Kako postaviti odgovor za e-poštu izvan urednika prije nego što krenete na putovanje

Ne biste li voljeli otići na odmor znajući da ne morate provjeravati svoju e-poštu? Ako se ne možete pouzdati u pomoćnika koji će težiti vašoj digitalnoj komunikaciji dok niste kod kuće, sljedeća najbolja stvar je poruka "izvan ureda".

Evo nekoliko savjeta kako postaviti odgovor na Gmail i što treba imati na umu.

Smanjite teret prije polaska

Obavezno uklonite pretinac pristigle pošte 6 načina da se vratite u pretinac pristigle pošte 6 načina da povratite poštu s mailom Postoji li još nešto što je korisno, rasprostranjeno i frustrirajuće kao i poštanska pošta? Zauvijek je tu i stalno ga koristimo, i sve dok ga mi nastavljamo koristiti, ljudi poput mene će… i odgovarati na otvorene zahtjeve prije nego što odete. Obavijestite da ćete otići. Na primjer, u potpis e-pošte možete dodati datume zakazanog vremena boravka koje također možete imati koristi od potpisa potpisa e-pošte od kojih možete imati i koristi od potpisa e-pošte. Potpis govori o nekoj osobnosti. Kao što dvoje ljudi teško piše slično, tako se i drugačije potpisuju. Tako je nastala "znanost" o grafologiji. Ali digitalno doba i e-pošta… tjedan ili dva prije vašeg putovanja. Na taj način će vaši kontakti vjerojatno preplaviti pretinac pristigle pošte kada nema više.

Ako još nemate sustav za upravljanje e-poštom, ovo je vrijeme da se upoznate s Inbox Zero Flowchart Održavajte Inbox Zero Daily s ovom dijagramom održavanja Inbox Zero Daily s ovom dijagramom osobno, pokušavam održati Inbox Zero uprkos svakodnevnom primanju preko 500 e-mailova. To je nula nepročitanih poruka e-pošte - tako je, obraćam se svakoj e-pošti koja mi je poslana svako jutro. I vjerujte…. Ukratko izbrišite e-poštu koja nisu relevantna, delegirajte zadatke koje ne možete sami riješiti, odmah riješite zadatke ako traju manje od dvije minute, ili ih stavite na svoj popis obaveza ako vam treba duže od toga.

Možda biste se htjeli odjaviti i na pretplatu na newslettere. Očistite svoju mapu pristigle pošte: Brzo odjavite pretplatu na više biltena ovim alatima. Očistite svoju pretinac pristigle pošte: Brzo odjavite pretplatu na višestruke biltene. Većina biltena koji pune našu mapu pristigle pošte ne prodaju lijekove niti nude novčane nagrade - to su originalni bilteni od pouzdanih kompanija koje smo i sami pretplatili ..., ako nećete otići na duže vrijeme.

Pripremite svoj automatski odgovor za e-poštu

Bez obzira koliko dobro komunicirali na rasporedu, ljudi će i dalje pokušati stupiti u kontakt s vama. Automatski će ih podsjetiti na vašu odsutnost. Slijedite ovu strategiju:

• Dodati kontakt informacije za hitna pitanja na vaš automatski odgovor. To bi mogla biti adresa e-pošte pouzdanog kolege ili telefonski broj pod kojim vas može hitno dobiti.
• Postavite automatski odgovor samo osobama s vašeg popisa kontakata. Na taj način se slučajnim ljudima onemogućuje da dobiju vaš hitni broj ili druge kontaktne podatke.
• Postaviti prosljeđuje za važne e-poruke. Ako očekujete da se javite od neke određene ili određene teme, pobrinite se da se te važne poruke e-pošte usmjere na kolegu koji može odmah odgovoriti..

Postavljanje Gmail Odgovora za odmor

Možete pronaći Gmail-ove Odgovor na odmor pod općim postavkama. Kliknite zupčanik u gornjem desnom kutu pristigle pošte i pomaknite se do dna General kartica. Odaberite datume, sastavite svoju poruku u WYSIWYG (formatirani / obogaćeni tekst) ili Običan tekst, i uključite odgovorni za odmor. Da biste spriječili da stranci ili neželjeni pošiljatelji dobivaju dodatne kontaktne podatke ili saznaju da je vaš račun e-pošte aktivan, odaberite odgovor poslati samo osobama u vašim kontaktima. Gmail vam omogućuje postavljanje prvog i neobaveznog zadnji dan, što znači da se nećete morati sjetiti da isključite automatski odgovor kad se vratite.

Proslijedi odabrane e-poruke pomoću filtera Gmail

Odgovor na godišnji odmor uobičajena je poruka koja se - dok je aktivna - šalje svima (na vašoj listi kontakata) koji vam pošalju e-poštu. Kao što je gore spomenuto, neke će adrese e-pošte možda trebati neposredan i osobni odgovor. Tu se pojavljuju Gmail filtri.

Imajte na umu da u Gmailu e-poštu možete prosljeđivati ​​samo na potvrđene adrese e-pošte. Ako e-poštu želite proslijediti kolegi, trebat će vam njihova pomoć. Kliknite zupčanik u gornjem desnom kutu pristigle pošte na Gmail, odaberite postavke, i prebacite se na Kartica za prosljeđivanje i POP / IMAP. Kliknite gumb Dodajte adresu za prosljeđivanje gumb, unesite adresu e-pošte za prosljeđivanje i kliknite Sljedeći da pokrenete potvrdnu e-poštu. Kolega će dobiti kôd i upute kako potvrditi zahtjev. Ako vam prosljede poruku e-pošte, možete i sami unijeti potvrdni kôd da biste potvrdili njihovu adresu e-pošte.

Da biste postavili filtar, proširite opcije pretraživanja iznad pristigle pošte na Gmailu. Unesite pošiljateljevu adresu e-pošte u polje iz polje ili ključne riječi u predmet ili ima riječi polje. Možete dodati nekoliko adresa e-pošte i koristiti pretraživače Postanite bolji u pronalaženju stvari s tražilicama: Objasnjena logična logika pretraživanja postanite bolja u pronalaženju stvari s tražilicama: Objasnjena logična logika pretraživanja Potrebno je samo Google-ove tisuće poslužitelja pola sekunde da upitate približno 50 milijardi indeksiranih stranica, potrebno vam je znatno duže skeniranje samo prve stranice rezultata pretraživanja. Povrh svega,… za povezivanje više ključnih riječi.

Klik stvorite filtar ovim pretraživanjem u donjem desnom kutu i u sljedećem prozoru odaberite svoju radnju. U primjeru prikazanom u nastavku odabrao sam adresu e-pošte za prosljeđivanje i primijenio oznaku na prosljeđenu e-poštu. Ako to učinite, brzo možete prepoznati proslijeđene e-poruke na temelju njihove oznake nakon što se vratite s godišnjeg odmora.

Umjesto prosljeđivanja e-poruka, možete postaviti i prilagođeni odgovor konzerviranog e-pošte Brže i bolje s konzerviranim odgovorima. E-pošta brže i bolje s odgovorima konzerviranih nemate vremena za kuhanje ručka? Nema problema, uzmite konzervu. Treba vam malo kampiranja koje neće ići loše? Polako, nabavite konzerviranu hranu. Jeste li umorni od tipkanja istih odgovora e-pošte? Isprobajte konzervirane e-poruke! Razmislite ... za određene pošiljatelje ili teme. Yaara je prethodno objasnio kako to točno funkcionira.

Završne pripreme prije odlaska

Bilo bi razočaravajuće ako vaš pažljivo postavljeni sustav ne uspije. Zamislite stres nakon povratka. Važno je da testirate svoje izvan uredske poruke i naprijed prije nego što krenete. Možete koristiti vlastitu sekundarnu adresu e-pošte i prividne filtre za testiranje autorespondera, filtera i prosljeđivača.

Ono što bi bilo jednako sramotno je ako je odgovor na godišnji odmor ostao aktivan dugo nakon što ste se vratili kući. Ako imate popis obaveza ili kalendar, napravite zadatak ili raspored da biste isključili automatsko odgovaranje i / ili filtere po povratku.

Evo kratkog sažetka cijelog postupka od Stevea Dotta:

Što učiniti kad se vratite

Nadamo se da je vaš sustav funkcionirao, a sve hitne poruke e-pošte riješio je vaš ljubazni kolega. Kad ste spremni za rješavanje mape pristigle pošte, slijedite ove korake:

• Isključite odgovor na godišnji odmor.
• Onemogući filtere i naprijed usmjerene na godišnji odmor.
• Krenite kroz pristiglu poštu pomoću Inbox Zero strategije 4 jednostavna koraka za postizanje i održavanje mape pristigle pošte u Gmailu 4 jednostavna koraka do postizanja i održavanja ulazne pošte u Gmailu gore navedenih.
• Provjerite mapu Poslano ili naljepnicu koju ste upotrebljavali da biste vidjeli koje su e-poruke proslijeđene ili ste dobili konzervirani odgovor.
• Stupite u kontakt s kolegama koji su obrađivali hitne poruke e-pošte i zamolite ih da vas dovedu do brzine.
• Slijedite gdje je potrebno.
• Po potrebi se pretplatite na biltene.

To se može učiniti i u drugim klijentima e-pošte?

Sigurno. Možete postaviti filtre automatskog odgovora u programu Thunderbird Kako postaviti Mozilla Thunderbird za automatske odgovore i zakazane poruke e-pošte Kako postaviti Mozilla Thunderbird za automatske odgovore i zakazane poruke e-pošte Ako je poruka e-pošte neodoljiva, možda je vrijeme za postavljanje automatskog odgovora odgovori i zakazane poruke e-pošte. Evo kako to učiniti u Mozilla Thunderbirdu, cross-platformi, besplatnom klijentu e-pošte za desktop sa otvorenim kodom. , koje smo prethodno pokrivali. Outlook vam omogućuje i postavljanje obavijesti izvan ureda.

Koristite li drugog klijenta e-pošte ili imate više savjeta za rukovanje automatskim odgovorima putem e-pošte? Izrazite i podijelite svoja pitanja ili uvide u komentarima!

Kreditna slika: Inbox Zero putem hiperdostrojavanja putem Flickr-a