Bolje organizirajte Gmail pretinac s ActiveInboxom

Svakodnevno šaljemo i primamo puno poruka e-pošte. Mnoge poruke koje primamo važne su koje zahtijevaju daljnje postupanje ili odgovor - ali većina tih poruka e-pošte su automatske obavijesti i ažuriranja s naših društvenih mreža i pretplate. Kako shvatiti svu ovu gužvu? Kako u tom neredu ne propustimo nešto stvarno važno?

Puno je načina da to učinite. Na primjer, možete upotrijebiti zakazane podsjetnike Nikad ne zaboravite da na e-poštu odgovarate ponovo Upotrebom planiranih podsjetnika Nikad ne zaboravite da na e-poštu ponovite ponovo Upotrebom planiranih podsjetnika da ne zaboravite ponovo stupiti u kontakt s osobom. Ili možete zakazati e-poštu i odgoditi odgovore u Gmailu Kako zakazati e-poštu i odgoditi odgovore u Gmailu s Boomerangom (400 poziva) Kako zakazati e-poštu i odgoditi odgovore u Gmailu s Boomerangom (400 poziva) ili upotrijebiti Gmail Prioritetnu poštu Prioritetna pošta Gmail rješava Problem s Bacnom Gmail Prioritetna pošta rješava problem Bacn da smanji nered.

U ovom postu nalazi se jedan takav alat koji vam pomaže bolje organizirati poštu u Gmailu (iskorištavajući u potpunosti prednosti Gmail oznaka). ActiveInbox, formalno poznat kao GTDInbox i GTDGmail, je zgodan Gmail pratilac koji na pravilan način koristi Gmail oznake kako bi vam omogućio bolju organizaciju primljene pošte.

1. korak: instalirajte i postavite ActiveInbox

Prvo što ćete trebati učiniti je instalirati alat. Instaliran je kao uobičajeni dodatak pregledniku i može se izvoditi na FireFoxu i Google Chromeu.

Nakon instaliranja alata, morat ćete stvoriti svoje prve oznake statusa koje će vam pomoći da e-poštu pretvorite u zadatke. Oznake statusa uobičajene su oznake u Gmailu - kasnije ih možete dodati ili ukloniti prema potrebama, kad počnete koristiti ActiveInbox.

Nakon što je to učinjeno, vidjet ćete sljedeću traku sa zadacima na vrhu svake svoje poruke e-pošte:

Igranje s novim vrstama oznaka

U osnovi, ono što alat radi jest preuređivanje vaših postojećih naljepnica kako bi pretinac pristigle pošte olakšao upravljanje. Možete ga vidjeti na djelu u ovom videu:

Oznake statusa

Pomoću alata ćete biti ohrabreni da označite svaku poruku pomoću glavne tri oznake statusa:

• Radnja: Pratite važne poruke e-pošte dok se zadaci ne dovrše;
• Neki dan: Pratite e-poštu s kojim se ne znate baviti, ali smatrate da je previše važno da biste ga u potpunosti izbrisali ili ignorirali;
• Čekamo dalje: Pratite e-poruke na koje planirate odgovoriti u skoroj budućnosti.

Nakon što odaberete bilo koji od statusa, poruka se može pratiti preko bočne trake ActiveInboxa.

Ovo je ključ za sigurno pražnjenje pristigle pošte: dajte statusu e-pošte koje se mogu primijeniti, arhivirajte ih i pomoću bočne trake pratite ih dok ne budu dovršeni.

Sada možete brzo učitati popis poruka na koje, na primjer, čekate odgovor, pa čak i pregledati ih na skočnom prozoru:

Od tamo također možete promijeniti statusnu naljepnicu ili arhivirati e-poštu kao gotov ili preskočen.

Projekti i reference

Dok naljepnice statusa e-poštu kategoriziraju kao zadatke na temelju radnje koju zahtijevaju, projekti imaju svrhu tematsko organiziranje vaših poruka. Možete pretvoriti postojeće naljepnice u projekte ili stvoriti nove:

Referentne naljepnice trebaju olakšati kasnije preuzimanje vaših poruka, npr. R / SastanakNotes, R / Računi, R / Računi.

Pregledavajte e-poštu efikasnije

Osim što vam pomaže u organizaciji pristigle pošte, alat također dodaje nekoliko lijepih značajki koje omogućuju brži unos u svaki određeni razgovor e-poštom:

• Vidi 'prethodne poruke e-pošte'za prikaz skladanja / odgovora
• pretraživati povezan e-poruke u prikazu razgovora
• Vidi 'Povijest kontakata'skočni klik desnim klikom na kontakt
• Pregledajte e-poštu u pristigloj pošti i rezultate pretraživanja desnom tipkom miša

Postavke

Najbolja stvar u vezi s alatom je da ga možete koristiti “onoliko koliko želite od njega”. Postavke ActiveInboxa koje se kriju iza veze About & Help na bočnoj traci omogućuju vam postavljanje svakog dijela raspona značajki alata:

Savjeti i trikovi

Sve u svemu, alat vam izvrsno pomaže da shvatite primljenu poštu u Gmailu (ili Google Appsu). Evo nekoliko korisnih savjeta kako ga najbolje iskoristiti (Bilješka: većinu toga možete učiniti s Gmailom čak i bez alata, ali s ActiveInbox-om čini se toliko mnogo zabavnijim):

• Ne provjeravajte pretinac pristigle pošte više puta dnevno i odgovarajte na svaki novi - zato je neučinkovit. Bolje postavite oznake statusa i projekata da bi pristigla pošta sortirala samu sebe.
• Nikad ne zaboravite na praćenje: neka vaše e-poruke budu u “Čekamo dalje” mapu dok se ne oglasite.
• Postavite Gmail filtre za sve “najava usluge” e-mailove (Facebook obavijesti, ažuriranja na Twitteru itd.) kako bi ih se stavilo u posebnu naljepnicu i automatski arhiviralo. Na taj način ih možete čitati kad to želite, ali oni ne začepljuju vašu primljenu poštu.

Mislite li da bi vam ovaj alat mogao pomoći u organizaciji pristigle pošte? Molim vas, podijelite svoja razmišljanja!