Kako prilagoditi Toodledo da produktivno postigne stvari napravljene tijekom vašeg dana

Postavljanje moje aplikacije u oblaku (GTD) koristi Gmail, Toodledo i Google kalendar. Za mobilni pristup svojim zadacima koristim Toodledo na svom iPhoneu, zajedno s izvornim iPhone programima za poštu i kalendare sinkroniziranim s Gmailom i Google kalendarom.

Evo kako konfiguriram postavke Toodledovih polja da ih koriste za GTD. Polja koja su mi potrebna jesu Kontekst, Rok, ponovite, i Kanta za smeće. Moja osobna verzija koristi i oznake koje pružaju malo precizniju kontrolu nad prikazom zadataka u standardnim GTD kontekstima: Posao, e-pošta, pozivi, projekti, jednog dana / možda, i Čekati. (Na primjer, imam oznaku "MUO", pa mogu pratiti svoje Makeuseof.com zadatke u kontekstu Projekti, E-poruke ili Radovi).

Jedna od lijepih značajki programa Outlook je mogućnost pretvaranja e-pošte u zadatak bilo povlačenjem na gumb Zadaci u navigacijskom oknu ili desnim klikom na poruku i slanjem u mapu Zadaci. Bilo kako bilo, kreira se novi zadatak i mogu se dodati sve potrebne informacije. Tijelo e-pošte postaje tijelo novog zadatka.

Toodledo to još ne može učiniti (o njemu se detaljno raspravlja na forumima Toodledoa). Ali svejedno, našao sam jednostavan način da pretvorim poruku e-pošte u zadatak Toodledo. Evo kako, koristeći Toodledovu sposobnost postavljanja zadatka putem e-pošte.

Prvo pronađite “Uvoz / izvoz / Sinkronizacija” gumb na bočnoj traci Toodledo. Kliknite ga.

Kliknite vezu Konfiguriraj na Uvoz / izvoz e-pošte ploča.

Ček “Omogući uvoz e-pošte“, a zatim kliknite “Spremi promjene“. Toodledo tada stvara privatnu adresu e-pošte za zadatke uvoza i omogućuje uvoz e-pošte na poslužitelju. Adresa bi se zbog sigurnosti trebala povremeno mijenjati.

Stvorite kontakt u klijentu e-pošte za prosljeđivanje poruka na popis zadataka Toodledo.

Da biste pretvorili poruku u zadatak, jednostavno proslijedite e-poruku Toodledo; prema zadanim postavkama dolazi bez konteksta, roka ili bilo kakvih drugih metapodataka. Tijelo e-pošte sprema se u novo polje bilješke zadatka, što je vrlo povoljno. Zadaće često prosljeđujem na ovaj način, a kasnije ih uređujem kada pregledavam tijek rada. Ali još je jedan trik do Toodledovog rukava.

Toodledo pruža skriptu sintagme za postavljanje polja u novi zadatak tako da ih nabroji u predmetu e-pošte. Jedanaest polja može se postaviti na ovaj način; ovdje su prikazani samo oni u mojoj implementaciji Getting Things Done.

1. Datum dospijeća: simbol #, nakon čega slijedi datum, postavlja datum roka. Imajte na umu da je dopuštena alternativna sintaksa koju Toodledo koristi za datume: “#sutra”, “#sljedeći utorak”.
2. Kontekst: “@” simbol, a slijedi ime Konteksta. Na primjer, ja koristim Contexte standardne GTD “@@raditi” za dodavanje zadatka u kontekst @work.
3. Označiti: the “%” simbol, nakon čega slijedi oznaka ili oznake. Koristim oznake kao i kontekst. Primjer: “% MUO”.

Jednostavno je zadržati prazan pretinac pristigle pošte kada poruke mogu biti obrađene u zadatke. Snimanje svega u tijeku rada stvarno poboljšava produktivnost. Toodledo i njegova iPhone aplikacija pruža sjajno besplatno rješenje za upravljanje zadacima.

Koje besplatne aplikacije upotrebljavate za svoj tijek rada? Kako se bavite mobilnim upravljanjem vremenom i zadacima?

Više ideja o Dovršavanju stvari GTD (Dovršenje stvari gotov) Pregled - Vrijeme za organiziranje GTD-a (Donošenje stvari gotov) Pregled - Vrijeme za organizaciju