Kako vaše poruke e-pošte mogu učiniti da vas ljudi vole ili mrze

Znam da mislite da znate kako napisati dobru e-poštu Kako pisanje nevjerojatnih e-poruka može poboljšati vašu karijeru Kako pisanje nevjerojatnih e-poruka može poboljšati vašu karijeru Slanje profesionalnih e-poruka daje značajan poticaj vašoj mrežnoj (i izvanmrežnoj) reputaciji. Izvrsna odrednica vještog slanja e-pošte jest ako možete spakirati posao ili spustiti posao samo sa impresivnom e-poštom…, ali želim izdvojiti trenutak da vam kažem ispravan način pisanja e-pošte. Kako se osjećala ta rečenica? Nekako kao da sam razgovarao s tobom kao da si tri godine, zar ne? Tako lako e-pošta može uvrijediti ljude.

Ako želite naići na pozitivan način - kao timski igrač, kompetentan vođa ili pouzdan prijatelj - riječi koje odaberete i način na koji ih povezujete imaju ogroman utjecaj. To je još više bitno u e-pošti, jer za razliku od telefonskog ili video chata, ne možete vidjeti lice te osobe. Ne možete vidjeti smir dok ispušta sarkazam ili nabore na čelu jer ih nešto što ste upravo rekli zbunjuje. Neki misle da je to razlog zašto tehnologija poput e-pošte i društvenih mreža nanosi štetu društvu. Negativan utjecaj web stranica na društveno umrežavanje [Mišljenje] Negativni utjecaj stranica društvenih mreža na društvo [Mišljenje] Imam račune na nekoliko stranica društvenog umrežavanja i trošim ih predugo o njima pišu vlastita ažuriranja i čitaju ažuriranja drugih. Uživam radeći to, moći komunicirati s prijateljima,… .

S e-poštom prilično ste slijepi. Za neke ljude to djeluje dobro jer su takve osobe koje vole razgovarati na ljudi nego do narod. Ako ste radili u bilo kojem okruženju u kojem je e-pošta često korišteni oblik komunikacije, vrlo vjerojatno znate da postoji toliko mnogo različitih “osobnosti e-pošte” koji se pojave. Tu je pokrovitelj, lov na mržnju, kronični off-topic, gospodin (ili gospođa) negativnost ... popis se nastavlja i nastavlja.

Pa kako znati da li nailazite na pogrešan način bez da to shvatite? Kakva pravila možete slijediti da biste se uvijek pobrinuli za dobru, otvorenu suradnju s kojom ljudi stvarno uživaju raditi? Sljedeći savjeti trebaju vam pružiti bolji korak prema prijateljskijoj i produktivnijoj komunikaciji putem e-pošte.

Linija između samopouzdanja i arogancije

Mnogo puta ljudi koji naiđu na arogantne poruke e-pošte ni ne shvaćaju kako nailaze. Puno puta samo pokušavaju impresionirati nekoga ili steći poštovanje svojih kolega ili prijatelja. Od svih pogrešaka u e-pošti koje ljudi prave - posebno na poslu - ovo je velika. Toliko ljudi pokušava impresionirati šefa da više puta to postaje neprestana igra napretka između kolega. Svi žele tu promociju i često je jedini prikaz performansi koji menadžer vidi upravo ono što je prijavljeno u e-porukama. Barem, to je misaoni proces.

Problem počinje kada ugledate riječ “ja” puno. “Želim da to počnemo raditi odmah”, ili “Želim biti ovdje jasan ... ”

Izrazi nisu samo egocentrični. Također se pretvaraju u diktatorski razgovor. To je gotovo poput odnosa roditelj-dijete, gdje jedna osoba misli da će diktirati sva pravila, a vi biste trebali samo zatvoriti i slušati.

Nitko ne voli biti na prijelaznom kraju, i vjerujte mi, ni vi ne želite biti kraj isporuke. Nitko vas neće voljeti.

Carmine Gallo, savjetnica i autorica trenera za vještine, napisala je da arogantni ljudi obično izbjegavaju kontakt očima. Čini se da gotovo razgovaraju kroz ti, a ne kod tebe. To je zato što ih zapravo ne zanima s kim oni razgovaraju, već se čuje samo ono što imaju za reći. To se također pojavljuje u e-pošti putem stalne uporabe “ja”, s malo pažnje posvećeno onome što drugi kažu, osim povremenih površnih komentara o “cijeni” vaš unos. Možete se kladiti da menadžer neće pročitati ono što napišete, ali bit će zauzet pokušajem da smisli što oni želim reći sljedeće.

Nitko vas ne treba “Uđi”, Krupan čovjek.

Još jedan savjet da imate samozapuhani ego na rukama je kada ste usred razgovora putem e-pošte, koji uključuje CC popis nekoliko ljudi, a zatim iz modre boje netko pridružuje razgovoru s izrazom, “Dopusti mi da na trenutak uđem ovdje ... ”

Evo što je ta vrsta formulacije slična a “Dopustite mi da pojasnim ... ” odnosi se na ljude koji čitaju vašu e-poštu. Kaže im da mislite da imate sve odgovore. Govori im da smatrate da su do sada pogrešno i netačno pogrešili, a evo vas - heroja u sjajnom oklopu na bijelom konju - jašući kako bi spasili svakoga od svoje gluposti i neznanja.

Odličan posao, gospodine Hero - upravo ste otuđili sve iz tima s prvim riječima e-pošte.

Evo nekoliko najmoćnijih savjeta za pristojnu, ali profesionalnu komunikaciju.

Budite iskreni i skromni

Oznaka istinskog vođe je ona koja ne samo da priznaje da nema sve odgovore, već i dalje tvrdi - često i izričito - da su upravo zaposlenici oni s najboljim uvidom i vještinama. Najbolji način da to učinite u e-pošti je CC zaposlenika kada šaljete nadređene korisnike o njima i dobro govore o njima. Učinite isto kada razgovarate sa drugim članovima tima - dobro razgovarajte sa svojim zaposlenicima. Priznajte kada su postigli veliki uspjeh.

Može biti kontrainutitivno da se ljudi koji uđu u menadžersku poziciju ne grade se gore. Uostalom, položaj je autoritet i podložan je samohvaljivanju. Većina menadžera smatra da zbog poštovanja zaposlenika trebaju izgledati intelektualno superiornije. Nažalost, u većini slučajeva to čini suprotno.

Postavljati pitanja

Čini se čudnim kao menadžer pitajući svoje zaposlenike za odgovore radije nego što im dajete odgovore, vjerovali ili ne kada osnažujete ljude da razvijaju rješenja za vas, to ih također čini da vas poštuju. Jednom kada ispune zadatak pronalaska odgovora na problem, ne samo da će se osjećati samopouzdanije u sebe, već će se sjetiti i da ste vi bili taj koji ih je nadahnuo da pojačaju i postignu taj uspjeh. U tome je tajna menadžmenta - fokusiranje na uspjeh pojedinaca pod vama, umjesto fokusiranje na vlastiti.

Razmislite - u jedinstvenom ste položaju da izgradite tim samouvjerenih i uspješnih ljudi koji rade vas. Zamislite koliko bi se tim više mogao postići nego tim koji je prepun ljudi koji su nezadovoljni i nemotivirani.

Ali ... Ne koristi “Ali”

Još jedna smiješna taktika koju sam vidio tijekom e-mailova menadžera tijekom raznih putovanja je čitava rutina mamaca i prebacivanja. Ovo je mjesto gdje upravitelj započinje e-poštu s komplimentom, a zatim radi prelaska kako bi se požalio na nešto ili zatražio dodatni rad. Ovo je posebno štetno jer stvara lažni dojam da ćete biti pošteni i skromni (kao što je gore preporučeno), i izgrađujete očekivanja zaposlenika da će dobiti kompliment, a onda ga samo uništite čineći upravo suprotno.

To su fraze poput, “Vi se izvrsno radite, ali ... ”, ili “Sviđa mi se što ste napravili s tim dijagramom, ali ... ”

Ovo je zapravo gadno dijete prastarih savjeta upućenih menadžerima da uvijek trebaju započeti s porukom e-pošte koja nešto traži ili kritizira nešto s nečim pozitivnim “ublažiti udarac”. Nemojte me krivo shvatiti, učinio iskreno, ovo zapravo djeluje. Problem je što većina ljudi ne zna kako se to iskreno raditi, i umjesto toga samo nailaze kao na odobravajući, pompozan magarac.

Ako iskreno ne osjetite da vam netko čini dobar posao - samo zaobiđite prazne moći i krenite u posao. Vaš će zaposlenik više cijeniti kao odraslu osobu, a ne kao petogodišnjak.

Pokažite ljudima da vam je stalo što kažu

Ako želite da vas zaposlenici ili suradnici cijene i osjećate da ste autentična osoba, važno je da budete iskreni i otvoreni prema ljudima. Biti sretan je sjajno, ali biti pozitivan samo zbog pozitivnosti nailazi na vrlo prazno i ​​pokroviteljsko putem e-pošte. Ako morate koristiti “prvo reci nešto pozitivno” pristup prilikom isporuke loših vijesti, učinite to autentično. Nemojte samo reći “vi ste sjajan zaposlenik”, ali umjesto toga spomenite nešto što su posebno učinili, što to i pokazuje. To im govori da zapravo obraćate pažnju - brine vas što rade i što kažu.

Upravljanje ljudima je vjerojatno jedan od najtežih poslova vani, jer je ljudska priroda nepovjerenje i ne voljenje autoriteta. Kad ste u položaju vlasti, to postaje mnogo više potrebno da budete ponizni, autentični i iskreni.

Nije dovoljno reći da ti je stalo do ljudi. Pokazati.

Nije dovoljno važno reći da nekoga cijenite. Opišite zašto.

Putem e-pošte ljudi će izraditi svakojake pretpostavke o onome što kažete - zato ne ostavljajte mjesta za pogrešne interpretacije. Ljudi će cijeniti vašu iskrenost i poštenje - ne samo vaši zaposlenici već i kolege. Ako ovo dobro izvučete, jednog dana ćete se naći na kraju prijema “ugledni vođa” dodijeliti.

Kako pokušavate dobro komunicirati e-poštom? Kakav pristup uzimate kako ne biste uvrijedili ili ne pokroviti ljude? Podijelite vlastite savjete u odjeljku s komentarima u nastavku!

Kreditna slika: Biznismen egocentrik, poslovni čovjek koji pokriva lice, kolege razgovaraju, šešir koji se ruga, veliki biznismen (sve preko Shutterstock-a)