Harry James
0 
1726
344
Jedna od najčešćih žalbi ljudi sa vrlo zaposlenim poslovima je da čini se da u danu jednostavno nema dovoljno vremena za sve. Jedini način za stvaranje vremena je nekako uklopiti više zadataka u manje prostora.
Zvuči nemoguće, ali nije. Dosta vremena upravljanja svodi se na beleženje vremena, a kroz praćenje načina na koji koristite vrijeme shvatite kako možda i gubite vrijeme. Ovdje na MakeUseOf-u smo objavili mnogo alata i savjeta pomoću kojih možete pratiti svoje vrijeme tijekom dana. To može uključivati instaliranje softvera poput Klok Capture nedostaje vremena u vašem radnom rasporedu s Klok praćenjem vremena Hvatanje nestalog vremena u vašem rasporedu rada s praćenjem vremena Klok Tijekom posljednjih nekoliko mjeseci otkrio sam vrlo neobičnu pojavu koja se uvlači u moj raspored rada. Izgleda da gubim vrijeme. Kako gubite vrijeme? Lakše je nego što možda mislite. Dolaziš ... doslovno “sat” svake sekunde dana ili bi moglo uključivati korištenje nečeg poput naprednijeg alata Chrometa za učinkovito praćenje vremena na računalu (i naplatu za to!) Chrometa učinkovito praćenje vremena na vašem računalu (i račun za to!) s Chrometom koju je Dave pokrivao.
No ako radite u uobičajenom uredu, izgledi su prilično dobri da na vašem računalu imate instaliran paket Microsoft Office. Izgledi su također dobri da Officeov softver koji imate sadrži Microsoft Outlook. Ako je to slučaj, vjerovali ili ne, već imate ugrađen vrlo zgodan program za praćenje vremena pravo u Microsoftov set alata Outlook.
Budući da je Outlook otprilike toliko uobičajen kao Word i Excel na većini radnih računala širom svijeta, želio bih podijeliti s vama nekoliko savjeta o tome kako možete koristiti stvarno cool alat Journal u programu Microsoft Outlook za praćenje svog dana - uključujući svaki zadatak , svaki e-mail, svaki telefonski poziv i sve ono što radite tijekom dana. Ovo je sustav upravljanja vremenom jednim klikom koji poprilično pobjeđuje gotovo sve drugo što biste mogli preuzeti besplatno.
Da biste zabilježili svoj dan pomoću Outlook Journal-a
Ono što je nevjerojatno jest da puno ljudi koristi Outlook, a uopće ne shvaćaju da je ovaj mali alat dostupan. Ljudi su toliko navikli da koriste kalendar, popis zadataka i klijent e-pošte da se ne trude ni pogledati donji desni kut lijeve navigacijske trake. Postoji mala zelena ikona za bilježnicu - to je aplikacija Journal.
Kada otvorite ovu malu aplikaciju, brzo ćete shvatiti da to uopće nije tako malo. Ako časopis ostavite otvoren u jednom kutu zaslona, možete ga koristiti tijekom dana za praćenje svih aktivnosti samo klikom na jedan gumb - Unos u časopisu.
Kada pokrenete novi unos u časopisu, samo mu dajete ime (predmet), odaberite vrstu unosa kao što je telefonski poziv, e-pošta ili zadatak na kojem radite, a zatim kliknite na “Vrijeme početka” dugme. To je to. Samo krenite na posao. Možete upisati opis djela tako da ćete kasnije kad pregledate svoj časopis imati detaljan zapis onoga što ste radili toga dana, ali stvarno vrijednost ovog alata je mogućnost vođenja dnevnog dnevnika svojih aktivnosti s vrlo malo napora uopće. Samo otvorite i kliknite.
Unutar dnevnika možete brzo pokrenuti bilo koju drugu Outlook aplikaciju poput e-poruke, sastanka, novog zadatka i još mnogo toga. Drugim riječima, to zapravo čini alat Journal najboljim centrom za upravljanje projektima za svaki od projekata na kojima biste mogli raditi na svom poslu. Koji je bolji način za praćenje ukupnog broja sati koje ste proveli za svaki projekt, plus mogućnost povezivanja svih svojih aktivnosti poput zadataka, poruka e-pošte i više, izravno u zapisnik projekta?
Ako želite vidjeti koliko ste vremena posvetili projektu ili pada li vaš projekt unutar predviđene vremenske trake koju vam je dodijelio vaš šef, samo kliknite gumb “Vremenska Crta” ikona i vidjet ćete unose u časopisu raspoređene kroz vremensku traku kalendara.
Možete se usredotočiti na vremensku traku i vidjeti je prema satima, a ne samo po danu.
Najbolje od svega, ako vas šef stalno pita na čemu radite, sve što morate učiniti je desnim klikom na projekt Journal i odaberite “Udio” opcija. Samo podijelite Dnevnik svom šefu i on može brzo pratiti vaš napredak i koliko vremena posvećujete projektu, bez potrebe da vas stalno muči ono što radite. Dobar odnos šef-radnik zaista se svodi na otvorenost i komunikaciju, tako da bi nudeći takvu suradnju i vidljivost sa šefom lako postigao neke prilično velike bodove.
Naravno, ne morate pregledavati svoje unose na dugoj vremenskoj traci. Ako samo želite brzo pregledati sve na čemu radite u posljednje vrijeme, jednostavno se prebacite na “Popis za unos” pogledajte i razvrstajte po datumu.
Jednom kada vaš popis unosa u časopise postane opsceno dug, nemojte se bojati - možete samo desnom tipkom miša kliknuti na vremensku traku ili popis unosa i odabrati “Idi na datum… ” To vam daje mogućnost da vidite sve unose koje ste napravili određenog dana.
Dakle, sljedeći put kad vaš kolega kaže, “Hej, sjećate li se onog projekta na kojem smo radili prošlog veljače?” - možete jednostavno otvoriti svoju super zgodnu aplikaciju Journal, otići na taj datum i prisjetiti se svih svojih bilješki i aktivnosti iz tog vremena. Svi ćete otpuhati svoju sposobnost pamćenja svega što ste ikada radili i svakog projekta koji ste realizirali.
To je ionako teorija aplikacije Journal. Kako su ljudi to zaista primijenili, sasvim je druga priča. A kako ćete to primijeniti u potpunosti ovisi o vama, ali budite svjesni da alat postoji ako vam ikad zatreba.
Jeste li ikada koristili alat Outlook Journal u programu Outlook? Kako ti je olakšao posao? Podijelite svoja iskustva s njim u odjeljku s komentarima u nastavku!
Kreditna slika: Kožna bilježnica preko Shutterstocka