Kako osigurati da se potpis e-pošte ne odaje pogrešnom dojmu

Reći zbogom tako je teško učiniti, zar ne? Neudobno je, a ponekad je i nespretno. Pa, možda neće biti nikakvih uputa za te situacije, ali barem možemo ponuditi neke upute kako se možete pozdraviti u e-pošti, a da se pritom ne osjećate nespretno.

Potpis e-pošte koji biste također mogli imati koristi od potpisa potpisa e-pošte od kojih možete imati i koristi od potpisa e-pošte Potpis govori o nekoj osobnosti. Kao što dvoje ljudi teško piše slično, tako se i drugačije potpisuju. Tako je nastala "znanost" o grafologiji. Ali digitalno doba i e-pošta ... su u sve namjere i svrhe vaše “Doviđenja”. Nije važno da li zagrlite nekoga ili im pružite stisak ruke. Nije važno dati im samo svoje ime ili im uručiti svoju posjetnicu sa svim uključenim podacima za kontakt. To je kako napraviti dojam. Ili ne.

U ovom ću članku podijeliti pet najvažnijih lekcija koje sam naučio u nekoliko desetljeća da komuniciram s ljudima na Internetu. Zanimljivo je da dileme vezane uz potpise e-pošte postoje otkad su se one rane poruke e-pošte slale preko BitNet-a i FidoNeta ili čak MIT-ovog CTSS sustava pošte 60-ih godina, ali odustajem od toga.

E-pošta je s nama već jako dugo. Pa kako to ispraviti? Kako se odjaviti bez izgleda kao snob, ali i ponuditi dovoljno informacija kako bi ljudi znali tko i što ste? Započnimo. Dok prođemo, prilično ćete dobro zamisliti što želite raditi s vlastitim potpisom e-pošte.

Što se treba potpisati putem e-pošte

Ovih dana u procesu slanja e-pošte ljudima imam 3 različita “razina” potpisa elektroničke pošte. Zašto? Postoje tri razine odnosa koji pokrivaju - od kratke prijateljice, pa sve do službene poruke e-pošte s tvrtkom. Tri su varijacije zaista sve što trebate, a svrha ovih bi trebala biti sljedeća:

1. Brzi osmijeh - Ova verzija potpisa ide na brze poruke e-pošte prijateljima ili kolegama kojima e-poštu šaljete stalno, nekoliko puta dnevno.

2. Osmijeh i stisak ruke - Ova verzija potpisa ide na duže adrese e-pošte kolegama na poslu, gdje vaš e-mail treba biti samo formalniji.

3. Čvrsta rukovanje i posjetnica - To je za one slučajeve kada morate napisati formalni e-mail o poslovanju i navesti svoj naslov i sve svoje kontakt podatke.

Za svaku od ovih vrsta potpisa e-pošte postoje nepisana pravila. Slomite ih, i neće biti kraj svijeta. Ako želite ostaviti posebno dobar dojam, tada ćete htjeti uzeti u obzir neke od ovih savjeta za svaku vrstu e-pošte koju pošaljete.

Potpis brzog osmijeha

Nije vam uvijek potreban potpis e-pošte. Barem, nije vam uvijek potreban formalni. To je baš kao kad hodate s kolegom u hodniku. Viđate ih nekoliko puta dnevno. Sudjelujete na istim sastancima. Treba li ih dočekati rukom u hodniku? Ne; većinu vremena je brz “Hej Fred” i osmijeh, ako uopće. Kad brzo šaljete e-poštu kolegi da vas pita za savjet ili za savjet, možda vam uopće neće trebati potpis. Ako osjetite potrebu da se odjavite, možete se poslužiti mojim pristupom, samo je vaše ime naprijed bilo crtica. Nema potrebe za cvjetnim navodnicima ili detaljnim naslovima. Osoba zna tko ste, što ste i sve što je izvan vašeg imena bilo bi neprijatno. Smatrajte to osnovnim razgovorom hladnjaka za vodu, koji obično jednostavno završite s nečim sličnim “dobro, uhvatit ću te kasnije!” i brzi val. Ništa više nije potrebno.

Osmijeh i stisak ruke

Druga vrsta potpisa je vrsta hibrida između formalnog i neformalnog. Ovo je teško za ispraviti. To mogu biti kolege kojima želite poslati e-poštu s poluformalnim poslovnim zahtjevima, ali ne želite da oni misle da im se sviđate. Moraju shvatiti važnost e-pošte, ali ne želite da se pitaju jeste li zapravo još prijatelji. Ovdje igra vrlo suptilan potpis. Obično su smanjene veličine i gotovo ne primjećuju se u podnožju same e-pošte. Jedan od najboljih pristupa za to je potpis koji zovem “jedan brod”.

U ovoj verziji svi su podaci podijeljeni s an “|” lik. To može biti jednostavno poput adrese ili e-pošte, telefonskih brojeva, brojeva mobitela ili bilo čega drugoga. Trebao bi biti kratak, uključiti samo malo potrebnih informacija i to je to. Čak sam vidio kako neki ljudi potpisuju ovaj font koji je blijeđi od ostatka e-pošte - možda u sivoj boji. Drugi pristup koji sam napomenuo je vrlo kratak dvoslojni. U osnovi, ime i jedan oblik kontakta koji bi mogao biti jedan telefonski broj ili adresa e-pošte.
Očito se radi o primateljima koji već znaju tko ste, u kojoj tvrtki radite, a vi im samo šaljete jedan od mnogih e-mail poruka za dopisivanje. Pruža taj “osjećati” prijateljske e-pošte, ali ako osoba treba kontaktirati s vama i možda neće zadržati vaš broj u svom Rolodexu (da li ih ljudi još uvijek koriste ...?), na donjem dijelu e-pošte nalaze se vaši podaci za kontakt, odmah na dohvat ruke.

Svečani stisak ruke

Naravno, postoje i slučajevi kada šaljete e-poštu nekome izvan tvrtke ili možda šaljete nekom e-mailu unutar tvrtke nešto službeno zbog čega razgovor mora biti formalan. To je poput nošenja svečane odjeće kada ste prisustvovali ceremoniji dodjele nagrada svojim kolegama. Prije nego što vam napišem što biste trebali učiniti u tim slučajevima, mnogo je edukativnije pokriti ono što ne treba učiniti prije. Da, trebali biste navesti podatke za kontakt, poput imena vaše tvrtke, web mjesta i adrese e-pošte, ali ne morate pretjerivati. Da li zaista trebate navesti četiri različita telefonska broja, uključujući i faks uređaj?

Ne, navedite dovoljno podataka za kontakt tako da postoji nekoliko načina da vas kontaktiramo - e-poštom, telefonom ili možda čak i putem web stranice - ali nemojte se oduzeti. Davanjem popisa telefonskih brojeva čini se da ste toliko mobilni da nikada niste u svom uredu i previše vam je teško kontaktirati.

Još jedna česta greška je nailaženje na samopromociju. Ljudi poput ove preopterećivat će svoje potpise e-pošte svojim računima na društvenim mrežama do točke u kojoj je potpis dug preko 10 redova i ispunjeni su uglavnom samo-marketingom.

Drugi način da ostavite strašan dojam je korištenje svih vrsta otmjenih boja i fontova na vašoj adresi e-pošte. Teško je izvući nešto takvo, jer se boje moraju podudarati, a font treba izgledati ispravno. Nažalost, mnogi ljudi nemaju pojma kako pravilno uskladiti boje, a njihov e-mail potpis izgleda kao nešto iz tvornice Willy Wonka.

Ova vrsta potpisa klauna neprofesionalna je i svatko kome je pošaljete smatrat će da nemate pojma što radite, bez obzira na kojem se području nalazite. Stoga izbjegavajte ekstravagantne boje. Neka bude jednostavno.

Što možete učiniti ispravno

Pa kako izgleda dobar formalni potpis e-pošte ako želite ostaviti dobar dojam? Idite s osnovnim potrebnim informacijama, držite oblikovanje i stil jednostavnim i nemojte pretjerivati ​​s informacijama.

Evo jednog primjera. Ovo uključuje 4 retka - ime, tvrtku, telefonski broj i adresu e-pošte. To je to.

Ta je osoba koristila samo običan tekst, a držanje do samo četiri retka čini ga se klasičnim i profesionalnim.

Uz vlastitu adresu idem malo dalje u tome da potpisujem skromno koristeći kurziv i izblijedim je do tamno sive boje. Ako je nijansa lakša od samog teksta e-pošte, primatelju poručuje da smatra vlastitim podacima sekundarnim u vezi s samom porukom. To je suptilni nagovještaj poniznosti.

Isto tako, naslove treba upotrebljavati samo ako su relevantni za razgovor koji imate. U većini korespondencija vezanih uz moju vlastitu web stranicu, ljudi moraju znati da sam ja vlasnik stranice, pa je važan naslov. Uključeno je samo dovoljno podataka za brzi kontakt - e-pošta i broj telefona, to je to.

Drugi primjer je potpis koji koristim za unutarnju i vanjsku prepisku iz MakeUseOf.

Evo, zapravo sam lutao između naslova ili ne. Obično je važan samo u vanjskoj komunikaciji putem e-pošte, a u nekim internim komunikacijama je od presudne važnosti. Počeo sam koristiti dvije verzije - jednu za vanjsku i jednu za unutarnju - ali umorio sam se od ručnog prebacivanja između dvije, da sam se odlučio pridržavati gornje. U opasnosti da vam se ukaže da je samo-važan, ona ostaje izblijedjela i sekundarna. Također koristi “|” gore spomenuti lik, mali bljesak boje kako bi se istaknulo ime web stranice, a ja sam odlučio biti podebljan i dodati peti redak za ponudu.

Dođite do savršenog potpisa e-pošte 6 savjeta kako da što više iskoristite potpise na Gmailu 6 savjeta kako da iskoristite više potpisa u Gmailu koji predstavlja tko ste, što radite i kako kontaktirati možete pokušati i pokušati, ali jednom shvatili ste kako treba, osjeća se dobro znajući da u svakoj prepiski e-pošte koju šaljete najbolje napredujete nogom.

Koji su vaši savjeti za bolji potpis e-pošte 5 načina za stvaranje višestrukih prilagođenih potpisa u GMail-u 5 načina za stvaranje višestrukih prilagođenih potpisa u GMail-u? Koje stvari volite ili ne volite kod drugih potpisa koje ste vidjeli? Podijelite svoje misli u odjeljku s komentarima u nastavku!

Kreditna slika: Poslovni par preko Shutterstocka