Treba li koristiti PDF ili Microsoft Office dokumente? Za i protiv

Svakoga dana susrećemo PDF dokumente - to je oblik prelaska za bankovne izvode, upute za uporabu, internetska izvješća i puno više.

Ali je li uvijek najbolji format? Kako znate trebate li koristiti PDF dokument ili neku od vrsta datoteka Microsoft Officea?

Ako vas muči koji format želite koristiti u tu svrhu, nastavite čitati. U ovom ću članku objasniti prednosti i nedostatke upotrebe PDF-a u odnosu na DOC, XLS i PPT datoteke.

PDF-ovi: Prednosti

Započnimo procjenom prednosti PDF dokumenata. U kojim okolnostima ih uvijek trebate koristiti?

Samostalan

Ako stvarate sadržaj za distribuciju drugim ljudima - na primjer, prodajne prezentacije, predavanja ili biltene - trebalo bi da koristite PDF format za slanje datoteka.

Razlog? PDF-ovi su samostalni. Sama datoteka sadrži sve oblike oblikovanja, fontova i izgleda izgleda. Prikazivat će se na isti način svaki put bez oslanjanja na operativni sustav, hardver ili softver.

Svatko tko je otvorio Microsoft Word dokument na Google disku zna koliko je to važno. Ako DOC datoteku pošaljete drugom korisniku koji ne koristi istu aplikaciju ili nema iste fontove, često će izgledati neuredno.

Visokokvalitetni ispis

Budući da su PDF dokumenti samostalni, tiskarnice će ih rado prihvatiti. Često ne prihvaćaju Wordove dokumente Kako ispisati dokumente Microsoft Office na pravi način Kako ispisati dokumente Microsoft Office na pravi način Da li vam se ponekad čini da je nemoguće ispisati dokumente točno onako kako želite? Možemo pomoći! Pokazujemo vam sve mogućnosti ispisa i pomažemo vam odabrati prave postavke savršeno ispisanih dokumenata. ili drugim Microsoft Office formatima.

PDF su “Ono što vidite je ono što dobivate” - kako god stranica izgledala na vašem zaslonu, možete biti sigurni da će izgledati isto kao i na fizičkoj kopiji. Slike visoke rezolucije zadržat će profesionalni izgled i izgled stranica neće biti ugrožen.

Stoga, ako želite ispisati hrpu plakata, letaka ili čak prezentacije PowerPointa, obavezno sačuvajte datoteku kao PDF prije nego što krenete u grad.

Višestruki formati

Da, možete uvesti dijelove teksta u PowerPoint datoteku ili zalijepiti PowerPoint slajd u Excel, ali postupak zahtijeva dosta sitnica ako želite da gotov dokument izgleda ugledno. Različiti Office formati nisu stvarno dizajnirani za bezbroj formata i puno ugrađivanja.

Čak i ako vaš dokument izgleda dobro na zaslonu, ako je datoteka velika, dugo bi se moglo otvoriti i / ili spremiti. PDF dokumenti mogu lako podržati tekst, gotovo svaku vrstu slike, vektorsku grafiku, dijapozitive, HTML kôd i još mnogo toga.

interaktivni

Microsoft Office datoteke mogu biti interaktivne, ali PDF su bolji izbor za obrasce aplikacija, obrasce za povratne informacije i druge situacije koje zahtijevaju unos podataka. Evo zašto:

• Fiksna polja - Ne postoji mogućnost da krajnji korisnik slučajno izbriše polje, pogrešno protumači koji su podaci potrebni ili propusti pitanje.
• Korak po korak Vodiči - Kreatori mogu dodati bilješke o marginama kako bi korisnike vodili kroz komplicirane oblike.
• formule - Možete PDF odmah dodati porez na promet ili izračunati tečajeve na fakturi. Očito da vam Excel također omogućuje rad s formulama i jednadžbama Trebate pomoć s Excel formulama? 7 resursa za savjetovanje Trebate pomoć s Excel formulama? 7 resursa za savjetovanje u Excelu je zlatni standard za proračunske tablice. Ako morate koristiti Excel i još se morate upoznati s njim, ovi resursi brzo će vas upoznati s osnovama i još mnogo toga. , ali ne postoji način da zadržite formule prilikom pretvaranja iz XLS u PDF.
• Potpis - Neke usluge, poput Adobe Sign-a i DocuSign, omogućuju vam da dodate svoj potpis. Možete li elektronički potpisati dokumente i treba li? Možete li elektronički potpisati dokumente i trebate li? Možda ste čuli kako se vaši prijatelji koji se bave tehnologijom bacaju oko termina elektronički i digitalni potpis. Možda ste čak čuli kako ih naizmjenično koriste. Međutim, trebali biste znati da oni nisu isti. Zapravo ... na ugovore i druge osobne dokumente na jednostavan i siguran način.

Kompatibilnost

Ima koristi za upotrebu preglednika i specijalnih čitača PDF-a PDF čitač u odnosu na preglednik: Koji PDF preglednik je najbolji za vas? PDF čitač u odnosu na preglednik: koji PDF preglednik je najbolji za vas? PDF čitač je često jedan od prvih alata koji ljudi instaliraju na svoje novo računalo. Nije glamurozna ili seksi, ali je vitalno sredstvo u vašem arsenalu produktivnosti. Ili je? .

No na kraju, sve dok prijemnik na svom sustavu ima instaliran preglednik, on će moći otvoriti vašu datoteku. To nije slučaj ako datoteku pošaljete u DOC, XLS ili PPT. Ne mogu svi uredski apartmani obraditi sve formate.

PDF-ovi: nedostaci i alternative

Unatoč ovim prividnim prednostima, još uvijek postoje slučajevi kada PDF format nije prikladan. Gledat ću neke od tih situacija i savjetovati vam što biste trebali koristiti.

Pisanje teksta

U PDF dokumentima nedostaju moćni alati za oblikovanje programa Microsoft Word i drugih procesora. Ne možete uređivati ​​izgled stranica, fontove i druga važna stilska pitanja.

Nadalje, nemaju provjeru pravopisa, gramatiku i druga pomagala za pisanje. Za sastavljanje teksta trebali biste koristiti tradicionalni program za obradu teksta. Spremite datoteku u PDF obliku samo kad ste sigurni da ste završili.

Uređivanje sadržaja

PDF-ovi također nisu dobar izbor kad netko drugi mora urediti ili dodati dodatne detalje u vaš dokument. 5 Besplatni alati za uređivanje PDF datoteka 5 Besplatni alati za uređivanje datoteka PDF PDF-ovi su univerzalno korisni. Međutim, oni postaju kratki kada je u pitanju uređivanje. Ovdje smo da vam pokažemo najbolje besplatne alate za uređivanje vaših PDF datoteka. , Na primjer, ako ste odgovorni za dodavanje teksta dokumentu, a u kasnijoj fazi postupka za dodavanje slika odgovoran je neko drugi, nije pametno slati datoteku u PDF formatu.

Po prirodi format nije moguće uređivati. PDF-i su samo slika postojećeg dokumenta, a ne sami po sebi originalni dokument. U najboljem slučaju većina čitatelja PDF-a dopustit će vam samo uređivanje nekoliko riječi odjednom.

slike

Ako ćete možda trebati kasnije koristiti slike iz dokumenta, držite se Office aplikacija. Teže ćete, ako ne i nemoguće, izvući ugrađene slike iz PDF dokumenta.

Ako je apsolutno potrebno izdvojiti sliku iz PDF-a, možete zgrabiti zaslon za ispis i urediti sliku Paint - ali to nije učinkovit tijek rada i vjerojatno ćete izgubiti dio kvalitete slike.

kolaboracija

Aplikacije za stvaranje PDF-a nemaju alate za suradnju. Neki plaćeni alati uvode značajke koje najbolji besplatni čitači. 6 najboljih čitača PDF-a za Windows u 2019. godini. 6 najboljih čitača PDF-a za Windows u 2019. godini. Najbolji PDF čitači ne koštaju novac. Pročitajte naš pregled čitatelja s bogatim značajkama PDF-a koji imaju čak i Adobe Reader. Ne uključuje, ali postupak je glomazan.

Većina paketa za produktivnost poput Microsoft Office 365 i aplikacija Google diska sada omogućuju suradnju u stvarnom vremenu na dokumentima 3 Microsoft Office mrežni alati za timski rad i suradnju koji impresioniraju 3 Microsoft Office online alata za timski rad i suradnju koji impresioniraju Officeom 2016 i njegovim besplatnim internetskim kolegama Office Online , Microsoft je uveo nove alate za timove za daljnju i stvarnu suradnju. Pokazujemo vam ono što ne smijete propustiti. , Opet sve stvari možete obaviti koristeći tradicionalni paket, a zatim spremite u PDF dokument tek kada je dokument gotov.

Podijelite svoja mišljenja

Nadam se da sam vam pružio široki uvod o tome kako se PDF dokumenti uspoređuju s tipičnim formatima Office Suite paketa, kao i objašnjenje kada koristiti PDF datoteke i kada ih treba izbjegavati.

Volio bih čuti što biste još dodali ovom popisu. Jesam li propustila kakve profesionalce? Jesam li previdio neke značajne nedostatke? Svoje misli i mišljenja možete ostaviti u polju za komentare ispod.

Kreditna slika: NY Studio putem Shutterstock.com