Kako koristiti Evernote kao alat za upravljanje projektima

Kad sam odlučio da moram ponovno preuzeti kontrolu nad Evernoteom Kako očistiti nered Evernote za čistiju Napomenu Kako očistiti Evernote Clutter za čistiju Napomenu Uzimanje Evernote je ladica bezvrijednog digitalnog života. Poput ladice za smeće u našim domovima, moramo je čistiti i organizirati svako toliko često. Evo glavne strategije. , Imao sam 19 bilježnica koje su sadržavale preko 500 bilješki (to je bilo nakon što sam nedavno izbrisao 1.000 bilješki u vjerojatno osam ili deset bilježnica). Imao sam 43 oznake, većina sa samo nekoliko bilješki.

Neke su moje bilježnice imali “koristan” članaka. Neki su se držali mojih ciljeva i listova za praćenje navika. Drugi su imali neke stvari za koje sam smatrao da su smiješni, recepte, stvari vezane uz karijeru i financijske podatke. Ukratko, bio je to veliki nered.

Evo kako sam ovaj kaos pretvorio u fantastičan osobni sustav upravljanja projektima i što vas može naučiti o brizi o svom postavljanju Evernote.

1. Očistite bilježnice

Ovo je težak dio. Morao sam se riješiti puno stvari. Da bih to brzo obavila, preskočila sam svaku bilježnicu i upitala se postoji li nešto zbog čega bih se definitivno vratila ili je ne bih mogla lako pronaći na mreži.

U većini slučajeva nije. Uvijek bih mogao potražiti savjete o samostalnom izdavanju knjiga ili podnošenju poreza uz brzo pretraživanje Googlea. Smanjio sam postojeći račun Evernotea na sedam bilježnica.

Neobvezni dio ovog koraka je konsolidacija. Ako na istu temu imate veći broj bilješki, možete ih kopirati i zalijepiti u jednu bilješku. Na primjer, imam puno bilješki o upitima i pismima. Sve će to biti u jednoj bilješci.

Također možete objediniti bilježnice u hrpe. Ja sam, na primjer, kombinirao “Humor” i “media” u a “Zabava” snop da im ne zaguši navigacijsku traku.

2. Napravite bilježnice i nizove projekata

Sada ćete morati stvoriti bilježnice i hrpe za svoj sustav upravljanja projektima. Stvorit ću sljedeće hrpe i bilježnice:

• Iskoristiti
  • Članci
  • Longforms
• Hubstaff
  • Blog
  • Konverzija
  • Bilten
• drugo
  • Planinski tjednik
  • Knightworks
  • Kartonska Republika
  • Povremena igra Insider

Siguran sam da će se i drugi pojaviti, ali s tim ću započeti. Dodao sam i brojeve tako da ostanu u mom preferiranom redoslijedu na vrhu popisa bilježnica:

Sada mogu što brže doći do hrpa i bilježnica kojima moram pristupiti.

3. Napravite glavni popis

Čak i ako imate dobro organiziran sustav prijenosnih računala, tražit ćete središnje mjesto na koje će se referirati vaši različiti projekti. Kao primjer, evo mog trenutnog glavnog popisa:

Na svom glavnom popisu zabilježio sam različite poslove freelancinga i ugovora koji obavljam, zajedno s cijenama plaća za svaku. To mi pomaže da se sjetim kako dajem prednost svom vremenu. Ovdje će se dodati i kratkoročni projekti tako da ne zaboravim raditi na njima.

Kao što vidiš, “Slobodne parcele” je povezan - ta me veza vodi do bilješke u kojoj pratim svoje potencijalne zaloge. Umjesto toga, ona bi mogla ići na proračunsku tablicu Google diska, ploču Trello ili bilo što drugo što bi bilo korisno.

Imam i “Potencijalni / stražnji plamenik” odjeljak za praćenje stvari koje bih Kao raditi na tome, ali trenutno nemate vremena. Opet, ovo služi da stvari ostanu pri vrhu moje misli.

Naravno, svoj matični popis možete prilagoditi koliko želite. Možete uključiti nadolazeće rokove dospijeća ili veze do mnogih drugih bilješki. Ili zadržite popis zadataka 7 savjeta za bolji izbor popisa zadataka 7 savjeta za bolje upravljanje popisom obaveza Da li vaš popis obveza čini noćne more? Možda pokušavate odraditi previše odjednom. Potreban je razumno sastavljen popis zadataka za učinkovit radni tijek. Možemo pomoći. što vas podsjeća na ono što trebate učiniti za svaki projekt.

Ova bilješka trebala bi vam služiti kao nadzorna ploča. Ovisno o vrstama projekata koje imate, morat ćete je prilagoditi najkorisnijim informacijama za vašu specifičnu situaciju. Kad niste sigurni na čemu ćete raditi, ovo je mjesto kamo idete.

Možete koristiti i ovaj odjeljak za glavni popis zadataka. Lako je dodati potvrdne okvire u Evernote bilješke: samo pritisnite gumb za potvrdu na vrhu bilješke.

4. Organizirajte projektne bilješke

Postoji mnogo različitih načina na koje možete organizirati svoje bilješke o projektima u svoje bilježnice.

Radije imam puno informacija u svakoj bilješci kako bih mogao otići na jedno mjesto da bih potražio informacije. Primjerice, u svojoj bilježnici Pisanje imam nekoliko bilješki koje sadrže ogromnu količinu informacija o jednoj temi.

Moj “newsgathering” bilješka sadrži brojne članke o pronalaženju stvari o kojima treba izvještavati. U sebi ima gotovo 9000 riječi.

Ovo je jedna od najkorisnijih stvari koje sam učinio svojim bilješkama.

Možda biste htjeli zadržati svaki od tih članaka u drugoj bilješci. Sve ovisi o vašem osobnom organizacijskom stilu. Ovdje je glavna stvar čuvati što je moguće više podataka u vašim bilježnicama.

Sve vaše bilješke, bilješke, planovi, projekti, relevantne poruke e-pošte (ako se odlučite) i sve ostalo što se tiče vašeg projekta trebaju ostati u tim bilježnicama..

Naravno, to možda nije uvijek moguće. Ako vaša tvrtka upravlja projektom Trello Vodič za Trello za život i upravljanje projektima Vodič za Trello za život i upravljanje projektima Trello vam može pomoći da se organizirate. To je besplatan alat za upravljanje bilo kojom vrstom projekata. Pročitajte ovaj vodič kako biste razumjeli njegovu osnovnu strukturu, navigaciju i kako vam Trello može biti koristan. , možda će vam najbolje poslužiti ako se povežete s tom Trello pločom sa svog matičnog popisa. Ali što više informacija treba biti lako dostupno iz vaše bilježnice s projektima.

5. Dodajte prečace

Smisao osobnog sustava upravljanja projektima je osigurati da možete pronaći sve što vam treba kad vam zatreba. To je upravo ono što vam prečice pomažu.

Iako će vam bilježnice i snopići biti svedeni na najmanju moguću mjeru, lakše ćete pronaći stvari, vjerojatno postoje bilješke ili bilježnice koje želite otvoriti jednim klikom. Samo povucite bilježnice ili bilješke u područje prečaca da biste ih tamo zaključali, gdje ih možete uvijek pronaći.

6. Postavljanje podsjetnika i rokova

Evernoteovi podsjetnici i rokovi roka korisni su kada upravljate većim brojem projekata. Dodavanje podsjetnika jednostavno je kao i klik na sat na vrhu bilo koje bilješke i odabir datuma podsjetnika. Vidjet ćete i sve bilješke na koje imate podsjetnike pri vrhu bilježnice:

Dodajte podsjetnike bilješkama s kojima se morate baviti određenog dana.

Podsjetnike obično postavljam prije datuma dospijeća, pa na vrhu bilješke bilježim datum dospijeća. Ovo mi omogućuje da ga vidim u isječku:

Imajte na umu da ako imate gomilu različitih zadataka u jednoj bilješci, nećete moći postaviti različite podsjetnike za svaki zadatak. Možete postaviti samo podsjetnik za cijelu bilješku, tako da je možda bolje da svaki zadatak ostane u drugoj bilješci.

Pogledajte dodatne savjete kako se sjetiti svega pomoću Evernote-a Kako koristiti Evernote-ove tajne za pamćenje svega Kako koristiti Evernote-ove tajne za pamćenje svega Evernote nam želi pomoći da se svega sjećamo. Ako to ne uspijete, upotrijebite ovaj tijek rada da biste se prisjetili svojih najvažnijih napomena. .

7. Razviti sustav oznaka

Kao i s još nekoliko stvari, način na koji koristite oznake ovisi o načinu upravljanja projektima. Na primjer, možda želite određenu oznaku za određene vrste projekata - ja bih to mogao upotrijebiti “pisanje,” “montaža,” “istraživanje,” “analitika,” i tako dalje.

Umjesto toga možete upotrijebiti oznake prioriteta: visoka, srednja, niska; 1,2, 3; sada, sutra, sljedeći tjedan; ili bilo koji sličan sustav. Možete koristiti sustav za prikupljanje i arhiviranje kakav je izložen u ovom fenomenalnom članku o oznakama Evernote Najbolji način organiziranja Evernote: Koristite oznake Najbolji način za organiziranje Evernote: Koristite oznake Je li vaš Evernote ogroman nered? Pokazujemo vam jednostavnu prilagodbu koja će vam pomoći organizirati svoje bilješke kao nikad do sada. .

Mnogi su osmislili sustave označavanja za metodu produktivnosti Getting Things Done. Organizirajte 2015: naučite borilačku vještinu postizanja gotovih stvari [Stvari za gledanje] Organizirajte 2015: naučite borilačku vještinu postizanja gotovih stvari [Stvari za gledanje] Ikad se zapitate zašto su uspješni Čini se da pretjerani uspjesi uvijek održavaju cool glavu? , Code sa Sonijom ima izvrstan primjer korištenja širokog raspona ugniježđenih oznaka kako bi se njezine bilješke razvrstavale na temelju onoga što jesu, kada se ona treba pobrinuti za njih i lokacije s kojom su povezani.

Ili možete odlučiti ne koristiti oznake. Naginjem se bez njih, i upravo Evernoteove sjajne mogućnosti pretraživanja pronalaze ono što trebam. Na tebi je.

8. Integrirajte ostale aplikacije

Evernote ima puno sjajnih integracija koje mu pomažu da rade zajedno s drugim aplikacijama. Feedly i Pocket mogu članke slati izravno Evernoteu. Trello ima mogućnost napajanja pomoću koje možete povezati bilješke i kartice. Zapamtite da se mlijeko može sinkronizirati s Evernoteom kako bi se podsjetnici pojavili u vašoj aplikaciji za upravljanje zadacima.

Ako koristite drugu aplikaciju za upravljanje zadacima, TaskClone vam može pomoći pri sinkronizaciji. Zapier i IFTTT povezuju Evernote sa svim vrstama drugih aplikacija. Da biste dobili predstavu o tome što možete učiniti, pogledajte vrhunske Evernote recepte u IFTTT-u. Možete učiniti puno sjajnih stvari, ovisno o uređajima i drugim aplikacijama koje koristite.

Što više možete automatizirati, to bolje!

9. Surađujte

Ako koristite Evernote kao osobni sustav upravljanja projektima, vjerojatno nećete trebati koristiti mnoge alate za suradnju. Ako radite s drugima koji koriste Evernote, oni mogu biti izuzetno vrijedni - komunikacija je presudna za učinkovito upravljanje projektom. 5 najboljih savjeta za upravljanje projektima za početnike 5 najboljih savjeta za upravljanje projektima za početnike ako preuzimate ulogu voditelja projekata za prvi put, evo samo pet savjeta za upravljanje projektima koji će vam pomoći da započnete. , nakon svega.

Dijeljenje bilješki je jednostavno kao pogoditi Udio gumb na vrhu bilješke poslati vezu e-poštom. Na ovaj način možete lako dijeliti bilješke i bilježnice, a javnu vezu do bilješke možete objaviti na društvenim mrežama.

Razgovaranje s suradnicima može vam biti od koristi, posebno ako imate suradničku bilježnicu koju svi koristite. Pogoditi Datoteka> Novi chat ili Pregled> Radni chat za otvaranje dijaloških okvira za chat. U gornju traku prozora za chat upišite ime ili adresu e-pošte i pređite na chat.

Upravljanje projektom Evernote za svoj život

Evernote je sjajno mjesto za jednostavno bacanje svih stvari za koje mislite da će vam trebati u budućnosti. Ali kada se postavi kao visoko organiziran sustav upravljanja projektima, bit će mnogo korisniji. A te principe ne morate primjenjivati ​​samo za rad: oni mogu biti i za osobne projekte. Stvarno, oni se uopće mogu koristiti za bilo što.

Stoga očistite svoj neuredni račun Evernote, organizirajte ga i napravite plan. Bit će vam drago da jeste.

Pogledajte i monday.com za timsku suradnju Kako monday.com može nadopuniti suradnju vašeg tima Kako monday.com može nadopuniti suradnju vašeg tima monday.com nudi moćne alate za suradnju i organizaciju za vaš tim. Evo zašto biste ga trebali pokušati. na vašim projektima.

Slikovni krediti: Mikhail Mishchenko / Shutterstock