadatak ponavlja mjesečno, možete jednostavno dodati zadatak u svoj tjedni kalendar i ažurirati ga “Sljedeće” polje.
To je ljepota ovog sustava. Može vam pomoći u upravljanju svime - zadacima vezanim za te važne životne ciljeve, svakodnevnim dnevnim zadacima koji dolaze iz e-pošte, mjesečnim i tjednim obvezama koje morate obaviti bez obzira na to, a zatim važnim zadacima koje dodate u dolazni plahtirajte se.
Kako se zadaci obrađuju i prelaze s kartice na karticu, dobivaju se datumi i prioriteti, a zatim ćete ih konačno dodati u svoj raspored za naredni tjedan. Ovo je raspored na posljednjoj kartici koji ste stvorili na početku ovog članka. Ovo koristi strategiju blokiranja vremena Blokiranje vremena - Tajno oružje za bolje fokusiranje vremena - Tajno oružje za bolji fokus Tražite li efikasniji način organiziranja radnih dana? Pokušajte s vremenskim blokiranjem. Ova taktika upravljanja vremenom može vam pomoći u praćenju, istovremeno zadržavajući distrakcije, odugovlačenje i neproduktivno obavljanje više zadataka. o kojem je Rob nedavno pisao - što djeluje prilično dobro.
Razmislite o šifriranju tih zadataka u boji dok ih dodajete u svoj raspored za tjedan. Možda stvorite šifru boja za svakog različitog klijenta ili upotrijebite različite boje za označavanje različitih projekata ili prioriteta.
Ključ ovog sustava je da je sposoban nositi se sa svime, od svog planiranja života i postavljanja ciljeva. 5 kritičnih pogrešaka koje treba izbjegavati prilikom postavljanja ciljeva 5 kritičnih pogrešaka koje treba izbjegavati prilikom postavljanja ciljeva Postavljanje ciljeva je izvrstan način za smanjivanje odlaganja i povećati produktivnost. Ako nemate ciljeve, nemate smjer. Bez smjera, lako vam je da se osjećate izgubljeno i zbunjeno. Srećom… za projekte na kojima trenutno radite.
Zatim se planiraju na drugoj i trećoj kartici, a konačno se planiraju i realiziraju na posljednjoj kartici. Sve dok ste dovoljno disciplinirani da sjednete i koristite ovaj sustav za planiranje svog nadolazećeg mjeseca i tjedna, to će povećati vašu produktivnost mnogo puta.
Jeste li još pronašli svoj savršeni sustav upravljanja vremenom? Izgleda li ovo za vas?? Podijelite svoja iskustva o upravljanju vremenom i savjete u odjeljku s komentarima u nastavku!
Slikovni krediti: Upravljanje vremenom Via Shutterstock