Kako upravljati zadacima pomoću japanske tehnike Kanban

Bez obzira radite li kao dio velikog tima ili jednostavno pokušavate samostalno obraditi mnoštvo zadataka, mnoštvo manjih poslova lako je pretvoriti u jedan nedostupan zadatak. Ako vam se to čini poznato, pokušajte uvesti Kanban u svoj tijek rada kako biste vidjeli da li smanjuje opterećenje.

Razbijajući poslove korak po korak i vizualno ih postavljajući, Kanban pomaže ljudima da razumiju napredak koji postižu i utvrde gdje ima mjesta za napredak. Iako imaju svoje korijene u automobilskoj proizvodnji, temeljni koncepti ove strategije mogu se primijeniti na širok raspon radnih okruženja.

Postavite je relativno lako i mogao bi imati izražen pozitivan učinak na vaš svakodnevni radni život. Pomoću ovog vodiča postavite svoj raspored i započnite s primjenom Kanbana.

Što je Kanban?

Kanban je poslovna praksa koju je 40-ih godina uspostavio Taiichi Ohno, koji je bio industrijski inženjer koji je pokušavao usmjeriti svakodnevni rad u japanskom automobilskom gigantu Toyota. Promatrajući misaoni proces iza ponovnog punjenja polica u supermarketima, Ohno je razvio metodu korištenja linearnog postupka s jasno definiranim granicama za kontroliraju učinak uskih grla produktivnosti.

Osnovna postavka Kanbanovog rasporeda dijeli zadani proces na njegove sastavne korake. Pojedinačni zadaci - obično predstavljeni Post-it bilješkama ili digitalnim ekvivalentom - kreću se s lijeva na desno kroz stupce koji su označeni sa nazivom svakog koraka i brojem.

Ovaj broj, koji određuje planer, predstavlja količinu zadataka koje tim ili pojedinac odgovoran za tu fazu proizvodnje može u bilo kojem trenutku obraditi. Zadaci u svakom stupcu odvojeni su u dvije skupine; u tijeku ili dovršeno. Kada je zadatak dovršen, sljedeća faza proizvodnje može ga preuzeti i premjestiti ga u sljedeći stupac - ali samo ako za to postoji dovoljan kapacitet.

Javni odbor Kanban-a daje cijelom vašem timu pregled projekta od početka do kraja, umjesto da imaju svijest o tijelu obrada golubova do vlastite faze proizvodnje. Iz upravljačke perspektive, ovo može pomoći rasporedi osoblje tamo gdje im je najpotrebnije, ali također pomaže pojedincima da odrede gdje je pomoć potrebna na neformalnijoj i trajnijoj osnovi.

Postavljanje Kanbanovog planera pomoću Trello-a

Ako tek započinjete s Kanbanom - a posebno ako ga uvedete u grupu koja nije upoznata s konceptom - najbolje je osigurati da alati koje koristite budu što jednostavniji i pristupačniji. Iako trpi određena ograničenja koja bi mogla odbaciti Kanbanove puriste, upravljanje projektima i više 10 jedinstvene upotrebe Trelloa, osim upravljanja projektima 10 jedinstvenih načina upotrebe Trelloa, osim upravljanja projektima Trello je zadovoljstvo ljubitelja liste. Njegov pristup u stilu Kanban nije namijenjen samo upravljanju projektima. Ne vjerujete nam? Pogledajte ovih deset jedinstvenih načina upotrebe Trella. Alat Trello je odličan izbor za uklanjanje stvari sa zemlje.

Za početak se registrirajte na Trello račun. Kad to učinite, napravite novu ploču i počnite stvarati popise. Svaka će lista predstavljati jedan stupac vašeg Kanban-ovog tijeka rada, tako da svaka imena budu imenovana nakon faze postupka koji nadgledate. Za svoj primjer, koristio sam razne korake za stvaranje i objavljivanje članka, ali oni se mogu zamijeniti za bilo koji projekt na kojem radite.

Ključ su svi važni brojevi u zaglavlju svakog stupca. Slobodno postavite rezervirana mjesta za početak i podebljajte ih dok imate osjećaj za svoj postupak - vjerojatno nećete zaista znati koliko može proći kroz svaku fazu projekta u bilo kojem trenutku dok ne radite sa Kanban nakratko, posebno ako strategiju koristite kao dio tima.

Kad se uspostave, možete kreirati kartice koje predstavljaju pojedinačne zadatke, a koje ćete prema potrebi prenijeti s jednog popisa na drugi. Ključno je da svi koji koriste karticu organiziraju ove kartice Kako se bolje organizirati liste Trello-a s koricama kartice Kako se Trello popisi bolje organizirati s koricama za kartice Trello organizacija vam brzo može izmaknuti iz ruke, ali život možete olakšati korištenjem kartice slika pokriva kao vizualne znakove. i drži se brojeva propisanih za svaku fazu postupka.

Međutim, kako bi sustav radio onako kako je predviđeno, mora postojati metoda razlikovanja zadataka koji su dovršili određenu fazu postupka od onih koji su još u tijeku. Na Trellu su oznake najjednostavniji način da se to prati; Koristila sam zelenu oznaku da naznačim da je zadatak spreman za sljedeću fazu, a žutu da signalizira da se još uvijek radi - pazite da se na bilo koju karticu primijeni samo jedna naljepnica kako ne bi došlo do zabune.

Gore možete vidjeti moj primjer Trello ploče na djelu - primijetite da zadatak u stupcu Pisanje još nije premješten, jer u fazi uređivanja nema više kapaciteta. Kada se drugi od zadataka sa žutom oznakom dovrši i po potrebi ponovno označi, taj će se zadatak pomaknuti preko njega i promijeniti status.

Korištenje Kanbana kao tima

Iako se može koristiti pojedinačno, izvorna implementacija Kanbana bila je metoda osiguranja osiguranja da grupe mogu djelovati kao kohezivna jedinica. 5 Google postavki listova bitno za timski rad 5 Google postavki listova bitno za timski rad Google listovi imaju više mogućnosti za podršku kolektiva unos i obrada podataka nego što možda mislite. Upoznat ćemo vas s funkcijama i značajkama Google tablica koje su ključne za grupne projekte. , Možda zvuči kao dobro istrošen savjet, ali komunikacija i timski rad dva su najvažnija aspekta uspjeha ove strategije na vašem radnom mjestu.

Većina digitalnih sredstava za izvršavanje Kanbanovog tijeka rada, uključujući Trello, sadrže neki način ostavljanja komentara ili poruka drugim korisnicima. Iako prekomjerna upotreba može rezultirati morem bijelog buke, važno je da radnici tijekom procesa u potpunosti iskoriste komunikacijske alate koje ove platforme nude.

To je presudna važnost timskog rada. Suština Kanbanovog sustava je ta što pruža svima koji gledaju raspored odmah daje ideju o tome gdje se stvara usko grlo. Ovdje se isplati imati kolege koji rade u više disciplina; ako jedna faza procesa usporava proizvodnju, dodijelite nekom svom timu da vam pomogne.

Ovisno o tome kako je vaše radno mjesto raspoređeno, najbolji način prenošenja tih podataka mogao bi biti putem klijenta za razmjenu trenutnih poruka. Slack je moćan alat za bilo koji ured, a još je bolji ako ga opremite robotima koji mogu automatizirati određene procese. 14 najboljih automatiziranih botova koji su vam potrebni za vaš slack kanal 14 najboljih automatiziranih botova koji su vam potrebni za vaš slack kanal Ako vodite tvrtku, možete postaviti Slack i imati botove koji izvršavaju jednostavne zadatke 24/7 dok se bavite važnijim stvarima, poput osvajanja svijeta. .

Korištenje Kanbana kao pojedinca

Korištenje Kanbana dok letite solo ima reflektirajuću kvalitetu i pomaže vam u sprječavanju većih uskih grla u vašem tijeku rada. Umjesto da se fokusirate na to gdje se raspoređuju vaši resursi kao što bi to moglo biti slučaj s grupom, umjesto toga trebate gledati u kojim fazama vašeg rada usporava cjelokupni proces.

Jedna od prednosti samostalnog rada s Kanbanom je ta što vas digitalni planer ne ograničava - ove su opcije izvrsne kad radite kolaborativno, ali praktičnost fizičkog rasporeda može vam uspjeti ako ste jedini koji treba pristup.

Upotreba kombinacije bilježnice i nekih Post-it bilješki - ili čak ploče s pločicama koju možete postaviti na zid vašeg ureda radi jednostavne reference - uklanja bilo kakve tehničke komplikacije s principa Kanbana. Nije za sve, ali rješenje olovke i papira je ponekad poželjnije. 6 jednostavnih razloga zašto papir i dalje može biti vaš ubojica? Produktivnost aplikacija 6 jednostavnih razloga zašto papir i dalje može biti vaš ubojica? Produktivnost Papir s aplikacijama može biti snažniji alat za produktivnost od računalo ili dodirni uređaj i ne treba ih odmah odbaciti. Niste uvjereni? Evo šest razloga zbog kojih je papir još uvijek relevantan. radi jednostavnosti.

Ostali Kanban alati

Trello je dobar način za pokretanje i pokretanje osnovnog Kanban procesa, ali možda biste se željeli razgranati nakon što utvrdite svoje postojanje. Leankit je jedno takvo rješenje koje nudi 30-dnevno besplatno probno razdoblje, a specijalizirano je za podršku Kanban metodologije kao i drugih strategija poput uvijek popularne Scrum tehnike.

Opcije za Kanban Volite Trello? Isprobajte ovih 5 alternativnih alata za produktivnost Kanbana Love Trello? Isprobajte ovih pet alternativnih alata za produktivnost Kanbana Sviđa li vam se ideja Trelloa, ali ne i samog Trelloa? Te se alternativne Kanban aplikacije integriraju s kalendarima, e-poštom, slackom i još mnogo toga. također su vani. Kanbanery nudi pametno korisničko sučelje s vrlo malo ometanja vašeg rada, s besplatnim planovima na raspolaganju timovima s manje od dva člana, dobrotvornim organizacijama ili projektima otvorenog koda. U međuvremenu, KanbanFlow nudi sveobuhvatne mobilne alate i moćnu Pomodoro integraciju za poboljšanje vrlo jakog temeljnog proizvoda.

Jeste li imali uspjeha u provođenju Kanbana na svom radnom mjestu? Upravo prvi put učite o strategiji i imate više pitanja? Podijelite svoja iskustva i svoja pitanja u odjeljku s komentarima u nastavku.