Savršeni nacrt sastanka (uključujući predloške)

Jeste li ikad primili zahtjev za sastanak na poslu i jednostavno se ogrebali po glavi? Pitate se o čemu se točno radi, o čemu će se raspravljati i možda čak i zašto ste bili pozvani. Gledate ostale pozvanike u nadi da će biti nagovještaj, ali još uvijek su neobjašnjivi.

Neki kažu da ako primite nejasnu pozivnicu za sastanak, jednostavno biste je trebali odbiti. Dakle, slažete li se s tim ili ne, ako ste koordinator, vrijedi li riskirati da odbiti glave samo što su zbunjeni?

Uz malo razmišljanja i pravih alata, možete biti sigurni da je vaš cilj sastanka jasan Fed Up Of Neefikasni sastanci? Pošaljite ovih 8 pravila svom šefu koji je napunio neučinkovite sastanke? Pošaljite ovih 8 pravila svom šefu Ako je sastanak dobro organiziran, nema razloga da on ne poboljša produktivnost, smisao i moral. Evo nekih pravila koja treba slijediti za učinkovite sastanke. i smanjiti rizik od odlaska sudionika zbog nejasnog zahtjeva za sastanak.

Planirajte unaprijed s 5 W

Prije nego što slučajno pošaljete zahtjev za sastanak, razmislite koristeći tko, što, kada, gdje i zašto.

1. Koga pozvati

Ljudi mnogo puta šalju pozivnice za sastanak koje uključuju previše sudionika ili samo pogrešne. Učinite svoje noge prije vremena kako biste odgovorili na ova pitanja:

• Tko treba biti pozvan?
• Tko je potreban na raspravu?
• Tko ima znanje potrebno za svrhu?

Nemojte samo voljno pozvati sve. Istina o sastancima - i ružna je istina o susretima - a ružni je susret namijenjen da bude produktivan, zar ne? u odjelu jer niste sigurni.

2. Što se tiče sastanka

To je najvažniji dio vašeg planiranja. Razmislite o čemu se točno radi, kakav je cilj i kakav bi trebao biti očekivani ishod. Ako sami ne možete odrediti točku sastanka, onda je to vjerojatno preuranjeno.

3. Kada će se sastanak održati

Ovo se ne može činiti važnim ako radite u okruženju malog ureda. Ali za veće tvrtke ili veće sastanke, to je neophodno. Imate li polaznike koji su udaljeni, borave li u drugoj vremenskoj zoni i rade li iste sate kao i ostali?

Budite sigurni da ste odabrali vrijeme koje je dostupno svima. Izbjegavajte stres prenamjene s 10 savjeta o Google kalendaru. Izbjegavajte stres prenamjene s 10 savjeta o Google kalendaru. Tajna uklanjanja stresa pomoću kalendara je jednostavna: izrežite stvari koje vam nisu potrebne, napravite vremena za stvari koje volite i držite sve organizirano. Iskoristite ovih deset savjeta. .

4. Gdje će se sastanak održati

Ovo je također ključno za planiranje vašeg sastanka ako imate sudionike izvan mjesta. Hoće li biti potreban konferencijski poziv? Ako vam web savjet GoToMeeting Savjeti za vaš sljedeći mrežni sastanak Savjeti za GoToMeeting za vaš sljedeći mrežni sastanak GoToMeeting može vam pomoći da postignete uspjeh na mrežnim sastancima. Besplatno je za do tri sudionika. Pokazujemo vam kako uspostaviti, pridružiti se i pripremiti snimljene sastanke. biti planiran? Ili jednostavno trebate rezervirati konferencijsku sobu na licu mjesta? Svakako razmislite unaprijed kako biste smjestili one kojima očekujete da prisustvuju.

5. Zašto je sastanak potreban

Ovo je jednako važno kao i pitanje What. Zašto je li potreban sastanak? Može li se cilj riješiti bez prostora za ljude? Može li malo istraživanja dati odgovor? Imate li dovoljno informacija da sastanak možete održati u ovom trenutku?

Zapamtite, sastanci oduzimaju vrijeme dužnosti svih koji su uključeni. Posljednje što želite učiniti je da gubite vrijeme svojih sudionika. Prestanite gubiti vrijeme i počnite imati produktivne sastanke s MinutesPadom za Android Prestanite gubiti vrijeme i počnite imati produktivne sastanke s MinutesPadom za Android Meetings koji imaju lošu brzinu jer neučinkovito vrijeme tone. To ne mora biti takav: Ispada da možda još postoji nada za produktivan sastanak. .

Napravite dnevni red sastanka

Sada kada ste odgovorili na pet radnih mjesta, koristite ih za rad na pozivu za sastanak i dnevnom redu. I da, dnevni red sastanka gotovo je uvijek potreban iz različitih razloga.

Dnevni red sastanka omogućava sudionicima:

• Znajte svrhu i cilj sastanka.
• Pogledajte točke rasprave i budite u mogućnosti planirati unaprijed za svoj dio ili pripremiti pitanja.
• Pogledajte što se očekuje na kraju sastanka ili što bi sastanak trebao riješiti.
• Pratite tijekom sastanka i budite na tragu.

Započnite s predloškom

Najbolji način za stvaranje dnevnog reda je početak s predloškom. Ovo ne samo da vam štedi vrijeme, već sadrži i obris koji vam je potreban za pojedinosti. Evo samo nekoliko opcija predloška dnevnog reda sastanka 15 Predložaka dnevnog reda besplatnih sastanaka za Microsoft Word 15 Predložaka dnevnog reda besplatnih sastanaka za Microsoft Word Ove besplatne predloške dnevnog reda sastanka za Microsoft Word mogu vas odvesti do sjajnog početka za bilo koju vrstu sastanka. možete provjeriti Microsoft Word. Oni su dovoljno fleksibilni za bilo koju vrstu ili veličinu sastanaka.

Predložak ovog dnevnog reda je izvrstan jer sadrži dobro oblikovani obrazac minuta sastanka. Jednim preuzimanjem dobivate i jedno i drugo. S lijepim rasporedom tablica, svi mogu jasno vidjeti cilj, popis sudionika i dnevni red tema. Drugi koristan odjeljak pokazuje što bi sudionici trebali donijeti sastanku, što je često zaboravljeni dio.

I ovaj je sljedeći predložak dnevnog reda dobra opcija. Kao i drugi, lako možete vidjeti ciljeve, teme dnevnog reda i sve prethodne radnje. Ali također uključuje područja za nove akcijske stavke koje možete zapisati tijekom sastanka, kao i mjesto za bilješke.

Evo još jednog predloška za pregled koji je čist i jasan. Poput prvog prikazanog, on ima osnovni format tablice s lako čitljivim odjeljcima. Uz to, nudi prostor za sudionike koji bi trebali donijeti sastanak.

Kako pripremiti učinkovitu agendu

Nakon što odlučite o predlošku dnevnog reda sastanka, važno je da ga zapravo i učinkovito dovršite. Budite jasni, precizni i dajte sve od sebe da ne ostavite ništa otvoreno za tumačenje. Odjeljak za polaznike je najjednostavniji dio, ali o ostalim se mora dobro komunicirati.

Cilj sastanka

Ovo bi trebao biti jednostavan, jedan do dvije rečenice (najviše) cilja sastanka. To potječe od Što pitanje odozgo koje ćete si postaviti. Na primjer, recimo da je vaš sastanak pregledanje tri mogućnosti izgleda korisničkog sučelja za novu web stranicu.

Vaš bi cilj trebao navesti upravo to, a ne nešto slično “razgovarati o novoj web stranici”. Potonje je nejasno, ne određuje dio web stranice za raspravu i uglavnom je nejasno.

Teme o sastanku

Ovdje ćete navesti svaki dio o kojem namjeravate razgovarati. Opet, to mora biti jasno kako bi se oni od kojih se očekuje da se bave nekom temom mogli pripremiti.

Korištenjem gornjeg primjera, ako se očekuje da će web developer predložiti prednosti, nedostatke i tri mogućnosti izgleda, recite to. Nemojte samo navesti: razgovarajte o izgledima. Hoće li Bill znati o čemu točno želite razgovarati? Ako to izjavite, hoće.

Predmeti donijeti

Ako očekujete da vaši sudionici pružaju informacije, materijale, slike ili uopće išta, poslužite se ovim odjeljkom. Ne pretpostavljajte da to jednostavno zato što se polaznik pokaže da će pružiti ono čemu se nadate.

Za naš primjer s Billom, bili ste jasni u temi dnevnog reda, što je savršeno. No, kako biste bili sigurni da donosi popis prednosti i nedostataka za svaki izgled, zajedno sa slikama tih izgleda, dodajte ga u odgovarajući dio dnevnog reda.

Navedite stavke ispred vremena

Ako je moguće, priložite dnevni red uz zahtjev za sastanak kada ga pošaljete. To omogućuje vašim sudionicima da budu pri ruci kada dođe vrijeme za sastanak i daje im do znanja točno što mogu očekivati. Ovo je još važnije ako zakažete last-minute sastanak.

Kreditna slika: Thinglass putem Shutterstocka

Ako zahtjev za sastanak pošaljete puno unaprijed, možda biste radije pričekali s dnevnim redom. To bi mogao biti posao u tijeku ili možete čekati daljnje detalje o njemu. Ako je to slučaj, budite sigurni da uključite cilj sastanka, kratak sažetak tema i preliminarne stavke za unošenje zahtjeva.

Zatim navedite da će biti poslan službeni dnevni red x datum koji bi trebao biti najmanje tri dana prije sastanka. Ako možete, ujedno je pametna ideja ispisati kopije dnevnog reda Kako ispisati dokumente Microsoft Office na pravi način Kako ispisati dokumente Microsoft Office na pravi način? Izgleda li vam ponekad nemoguće ispisati dokumente točno onako kako želite? Možemo pomoći! Pokazujemo vam sve mogućnosti ispisa i pomažemo vam odabrati prave postavke savršeno ispisanih dokumenata. i dovedi ih na sastanak. Izgleda da uvijek postoji jedan sudionik koji zaboravlja njihovo.

Pripremite se za snimanje zapisnika sa sastanka

Ako ste dosad slijedili ovaj nacrt, vaš je sastanak već u sjajnom startu. Ali postoji još jedna stvar koju prethodno morate učiniti. Pripremite se za snimanje minuta sastanka.

I ovdje je ponovno korištenje predloška idealno. Možete ispisati ove opcije predloška Microsoft Word-a. 12 najboljih predložaka minuta sastanka za profesionalce. 12 najboljih predložaka minuta za sastanak za profesionalce. Zapisnik o formatu sastanka bilježi osnove. Da biste brzo primijenili MOM format, upotrijebite jedan od ovih predložaka minuta sastanka. ako više volite rukopisati ili ih koristiti na digitalnom uređaju, ako je primjenjivo.

Ovaj je predložak koji možete pronaći u programu Microsoft Word sjajna opcija jer se proširuje na svaku temu dnevnog reda. Za svaku stavku možete uključiti bilješke o raspravnim točkama, zaključcima, akcijama, odgovornim stranama i rokovima specifičnim za svaku temu.

Ako više volite predložak minuta sastanka koji ne sadrži detalje o raspravama, ovo je dobra opcija. Možete navesti točke dnevnog reda o kojima se zapravo raspravljalo, koga i na koliko dugo. Tada možete pripisati donesene odluke i nove radnje kod odgovornih stranaka i rokove dospijeća.

Vodite dobre bilješke

Svi mi imamo načina bilježenja tijekom sastanka. Ali ako ste koordinator, apsolutno morate voditi snažne bilješke. Ne postoji ništa gore nego napisati bilješku samo pogledati je kasnije i zapitati se što piše ili znači.

Kreditna slika: Pressmaster putem Shutterstoka

Uhvati što je više moguće tijekom sastanka, a zatim ga pregledaj prije odlaganja. Trebali biste pregledati o čemu se razgovaralo, o svemu što je odlučeno, i što je najvažnije, novim akcijskim stavkama. Ukratko, naglasite ovo sa svojim sudionicima naglas kao pregled za vas kao i njih. Ako nešto nedostaje ili pogreši, najbolje je saznati prije nego što svi napuste sobu.

Idite dalje i upoznajte se

Iako možda ne postoji točan ili pozitivno savršen način da osigurate učinkovit sastanak 3 besplatna predloška za održavanje sastanaka na tragu i korisna 3 besplatna predloška za održavanje sastanaka na tragu i korisno Učinite sastanke boljim pomoću dobro strukturiranog predloška. Ovdje ćemo vam pokazati besplatne predloške sastanaka kako biste se pripremili, zabilježili i saželi svoje sastanke za učinkovit rezultat. , ovaj nacrt može vas dovesti na put. Učinite ono što možete da se pripremite i vaši polaznici znatno prije vremena.

Koje savjete imate za planiranje sastanka? Postoji li nešto što radite kao koordinator što pomaže? Javite nam svoje prijedloge u komentarima ispod!