Umjetnost izvinjenja Kako izgovoriti e-poštu (i to značiti)

Svi se ponekad sjebe. Pokušajte koliko god možemo, nitko nije savršen. Kada pogriješite što povrijedi nekoga drugoga, ispravno je ponuditi ispriku.

Iako ćete se često trebati osobno ispričavati, ponekad vam se sviđa ili morate reći da vam je žao putem e-pošte. Razmotrit ćemo kako se profesionalno ispričati u e-poruci kako bismo vam pomogli što bolje iskoristiti ovu situaciju.

Tri sastojka pravilne isprike

Kreditna slika: sandphin / Flickr

Iako ne postoji univerzalni obrazac, općenito prihvaćeni standard za isprike uključuje tri dijela:

1. priznajući da ste učinili nešto krivo.
2. Osjećam kajanje zbog svojih postupaka i bića suosjećajno da shvate kako povrijede drugu osobu.
3. povraćaj, gdje ispravite situaciju.

Razmotrit ćemo svaki od ova tri elementa dok prolazimo kako u e-poruci možemo reći žao.

Otvarajući svoju ispriku

Prije nego što započnete sa izradom prave isprike, morate se obratiti osobi kojoj pišete. To će se uvelike razlikovati ovisno o vašem odnosu prema osobi.

Pretpostavimo da ste pogriješili u profesionalnoj situaciji i zato svom šefu morate poslati e-poštu s isprikom. Kao primjer reći ćemo da niste uspjeli dovršiti kritični zadatak na vrijeme, što je odgodilo projekt za sve ostale.

U ovom slučaju bi bio prikladan pozdrav “Poštovani [Ime]”. Ako ste se ispričavali prijatelju, nešto slično “Pozdrav [Ime]” ili “Pozdrav [Ime]” bila bi prikladnija.

Ne zaboravite ni na temu e-pošte. Nakon što ste nekoga pogriješili, možda neće biti sretni ako vide e-poštu od koje ste stigli. Stavljajući nešto slično “Prihvatite moju ispriku” ili “Iskreno mi je žao” u naslovnoj crti dobar je način da od početka budete jasno čemu je vaša poruka. Ne pokušavajte biti pametni s akronimima e-pošte 15. Skraćenice e-pošte koje biste trebali upotrijebiti za uhvatljive retke predmeta 15 Skraćenice e-pošte koje biste trebali upotrijebiti za uhvatljive retke predmeta FYI, ja sam OOO do EOD. BTW, PRB večeras uz Y / N. Ako nemate pojma što znači bilo koji od ovih kratica e-pošte, pregledajmo ih i kako ih možete koristiti. .

Potvrđujući vašu pogrešku

Kreditna slika: stevanovicigor / Depositphotos

Sad kad ste otvorili posao, vrijeme je za prvi vitalni dio izvinjenja. Ovdje morate jasno identificirati problem koji se dogodio. Vlastiti u onome što ste učinili; Nemojte pokušavati prebaciti krivnju na nekoga drugoga ili ne opravdavati ono što se dogodilo.

Evo primjera za što ne učiniti:

Iako znam da sam propustio važan rok, stvarno nisam kriv. S Paulom sam radio na ovom projektu, a on je previše vremena trošio, postavljajući mi gomilu nepovezanih pitanja. Moje je računalo također bilo hladno tijekom cijelog tjedna, a IT ga još nije mogao pogledati. To nije sve zbog mene.

Čak i ako je gore navedeno istina, to ne predstavlja dobru ispriku. Ovaj dio treba priznati vašu odgovornost u grijehu.

Ovako nešto je puno bolje:

Svjestan sam da sam propustio presudni rok. Ovaj je projekt bio zaista važan našem odjelu, a vi ste mi vjerovali da ga pravovremeno dovršim. Znam da je moj neuspjeh u izvršavanju ovog zadatka odgodio završetak projekta. To se loše odražava na naš tim i žao mi je zbog toga.

Ovdje ste jasno iznijeli što ste pogriješili, bez pokušaja da omalovažite ili odvratite.

Izražavajući kajanje za ono što ste učinili

Sada kada ste jasno objavili svoju pogrešku, trebate pokazati strpljenje za ono što se dogodilo. Imajte na umu da je ono što ste učinili izazvalo bol, frustraciju i druge negativne emocije kod druge osobe.

Neka bude očito da osjećate kajanje zbog situacije. Pokušajte se staviti u njihove cipele i shvatiti kako su ih njihovi postupci doveli do toga da se osjećaju. Ovdje ne nude objašnjenje svog ponašanja. Poanta isprike je popraviti prijelomni odnos, a ne dokazati da ste cijelo vrijeme bili u pravu.

Evo primjera kako oblikovati ovaj dio isprike:

Želim se iskreno ispričati što nisam ispunio svoje obveze i na vrijeme izvršio zadatak koji ste mi povjerili. Za ovaj neuspjeh nema izgovora. Ne sviđa mi se što znam da sam iznevjerio svoj tim i osjećam se grozno što vam je to izazvalo neprijatnost prilikom susreta s klijentom.

Izražavanje empatije daje autentičnost vašem ispriku. Pomaže vam da na trenutak zaboravite na svoju perspektivu i pogledate s čime se netko drugi bavi.

Ispravljanje ispravno

Riječi su važne, ali radnje nose mnogo veću težinu. Da biste pokazali da mislite ono što ste rekli, važno je ispraviti. Poduzimanje akcija ili će ispraviti situaciju (ako je moguće) ili će pokazati da ćete dati sve od sebe da više ne napravite istu pogrešku.

Nastavljajući s našim primjerom propuštanja roka, ovo bi moglo poslužiti kao dio povrata izvinjenja:

Ubuduće, da izbjegnem promašene rokove, razgovarat ću s vama unaprijed ako me brine da neću uspjeti nešto dovršiti na vrijeme. Bit ću svjesniji koliko mi vremena oduzimaju kritični projekti i spreman sam uložiti dodatne sate izvan ureda kako bih bio siguran da će oni biti gotovi. To se više neće ponoviti.

U nekim situacijama možda ne znate što biste ponudili kako biste nadoknadili svoje ponašanje. Ako je to slučaj, možete jednostavno pitati “Što mogu učiniti da to ispravim?”

Ono što je najvažnije je pokazati kako ćete ubuduće drugačije postupiti kako biste spriječili da se isti problem ne ponovi.

Zatvarajući svoju ispriku

Sada samo trebate završiti poruku. To je prilično jednostavno, ali budite sigurni da održavate ton prikladnim. Trebate zahvaliti primatelju što je pročitao vašu ispriku i poželjeti im dobro.

Također bi moglo biti dobra ideja da ih pozovete da razgovaraju o onome što ste dalje rekli. To pokazuje da ste iskreni i otvoreni za dodatni dijalog.

Evo jednog načina da zatvorite profesionalnu e-poštu izvinjenja:

Hvala vam što ste pročitali ovo. Ako želite nešto više raspraviti, kontaktirajte me kako bismo to mogli riješiti.

Iskreno,
[Tvoje ime]

Ako ne želite koristiti “Iskreno,” druga formalna zatvaranja poput “Lijepi Pozdrav” također će raditi.

Je li medij ispravni medij?

Pregledali smo kako se profesionalno ispričati u e-poruci. No prije nego što počnete pisati svoje, trebali biste razmisliti je li e-pošta pravi medij za ispriku.

E-mail sigurno ima koristi kada se radi o isprikama. Kako nema vremenskog ograničenja, možete svoje misli sastaviti na jasan i izravan način. Ako je brzo izvinjenje, slanje e-pošte omogućuje vam da ih kontaktirate u kratkom roku. Za razliku od isprike osobe, ne morate biti spontani i reagirati na ono što druga osoba kaže.

Ali nije sve dobro. E-pošta je manje osobna od isprike osobne osobe (ili telefonskog poziva). Ovisno o postavljanju vaše tvrtke, slanje e-pošte može se smatrati kukavičkim ako je osobno pojavljivanje. Ne skrivajte se iza ekrana.

Isprike na pogreškama

Ispravno se ispričati dragocjena je životna vještina. Ne znaju svi kako to učiniti, pa je lako ostaviti drugu osobu osjećajući se još frustriranijom nego prije. Koristite ovaj osnovni vodič o tome kako izviniti se e-poštom i naći ćete se za popravljen odnos.

Imajte na umu da je krajnji cilj isprike obnoviti slomljeno povjerenje. Učinili ste nešto pogrešno, a tri koraka iznad su način na koji morate to ispraviti i ispraviti. Ne govori o tebi.

Za više ovakvih, pogledajte ove alate za izradu boljih poruka e-pošte koje će ljudi čitati 5 alata za pisanje boljih poruka e-pošte koje će ljudi čitati i odgovarati na 5 alata za pisanje boljih poruka e-pošte koje će ljudi čitati i odgovarati na pisanje nije svačija čaša čaj. Ali ne trebate biti sjajan pisac kako biste poslali sjajnu e-poštu. Sve što trebate je nekoliko alata za osiguranje kvalitetnih poruka. .