Kako napisati savršenu profesionalnu e-poštu (potpomognutu podacima)

  • Joseph Goodman
  • 0
  • 2627
  • 159
Oglas

Pisanje učinkovitih poruka e-pošte čini se dovoljno jednostavnim. Ali ako želite da vaše e-poruke djeluju još bolje, imajte na umu sljedeća znanstvena pravila.

U prošlosti smo naveli 12 razloga zbog kojih ljudi još uvijek ignoriraju vaše poruke e-pošte. 12 razloga zašto ljudi još uvijek ignoriraju vaše e-poruke 12 razloga zašto ljudi i dalje ignoriraju vaše poruke e-pošte Da li se često borite s privlačenjem ljudi da odgovore na vaše e-poruke? Pokazujemo vam zašto ljudi mogu zanemariti vašu e-poštu i kako ih navesti da primijete i reagiraju na vašu poruku. , Čak smo vam dali detaljne upute o tome kako zauzeti ljude da odgovore na vaše poruke. 6 načina da zauzeti ljudi odgovore na vaše poruke e-pošte. 6 načina kako zauzeti ljudi odgovore na vaše poruke e-pošte Postoji čitav različit skup pravila kada dolazi do slanja e-pošte koja će potaknuti ili obeshrabriti osobu da pritisne gumb "odgovori" i odgovori na vas. Saznajte pravila o uspjehu putem e-pošte. , Ali sada je vrijeme za dijeljenje još određenih, djelotvornih savjeta - potkrepljenih podacima.

Svaki od ovih savjeta ne samo da poboljšava šanse da vaše e-poruke budu pročitane, već i da ćete dobiti pozitivan odgovor od tih e-poruka. Ovo je važno jer je e-pošta i dalje glavni oblik komunikacije u poslovnom svijetu. Znajući kako stvarati učinkovite e-poruke, dajete definitivnu prednost nad svojim kolegama.

1. Pridržavajte se Uvjeta s imenom

To zvuči očito, ali ako stvarno želite da ljudi obraćaju pažnju kada dobiju e-poruku od vas, upotrijebite njihovo ime. I koristite ga više puta.

Istraživanje objavljeno 2006. godine pokazalo je da nekoliko mozga ima regije “pokažite veću aktivaciju vlastitom imenu”, pružajući dokaze da “slušanje vlastitog imena ima jedinstvenu aktivaciju mozga”.

Korištenje imena primatelja u predmetu e-pošte i Tijelo e-pošte je, dakle, psihološki trik koji može privući pažnju. Zatvaranje s “Nadam se da se čujem uskoro, Stan” je daleko učinkovitiji od pukog “Nadam se da ćemo se čuti uskoro”.

2. Prigrlite The Halo efekt

Na ljude utječu ljudi kojima vjeruju. Ako menadžer savjetuje da stupite u kontakt s direktorom vaše tvrtke, navedite tog menadžera u svom uvodnom e-mailu. Hladne e-poruke užasno su primati. Pokazivanje da imate potporu nekoga kome se primatelj vjeruje je izuzetno važno.

To je dijelom zbog teorije koja se zove Halo efekt. Ovo je svojevrsna pristranost potvrde. U ovom bi slučaju pristranost vjerojatno poboljšala redateljev opći dojam o vas jednostavno zbog njihovog povoljnog dojma menadžera koji vas je uputio.

Ipak, ne morate se spominjati nadređenih. Oslanjanje na stavove i ideje stručnjaka, kupaca, zajedničkih prijatelja i gužvi također može ojačati vašu e-poštu, pod uvjetom da primatelj cijeni poglede ljudi na koje se pozivate.

3. Budite ljuti ili sretni. Ali nikad neutralan

Kada Bumerang, vodeća Gmail aplikacija, analizirala je njene podatke, otkrili su nešto nevjerojatno zanimljivo. “Jedan od najznačajnijih čimbenika u određivanju stope odgovora jest koliko su pozitivne (riječi poput velike) ili negativne (riječi poput loše) riječi u poruci”.

Oboje umjereno pozitivni i negativne e-poruke primile su 5-15% više odgovora od neutralnih. Kao što je rečeno, izrazito neprijateljski nađene e-mailove 10 savjeta za rješavanje problema s ljutim, trolovskim ili bezobraznim porukama 10 savjeta za rješavanje problema s ljutim, trolovskim ili nepristojnim e-mailovima Nevjerojatno je frustrirajuće provjeriti vašu pretinac pristigle pošte samo kako biste pronašli potpuno mrznju poruku. Zašto u svijetu ljudi tako djeluju? Uz spomenuto, trebali biste naučiti kako se obraniti dok ste… dobili jedva ikakav odgovor. Prekomjerno laskavi e-pošti, također, nisu mnogo bolji. Drugim riječima, pređite na svoje osjećaje, ali ne pretjerujte.

4. Neka bude kratko (Ali kako kratko?)

Ja znam ja znam. Tu će biti izuzeci. Jedno od mojih najdražih cerebralnih sučelja Inteligentni sadržaj u 2016. godini s ovih 35 web mjesta Inteligentni sadržaj u 2016. godini s tih 35 web mjesta Svi bismo trebali učestalije čitati tih 35 web mjesta. Ako se umorite od srušenih sadržaja, ove godine naredite ove stvari super zamišljenim s ovim super popisom. , Pranje mozgova šalje nevjerojatno duge poruke e-pošte koje je drago čitati. Ali u cjelini, podaci sugeriraju da treba izbjegavati dugačku e-poštu.

Zapravo, zajedno s tim informacijama o vrstama riječi koje biste trebali koristiti u svojim porukama, Boomerang je također pronašao “idealan” duljina e-pošte. Na temelju njihove analize od 40 milijuna e-poruka, ustanovili su da oni koji sadrže ne više od 50-175 riječi imaju najviše šanse za odgovor (49-50%). Tome u prilog idu i nalazi studije MIT iz 2010. godine.

Ovo je savjet o mudraca, ali nije uvijek praktičan. Ali lekcija je da e-mailovi budu sažeti. Jedan od načina za to je pretplata na filozofiju Five Sentences i nikada ne šaljite e-poštu dulje od pet rečenica. Kao investitor i autor Guy Kawasaki rekao je za Entrepreneur.com, “manje od pet rečenica je često naglo i nepristojno, više od pet rečenica gubi vrijeme.”

5. Koristite Riječ “Jer”

Ako imate drskosti da zamolite nekoga da nešto učini za vas, barem mu recite zašto. To znamo od 70-ih, kada je profesorica psihologije na Sveučilištu Harvard, Ellen Langer objavila studiju u kojoj je istaknula važnost riječi “jer”.

Prečesto primamo e-poštu koja samo nešto zahtijeva (“Možete li mi poslati taj izvještaj do 14:00?”), bez objašnjenja zašto. Ali uvođenjem riječi “jer” na naš zahtjev (“Možete li mi poslati ovo izvješće do 14 sati, jer ga treba urediti do 17 sati), šanse za usklađenost povećavaju se.

Prema toj studiji, to bi moglo biti “ljudi idu na "automatsko" ponašanje ... kao oblik heurističke ili prečice. I kad čujemo riječ "jer", a slijedi razlog (bez obzira koliko je hrom razlog), tjera nas da se pokorimo.”

6. Ne nudite više od 3 izbora

Paradoks izbora je to gdje imamo toliko mogućnosti da bismo postali paralizirani. Kako biste osigurali da vaše e-poruke ne rezultiraju paradoksom izbora, pokušajte ne nuditi više od tri mogućnosti.

Ljudski um voli čaroliju tri. Zbog toga na Olimpijadi dajemo tri medalje. Analiziramo stvari u smislu optimističnih, realističnih i pesimističkih (ili visokih, srednjih i niskih). I zato su ekonomska tržišta često zrela za dom samo tri glavna konkurenta.

Što se tiče odlučivanja, volimo se osloniti i na tri razloga, odnosno na tri izbora. To se pokazalo istraživanjem pod naslovom Kad tri čari ali četiri alarma, koju su provela dva znanstvenika o ponašanju. Primijenjeno na slanje e-pošte, ako dogovarate sastanak ili poziv, pokušajte dati samo tri opcije vremena i datuma. Alternativno, možete upotrijebiti alat za zakazivanje sastanaka poput Doodle, koji smo pregledali Doodle Uklanja frustraciju zakazivanja sastanaka ili događaja Doodle uklanja Frustraciju zakazivanja sastanaka ili događaja Često zakazivanje sastanka ili događaja za koje se grupa ljudi može složiti. može biti jednako frustrirajuće i dugotrajno kao pronalaženje djece izgubljene u prometnom centru. Internetska web anketa,… u prošlosti.

7. Pišite na trećoj razini

Razina ocjene čitanja vaših e-poruka može imati ogroman učinak na stope odgovora. Prema Boomerangu, postotak odgovora na e-poruke napisane na razini koledža iznosio je samo 39%. Najučinkovitija ocjena čitanja bila je treća ocjena koja je postigla stopu odgovora od 53%.

Razina čitanja uglavnom se utvrđuje gledanjem “broj sloga u vašim riječima i broj riječi u vašim rečenicama.” Da biste tada poboljšali stopu odgovora, kratke su i rečenice i riječi. Da biste provjerili ocjenu čitanja vlastitih e-poruka, kopirajte ih i zalijepite u alate kao što su čitljivost-ocjena ili Hemingway Editor.

8. Ispitajte svoj tekst

Za dulje adrese e-pošte to ne znači, ali za kraće e-poruke, lektoriranje se često zanemaruje. Ovo je loša ideja.

U studiji iz 2001. godine, Larry Beason pokazao je da pogreške u pisanju (uključujući pravopisne i gramatičke pogreške, kao i logičke pogreške) imaju nekoliko negativnih učinaka na percepciju pisca.

Kad čitatelj primijeti pogrešku, automatski daju pretpostavke o piscu. U ovoj studiji najčešće su pretpostavke bile da je pisac neispravan mislilac, a ne detaljna osoba, loš komunikator i / ili slabo obrazovan.

Ovo su neki prilično štetni atributi za koje možete izbjeći da ih viđate, jednostavno lektoriranjem Grammarly Lite - Proširenje preglednika za sve vaše potrebe lektoriranja [Chrome, Firefox, Safari] Grammarly Lite - Proširenje za preglednik za sve vaše potrebe za lektoriranjem [Chrome, Firefox , Safari] Kako trenutno lektorirate ono što upišete na računalu? Upišite ga u Google? Zalijepite ga u Word? Ili koristite web stranicu za lektiranje u koju zalijepite tekst? Ja sam definitivno ... svaki vaš email.

9. Prikažite brojeve kao brojeve

Ako su brojevi poput statistike, podataka, datuma, vremena itd. Važni u vašoj poruci, prikažite ih kao brojeve, a ne da ih upisujete (12, umjesto dvanaest).

Studije praćenja očiju pokazale su da oči čitatelja uglavnom skeniraju tekst, dok “brojevi često zaustavljaju lutanje oka”. Ovo je zbog “brojevi predstavljaju činjenice”. Brojevi su tvrdi podaci koje um može brzo odabrati. Čitateljev um pretpostavlja da su ti brojevi važan dio poruke.

Imajte to na umu prilikom izrade vlastitih e-poruka. Ako su brojevi važan dio vaše poruke, prikažite ih kao brojeve kako bi vaš čitač mogao filtrirati ono što je nevažno.

Neka e-pošta radi za vas

U većini radnih mjesta, adrese e-pošte bitni su dio za komunikaciju s kolegama. Bilo da šaljete 10 ili 100 poruka e-pošte dnevno, znanje kako sastaviti učinkovite poruke je vještina koju trebate naučiti.

Kao što vidite odozgo, to nije teško. Male izmjene, poput povećanja e-pošte, sažetim, lektoriranim ili promijenjenih osjećaja vašeg pisanja mogu imati veliki utjecaj. A s besplatnim alatima za poboljšanje e-pošte 5 alata koji vam mogu pomoći u pisanju bolje e-pošte 5 alata koji vam mogu pomoći u pisanju boljih poruka e-pošte Svi još uvijek pokušavaju riješiti problem s e-poštom. Dakle, razgovarajmo i o najosnovnijoj navici svih - umjetnosti pisanja boljih poruka e-pošte. Uz pomoć nekih cool alata. pomoći, nema izgovora.

Ove šanse ne samo da čine veću vjerojatnost da će vaše e-poruke biti primijećene i odgovoriti na njih, već će također pomoći u stvaranju poboljšane profesionalne slike o sebi.

Koje ste promjene napravili u načinu pisanja e-poruka koji su poboljšali njihovu učinkovitost? Voljeli bismo čuti!

Slikovni krediti: Zagrljaj Hernán Piñera (Flickr), Znak pitanja Marco Bellucci (Flickr), Primjer provjere čitanja marke volkspider (Flickr), E-pošta Dennis Sklay (Flickr)




Još ne komentari

O modernoj tehnologiji, jednostavnoj i pristupačnoj.
Vaš vodič u svijetu moderne tehnologije. Naučite kako koristiti tehnologije i uređaje koji nas okružuju svaki dan i naučite kako otkriti zanimljivosti na Internetu.