Kako napraviti da se vaša e-poruka ističe u pretrpanom pristigloj pošti

Jeste li ikad poslali e-poštu za koju smatrate da je važno samo odgovor na koju smo odgovorili puno dana kasnije ili što je još gore zaboravljeno? Odobreno, ponekad to nije pod vašim nadzorom, ali postoje neke stvari koje možete učiniti da poboljšate šanse za otvaranje, čitanje i odgovor na e-poštu na.

Odlična stvar u ovim “Umjesto” jesu li oni zaista pretjerano komplicirani - to su jednostavno navike koje samo imaju smisla. Ne mogu obećati da će to uvijek uspjeti, ali mogu reći da će napraviti razliku i da će u cjelini primijetiti poboljšanje u komunikaciji s vašim kontaktima putem e-pošte.

Označite svoje ime

Zapravo doista davno nisam čuo za ovu metodu i zasigurno ne mogu zahtijevati ideju. Pročitao sam članak Josha Grilla o Prljavim marketinškim tajnama koji je govorio o tome kako to raditi. Kopirate strelice (ili bilo koji predmet koji želite) i zalijepite ih s obje strane svog imena. Kada pošaljete e-poštu, izgledat će otprilike ovako:

Za mene je to pomalo kontroverzno, a moglo bi se dogoditi i za druge. S jedne strane to sigurno djeluje i nije previše invazivno. S druge strane spektra, ako postoje ljudi s kojima redovito komunicirate i koji uvijek odgovaraju na vaše e-poruke, to im može predstavljati smetnju.

Sve se odnosi na liniju predmeta

Kada je u pitanju dobivanje e-pošte od vas “nepročitan” do “čitati” statusa, najviše težine stavljam na temu predmeta. Postoji nekoliko različitih načina na koje možete stvoriti i mnoge, ako ne i većinu, možete kombinirati.

1. Budite konkretni i kratki

Nejasna je tema gora. Takvi predmeti vole “bok tamo” ili još gore ... “(bez predmeta)” - onaj koji stvarno ne znam zašto još uvijek postoji. Sjećam se kad sam prvi put koristio e-poštu, to je bilo prilično uobičajeno, ali kako se e-pošta razvijala, i mi smo postavili predmet, inače će se vjerojatno izbrisati (ili filtrirati Spremi svoju razumnost: blokiraj i filtriraj te prosljeđene e-poruke) Spremite svoju razumnost: blokirajte i filtrirajte one prosljeđene e-poruke. Svi smo ih primili - one strašne e-pošte. Možda čak i ne zaslužuju da se drže u istom pogledu kao "e-poruke".) Prije nego što su ikada otvorene.

2. Koristite rečenicu

Možda nije prirodno, ali stavljanje rečenice u temu zapravo nije loša praksa. Naš um djeluje u rečenicama. Komuniciramo u rečenicama. Zašto ne pokrenete svoju e-poštu s jednim? Umjesto samo predmetne linije koja kaže “Pitanje,” pisati “Imam kratko pitanje o [blank].” To ga čini osobnijim i vjerojatno će vašu e-poštu učiniti privlačnijom za otvaranje. Primijetit ću da bi rečenica koju ste odabrali trebala rezimirajte o čemu se radi u vašoj e-pošti. I očito ne želite nejasnu rečenicu, inače je kontraproduktivna.

3. Postavite pitanje

Gore smo razgovarali o upotrebi rečenice - to je u osnovi produžetak te rečenice. Pa umjesto da kaže “Imam kratko pitanje o [blank],” mogli biste je izraziti točnim pitanjem. Dakle, ako se postavlja pitanje kako na primjer istaknuti e-poštu, možete upisati “Kako da moja e-pošta bolje stoji?”

Prednost postavljanja pitanja je u tome što je to malo moćnije i privlačnije od rečenice. Naravno, ako se u vašoj e-pošti ne radi o nekom pitanju, onda pitanje ne bi bilo prikladno. Ona mora biti relevantna i trebalo bi biti glavno pitanje e-pošte.

4. Koristite riječi specifične za korisnika

Ako šaljete e-poštu o temi koja je posebno zanimljiva vašem kontaktu, stavite tu riječ u naslovnu temu. Dakle, ako šaljete nekome e-poštu u vezi s pitanjem vezanim za optimizaciju tražilice, a oni su posebno dragi ili vješti u tom području (što bi trebali biti ako im šaljete e-poštu) “SEO” u predmetu. Primjer može biti: “Pitam se kako poboljšati SEO na svom blogu.”

5. Koristite zagrade i kolone za stvaranje “pod-subjekti”

Ja bih vrlo dobro mogao samo izmisliti tu riječ “pod-subjekti,” ali meni to ima smisla. U osnovi govorim o stvaranju daljnjeg objašnjenja u retku predmeta i korištenju zagrada ili dvotočka za odvajanje od primarne teme. Na primjer, ako bismo ostali na istom primjeru kao što ste mogli reći “Pitanje: Kako da učinim da se moja e-pošta bolje ističe?” ili “[Pitanje] Izrada e-pošte bolje se ističe.”

Mala lekcija gramatike: Po mom mišljenju, kolonije i zagrade su slični, ali ne služe potpuno istoj svrsi. Dvotočka priprema čitatelja ili im dalje objašnjava što će uskoro pročitati. Zagrade, s druge strane, označavaju ono što čitamo. Tako ih gledam i možda nisam potpuno precizan, ali čini mi se da to ima smisla.

6. Kapice su ok, ali koristite štedljivo

Ponekad je potrebno nešto naglasiti ili privući pažnju, ali zato što se nalazi u retku teme imate ograničene mogućnosti oblikovanja. To obično znači da morate pribjeći korištenju velikih slova. To može biti dobro, ali može biti i loše. Svi smo dobili e-poštu u kojoj su tema i poruka bili u velikim slovima - neugodno. Tada je želim izbrisati, ali obično je to netko stariji i osjećao bih se loše. Ali ako ste itko drugi, niste opravdani, pa nemojte se iznenaditi ako ne dobijete brz odgovor, a kamoli odgovor uopće. Ispod su dobri i loši primjeri:

• Loše: “NEMAM POMOĆ IZGORITI '
• Dobro: “[HITNO] Moj je račun ugrožen - molim pomoć”

Najveći neuspjeh u korištenju kapa je taj što se može naići “neželjen,” što je zapravo konačna točka kreiranja predmeta.

7. Nemoj biti “neželjen”

Ne mislim da vam trebam dati definiciju kako izgleda neželjena pošta - svi je shvaćamo i svi je prepoznajemo. Pa zašto neki ljudi imaju istu naviku da im e-poruke izgledaju neželjeno? Mene to prebija, ali evo nekoliko stvari koje možete učiniti a ne učiniti da vaše e-poruke ne izgledaju tako ... nenamjerno neželjenu poštu.

• Ograničite upotrebu čepova (već spomenuto)
• Pazite na često filtrirane riječi poput “besplatno”
• Ne budite nejasni - navedite razlog za slanje e-pošte
• Ukloniti “PONOVNO:” ili “FWD:” iz predmeta
• Gotovo nikada ne koristite uskličnike
• Učinite sve ostalo što sam upravo spomenuo

Ne zaboravite na samu poruku

Iako se puno može učiniti da se e-pošta otvori ugađanjem linije predmeta, sama je poruka također važna i ne smije se zanemariti. Mnogo je stvari koje možete učiniti da spriječite otvaranje, obradu i obradu e-pošte, a zatim ih ostavite za kasnije. Sada to ponekad radim jednostavno zato što nemam vremena reagirati na nešto što sam u početku smatrao važnijim za mene nego što se ispostavilo. No drugi put je to zato što je tijelo e-pošte predugo, loše oblikovano ili zbunjujuće i zahtijeva više napora da biste shvatili o čemu se govori. Drugim riječima:

• Ne trošite svoju nepotrebnu e-poštu dugo
• Podijelite ga na relevantne odlomke
• Budite temeljni i precizni
• Nemojte učiniti uvod (ili bilo koji od e-pošte) nejasnim

Sada ne kažem da nikada neću slati duge e-poruke. Ponekad morate. Ali drugi put kad mislite da ono što imate za reći mora biti objašnjeno s više riječi nego što je potrebno. Dakle, konačna poanta je lektorirajte svoju e-poštu. Gmail ima sjajnu značajku koja vam omogućava “poništiti slanje” poruku e-pošte u određenom vremenu. Mnogo sam puta koristio ovu značajku, čak i nakon što sam nešto pročitao. Još ću jednom kliknuti slanje, prelistati e-poštu “slanje” i onda uhvatim nešto što želim ispraviti. Mogu brzo otkazati postupak slanja, izvršiti izmjene i ponovo kliknuti za slanje. Prilično je lijepo.

Zaključak

Ovo su samo početni koraci pravilnog etiketa slanja e-pošte i mnogo toga se može naučiti. Bloomberg BusinessWeek objavio je sjajnu sliku u kojoj je naznačio više istih tema o kojima sam govorio u ovom članku i vizualno istaknuo primjere (što je uvijek lijepo).

Otkrili ste neke tehnike za koje je dokazano da rade za vas? Ili možda imate pitanje o nečemu što sam podijelio? Bilo kako bilo, voljeli bismo vas čuti u komentarima!