Kako odrediti prioritete zadacima pomoću sustava produktivnosti matrice Eisenhower

  • Owen Little
  • 29
  • 2203
  • 19
Oglas

Aplikacije za popis obveza ovih su dana bijes. Znanost je dokazala da popisi doista potiču produktivnost, a možete povećati produktivnost pomoću trikova poput objavljivanja popisa obaveza. Neki čak i koriste pretinac pristigle pošte kao popis obveza.

Ali što ako ste probali sve to i ništa od toga ne djeluje?

Srećom po vas, alternativne metode produktivnosti 5 Nove tehnike produktivnosti koje vjerovatno niste čuli od 5 novih tehnika produktivnosti koje vjerovatno niste čuli Ako još uvijek tražite najbolji način za povećanje svoje produktivnosti, pokušajte s nekom od ovih boljih alternativa Pomodoro i GTD. Ne zaboravite prestati tražiti nakon što ste pronašli „dovoljno dobro“ rješenje. postojati. A ako vam se čini da su redovni popisi obaveza previše problematični ili prezahtjevni, preporučujemo da isprobate staru, ali učinkovitu tehniku ​​nazvanu Eisenhowerova matrica.

Što je Eisenhowerova matrica?

Eisenhower Matrix je 2 × 2 rešetkica kutija. Gornji se red odnosi na zadatke koji jesu “Važno” dok je donji red za zadatke koji su “Nije važno.” Istodobno, lijevi stupac je za zadatke koji jesu “hitan” dok je pravi red za zadatke koji su “Nije hitno.” Evo kako to izgleda:

Za većinu ljudi pojmovi Važno i Hitno su sinonimni, pa odredimo trenutak između njih:

  • Važno - Zadaci koji doprinose vašim dugoročnim ciljevima i vrijednostima, bilo da su osobni, profesionalni itd. Bitna je stvar relevantnost. Jedan od načina da odlučite je li zadatak važan jest zapitati se: “Mogu li ipak dostići svoje ciljeve i ostati vjeran svojim vrijednostima ako preskočim ovaj zadatak?”
  • hitan - Zadaci koje je potrebno riješiti do kraja dana. Ako vaš raspored ima više slobodnog prostora, možda biste radije do kraja tjedna. Bilo kako bilo, hitnost je u pitanju vrijeme. Jedan od načina da odlučite je li zadatak hitan je zapitati se: “Kada je rok za ovaj zadatak?”

Prije nego što odlučite je li zadatak važan ili ne, morate znati vlastite ciljeve i vrijednosti. Napredak karijere za mnoge je dugoročni cilj, pa su važni zadaci izravno povezani s tim. Ili ako najviše cijenite obitelj, možda je važno doći na vrijeme kući.

Ali kako zadatak može biti hitan, a opet nije važan? Sjetite se da je hitnost samo bilo je i vrijeme. Razmislite o roku. Pretpostavimo da je danas Međunarodni dan kave i da vaš lokalni kafić dijeli besplatne kave. Ako to danas ne iskoristite, mogućnost se gubi - ali besplatna kava nema nikakve veze s vašim dugoročnim ciljevima ili vrijednostima. Hitno je, ali nije važno.

Pomoću ovih definicija postaje lakše opisati vrste zadataka koji pripadaju u sva četiri okvira. O matrici možemo razmišljati i na ovaj način:

Zašto koristiti Eisenhower matricu?

Eisenhower-ova matrica jednostavno je način odredite prioritete zadacima.

Popisi obveza odlični su za praćenje što to trebate učiniti, ali to nije uvijek lako odrediti koji zadaci imaju veći prioritet. Osobno ga nikad nisam koristio “Prioritet” značajka u bilo kojoj aplikaciji za popis obveza jer uvijek na kraju označim sve kao “Visoki prioritet” - a kad je sve visokog prioriteta, ništa nije.

Nadalje, kada pogledate popis obveza i vidite 30 nagomilanih zadataka, kako odlučiti koji će se zadatak riješiti? “Započnite s najlakšim,” neki kažu. “Ne, počnite s najtežim,” kažu drugi. Ali što je lako, a što teško? Nikad nije crno-bijelo. Često puta gubim 10, 15 ili čak 30 minuta samo pokušavajući odabrati svoj zadatak!

Toliko zadataka. Gdje uopće počinjem?

Zbog toga Eisenhower-ova matrica sjaji. Za razliku od pojedinačnog popisa obveza, matrica ima samo prioritizaciju. To vam govori koji zadatak za rješavanje sljedeći. Smanjuje kognitivno opterećenje jer su samo okviri Sada i kasnije doista važni. A ako ste ikada skršni na vrijeme, pomaže vam da vidite koje zadatke možete preskočiti.

Pored toga, matrica ima dvije druge manje prednosti. Prvo, to vas prisiljava da više pazite na svaki zadatak. Umjesto da sve bacate u jednu veliku neurednu gomilu obaveza, aktivno odlučujete jesu li zadaci vrijedni vašeg vremena unaprijed, držeći pri tome stvarni popis obaveza. Drugo, stalno vas podsjeća na vaše ciljeve i vrijednosti.

Jedini problem je što Eisenhower-ova matrica u početku može biti malo škakljiva. Konkretno, novi korisnici imaju tendenciju da se zaustave putem okvira Delegate i Trivial. Tamo je krivulja učenja, pa prođimo kroz praktični primjer kako postaviti matricu, organizirati zadatke i proći kroz jedan dan.

Kako koristiti Eisenhower matricu

Iako je Eisenhower-ova matrica konceptualno kvadrat od četiri okvira, praktički joj možete pristupiti kao četiri odvojena popisa obveza: popis Now, popis delegata, kasniji popis i trivijalni popis. Dva hitna popisa dolaze prije popisa koji nisu hitni.

Smatram da je Trello strašan zbog ovoga. Postavite ploču za svaku sferu svog života (npr. Osobni, profesionalni, crkveni, hobi) i postavite ta četiri popisa u svaku od ploča. Ili ako nemate puno stvari, možete koristiti jednu ploču za sve zadatke. Na tebi je. Ne sviđa vam se Trello? Razmotrite ove alternativne Kanban alate Zbogom, Trello! 5 alternativnih besplatnih alata Kanban Board Goodbye, Trello! 5 alternativnih besplatnih alata Kanban Board Trello je nevjerojatna aplikacija za upravljanje projektima i organiziranje vaših zadataka. Ali postoje i druge kanban aplikacije koje bi mogle biti idealne za vaše zadatke. Razgovarajmo o najboljim Trello alternativama. .

Nakon što su vaši popisi spremni, možete početi dodavati zadatke:

Recimo da ste tradicionalni uredski radnik koji želi koristiti Eisenhower matricu kako bi postali produktivniji na poslu. To će biti scenarij koji pokreće ostatak ovog primjera, ali trebalo bi biti lako primijeniti ove koncepte na drugi način.

Što imaš na tanjuru danas? Prvo što vam padne na pamet: e-pošta. Napravimo zadatak za postizanje nule u pristigloj pošti, što je hitno (e-poštu treba svakodnevno prazniti) i važnu (ovdje pričamo o e-porukama vezanim za posao):

Danas je slučaj da je Pretzel Day u uredu i žudite za besplatnim perecima s radovima. To bi moglo biti hitno, ali nije važno:

Šef vas podsjeća da izvješće o dokumentaciji za posljednji projekt vašeg tima dolazi do 16 sati, što je hitno i važno:

Podsjeća vas i da zahtjev za proračun vašeg sljedećeg projekta treba stići do petka. Ovo je važno, ali nije hitno:

Direktor ureda dolazi k vama i kaže da zalihe papira i tinte nedostaju. Morate izvršiti narudžbu što prije - ali to nema previše veze s vašim karijerskim ciljevima ili vrijednostima:

Rano je ljeto (u ovom scenariju) i ured se previše muči s mokrom sezone. Čitava produktivnost povećala bi se uz dobar odvlaživač zraka, a da ne spominjemo sve ostale prednosti smanjenja vlage. 4 Zdravstvene prednosti nadgledanja temperature i vlažnosti kod kuće 4 Zdravstvene prednosti praćenja temperature i vlažnosti kod kuće Jeste li znali da postoje zdravstvene koristi od upotrebe pametnih proizvodi za dom? Tako je. Jedna ili dvije pametne kupovine mogle bi drastično poboljšati vašu kvalitetu života kod kuće. .

Zapišete to kako biste to iznijeli, ali nije ni hitno ni važno:

Na i dalje ide. Sastanci se završavaju, planiranje treba biti urađeno, sjećate se stvari koje želite raditi itd. Na kraju će se vaša matrica (tj. Popisi) popuniti, a najbolji dio je taj što je ona manje zastrašujuća nego jedan glavni popis zadataka:

Kad god ste slobodni za neki drugi zadatak, jednostavno krenite s lijeve strane i pomaknite se udesno. Treba se pozabaviti svime sa popisa Sada i Delegata prije nego što se pozabavite nelikutnim popisima.

Ako ti limenka delegat, prvo se uhvatite u koštac s popisom delegata i prebacite što više tih zadataka. Zatim prođite kroz popis Sada. Nakon što prođete kroz popis Sada, dan smatrajte uspješnim. Sada možete započeti s popisa Kasnije ili završiti dan ranije.

Ako ti ne mogu delegat, započnite s popisom Now. Ako prođete kroz popis Now i imate više vremena, na raspolaganju vam je izbor: tretirajte popis delegata kao popis Now, ostvarite početnu listu na listi kasnije ili završi dan ranije. U praksi ćete vjerojatno htjeti izmjenjivati ​​zadatke Delegate i kasnije.

Na kraju dana prođite kroz popis delegata i ostavite sve zadatke čiji su rokovi prošli. Zadržite one koje još uvijek možete učiniti. Spremite ih za sutra.

Na početku sljedećeg dana prođite kroz popis Kasnije i odlučite koji su zadaci sada hitni. Prebacite ih na popis Now. Učinite isto za Trivial popis, osim što te zadatke prebacite na Popis delegata. Dodajte nove zadatke koji se pojavljuju tijekom dana. Isperite i ponovite.

Kad popisi obveza ne rade za vas

Imajte na umu da možete mijenjati Eisenhower matricu kako god želite. Na primjer, umjesto da ga koristite za vodenje čitavog dana, možete sortirati svoju e-poštu vlastitom matricom. Evo rješenja najopširnijeg razvrstavanja e-pošte koje će vam ikada trebati Evo rješenja na kojem ćete najizloženije sortirati e-poštu, a trebat će vam jedno jednostavno rješenje za razvrstavanje. uvijek ste na vrhu svojih poruka e-pošte. Potrebne su vam samo četiri naljepnice ili mape da biste upravljali pristiglom poštom i smanjili stres kod e-pošte. , Cijeli koncept hitnosti / važnosti može se pokazati korisnim u svim vrstama slučajeva osim posla i e-pošte.

Puno ljudi je postiglo veliki uspjeh s Eisenhower matricom. Ali ako ste došli do ove točke i ne mislite da će to pomoći, to je u redu. Nastavite tražiti metodu koja vam najbolje odgovara. Kad se sve kaže i učini, jedina tehnika produktivnosti koja je najvažnija Najbolji alat za produktivnost je onaj koji ustvari koristite Najbolji alat za produktivnost je onaj koji zapravo koristite u svijetu u kojem se provodi produktivnost, svaka nova i sjajna aplikacija za produktivnost obećava nešto novo. Ali gubimo li nešto kad previše često mijenjamo aplikacije za produktivnost? je ona koju zapravo koristiš.

Smatrate li Eisenhower matricu korisnom? Ako ne, koju tehniku ​​produktivnosti koristite za organiziranje i napredak? Podijelite s nama u komentarima u nastavku!

Kreditna slika: Amy Bull putem Shutterstock.com




hemrgklfb ([email protected])
08.04.24 08:26
UneDose | Kako odrediti prioritete zadacima pomoću sustava produktivnosti matrice Eisenhower <a href="http://www.g079h8rbja5dz30365xv6s7506bj1ajxs.org/">ahemrgklfb</a> [url=http://www.g079h8rbja5dz30365xv6s7506bj1ajxs.org/]uhemrgklfb[/url] hemrgklfb http://www.g079h8rbja5dz30365xv6s7506bj1ajxs.org/
zeritmfodl ([email protected])
03.03.24 16:13
UneDose | Kako odrediti prioritete zadacima pomoću sustava produktivnosti matrice Eisenhower zeritmfodl http://www.gxv0f348hp0kh76xhv2e7197w7m0v0g0s.org/ <a href="http://www.gxv0f348hp0kh76xhv2e7197w7m0v0g0s.org/">azeritmfodl</a> [url=http://www.gxv0f348hp0kh76xhv2e7197w7m0v0g0s.org/]uzeritmfodl[/url]
qwpjromey ([email protected])
21.01.24 12:55
UneDose | Kako odrediti prioritete zadacima pomoću sustava produktivnosti matrice Eisenhower [url=http://www.g3biiu24s55uh04ai73q50z0g37ze82ys.org/]uqwpjromey[/url] qwpjromey http://www.g3biiu24s55uh04ai73q50z0g37ze82ys.org/ <a href="http://www.g3biiu24s55uh04ai73q50z0g37ze82ys.org/">aqwpjromey</a>
lwcehidlj ([email protected])
26.10.23 02:19
UneDose | Kako odrediti prioritete zadacima pomoću sustava produktivnosti matrice Eisenhower <a href="http://www.gssrnkw77k029pr0p85k2081sj917pi4s.org/">alwcehidlj</a> [url=http://www.gssrnkw77k029pr0p85k2081sj917pi4s.org/]ulwcehidlj[/url] lwcehidlj http://www.gssrnkw77k029pr0p85k2081sj917pi4s.org/
rlegbqvdl ([email protected])
28.09.23 00:07
UneDose | Kako odrediti prioritete zadacima pomoću sustava produktivnosti matrice Eisenhower [url=http://www.gl5o992hr135w1a1tirlk53l7809j3cls.org/]urlegbqvdl[/url] rlegbqvdl http://www.gl5o992hr135w1a1tirlk53l7809j3cls.org/ <a href="http://www.gl5o992hr135w1a1tirlk53l7809j3cls.org/">arlegbqvdl</a>
O modernoj tehnologiji, jednostavnoj i pristupačnoj.
Vaš vodič u svijetu moderne tehnologije. Naučite kako koristiti tehnologije i uređaje koji nas okružuju svaki dan i naučite kako otkriti zanimljivosti na Internetu.