Fool Proof sustav za planiranje i upravljanje više projekata

Imati više projekata i na poslu i kod kuće poput je plijesni koja raste na vašim zidovima. Plijesan koji buči tjeskoba i strepnja dok plivate dalje iza sebe, gubeći trag tamo gdje vas čeka i što vam preostaje učiniti. Srećom, postoji relativno jednostavan sustav u ponudi kako očistiti tu plijesan, pouzdano usmjeriti te projekte na pravi put i nastaviti tako.

Unesite cjelovito planiranje horizonta

Taj se sistem zove “Cijelo planiranje horizonta” (FHP), pojam koji je skovao i ilustrirao profesor matematike i kadulja produktivnosti, Cal Newport. FHP je sustav tijeka rada koji uzima vaš uglavnom nesavjestan popis obaveza. 4 Popularni savjeti o produktivnosti koje treba zanemariti 4 Popularni savjeti o produktivnosti koje treba zanemariti Neke ideje o produktivnosti koje nam se prodaju ponekad su neosnovane i često pogrešne. Razmotrimo nekoliko ovih mitova o produktivnosti pokazujući da bi moglo biti upravo suprotno. , i pretvara u nešto što je i više upravljivije i više poštuje vaše vrijeme. To je također izvrsno neraskidivo kada se radi o onim zajamčenim, dnevnim odvratanjima.

Kad Newport govori o sustavima rada, on ih definira kao a “skup navika i alata koji se koriste za organizaciju posla koji radite i kada to radite. A kad [kaže] učinkovit, on se odnosi na vrijednost koju proizvedete”.

Iz ove definicije jasno je da se FHP ne promiče kao sustav koji vlada svim sustavima. Možda nije prikladan za vaš vlastiti posao, ali svakako ga valja razmotriti. Ukratko, to je alternativa, slična drugim sustavima poput Davida Allena Organizirajte stvari dovršeno 2015.: Naučite borilačku vještinu postizanja gotovih stvari [Stvari koje treba gledati] Organizirajte 2015. godinu: naučite borilačku vještinu postizanja gotovih stvari [Stvari koje treba gledati] Ikad se zapitate zašto se čini se da uspješni, nad-uspješni uvijek izgledaju dobro glava? , monotasking Dobijte stvari: 10 videozapisa koji nadahnjuju kako biste povećali produktivnost Dovršite stvari: 10 Inspirirajući videozapisi za poboljšanje produktivnosti Umjesto da prolazite kroz svaki video kanal na YouTubeu, mislili smo da ćemo olakšati teret i preporučiti nekoliko isječaka s izborom koji će biti reći kako povećati svoju produktivnost. i vremensko blokiranje Blokiranje vremena - Tajno oružje za bolje fokusiranje vremena - Tajno oružje za bolji fokus Tražite li učinkovitiji način organiziranja radnih dana? Pokušajte s vremenskim blokiranjem. Ova taktika upravljanja vremenom može vam pomoći u praćenju, istovremeno zadržavajući distrakcije, odugovlačenje i neproduktivno obavljanje više zadataka. , Planiranje cjelovitog horizonta je ujedno i aglomeracija i uklanjanje dijelova ovih ideja. Dopustite mi da parafraziram Newportovo objašnjenje.

• Svaki bi vam se projekt trebao nalaziti u kategorizaciji latentan, ili aktivan.
• Neuspjeli projekti trebali bi se prijavljivati, ali redovito pregledavati.
• Kada se projekt promovira u aktivan statusa, mora se odrediti detaljan plan kako će se projekt završiti.

Kada je u pitanju planiranje aktivan projekte, ne biste se trebali baviti apstrakcijama, ali “izravno s grubom fizikalnošću vremena”. To znači:

“Na mjesečnoj razini znam u kojim ću tjednima raditi na projektu, a tek kad dođem do tih tjedana planiram koje dane ću raditi na njemu, a tek kad dođem do određenih dana, shvatim koji sati koje će potrošiti.”

Ovaj pristup čini daleko manje vjerojatnim da ćete prekomjerno sudjelovati, što vam omogućava efikasnije planiranje i dobivanje više vremena.

Previše ljudi točno planira koje zadatke će obavljati, u koje točno određene dane, možda čak i mjesece unaprijed. To ne ostavlja prostora za stvarni život. Sa samo nekoliko dana bolovanja ili dodatnim obvezama, cijeli sustav može pasti u nered.

Mislim da je primjer na redu. Koristit ću snimke zaslona iz Trelloa (čitajte naš zapis zapisi Trello - Jedinstven, jednostavan i moćan sustav upravljanja projektima iz dobrog doma Trello - jedinstven, jednostavan i moćan sustav upravljanja projektima iz dobrog doma Znači li ime Joel Spolsky išta Ako je tako, morat ćete pročitati ovaj post, jer prikazuje Spolskyjev najnoviji i najveći projekt, a ako ne, trebali biste znati da je ovo ...) koji će vam pokazati kako možete organizirati ovaj sustav rada unutar takvog platforma.

Postavljanje odbora Trello

Ovo nipošto nije jedini način postavljanja Trella za ovaj sustav, ali meni je to jedan od onih koji rade na njima. Postavite četiri “arena”.

1. Popis svih aktivnih i uspavanih projekata.
2. Popis onoga što trebate riješiti u nadolazećem mjesecu i tjedana u kojima se neke stvari trebaju dovršiti (nemojte dodavati nikakve podatke za to još).
3. Popis onoga što trebate raditi ovaj tjedan, a koji dana.
4. Popis zadataka koje je danas potrebno dovršiti.

Nakon što ste sve svoje projekte dodali u “Projekt” popisati, označiti one koji su aktivan obojenom “označiti”. Također koristim ove projekte kako bih ih osigurao.

Napišite pregled projekata

Zatim kliknite na prvi od aktivnih projekata i napišite komentar u kojem ćete detaljno opisati što trebate učiniti, u širokom, praktičnom smislu i otprilike do kada. U ovom primjeru pretpostavljam da svaki projekt traje nekoliko mjeseci. To vam omogućuje da zaista shvatite što vam je potrebno i možete početi shvaćati kako najbolje strukturirati zadatke. Učinite to za svaki vaš aktivni projekt.

Napomena: Ovo je prva razina granularnosti. Tim zadacima još ne trebate dodijeliti određene tjedne, dane ili vremena.

Isplanirajte ovaj mjesec (jednom mjesečno)

Trebali biste to ciljati na početku svakog mjeseca. Na temelju komentara koje ste upravo napisali za svaki od svojih aktivnih projekata trebali biste biti u mogućnosti vidjeti što treba ispuniti do kraja ovaj mjesec.

Zamijenite svaku od tih prekretnica kao zasebnu “pločica” na ovom popisu i označite ih odgovarajućom bojom (istom bojom kao i aktivni zadatak na koji se odnosi), tako da lako možete vidjeti kojim se projektom ovaj zadatak bavi. Odlučite sada u kojim ćete tjednima tijekom ovog mjeseca raditi na ovim pojedinačnim prekretnicama.

Slobodno duplicirajte zadatak ili ga podijelite na pod-zadatke, ako ćete raditi na njemu nekoliko tjedana ovog mjeseca.

Na početku svakog mjeseca otprilike znate koje ćete zadatke morati obaviti do kraja svakog tjedan. Ako ne ispunite nijednu od ovih prekretnica, jednostavno pomaknite stvari tako da u konačnom roku još uvijek možete realizirati cjelokupni projekt.

Isplanirajte ovaj tjedan (jednom tjedno)

Prvo u ponedjeljak ujutro, provjerite odgovarajući tjedan na “Ovaj mjesec” popisa da vidite što trebate riješiti u narednih nekoliko dana.

Odvojite ovo vrijeme da svaki od ovih zadataka povučete na “Ovaj tjedan” popis i odlučite na koji dana tim ćete stvarima posvetiti vrijeme.

Ako opet trebate podijeliti zadatke na poddatke ili ih duplicirati, nastavite. Ako ste, primjerice, krajem prošlog tjedna otkrili da ste održali tečaj treninga, primjerice, u srijedu, sada možete lako strukturirati svoj raspored.

Planirajte danas (jednom dnevno)

Na početku svakog dana provedite planiranje 10-15 minuta na temelju zadataka u Ovaj tjedan kako ćete provoditi svoje vrijeme kako biste osigurali da ste postigli te prekretnice. Dakle, ponovo povucite odgovarajuće stavke iz Ovaj tjedan popis, na Danas popis.

U ovoj se fazi preciznosti stvari mogu brzo promijeniti, stoga imajte to na umu i budite spremni promijeniti svoj plan na temelju tih odvraćanja. Ali namjerno izdvajajući određene vremenske blokove i imajući samodisciplinu da se drži plana koliko god je to moguće, veća je vjerojatnost da ćete dovršiti ono što treba dovršiti.

U gornjem primjeru možete vidjeti da je cijeli radni dan planiran, uključujući sastanke, pozive i odgovaranje na e-poruke. Ključni zadatak podijeljen je u dva odvojena razdoblja.

Na kraju svakog dana očistite znak Danas popis. Na kraju svakog tjedna očistite znak Ovaj tjedan popis. I na kraju svakog mjeseca očistite to Ovaj mjesec popisu i počnite iznova pregledom projekata.

Čineći to navikom

Kako se možete nadati, ovo je sustav izgrađen za one koji slijede niz relativno složenih projekata. To je za ljude koji moraju ispuniti brojne rokove, a da se ne zaključe u unaprijed postavljenu rutinu i raspored koji je unaprijed diktiran tjednima, pa čak i mjesecima..

Jednom kada se za nekoliko tjedana uhvatite u koštac s ovom rutinom, brzo ćete saznati je li za vas. Ako vam se sviđa ovaj sustav, taj vremenski okvir trebao bi vam biti dovoljan da uredite sustav naprijed naveden, tako da radi učinkovito za vaše specifične potrebe. Tek tada će uroniti kao navika.

Ostale postavke

Fizičke bilježnice

Ako vam se ne sviđa korištenje Trello-a ili biste radije koristili ovaj sustav u nekoj drugoj postavci, postoji nekoliko opcija. Sam Newport koristi izbor prijenosna računala. Korištenje fizičke olovke i papira zapravo može pridonijeti više 6 jednostavnih razloga zašto papir i dalje može biti vaš ubojica za produktivnost App 6 jednostavnih razloga zašto papir i dalje može biti vaš ubojica za produktivnost Papir može biti snažniji alat za produktivnost od računala ili dodirnog uređaja, i ne treba odmah odbaciti. Niste uvjereni? Evo šest razloga zbog kojih je papir još uvijek relevantan. nego što možda mislite na svoju produktivnost. Svaka bilježnica predstavlja različitu razinu preciznosti: mjesec, tjedan, dan, tako da može brzo zapisati promjene u svom rasporedu ako su i kada su potrebne.

Evernote i OneNote

Druga alternativa su alati poput Evernote ili Jedna nota. Ovo možete postaviti na potpuno isti način na koji Newport koristi fizičke bilježnice. Postavljanje nove bilježnice OneNote je sada potpuno besplatan s više značajki nego prije OneNote je sada potpuno besplatan s više značajki nego prije Evernote više ne regulira redoslijed aplikacija za uzimanje bilješki. Microsoft je nedavno najavio da će OneNote biti besplatniji nego ikad prije. Dopustite da vam pokažemo što to znači u pogledu značajki i funkcionalnosti. za svaku razinu granularnosti koja vam je potrebna (vidi dolje). Zatim slijedite korake slične gore navedenim da biste ih ažurirali. Jedino mi je važno kod ovog pristupa to što postoji mnogo klikova naprijed-natrag između različitih prijenosnih računala, i zato radije koristim Trello, gdje se većina podataka može vidjeti na prvi pogled i mogu se lako kretati okolo.

nadmašiti

Ako ste osoba iz Excela, jedno potencijalno rješenje je ponovno stvoriti izgled koji smo postavili u Trellu. To uspijeva, ali premještanje zadataka i promjena njihovog redoslijeda je zamršenije kada imate ćelije za kretanje kroz uštedu vremena s tekstualnim operacijama u programu Excel. Ušteda vremena s tekstualnim operacijama u Excelu Excel može učiniti magiju brojevima i podjednako dobro može podnijeti znakove. Ovaj priručnik pokazuje kako analizirati, pretvarati, zamijeniti i uređivati ​​tekst u proračunskim tablicama. Te će vam osnove omogućiti obavljanje složenih transformacija. , nego da jednostavno povučete i ispustite. Ako radije imate manje podataka na jednoj stranici, uvijek možete postaviti nove kartice Projekti, ovaj mjesec, ovaj tjedan, i Danas.

Može li FHP raditi za vas?

Planiranje horizontalnog horizonta sustav je toka rada koji znači da možete upravljati višestrukim projektima bez potrebe da se obvezujete na rasporede koje ili ne možete stvarno predvidjeti ili ne možete kontrolirati.

Nema sumnje da je to “sustav zahtijeva više ulaganja mentalne energije nego vrebajući od roka do roka, a zasigurno neće raditi za sve vrste poslova”. Ali to je glavni doprinos Newportovoj značajnoj produktivnosti u akademskim krugovima, pisanju blogova i autorstvu, osiguravajući da rijetko radi prije 17 sati bez izgaranja. Programiranje izgaranja: Kako povratiti izgubljenu motivaciju Programiranje Izgaranje: Kako povratiti izgubljenu motivaciju te linije koda mogu se iscrpiti fizički i emocionalno. Sve što trebate da se vratite je svjesnost da se motivacija može povratiti. .

Mislite li da je ovo sustav rada koji biste mogli koristiti? Kako biste to trebali usvojiti u vlastitoj karijeri? Ili postoji sustav koji djeluje učinkovitije Sustav 3 štrajka: Kako odrediti prioritet na vašem popisu zadataka 3-štrajčni sustav: Kako odrediti prioritet na vašem popisu obveza. Problem možda nije u vašoj produktivnosti, možda su to samo vaši prioriteti. Naučimo kako dati prioritet popisu zadataka i ispuniti stvari. za tebe?

Kreditna slika: iscrpljena poslovna žena Piotr Marcinski preko Shutterstocka, 40 + 235, Bark, putem Flickr