5 najboljih savjeta za upravljanje projektima za početnike

Upravo kao voditelj projekata ulazite u radnu snagu ili novi posao sa svojom postojećom tvrtkom? Na fakultetu i s programima za ovu poziciju mnogo učimo.

Međutim, mnogi dijelovi menadžera projekata uče se usput i kroz iskustvo. Ako prvi put preuzimate ulogu voditelja projekata, evo samo pet savjeta za upravljanje projektima koji će vam pomoći da započnete.

1. Koristite prave alate

Odabir pravih alata za upravljanje projektima Kako koristiti Microsoft OneNote za upravljanje projektima Kako koristiti Microsoft OneNote za upravljanje projektima OneNote je idealan alat za suradnju za upravljanje jednostavnim projektima u malim timovima. I to potpuno besplatno. Pogledajte kako OneNote može pomoći vašim projektima da se uzmu! izuzetno je važan. Te će aplikacije postati vaši najbolji prijatelji tijekom života vaših projekata. Ako ste i dalje u zraku s kojim birate, evo značajki koje biste trebali potražiti i prijedlozi koje možete istražiti.

Jednostavnost korištenja

Korištenje alata koji je po svom dizajnu i značajkama intuitivniji je značajniji nego što možda mislite. Trebali biste koristiti aplikaciju koju je lako razumjeti ispred vrata.

Dostupnost na više platformi

Praćenje zadataka i statusa projekata jednostavno je pomoću alata koji možete koristiti na računalu i na mobilnom uređaju.

Korisne značajke

Neke su aplikacije robusne i potpuno opremljene. Omogućuju vam izradu Ganttovih karata, kalendara specifičnih za tim, popisa zadataka, baznih linija, automatizacija i puno više. Za profesionalne voditelje projekata prikladni su sveobuhvatni alati. Ovo uključuje aplikacije kao što su Microsoft Project, Smartsheet i Zoho Projects.

Ostale aplikacije možda ne sadrže sva zvona i zvižduke kao slične alate, ali mogu biti jednostavnije naučiti i uključiti točne značajke koje su vam potrebne. U ovoj situaciji, provjerite programe poput Trello, Wrike i Asana za zadatke, suradnju i jednostavno praćenje.

Dno crta je da biste trebali odrediti koje su vam osobine potrebne i želite najviše, a zatim provjeriti razne alate kako biste otkrili koji je za vas najbolji..

2. Koristite predloške

Ne samo da se morate pripremiti za projekt, već i “kancelarijski posao” uključeni u njegovo upravljanje. Od planiranja sastanka do izvješća o statusu do ažuriranja e-pošte, pripremite se za svoj projekt prikupljanjem praktičnih predložaka koji štede vrijeme.

Predlošci dolaze u svim oblicima i veličinama i najčešće su to za Microsoft Office aplikacije poput Word, Excel, PowerPoint i OneNote. MakeUseOf je pokrivao mnoštvo članaka predložaka za sve vaše potrebe projekta.

• Predlošci za upravljanje projektima u Wordu Kako upravljati svojim projektom s Word predlošcima Kako upravljati svojim projektom s Word predlošcima U upravljanju projektima priprema je pola bitke. Da biste organizirali i dokumentirali svoj projekt, možda će vam trebati mnoštvo različitih izvještaja, obrazaca ili planova. Za početak smo sastavili izbor Word predložaka.
• Predlošci za upravljanje projektima u Excelu Kako postići svoj projekt uspjehom s predlozima programa Excel Kako postići svoj projekt uspješnim s predložacima programa Excel Predlošci programa Excel ključan su alat u portfelju učinkovitog voditelja projekata. Čak i u najmanjem projektu, predlošci vam mogu olakšati život i uštedjeti značajno vrijeme. Sastavili smo izbor.
• Predlošci za upravljanje projektima PowerPoint Najbolji besplatni predlošci PowerPoint-a za vašu prezentaciju projekata Najbolji besplatni predlošci PowerPoint-a za vašu prezentaciju projekta Kako ćete predstaviti svoj projekt, barem je jednako važno kao i ono što prezentirate, jer ono što će vaša publika pamtiti je kako ste se osjećali. Opakirajte ih uz profesionalne PowerPoint predloške za upravljanje projektima.
• Predlošci za upravljanje projektima OneNote Kako usvojiti predloške OneNote za upravljanje projektima Kako usvojiti predloške OneNote za upravljanje projektima Veliki izbor predložaka jedna je od značajki koje čine Microsoft OneNote odličnim alatom za upravljanje projektima. Dopustite da vam pokažemo kako možete koristiti predloške OneNote u svom projektu.
• Predlošci dnevnog reda sastanka 15 Predlošci dnevnog reda besplatnih sastanaka za Microsoft Word 15 Predlošci dnevnog reda besplatnih sastanaka za Microsoft Word Ovi predlošci dnevnog sastanka besplatnog sastanka za Microsoft Word mogu vas odvesti do sjajnog početka za bilo koju vrstu sastanka.
• Predlošci minuta sastanka 12 najboljih predložaka minuta sastanka za profesionalce 12 najboljih predložaka minuta sastanka za profesionalce minutaža Format sastanka bilježi osnove. Da biste brzo primijenili MOM format, upotrijebite jedan od ovih predložaka minuta sastanka.

3. Pripremite se za promjene

Bilo bi divno kada bi svaki projekt išao točno onako kako je planirano od početka do kraja. Nažalost, to često nije slučaj. Rješavanje neugodnosti na projektu poput puzanja opsega dio su posla. Međutim, vjerojatno će se pojaviti druge stvari koje su izvan vašeg nadzora.

Kreditna slika: Gustavo Frazao putem Shutterstock.com

• Možete imati člana tima koji ne može ispuniti svoje zadatke zbog bolesti ili hitne situacije. Ovo bi moglo zahtijevati da se brzo preselite kako biste doveli novog člana tima koji će dovršiti zadatke ili ih čak i preuzeti na sebe, u nekim slučajevima.
• Možda imate kratkoročni problem sa sustavom koji sprečava cijeli tim da izvršava zadatke. Ovo će možda zahtijevati da radite dodatne sate kako biste iskoristili vrijeme i ostali na putu.
• Možete imati supervizora koji od vas traži da napravite promjene koje je zahtijevao klijent usred projekta. To će pokrenuti procjenu utjecaja i prilagodbe zadataka i rokova.

Stoga se spremite nositi se s promjenama tako da budete fleksibilni i prilagodljivi kada nastanu problemi.

4. Poznajte svoj tim

Ovisno o vašoj tvrtki i industriji, možda imate stalni tim ili osobu koja će se sastaviti uz svaki novi projekt. Bilo kako bilo, upoznavanje s vašim timom važan je dio upravljanja njima za uspješan projekt. Ali to može biti teško ako se pridružite novoj tvrtki ili drugom odjelu.

Kreditna slika: Poslovne slike majmuna putem Shutterstock.com

Slušajte i bavite se

Kada se sastajete sa svojim projektnim timom 5 savjeta koji će vam pomoći da napravite savršen pogodak svom šefu ili timu 5 savjeta koji će vam pomoći da napravite savršenu paru svom šefu ili timu Predstavljanje šefu može biti zastrašujuće iskustvo. Evo nekoliko savjeta kako da vaš teren bude savršen. , obratite pažnju na govor tijela, stav i zanimanje svojih sudionika. Slušajte što imaju za reći, postavljajte pitanja i potaknite interakciju. Budite profesionalni, ali ne bojte se malo baciti u svoj smisao za humor kako biste probili led.

Pravite bilješke

Praćenje zadataka i rokova članova vašeg tima dio je rukovođenja projektom. Ali bilježenje članova vašeg tima također vam može pomoći da ih bolje upoznate.

• Je li Bill uvijek na vrijeme, šalje vam svoja ažuriranja statusa?
• Ima li Carol problema s govorom kad joj treba pomoć?
• Je li Mark loš u ispunjavanju njegovih rokova?

Pokušajte zapisivati ​​bilješke tijekom sastanaka, nakon pojedinačnih razgovora ili dok čitate e-poruke članova tima. To će definitivno pomoći kako trenutnim, tako i budućim projektima s njima.

5. Nastavite komunicirati

Kao voditelj projekta očekujete komunikaciju iz tvog tima. Želite da vam se dostave ažuriranja o statusu i da vam se dostave pitanja ili nedoumice. U isto vrijeme, trebali biste planirati komunicirati određene predmete svom timu kao njihov voditelj projekata.

Redovito održavajte sastanke

Kako biste svoj tim pratili i na istoj stranici, zakažite redovne sastanke projekata. Najbolji način da to učinite je pronaći dan i vrijeme koji najbolje rade za tim i stvoriti ponavljajući tjedni sastanak. To vam daje svoj tim da poznaje rutinu i priprema se u skladu s tim.

Praćenje nakon rasprava

Nakon svakog sastanka trebali biste poslati praćenje svom timu. Vaša e-pošta treba sadržavati zapisnike sastanka i radnje koje su rezultat rasprave. Ovo je kada vam ovi sjajni predlošci mogu dobro doći.

Navedite ažuriranja statusa

Kao voditelj projekta, vjerovatno ćete izvještavati o svom napretku svom neposrednom nadzorniku, a moguće je i lancem izvršnog tima. Kad su potrebne promjene od viših prozora, zahtjevi dolaze od klijenta ili vaš tim jednostavno prima pohvale za njihov rad, budite sigurni da ih podijelite s njima.

Imate li savjete za upravljanje projektima koje treba dodati?

Upravljanje projektom često se odnosi na upravljanje ljudima Kako rješavati poteškoće s ljudima kao voditelj IT projekata Kako se baviti teškim ljudima kao voditeljem informatičkih projekata Voditelj projekta mora družiti različite ljude u uspješan projektni tim. Neke su meke vještine na koje možete pozvati da projekt i tim budu u tijeku. nego što se tiče upravljanja dokumentima. Da li biste se složili?

Koje ste stvari dosad naučili u svojoj ulozi za upravljanje projektima? Postoje li interpersonalne, profesionalne ili osobne vještine koje vam najviše pomažu u tom položaju? Molimo, podijelite svoje prijedloge i savjete s drugima koji su u ovoj ulozi novi komentarom.