5 zapovijedi za odabir prave aplikacije za posao radi produktivnosti

Da sam vam dao kolekciju od 100 krigli kave i zamolio vas da ih organizirate, kako biste to učinili? Bi li to bila boja? Po slici na šalici? Po svojoj veličini? Različiti se ljudi organiziraju na različite načine, tako da nešto poput odabira aplikacije za posao doista ovisi o vrsti osobe koja ste.

Imam priznanje. Ja sam opsesivni ispitivač popisa obaveza. U proteklih pet godina mislim da sam testirao oko 20 alata za upravljanje produktivnošću, a još uvijek se moram pridržavati jednog. Često ću otkriti jednu koju apsolutno volim, pa ću čak i detaljno napisati o tome dok sam zaista uzbuđena zbog toga. Zatim je odbacim i pređem na nešto drugo nekoliko mjeseci kasnije. Nekoliko primjera uključivalo je pregled kalendara Kalendar - Cool kalendar i popis obaveza u jednom kalendaru - Cool kalendar i popis obaveza u jednom obično se samo pridržavam Google kalendara za potrebe planiranja i Workflowy kao moj online za -popis. Potrebno mi je puno impresije o bilo kojem sustavu kalendara / zakazivanja. Tako sam bio malo…, poboljšani Google kalendar, pregled WeDoista Suradnja na projektima s malim timovima pomoću Wedoist Projekta praćenja Suradnja na projektima s malim timovima Korištenje Wedoist praćenja projekata WeDoist omogućuje malim timovima da upravljaju do tri projekta besplatno. Pomaže vam da surađujete sa svojom skupinom u pronalaženju zadataka povezanih s projektom i dodjeli tih zadataka članovima…, što je vrsta grupne verzije ToDoist ToDoist upravitelja popisa: Jednostavni popis ToDo i upravitelj zadataka ToDoist : Jednostavan popis ToDo i upravitelja zadataka. Zatim, naravno, tu je pregled GQueues-a. Uzmite Google upravljanje zadacima i zakazivanje na potpuno novu razinu pomoću GQueues-a. Uzmite Google upravljanje zadacima i zakazivanje na potpuno novu razinu pomoću GQueues-a Google Tasks ne radi ako želite prijeći više od današnjeg upravljanja vremenom. u vizionarsko planiranje sutra. Ovo je mjesto gdje GQueues stupaju do tanjura. - jedan od mojih najnovijih favorita.

Pokušao sam ToDoist, isprobao sam Wunderlist to-do manager Wunderlist: Jednostavan za upotrebu, svestran i cross-platforma Upravitelj popisa To-Do Wunderlist: Jednostavan za upotrebu, svestran i cross-platformski popis obaveza Upravitelj i bezbroj ostalih upravitelja popisa. Konačno sam sve to sveo na konačnu odluku, koju ću vam pokazati u nekoliko trenutaka. To ne znači da koristim samo jedan. Na svojim raznim putovanjima produktivnosti, vratio sam se ovdje još jednom kako bih podijelio mudrost koju sam stekao godinama kočeći puteve produktivnosti. Dno crta je ovo - postoje pet zapovijedi morate slijediti kako biste odabrali prave aplikacije za obavljanje posla i održali svoj život produktivnim i smislenim.

Naredba br. 1: Neka bude jednostavno

Dakle, koji je najbolji? Koja će vam aplikacija učiniti da transformirate svoj kaotični život u more organizacije i mira? Upravitelj produktivnosti koji treba obaviti pojednostavit će ludilo vašeg života u strukturirani i uređeni skup popisa?

Evo tajne: Potrebno vam je više alata za više svrhe. Jednom kada to zaobiđete, te aplikacije za zadatak možete pogledati iz druge perspektive.

Nije stvar u pojednostavljivanju svake pojedine stvari na kojoj radite u vašem životu u jednu aplikaciju. Ovdje sam da vam kažem da koliko god lijepo bilo to, jednostavno se neće dogoditi.

Dakle, dopustite mi da s vama podijelim svoju konačnu odluku o popisu obaveza / kalendaru. Predstavljamo, najbolju listu obaveza na planeti.

Yup. Nakon igranja s nekoliko desetaka to-do aplikacija i produktivnosti programa, došao sam pun krug u dobar sustav na papiru. No, ovdje je zalogaj - papirnati sustav služi samo za moje vrlo jednostavne dnevne zadatke. To je u osnovi nešto što nosim sa sobom da bih ga mogla otvoriti bilo kada i samo piskati po novim stavkama ili precrtati stare, ali stvarnost je da to nije srce mog cjelokupnog sustava. To je samo alat. Srce sustava je vrlo elektroničko, a uključuje nekoliko alata koji rade zajedno.

Zapovijed # 2: Počnite s životnim ciljevima

Prvi korak bilo kojeg plana produktivnosti mora biti fokus vašeg vremena na stvari koje su vam zaista bitne, umjesto da okrećete kotače radeći male zadatke koji u konačnici ne služe vašim većim ciljevima u životu. U tom cilju, postoji jedna fantastična web aplikacija za planiranje ciljeva: Zaustavi gazite vodu i napredujte u životu s velikom slikom Prestanite stati na vodi i napredujte u životu s velikom slikom Siguran sam da su mnogi od vas razmišljali o tome jeste li radeći prave stvari svaki dan, bilo da stignete bilo kamo i da li idete u pravom smjeru. Popisi obveza i organizacijske aplikacije pomoći će… koji se zaglavio kod mene otkad sam ga pregledao 2013. godine, i to je The Big Picture.

Meni divno djeluje, ali možda nije savršen program za planiranje ciljeva za vas. Moj jedini savjet je, bez obzira na aplikaciju koju odaberete, najbolje je odabrati onu koja se razlikuje od ostalih programa planiranja zadataka i obveza popisa zadataka. Razlog za to je što sve vaše veće životne ciljeve drži odvojenim od ludila svakodnevnog života.

Za mene je Velika slika mjesto na koje odlazim kada želim pregledati te zaista visoke ciljeve. To bi moglo biti putovanje. Moglo bi se graditi posao. Svaki je krug cilj koji određujete prema prioritetu koji mu dajete, pa možete vizualno vidjeti što je najvažnije. Tada ih u okviru ovih velikih ciljeva možete raščlaniti na manje ciljeve. Nisu zadaće koje bi se našle na popisu obveza. Ciljevi su to na visokoj razini koji će, nakon što budu ispunjeni, značiti uspjeh s većim životnim ciljem.

Dakle, vidite da radite od vrha prema dolje, a na samom vrhu vam je potrebno čisto radno mjesto da biste sanjali. Da smislite snažne ciljeve koji su vizionarski i istiniti vašem životu. Korištenjem posebne aplikacije za to vam daje čist, haos slobodan prostor za to.

Naredba br. 3: Koristite zasebni alat za planiranje

Kao što sam već spomenuo, isprobao sam sve vrste obrasca s popisom obveza, a od svih onih koje sam napokon riješio za ovu središnju fazu planiranja života / produktivnosti je ToDoist. Ono što volim kod ToDoista je da je organiziran uz lijevu stranu s vašom “Projekti”. Odaberite jedan projekt iz svakog svog životnog cilja koji ste definirali u svojoj aplikaciji za planiranje ciljeva i napravite projekt u ToDoistu. Zatim jednostavno razbijete taj projekt na manje ciljeve s jasnom vremenskom trakom kada planirate svaki od njih postići.

To vam pomaže da počnete razmišljati o stvarnom svijetu “stvari” koje trebate učiniti kako biste ostvarili te korake prema svojim životnim ciljevima. Rokovi trebaju biti realni ovdje. I ne prelažite rokove. Ako imate puno posla u jednom projektu u jednom projektu, nemojte misliti da ćete tijekom istog vremena moći obaviti ogroman zadatak u drugom projektu. Alternativni rokovi.

Nakon što su svi vaši podciljevi razbijeni na stvarnije zadatke koji se mogu realizirati (a koji mogu biti podprojekti samostalno), spremni ste navesti sve zadaće koji su potrebni za dobivanje tih -provedeni projekti.

Na primjer. Jedan od mojih ciljeva je posjedovanje medijske kuće. Da bih to učinio, želim napisati zbirku e-knjiga, tako da jedan od mojih zadataka uključuje pisanje e-knjige. Pa, pisanje e-knjige ima vlastitu podjelu zadataka, ali za to nije mjesto. Samo ćete zatrpati ovaj radni prostor.

Naredba br. 4: Automatizirajte i raspored

Posljednja faza vašeg tijeka posla je organiziranje popisa malih zadataka koji će ostvariti veće projekte u ToDoistu. Da bih to učinio, počeo sam koristiti Google kalendar prije nekoliko godina, ali u zadnje vrijeme pribjegavam korištenju dobrog starog papira za planiranje. Međutim, za mnoge ljude kalendar i popis zadataka stvarno rade posao kao i bilo što.

Ljepota nečega poput Google kalendara je što prije nego što počnete dodavati one male zadatke na kojima želite raditi kako biste postigli svoje ciljeve, prvo morate umetnuti u “automatizirana” stvari koje znate da morate raditi svaki tjedan. Na primjer, znam da moji zadaci kao uređivač na MUO-u uključuju sastanak s kolegom iz Urednika Justinom za tjedni razgovor u ponedjeljak. Moram raditi i na upravljanju rasporedom izdavanja. Zatim tu su MUO članci za pisanje i ostale stvari koje su predvidljive i mogu se stalno ponavljati u raspored.

Nakon što ispunite sve stvari, vidjet ćete dane i sate koji su vam preostali za ispunjavanje svih zadataka “ekstra” stvari koje nisu dio vašeg redovnog rasporeda. Nadamo se da vam preostaje vremena da radite prema svojim životnim ciljevima, ili u protivnom imate problem i možda ćete morati razmotriti usklađuju li se ti tjedni zadaci s vašom vizijom uspjeha u vašem životu.

Zapovijed br. 5: Držite oči na svojim snovima

Ispitujući vode s toliko alata i aplikacija tijekom godina, naučio sam da zapravo nije važno koji alate koristite. Trebate odabrati ono zbog čega se osjećate ugodno i raditi s tim kako mislite. No, ključno je da započnete na vrhu, stvorite te velike, važne životne snove i ciljeve, a zatim prolazite kroz svaki set alata dok ne dođete do dnevnog kalendara s malim svakodnevnim zadacima koji čine kaos ove stvari mi zovemo život.

Ako planirate na ovaj način, bez obzira na složenost vašeg dana, možete biti barem sigurni da radite na stvarima koje su na kraju važne, a slijedeći put koji ste planirali, ostvariti one velike životne snove koje si zamislio za sebe.

Koji su vaši omiljeni alati za produktivnost? Koji je onaj koji ste smjestili za svoj popis obaveza i svoj dnevni kalendar? Podijelite neke lekcije o produktivnosti koje ste naučili s kolegama čitateljima u odjeljku s komentarima u nastavku.