Jednostavne strategije upravljanja vremenom i projektima koje možete koristiti kod kuće

Da li čeznete za promjenama u svom životu? Ako namjeravate započeti novo nastojanje, bilo da je povezano sa samorazvojem, s klasom koju želite pohađati ili s projektom poboljšanja doma, imamo nekoliko vježbi koje bi vam mogle povećati šansu za uspjeh.

Planiranje i upravljanje projektima je nešto što svi radimo manje ili više intuitivno. Oni koji su bili izloženi profesionalnom upravljanju projektima poznaju napredne alate i metode koji se koriste za pokretanje i upravljanje projektima. Ali ne morate biti profesionalac da biste dobro obavili posao; samo trebate strateški pristup.

Sljedeće vježbe mogu vam pomoći da vizualizirate svoju budućnost i provedete korak po korak promjene kako biste uspjeli postići svoje ciljeve.

Što je projekt?

Prije nego započnemo, definirajmo što je projekt.

Projekt je privremen poduhvatu s ciljem stvaranja konkretan ishod, poput jedinstvenog proizvoda ili usluge.

Definirajuće karakteristike su privremen i konkretan ishod. Drugim riječima, projekt ima početak i kraj, a do trenutka kada je završen, u idealnom slučaju smo proizveli ishod koji smo definirali prilikom pokretanja projekta. To su rekli projekti limenka budite iterativni, tj. dostignete prekretnicu, definirate novi korak i nastavite ovaj postupak ad infinitum; ovaj “rutina” se obično nalazi u razvoju softvera, a moglo bi se primijeniti i na samorazvoj.

Svakodnevna rutina, poput provjere poštanskog sandučića radnim danom ili navike poput četkanja zuba ili bilo kojeg drugog ponavljajućeg postupka, nije projekt jer je redovit, a ne privremen i ne daje konkretan rezultat. Primjena jednog od ovih kao navika, međutim, može biti projekt.

Pa kako idete na provedbu novog projekta?

Jar života

Novom projektu potreban je prostor u vašem životu. 7 Lekcije za upravljanje vremenom Naučio sam se penjanjem na planini 7 Lekcije za upravljanje vremenom naučio sam iz penjanja na planini Kako upravljate svojim vremenom od prvog trenutka ujutro, pa do posljednjeg trenutka kada idete u krevet, jest puno poput alpinizma. Te lekcije sam naučio na teži način. , Što ako već imate pun život? Vjerojatno imate posao, obitelj, prijatelje, hobije, kućne ljubimce, eventualno druge obveze koje zahtijevaju vaše vrijeme i pažnju i vrlo malo vremena za uštedu.

Kako možete izdvojiti vrijeme za nešto novo?

Nažalost, nemam odgovore, ali možda vam ova priča može dati ideju:

Poruka koju vodite kući je da možete biti zauzeti cijelo vrijeme, a da ništa ne postignete. Da biste to promijenili, morate uskladiti prioritete! Još ćete pronaći vremena za sitnice, a pritom ćete napredovati u stvarima koje su vam najvažnije.

Vježba 1: Analizirajte svoj Jar života

Provedite malo vremena razmišljajući o vašem osobnom “staklenka života”. Koje su stvari u vašem životu koje predstavljaju stijene, šljunak i pijesak? Pripremite popis, identificirajte svoje prioritete i kreirajte svoj raspored ispočetka. Prvo stavite stavke visokog prioriteta, uredite druge važne stvari oko njih i na kraju identificirajte slobodne utora za sve ostalo. Ima li prostora za nove projekte?

Ako tražite svakodnevni hack za upravljanje vremenom koji je zabavan, pokušajte s tehnikom Pomolego kako pomoću LEGO-a za bolje upravljanje vremenom Kako bolje iskoristiti LEGO-ove za upravljanje vremenom, mislim da sam pronašao vrhunski alat za produktivnost: LEGO-i. Ne odlazi! Dopustite mi da objasnim. .

Premortem vs. Postmortem

Možda vas je vježba Jar života podstakla da započnete novi projekt ili općenito unesete promjene u svoj život. Sada svi znamo da projekti mogu propasti. Zanimljivo je da su istraživanja pokazala da predodžba neuspjeha projekta prije nego što je uopće započela može biti način da se spriječi neuspjeh u prvom redu. Ova se tehnika naziva a premortem.

Istraživanje koje je 1989. godine provela Deborah J. Mitchell, iz škole Wharton; Jay Russo, iz Cornella; i Nancy Pennington, sa Sveučilišta u Koloradu, otkrili su da potencijalni uvidi, zamišljajući da se događaj već dogodi, povećavaju mogućnost ispravnog utvrđivanja razloga budućih ishoda za 30%. Koristili smo perspektivni pregled unatrag kako bismo osmislili metodu koja se naziva predmorski, a koja projektnim timovima pomaže u početku prepoznati rizike.
Gary Klein, Harvard Business Review

Premortem je sličan postmortemu, samo što se još nije dogodio. Umjesto toga, članovi tima misle da projekt nije uspio i pronašli su potencijalne razloge za njegov neuspjeh i načine uklanjanja tih prijetnji.

U videozapisu ispod, nobelovac Daniel Kahneman objašnjava ideju predgrupe u kontekstu poslovanja, ali isto se može odnositi i na vaš osobni život.

Vježba 2: Izvedite predmregu za svoj projekt

Za svrhu ove vježbe, zamislite da vam projekt nije uspio. Što su mogli biti potencijalni uzroci? Slobodno uključite svog partnera, člana obitelji ili prijatelja kako bi vam pomogao da predložite stvari koje bi mogle prouzrokovati vaš pokušaj. Brainstorm Kako pametno napasti pravi put s jednostavnim raspoloženim pločama Kako pametno napasti pravi put s jednostavnim raspoloženim pločama Lijepa ploča raspoloženja jedan je od najboljih alata za vizualni brainstorming. Ovaj kratki vodič upotrijebite za prenošenje svojih ideja ili jednostavno pokušajte solo brainstorming s kolažom nadahnjujućih slika. , prikupi onoliko razloga (prepreka) kojih se može sjetiti, uključujući lude i malo vjerovatne ideje 8 savjeta za izradu pobjedničkih ideja kada se smisliš sam 8 savjeta kako doći do pobjedničkih ideja kada se baviš samo razmišljanjem dvije glave misle bolje nego jedan, ali brainstorming se odnosi na rješavanje problema pojedinačno koliko i na grupu. Evo nekoliko metoda za izgradnju “oluja” ideja. , Nema pogrešnih odgovora i nisu dopuštene kritike ili zaključke tijekom brainstorminga! Imate kreativnu slobodu.

S popisa odaberite 10 najvjerojatnijih razloga zbog kojih možete kontrolirati koji mogu prouzročiti neuspjeh vašeg projekta. Za svaku od tih prepreka opišite jednostavno rješenje ili strategiju koja će vam pomoći da vaš projekt postane uspješan. Ova vježba pomoći će vam da ostanete na putu i zapravo izbjegnete neuspjeh.

Možete koristiti jednu od ovih aplikacija za dijagramiranje 8 Aplikacije za dijagramiranje za bolji Brainstorming na putu 8 Aplikacije za dijagramiranje za bolji Brainstorming u Go Lifeu mogu biti užurbane i kaotične. Ove aplikacije za mapiranje uma i brainstorming mogu vam pomoći da pratite svoje nadahnuće i ideje za bolji proces razmišljanja. Sve samo dodir zaslona. prikupljati i organizirati rezultate svog brainstorminga.

Nekoliko drugih preporučenih besplatnih alata za brainstorming su:

• Coggle
• Wisemapping
• Tekst 2 Karta uma
• Mind42

Prognoza vs Backcasting

Trendovi i prognoze dragocjeni su alati za predviđanje vjerojatnosti što će se dogoditi, a zatim planiranje načina na koji ćete reagirati. Na primjer, donijet ćete kišobran ili jaknu za kišu, ako vremenska prognoza 5 smiješnih vremenskih aplikacija za izradu prognoze zabavnih 5 smiješnih aplikacija za vremensku prognozu učiniti prognozu zabavnom Nađite vrijeme previše dosadnim? Pogledajte ove smiješne vremenske aplikacije za Android, iOS i web koji prognozu čine zabavnijom. predviđa kišu. Ali ova strategija ne uspijeva kada moramo inovirati ili planirati nepoznato.

Prognoza nas ometa u stvaranju nečeg novog jer ograničava naš pogled na uvjete i trendove koji su već poznati ili uspostavljeni. Zato intuitivno primjenjujemo druge strategije za planiranje i viđenje cijelo vrijeme.

Na primjer, odlučite proučiti predmet, prijaviti se za posao ili se preseliti na novo mjesto ne (samo) zbog prošlih trendova i iskustava, već i zato što predviđate bolju budućnost za sebe i druge. Na temelju te vizije nastavite poduzeti korake u sadašnjosti kako biste stvorili budućnost kakvu želite zgodni istraživački projekti koji bi mogli promijeniti budućnost Cool istraživački projekti koji bi mogli promijeniti budućnost Hoće li mega-korporacije poput Googlea, Microsofta, IBM-a i Intel nastaviti dalje dati budućim generacijama svijet kakav možemo samo zamisliti sada? Ovi uzbudljivi istraživački projekti kažu da će to obećanje održati. .

Zove se jedna metoda za izradu strategije koja se temelji na budućoj viziji backcasting (također se naziva “unatrag mapiranje”). Obično se primjenjuje pri planiranju održivog razvoja i inovacija.

Evo definicije emitiranja iz mrežnog vodiča Europske komisije za predviđanje:

Backcasting je metoda za razvijanje normativnih [poželjnijih budućnosti] scenarija i istraživanje njihove izvedivosti i implikacija.

Vježba 3: Backcast iz svoje vizije

Za ovu vježbu zamislite da ste uspješno završili svoj projekt. Sve želje i snovi koji su ga nadahnuli postali su stvarnost. Svi vaši ciljevi su postignuti.

Napišite sažetak svoje vizije, kao da se već ostvarila. Budite što detaljniji: gdje ste sada, kako se vaš život promijenio, koje ste stvari postigli, što ste naučili, kako se osjećate?

Osvrnite se na put iz željene budućnosti, prebacite korake koji su vam pomogli da postignete svoju viziju. Ovo je pomalo dirljiv mozak. Da biste to malo olakšali, možete planirati i iz sadašnjosti i zamisliti da vas vizija vuče ka njoj poput magneta.

Navedi korake od danas pa nadalje, koji vam mogu pomoći ostvariti svoju viziju. Imajte na umu što ste naučili iz prethodnih vježbi i pokušajte integrirati te informacije, ako je moguće. Koje ćete mogućnosti iskoristiti kako biste svoje ciljeve ostvarili? Zamislite svoj put od sadašnjosti do željene budućnosti.

Hronološki nabrojite 10-15 koraka od danas do završetka vašeg projekta. Usredotočite se na osobne prekretnice i prilike, a ne unaprijed definirane događaje. Budite konkretni kada sebi postavite ta pitanja.

• Kako se vi osobno očekujete da se razvijate?
• Što očekujete da naučite i izađete iz ovog projekta?
• Koje ćete mogućnosti stvoriti ili iskoristiti?

Razmislite o korištenju jednostavnog alata za upravljanje projektima kao što je Trello ili čak PDF predložak „napravite sami“. Izradite vlastiti PDF predložak za planiranje bilo čega. Kreirajte svoj vlastiti PDF predložak za planiranje bilo čega. Predlošci su vitalni uređaji koji štede vrijeme i koje možete koristiti u gotovo bilo kojoj situaciji. u životu. Kad dođe do posebne situacije, možete li napraviti svoj vlastiti predložak? Lako je. Mi vam pokazujemo kako. kako biste pratili vaše faze mapiranja unatrag.

Vaš put naprijed

Sve tri vježbe zajedno, sada imate pojednostavljeni plan za svoj projekt 24 predloška Google dokumenata koji će vam olakšati život 24 predloška Google dokumenata koji će vam olakšati život. Ovi predlošci Google dokumenata koji štede vrijeme pomoći će vam da dovršite svoje dokumente umjesto da se trudite. da ih sastavi. , Kombinira elemente upravljanja vremenom, upravljanja rizikom, definiranje projekata i strategiju za postizanje svojih ciljeva. Nadamo se da će vam vježbe poslužiti i kao motivator za početak danas.

Jeste li imali uvida dok ste dovršavali ove vježbe? Koje ste druge tehnike koristili za uspješno pokretanje i dovršavanje projekata samorazvoja u prošlosti? Molimo, podijelite s nama u komentarima!

Kreditna slika: ravna cesta koja vodi prema otvorenim vratima Lightspring preko Shutterstock, Trueffelpix preko Shutterstock