Kako postaviti e-poštu izvan službenika za odgovor u programu Outlook

Što dobivate kada kombinirate dvotjedni odmor sa užurbanim radnim životom? Divovski projekt koji vas čeka nakon povratka kući - samo probijanje svih tih poruka e-pošte! Pričekajte - zašto ne omogućite Out of Office Responder u Outlooku i automatizirate neke od njih?

Ovdje na MakeUseOf-u smo objavili kako se to radi u Gmailu, poput Tininih uputa za odgovor na godišnji odmor Kako postaviti e-poštu van odgovornika iz ureda prije nego što krenete na putovanje Kako postaviti e-poštu izvan službenika za odgovor prije nego što nastavite putovanje. Ne biste li voljeli otići na odmor znajući da ne morate provjeravati svoju e-poštu? Ako se ne možete osloniti na pomoćnika dok niste kod kuće, obratite se odgovorima za Gmail u Gmailu. i Markov način postupanja pomoću filtra e-pošte Stvorite automatski odgovor e-pošte pomoću novog filtra u Gmailu Stvorite automatski odgovor e-pošte pomoću novog filtra u Gmailu. Jedan klijent kojeg još nismo pokrili je Outlook. Nažalost, za razliku od Gmaila, besplatna verzija programa Outlook.com ne nudi značajku odgovora izvan ureda. Međutim, ako imate Outlook 2010 i račun na MS Exchange poslužitelju - koji mnoge tvrtke pružaju zaposlenima - onda ste sretni.

Korištenje pomoćnika izvan ureda u programu Outlook

Microsoft je učinio iznimno jednostavnim postavljanje automatiziranog sustava koji će poslati trenutne odgovore svima onima koji vam pošalju e-poštu dok ste izvan svog ureda. Nije važno je li tijekom 24 sata ili tijekom dvotjednog odmora, možete konfigurirati Outlook klijent da odgovara onako kako želite i za točno koliko vam treba vremena.

Da biste došli do tih postavki u programu Outlook 2010, ispod gumba Windows Logo odaberite Informacije. Ovdje ćete vidjeti veliko dugme koje glasi “Automatski odgovori” s vratima i ikonom strelice.

Kliknite gumb Automatski odgovori za pokretanje Outlookova alata Out of Office. Skočni prozor koji ćete vidjeti je puno napredniji nego što možete zamisliti. Na prvi pogled to je brz način da se omogući “Šaljite automatske odgovore” i samo upišite kratku napomenu da će Outlook u vaše ime automatski slati svima koji vam pošalju e-poštu. Svaki korisnik usluge Google+ može vam poslati e-poštu na Gmailu sada (i evo kako to onemogućiti) Svaki korisnik usluge Google+ može vam poslati e-poštu na Gmailu sada (i Evo kako to onesposobiti) Od danas će vam svaki korisnik Google+ moći poslati poruku na vaš Gmail. Da biste poslali poruku, sve što trebate je dodati tu osobu u svoj Google+. .

Međutim, pomnijim pregledom vidjet ćete da je ovdje puno više funkcionalnosti nego što se vidi na oku.

Prije svega, možete definirati određeno razdoblje kako biste omogućili značajku automatskog odgovora, tako da kad se vratite s godišnjeg odmora, ne morate brinuti o tome da ga isključite!

Također ćete primijetiti da postoje dvije kartice. Onaj s lijeve strane je za postavljanje automatskog odgovora. Nemojte mi slati tekst: Automatski odgovarati na tekstualne poruke dok ste zauzeti Nemojte mi slati tekst: Automatski odgovarati na tekstualne poruke dok ste zauzeti samo za ljude koji vam pošalju e-poštu iz društvo.

Kartica na lijevoj strani je gdje možete postaviti određeni odgovor svima koji e-poštom pošalju e-poštu izvan vaše korporacije.

Postavljanje pravila e-pošte

Primijetit ćete na dnu ovog prozora, naizgled beznačajno malo dugme s oznakom “Pravila ... ”

Ovaj je gumb zapravo prilično značajan jer vam omogućuje daljnje definiranje načina na koji će Outlook automatski odgovoriti definiranjem određenih osoba, riječi u subjektu ili tijelu ili je li e-pošta poslana izravno ili CC'd.

Ovdje možete stvoriti vrlo specifična pravila. Na primjer, možete stvoriti pravilo da ako vam majka pošalje e-poštu, možete ga proslijediti na osobni račun koji ćete nadzirati tijekom odmora (ili ga poslati izravno u smeće, ovisno o vašem odnosu s majkom).

Kada još kliknete na, ono postaje još zanimljivije “Napredna… ” dugme.

Ovdje možete definirati više detalja o tome na koje poruke želite odgovoriti na drugačiji način od standardnog automatskog odgovora. Možete odabrati poruke iznad ili ispod određene veličine, kada su primljene, njihovu razinu važnosti i još više.

Stvorite Out of Office Responder s e-poštom pravila

Saikat je dao nekoliko savjeta o korištenju Outlook filtera MS Outlook Savjet: Kako automatski organizirati dolazne e-poruke MS Outlook Savjet: Kako se automatski organizirati dolazne e-poruke prije, a Jack je isto učinio za filtere Google, Hotmail i Yahoo Kako postaviti filtre e-pošte u Gmailu , Yahoo Mail i Outlook Kako postaviti filtre e-pošte u Gmail, Yahoo Mail i filtriranje e-pošte Outlook vaš je najbolji alat za održavanje uredne i poštene pošte. Evo kako postaviti i koristiti filtre e-pošte u Gmailu, Yahoo Mail i Outlook. , Ako razmislite, Out of Office Responder je zapravo alternativna verzija onoga što biste mogli učiniti ako samo kliknete Upravljanje pravilima iz izbornika Outlook.

Pomoću čarobnjaka za pravila samo se pomaknite dolje do opcije da biste provjerili ima li poruka “primljeni u određenom rasponu podataka”.

Definirajte to razdoblje od trenutka kad krenete na odmor, do trenutka kad se planirate vratiti kući.

Konačno, sve što morate učiniti je definirati odgovor ili radnju koju želite da pravilo izvrši kad dolazne poruke udovoljavaju ovim kriterijima, a u suštini imate odgovornog urednika!

Kao što vidite, nema razloga da ne možete odgovarati na poruke e-pošte čak i kad ste na odmoru! Sve što trebate učiniti je izdvojiti vrijeme da kažete Outlooku kako biste željeli da odgovori za vas, a ljudi će pomisliti da ste jednako produktivni kao i nekada, čak i dok sjedite na plaži pijuckajući margaritu.

Na koji kreativan način koristite Outlook's Out of Office Responder? Imate li dobre savjete ili priče za ispričati? Podijelite ih u odjeljku s komentarima u nastavku!

Slikovni krediti: ruka robota Via Shutterstock