Kako poslati e-poštu poput profesionalaca

E-pošta je jedna od onih stvari koja je započela kao pogodnost, ali brzo je postala nešto što bi se moglo plašiti. Znam da kad imam stotine nepročitanih poruka e-pošte, moja crijeva brzo tone u duboku prazninu i još duže vremena ih zanemarim. Ali možda kada bismo usvojili savjete i trikove prednosti e-pošte, ne bismo našu mapu primila kao prepreku.

Postoji puno čimbenika koji igraju učinkovitost e-pošte - ne samo pisanje e-poruke, ali postavljanje mape pristigle pošte, upravljanje e-mailovima, znanje kada treba provjeriti e-poštu i još mnogo toga. Povećavanje učinkovitosti e-pošte znači i povećanje produktivnosti, a to u konačnici znači i sve što se može obaviti u manje vremena. To je upravo ono što želimo.

Napomena: Jedan od aspekata profesionalaca u e-pošti je ostati siguran i zaštićen. Pročitajte ovih 7 važnih savjeta za sigurnost e-pošte. 7 Važni savjeti o sigurnosti e-pošte koji biste trebali znati o 7 važnih savjeta o sigurnosti e-pošte koje biste trebali znati o internetskoj sigurnosti je tema za koju svi znamo da je važna, ali često se vraća u udubljenja naših umova , obmanjujući sebe kako vjerujemo da mi se "to neće dogoditi". Bilo ... prije nego što započnemo ovdje. Gubitak pristupa vašem računu e-pošte može biti vrlo štetan.

Raspored “Provjera e-pošte” Vrijeme

Jedna od najvećih grešaka korisnika koji imaju izuzetno aktivne poštanske sandučiće je ta što će ostaviti svoje Gmail, Thunderbird ili Postbox otvorene 24/7 i raditi u pozadini. Još jedna pogreška je upotreba dodataka za obavijesti ili značajki koje će vas upozoriti čim stigne poruka e-pošte, bez obzira koliko trivijalna ta e-pošta mogla biti.

Neosporna činjenica: često prijavljivanje na vaše e-poruke znači da ne možete posvetiti fokus drugom zadatku. Neosporna činjenica: ako ikad uspijete izgraditi fokus, obavijesti će je prekinuti u trenu.

Stoga biste trebali primiti pretinac pristigle pošte kao aktivnost kao i bilo koju drugu. Ne dopustite da to bude “uvijek na” aspekt vašeg života. Umjesto toga, zakažite blokove vremena - možda jednom dnevno, možda tri puta dnevno - gdje se prijavljujete u inbox, napravite sve što trebate, a zatim zatvorite. Možda će potrajati neko vrijeme kako bi se prekinula navika, ali, vjerujte mi, vaša će produktivnost naglo porasti.

Uklonite višak

Prva stvar koju biste trebali otvoriti prilikom otvaranja mape pristigle pošte je da je brzo skinete i izbrišete svaku e-poštu koja se ne čini važnom. Zamislite sebe kao kipara s ogromnim blokom svježeg mramora. Prije nego što započnete sa stvarnim radom, morate se ukočiti širokim potezima i riješiti se viška.

Zamislite da se prijavite i pronađete 350 e-poruka koje čekaju odgovor. Potrebno je samo pet minuta - da, stvarno! - preskočiti i potvrditi potvrdne okvire pored e-poruka koje nemaju nikakvu važnost. Kad ste se upoznali s većim dijelom, kliknite Izbriši da biste izbrisali sve provjerene e-poruke. Sada samo trebate odgovoriti na 50 i to je veliko psihološko pojačanje.

Pročitajte i odgovorite odmah

Često otvarate poruku e-pošte, vidite da morate nešto učiniti, ali ostavite je za neki drugi dan? To može biti rizična navika. Što ako zaboravite na to? Što ako nekako izgubite e-poštu? Što ako trebate odgovoriti prije nego što mislite da trebate?

Bolje da to sve učinite odmah. Sprječava nakupljanje “Još uvijek moram odgovoriti na taj e-mail” misli koje će vas gnjaviti dok se konačno ne zaobiđete. To smanjuje vjerojatnost da zaboravite na važnu e-poštu. Održava klijente, prijatelje i poslovne kontakte jer odgovarate s takvom tačnošću. Kao bonus imat ćete veliko opterećenje uma.

S čistom i praznom pristiglom poštom koja nije prepuna poruka na koje se morate vratiti, možete lakše implementirati raniju točku provjere e-pošte samo u zakazano vrijeme. Ako zaista ne želite odmah pročitati i odgovoriti, barem pogledajte dodatak podsjetnika putem e-pošte Dodajte zakazivanje, praćenje i podsjetnike u Gmail s ovim fantastičnim dodavanjem Dodavanje zakazivanja, praćenje i podsjetnike na Gmail s ovim fantastičnim dodatkom Priznajmo, Gmail je prilično savršen. Nije slučajno što je sada jedan od najpopularnijih pružatelja usluga e-pošte, barem za one koji preferiraju web sučelje. Postoji međutim nekoliko ... .

Konzervirani odgovori

Konzervirani odgovori su an nevjerojatan značajka koja je postala nešto od standardnog u svim vrhunskim uslugama e-pošte i klijentima. U osnovi, konzervirani odgovor odgovor je na predložak koji možete sastaviti prije vremena i koristiti ga jednim klikom. To je sjajno kad naiđete na isti odgovor iznova i iznova, kao na primjer kada ljudi često šalju pitanja o određenoj temi.

Canned Response možete omogućiti u Gmailu tako da je uključite u odjeljku Labs u postavkama. Yaara je napisao poučni post o tome kako započeti s konzerviranim odgovorima na Gmailu. Brže i bolje s konzerviranim odgovorima. E-pošta brže i bolje s odgovorima konzerviranih nemate vremena za kuhanje ručka? Nema problema, uzmite konzervu. Treba vam malo kampiranja koje neće ići loše? Polako, nabavite konzerviranu hranu. Jeste li umorni od tipkanja istih odgovora e-pošte? Isprobajte konzervirane e-poruke! Razmišljati… .

Ukratko

Najbolji način da smanjite vrijeme koje vam e-poštu oduzima: trošite manje vremena na pisanje odgovora. Naravno, ne žrtvujte pravi poslovni ili osobni etiket pišući kratke odgovore, ali također ne trebate napisati 5-10 odlomaka za svaku poruku e-pošte koju pošaljete. E-pošta je manje formalna od tradicionalnih pisama!

Identificirajte glavnu poruku koju želite dobiti, a zatim je pokušajte uputiti primatelju u maksimalno jednom do tri stavka. Znate kako vam je teško da se prebijate kroz toliko poruka e-pošte? Pa, primatelj se vjerojatno suočava s istim problemom. Skraćivanje vaših e-poruka ne samo da štedi vaše vrijeme, već štedi i njihovo vrijeme i na tome će vam biti zahvalni.

Upotrijebite filtre za organiziranje

Korištenje snage filtera može revolucionirati tijek rada e-pošte. U osnovi, filter pregledava svaku dolaznu e-poštu i, ako ispunjava kriterije filtra, na njemu izvršava radnju. Ova bi radnja mogla biti premještanje e-pošte u određenu mapu ili postavljanje određene oznake. Kriteriji filtra mogu uključivati ​​tko je pošiljatelj, predmet e-pošte, sadržaj tijela itd.

Filtri su fantastična metoda organiziranja pristigle pošte. Primite li puno ažuriranja biltena iz trgovačkih lanaca, obavijesti s društvenih medija ili elektroničkih računa? Filtri mogu držati te adrese e-pošte odvojeno od vaše mape pristigle pošte, drastično smanjujući količinu e-poruka kroz koje trebate obraditi sporove. Osim toga, manje je vjerojatnosti da ćete ih slučajno izbrisati.

Provjerite Craig-ov post o postavljanju i upotrebi Gmail filtera. 5 Gmail filtara koji pomažu u određivanju prioriteta i organiziranju mape za pristiglu poštu uredno kao i moj? Ovdje sam da vam pomognem da započnete s postavljanjem prvih pet filtera ili ... .

Zaključak

E-pošta je jednostavna tehnologija, ali postoje napredni načini za to. Najvažnija stvar e-pošte pro je prepoznati gdje se troši većina vašeg vremena i pronaći načine kako smanjiti vrijeme. Nadam se da su gore navedeni savjeti i još nekoliko savjeta za učinkovitost e-pošte 10 savjeta koji će vam pomoći da e-poštom učinite učinkovitije 10 savjeta za vašu efikasniju e-poštu. Najbolji savjet koji sam čuo o proizvodnji e-pošte i produktivnosti e-pošte je - ne odgovarajte na e-poštu prvo u jutro. Pomalo je paradoksalno, ali istina je da su e-pošta i produktivnost u sjećanju glava ... prethodno smo objavili pomoći će vam da vidite gdje vrijeme tone i kako se boriti protiv te neučinkovitosti.

A ti? Imate li kakvih trikova ili rutina koje koristite za maksimiziranje produktivnosti e-pošte? Molimo vas podijelite ih u komentarima!

Slikovni krediti: Ikona e-pošte putem Shutterstock-a, sat vremena putem Shutterstock-a, čekića i dlijeta putem Shutterstocka