Peter Holmes
0 
3638
38
Svi znaju da je ovih dana prilično teško preživjeti ili upravljati svojim poslovima bez e-pošte. Zapravo, većina ljudi ima dvije ili tri adrese e-pošte za upravljanje, tako da bez dobrog upravljanja e-poštom taj zauzeti pretinac pristigle pošte može brzo izaći iz kontrole..
Znam, pitate se da li nam stvarno trebaju još članak o upravljanju e-poštom? Mislim, samo u 2012. godini imali smo ih puno, poput Tinovog članka o upravljanju projektima koji se intenzivno koriste e-poštom u Gmailu Upravljanje i suradnja na intenzivnim projektima e-pošte unutar Gmail-a Streak [Chrome] Upravljanje i suradnja na intenzivnim projektima e-pošte u Gmailu Streak [Chrome] Streak moćan je dodatak za upravljanje projektima Gmail za Chrome. Dolazi s predlošcima za različite vrste projekata, na primjer korisničku podršku ili planiranje događaja. U Streaku se projekti nazivaju cjevovodi. Možete ... i njezinu e-poštu o uvozu i upravljanju s više računa Kako uvesti i upravljati s više računa e-pošte u Gmailu Kako uvesti i upravljati s više računa e-pošte u Gmailu Želite li upravljati svom e-poštom s Gmailom? Evo kako dodati više poruka e-pošte na svoj Gmail račun i njima lako upravljati. , Yaara obuhvatio novu Gmail značajku za komponiranje Previše klikova? Slijedite ove savjete za uštedu vremena s Gmailovim novim načinom sastavljanja previše klikova? Slijedite ove savjete za uštedu vremena s Gmail-om New Compose U nedavnoj anketi koju smo ovdje održali na MakeUseOfu otkrili smo da više od 75% vas već koristi novi Gmail nalog. Čitajući komentare te ankete, također sam saznao da je Aaron, dok su mnogi od vas ..., razgovarao o tome kako istaknuti svoju e-poštu kako se istaknuti kako se vaša e-poruka ističe u pretrpanoj pošti ulazne pošte. Zbijena poštanska pošta Jeste li ikada poslali e-poštu za koju ste smatrali da je važno samo nakon što je dan nakon toga ili još gore zaboravljen? Odobreno, ponekad to nije pod vašim nadzorom, ali postoje stvari koje u nekom možete učiniti drugo je zatrpan okvir e-pošte, a tek nedavno je Yaara prekrila konzervirane odgovore. E-pošta Brže i bolje sa odgovorima konzerviranih poruka Brže i bolje s odgovorima konzerviranih nemate vremena za kuhanje ručka? Nema problema, uzmite konzervu. Treba vam malo kampiranja koje neće ići loše? Polako, nabavite konzerviranu hranu. Jeste li umorni od tipkanja istih odgovora e-pošte? Isprobajte konzervirane e-poruke! Razmišljati… . Nismo li još gotovi?
Pa, istina je da je jedan od najčešćih problema ljudi taj što uprkos svim njihovim naporima, usprkos svim najslađim dodacima i kreativnim mapama koje stvaraju da drže e-poštu, pretinac pristigle pošte neizbježno ponovno zatrpava.
Razlog za to je taj što bez obzira na to koliko pokušavate organizirati mapu pristigle pošte, ako sustav održavate ručno - ako ovisite o sebi, upamtite da trebate vremena da ulazite i povremeno upravljate primljenim poštom, nikad se ne dogodi.
Umjesto toga, najbolje je u potpunosti automatizirati organizaciju pristigle pošte pomoću najboljih alata unutar i izvan Gmaila. U ovom ću članku pokazati pet stvari koje trenutno možete učiniti kako biste automatizirali pretinac pristigle pošte na Gmailu tako da se nikada ne morate brinuti oko pokušaja kopanja po neredu i pronađite te važne adrese e-pošte.
5 savjeta za upravljanje Gmail pristiglom poštom
Ne morate gubiti kontrolu poput ove. Sav taj pokušaj organiziranja mape pristigle pošte u lijepe i uredne mape ne treba izgubiti napor za mjesec dana kada se sve te stvari promijene, a vaš novi sustav mapa jednostavno nema smisla.
Izvrsna stvar u vezi s Gmailom je ta što su na raspolaganju neki sjajni alati za automatizaciju pomoću kojih Gmail može učiniti sav težak posao za vas.
Koristite filtre i naljepnice za automatizaciju organizacije
To je nešto što su brojni pisci ovdje na MUO-u često propovijedali. Zapravo, Craig je pokrivao filtre Gmail-a 5 Gmail filtera koji pomažu u određivanju prioriteta i organiziranju mape za pristiglu poštu Ovdje sam da vam pomognem da započnete s postavljanjem svojih prvih pet filtera ili ... prilično dobro, još u 2011. godini, ali osim filtriranja i sortiranja samo jednom, presudno je primijeniti filtre svaki put kada u poštu pristignete novi e-mail, nije automatski opskrbljen jednom od vaših postojećih naljepnica.
Podignimo malo. Recimo da vaša e-pošta izgleda pomalo kao moja. Zbunjeni nered bezvrijedne e-pošte, nekoliko starih naljepnica koje sam stvorio prije godina i rasuti gomilu važnih poruka e-pošte po cijeloj pošti. Primjećujete da je moja poštanska pošta narasla na preko 10 000 e-poruka? Ludo, zar ne??
Pa započnimo s radom govoreći Gmailu što učiniti s onim e-porukama koje svakodnevno dolaze u Inbox. Slijedeći ove korake koje ću pokriti, primijetit ćete da broj e-poruka u Inboxu počinje ispadati nekoliko stotina e-poruka odjednom.
Prvo, kad u primljenoj pošti vidite e-poštu koja nema oznaku, shvatite što želite učiniti s njom. Jesu li poruke e-pošte od klijenta koji ste vi imati pravovremeno reagirati? Je li to Google upozorenje sa zanimljivim pričama koje ćete htjeti pročitati kad budete imali vremena kasnije? Za svaku poruku stvorite naziv oznake koji se primjenjuje.
Nakon što stvorite novu naljepnicu, otvorite tu e-poštu i upotrijebite padajući popis na desnoj strani za odabir “Filtrirajte poruke poput ove“. To će automatski stvoriti potrebno pravilo koje će prepoznati tu dolaznu e-poštu sljedeći put kada stigne novi - obično pomoću e-pošte pošiljatelja.
Možete postaviti sva dodatna pravila koja imaju smisla u vašem slučaju. Iza e-adrese pošiljatelja možete biti sigurni da će se s tom oznakom primijeniti samo određene e-poruke tog pošiljatelja - poput onih koji imaju određene retke predmeta ili s e-mailovima koji sadrže određene riječi.
Za svaki filtar morate reći svom Gmail računu kako automatski organizirati ili upravljati tom dolaznom e-poštom. U ovom slučaju znam da je ova adresa e-pošte od određenog klijenta i da su te e-poruke vrlo važne, tako da ću Gmail automatski primijeniti naljepnicu gdje mogu svakodnevno odgovarati na te poruke - bez obzira na to koliko je nereda zapravo u moju Inbox.
To je zato što možete jednostavno kliknuti naljepnicu na lijevoj strani vašeg Gmail računa i vidjet ćete samo te poruke e-pošte. Nema važnijih e-poruka izgubljenih u gomili bezvrijedne pošte i upozorenja s malim prioritetom.
Još bolje, osim samo nanošenja oznake, recite Gmail-u da uvijek označi one kao važne (tako da se pored njih pojavi žuta zastava) i ne zaboravite se odjaviti “Također primijenite filter” tako da se stotine e-poruka koje ispunjavaju vaš Inbox odmah organiziraju jednim klikom.
Ako već dugo primate neželjenu poštu i zaboravite otkazati pretplatu na njih, tada je moguće da imate stotine ili čak tisuće poruka e-pošte koja ispunjavaju pretinac pristigle pošte potpuno beskorisnim. Kad naiđete na one, primijenite filtar i umjesto stvaranja novog filtra samo dodirnite gumb za pretraživanje.
To će prikazati sve poruke e-pošte u vašoj pristigloj pošti tog pošiljatelja. Sada ih možete odabrati i sve ih izbrisati. Gledajte kako se ispupčena poštanska pošta brže i brže smanjuje prema nuli.
Izbjegavajte informativnu e-poštu iz svoje mape pristigle pošte
Jedna stvar koja se vrlo često događa u mojem Inboxu jesu stalna dolazna upozorenja ili ažuriranja statusa iz hrpe sustava na koje sam se prijavila, poput Google Alertsa za određene pojmove za pretraživanje ili tjednih izvještaja s podataka iz Google Analyticsa ili Google Adsense. Stvarno ih ne morate otvarati i čitati čitavo vrijeme, ali zapravo želite takve podatke pohraniti.
Da biste spriječili da oni pretrpavaju pretinac pristigle pošte, izradite filtar i odaberite “Preskočite Inbox”, i obavezno primijenite oznaku tako da ćete ih moći brzo naći te e-mailove budućeg datuma kada budete imali vremena posvetiti im se..
Do sad biste već trebali imati svoju pristiglu poštu na izvrsno upravljiv broj e-poruka - možda čak i nulu!
Međutim, nismo gotovi automatizirajući taj pretinac. Realnost je da postoji još mnogo stvari koje možete učiniti da automatski razvrstate i položite važne podatke, a da to nikada ne morate učiniti sami.
Automatski dodaci datoteka
Aaron je prvo pokrio Attachments.me Oslobodite svoju Gmail poštu s privitkom Attachments.me Oslobodite svoju Gmail pristiglu poštu s Attachments.me Jeste li ikad primili e-poštu od svog šefa, člana obitelji, prijatelja ili neku drugu vezu s prilogom u njoj, a zatim je spremili taj e-mail jer ste kasnije željeli pristupiti privitku? Vjerojatno ste… prošlu godinu, a po mom mišljenju to je apsolutno najpametniji način da držite svoju veličinu Gmail okvira pod nadzorom.
Ako primate redovna izvješća ili podatke od ljudi koji rade za vas, šanse su da će oni uvijek koristiti isti predmet kad vam pošalju ta izvješća (vjerojatno zato što su i automatizirali njihov sustav). Uslugu Attachments.me možete povezati sa svojim Gmail računom tako da one automatski mogu preuzeti te privitke na vaš omiljeni račun za pohranu u oblaku - poput Dropboxa, Box-a, Google diska ili SkyDrive-a..
Nakon što se prijavite za uslugu, ona će se pojaviti na desnoj strani vašeg Gmail računa svaki put kada otvorite e-poštu s prilogom. Možete samo kliknuti “Pošaljite u svoj oblak” kako biste taj prilog poslali u svoj omiljeni okvir za internetsku pohranu, bez potrebe za trošenjem vremena na preuzimanje na vaše računalo.
To štedi vrijeme, ali ako želite uštedjeti još više vremena, automatizirajte postupak! Na vrhu zaslona Gmail vidjet ćete ikonu spajalice. Kliknite i odaberite “Pravila automatskog arhiviranja“.
Sada možete kreirati nešto slično Gmail filtru koji ste do sada primjenjivali. Na primjer, od klijenta dobivam tjedna izvješća o Adsenseu, pa sam stvorio mapu za Adsense_Files na mom DropBox računu i ovdje sam postavio pravilo za traženje e-pošte od Adsensea, uz liniju predmeta tog klijenta.
Sada, kada Attachement.me vidi dolaznu e-poštu koja se podudara s tim pravilima, automatski će učitati datoteku na vaš račun za pohranu u Cloudu. To znači da ne morate činiti nijednu stvar - možete biti sigurni da ćete kad otvorite tu mapu na vašem računu za internetsku pohranu, tamo uvijek imati najnovije datoteke.
To u osnovi pretvara vaš Gmail račun u automatiziranog pomoćnika koji prima informacije i razvrstava sve podatke za vas. To je poput osobnog tajnika, osim što ne morate plaćati naknade.
Datoteke dolaznih e-poruka kao zadataka
Jedna od zgodnih stvari koju bi Google mogao učiniti je dodavanje mogućnosti za dodavanje filtra u Gmail koji automatski stvara Google zadatak. Nažalost, ta značajka još nije dostupna, ali možete barem imati na Gmail računu određene dolazne poruke e-pošte kao zadatke koje morate ručno dodati na svoj popis.
Na primjer, od čitatelja TopSecretWriters dobivam glasovne poruke i e-poruke za kontaktne obrasce na koje povremeno moram odgovarati. Nemam uvijek vremena za odgovor kad ih primim, ali želim odgovoriti kasnije.
Da biste to učinili, samo stvorim filtar za te poruke e-pošte kao što je prikazano na početku ovog članka, a zatim stvorim novu oznaku za to i stavite tu oznaku ispod glavne oznake koju sam stvorio pod nazivom “TASKS_TO_ADD“.
Pomoću ovog pristupa vaš Gmail račun automatski datoteke one vrste dolaznih poruka e-pošte za koje znate da će s njima biti povezani zadaci ispod te oznake na navigacijskoj traci.
Svakodnevno, ili kad god želite, možete ići u te mape, provjeriti e-poruke, a ako mislite da e-pošta zahtijeva daljnju akciju s vaše strane, samo kliknite na “Više” padajuće pada na vrhu vašeg gmail računa i kliknite “Dodati zadacima“.
To se automatski šalje preko e-pošte kao “zadatak” na vašem računu Google zadataka.
Opet, ako automatski arhivirate e-poštu i uklonite je iz mape pristigle pošte, takve vrste e-poruka ne moraju vam zatrpati pristiglu poštu, ali znate da ih nećete propustiti zbog svakodnevnog rituala kojim upravljate “napraviti” stavki na vašem računu e-pošte.
Koristite konzervirane odgovore da biste to učinili
Posljednji savjet o tome kako koristiti Gmail automatizaciju za smanjenje radnog opterećenja je putem automatskih odgovora.
U mom slučaju, želim da Gmail uputi konzervirani odgovor svaki put kada s kontakt obrasca za Top Secret Writers primim e-poštu. Samo stvorite filtar za te e-poruke i odaberite “Pošaljite odgovor na konzerve“.
Naravno, morat ćete već stvoriti konzervirani odgovor da biste ga koristili, ali to možete naučiti u članku koji je Yaara nedavno napisao na temu E-pošta brže i bolje s konzerviranim odgovorima. E-pošta brže i bolje sa odgovorima u konzerviranom obliku Don ' nemate vremena za kuhanje ručka? Nema problema, uzmite konzervu. Treba vam malo kampiranja koje neće ići loše? Polako, nabavite konzerviranu hranu. Jeste li umorni od tipkanja istih odgovora e-pošte? Isprobajte konzervirane e-poruke! Razmišljati… .
Jednom kada postavite svu ovu automatizaciju na svoj Gmail račun, nećete se morati toliko brinuti da biste ručno upravljali Inboxom. Nema boljeg načina da povratite kontrolu nad Inboxom nego automatizirati sve one zadatke koji mogu potrošiti toliko vašeg vremena svaki dan.
Znate li za neke druge dobre trikove za automatizaciju Gmaila kojima biste pod nadzorom uključili Gmail pretinac? Podijelite vlastite savjete i trikove u odjeljku s komentarima u nastavku.
Kreditna slika: Robot radnik preko Shutterstocka