Transponirajte tajnu u upravljanju digitalnim informacijama

U svijetu u kojem konzumiramo više nego što stvaramo, nije ni čudo što je većina usluga usmjerena na prikupljanje, a ne upravljanje i organiziranje. Trebamo li stvarno pomoć u prikupljanju informacija?

Kad se svodi na prikupljanje informacija, oblikovanje može biti zamišljeno i neuredno. Ključ strukturiranog dokumenta nalazi se u predlošcima. Tu dolazi Transpose.

Transpose je usluga upravljanja digitalnim informacijama. To znači nije samo za bilježenje, nego alat u kojem mogu živjeti sve vaše digitalne informacije. Transpose je usredotočen na sve vrste korisnika koji imaju predloške za vaš osobni i profesionalni život. Svaki predložak, bilo da ste ga kreirali ili ne, možete prilagoditi svojim potrebama s sve većim rasponom mogućnosti unosa.

Zašto trebate upravljati digitalnim podacima

Digitalne se informacije u osnovi mogu raščlaniti na tri glavne kategorije: baze podataka, proračunske tablice i slabo strukturirane bilješke. Te bilješke zapravo ne znamo što bismo s njima. Sigurno da ih možemo staviti u “bilježnica”. Ali kako ćemo čitati te informacije kasnije? Vizija koju Transpose već postiže omogućava vam praćenje, pohranjivanje i upravljanje digitalnim podacima na istom mjestu.

Možda se čini osnovnim, baš kao i potreba za upravljanjem lokalnim datotekama Stvaranje naloga iz kaosa: 9 sjajnih ideja za upravljanje računalnim datotekama Stvaranje naloga iz kaosa: 9 sjajnih ideja za upravljanje datotekama računala. Frustrirajuće je to kad to ne možete. " možete pronaći tu datoteku? Kad ste pretraživali svaku mapu koja se može zamisliti na vašem računalu, i nekako se izgubila ... ili još gore, izbrisana. Sada postoje izvrsni alati za pretraživanje za Windows koji ... ali vaše internetske digitalne datoteke mogu brzo i lako postati nejasne, neorganizirane i izgubljene. Čak i unutar samog dokumenta možete potrošiti više od izdvojenog vremena Radite bolje razumijevajući svoju vezu s radnim vremenom, bolje razumijevajući svoju vezu s vremenom Ako se osjećate stalno zauzetom, ali nikad ne idete naprijed, pomaže vam da napravite nekoliko koraka unatrag i promijenite način na koji se odnosite prema vremenu. To će vam pomoći u definiranju vašeg života. tražeći malo informacija koje ste zapamtili dodavanjem, ali sada se ne može pronaći.

Proces se u početku čini kontraproduktivan. Ne bi li to jednostavno bilo brže da biste stvorili Wordov dokument ili bilješku u nekom od mnogih programa specifičnih za bilješku i upisali sve podatke unutra? Za brzo potrošnja, Da. Ali zašto bilježite li te podatke? Samo radi izgleda kao da slušaš? Vjerojatno ne. To je tako da možete uputiti natrag kasnije. Ako ne možete pronaći ono što tražite, zašto biste se uopće trudili spremiti ga?

Uspostavljanjem unaprijed određenog izgleda (tj. Predloška) za te podatke osiguravate da ćete ga moći pronaći kasnije. I ne samo samu bilješku ili dokument, već ono što se nalazi unutar.

Pregled

Kad se prijavite ili prijavite na svoj novi Transpose račun, primijetit ćete da je unaprijed napunjeno 7 predložaka za početak. Možda ćete htjeti provjeriti postojeće zajedničke predloške kako biste pomogli generirati neke ideje o tome kako možete koristiti Transpose. Klik “Pregledajte javne predloške” u gornjem desnom kutu.

Sada možete pretraživati ​​određenu vrstu predloška ili pregledavati različite kategorije od tvrtke do kuće, fitnesa, zanata i još više. Kad ugledate jedan koji želite koristiti, kliknite “Kopirajte predložak” da biste ga spremili pod svoje predloške.

Također možete stvoriti novi predložak klikom na “Novi predložak” pri dnu lijeve bočne trake. Kasnije ćemo istražiti više prilagođenih predložaka.

Nakon što imate nekoliko različitih predložaka koje želite koristiti, kliknite “Nova napomena” i odaberite predložak koji želite koristiti.

Možete i zadržati pokazivač miša iznad željenog predloška i kliknuti na “Nova napomena” ikona (prikazana dolje).

BILJEŠKA: Transpose je još uvijek u beta verziji, ali to znači da vrlo aktivno dodaju nove značajke (poput nove iOS aplikacije prikazane u nastavku), slušaju korisnike i brzo rastu.

Upravljanje digitalnim podacima pomoću predložaka

Postoje opcije za sve za što želite koristiti predložak u Transpose. Ove se opcije nazivaju “polja”. Polja su mjesta gdje unosite svoje podatke i informacije.

Prilikom stvaranja predloška, ​​postoje tri koraka:

1. Dodajte polja
2. Uređivanje svojstava polja
3. Uređivanje pojedinosti predloška

To je osnovni pogled na predloške. Predložak uzorka sadrži mnoge primarne funkcije i ono na što je Transpose zaista usredotočeno.

Ako ste u početku preopterećeni svim mogućnostima, ovaj je predložak odlično mjesto za početak. Podtekst opisuje funkcije svakog polja i može vam pokazati koliko je sposoban i širok Transpose.

Nakon što stvorite predložak ili kopirate postojeći iz zajednice, niste zaglavljeni samo s poljima s kojima je kreirana. Ako želite promijeniti ili dodati nešto novo, u mogućnosti ste da uredite predložak po svojoj želji (prikazano gore). To znači da možete koristiti predložak zajednice kao inspiraciju, ali ga potom promijeniti prema vašim specifičnim potrebama.

Nakon što stvorite bilješku s određenim predloškom, možete dodati podsjetnik, stvoriti događaj Google kalendara (mora biti povezan s vašim Google računom), podijeliti ga javnom vezom, poslati je e-poštom, ispisati ili izbrisati.

Napredna i pametna polja

Transpose ima veliku raznolikost polja koja se mogu koristiti na više načina. Imaju ono što zovu “Osnovna polja”. To su tekstualna polja za različite svrhe, kao što su tekst s jednom ili više redaka, datum brojeva, vrijeme, višestruki izbor, potvrdni okviri, padajući izbornik, prijenos datoteka i tako dalje.

Tada imate napredna i pametna polja. Oni između ostalog uključuju lokaciju, medije, snimanje glasa, potpis, proračune, popise obveza, Google kontakt, odbrojavanje vremena ili povezivanje s drugom srodnom bilješkom..

Svaki od njih čini potpuno drugačiju stvar i služi za poboljšanje vašeg iskustva čineći Transpose integralnim dijelom vašeg tijeka rada. Na primjer, kad dodajete kontakt, samo upišite njegovu adresu e-pošte i ona će odmah iz Googlea povući podatke o kontaktima i fotografiju te osobe.

Želite razgovarati umjesto tipkati? Dodajte govorni zapis i Transpose će pretvoriti ono što izgovorite u tekst.

U polju za potpis možete crtati, upisivati ​​ili prenositi svoj potpis u obrazac.

Pregledavanje, upravljanje i pretraživanje vaših podataka

Kad odaberete određeni predložak u polju “Sve bilješke” bočna traka, prikazat će vam se sve bilješke ispod tog predloška. Način na koji ih pregledavate, koristite i pronalazite, presudno je za njihovu korisnost.

Napomene se mogu sortirati prema datumu promjene, naslovu, ocjeni, cijeni, količini i ukupnom izračunu. Možete izvesti u CSV (datoteka s kontaktima), XLS (Excel datoteka) ili XLS sa slikama. Također možete promijeniti način na koji želite vidjeti svoje bilješke, bilo na popisu, u tablici (u organizaciji polja) ili u obliku kalendara.

Ploča za pretraživanje na desnoj strani izuzetno je korisna u pružanju prijedloga onoga što možete potražiti. Prenesite pretraživanja kroz sva polja navedena u predlošku, ma koja bila. Možete odrediti i što tražite u određenom polju. Čak će pretraživati ​​tekst iz datoteka ili web stranica dodanih u predložak - vrlo impresivno!

Dodatne značajke predloška

“Postavke predloška” gumb proširuje funkcionalnost predloška izvan Transpose. Osim što možete uređivati ​​postojeći predložak (što ujedno mijenja i sve prethodne bilješke), možete predložak objaviti u obliku web obrasca, dodati suradnike, poslati u drugu aplikaciju (npr. Evernote) ili stvoriti duplicirani predložak.

Objavljivanje predloška postala je vrlo popularna značajka Transpose jer korisniku omogućuje unošenje podataka u Transpose iz vanjskih izvora, kao što je web stranica.

Ogromna je i sposobnost suradnje s drugima. Možete omogućiti suradnicima koji nemaju Transpose račun da pogledaju bilješku. Ako im je potreban daljnji pristup za pisanje ili uređivanje samog predloška, ​​morat će stvoriti vlastiti račun.

Jedan zanimljiv aspekt sa značajkom suradnje je omogućavanje nekome “pisati samo” pristup, što znači da neće moći pročitati ništa unutar predloška i samo mogu doprinijeti tome. To nije uobičajeno među ostalim alatima za suradnju, ali može se pokazati vrlo korisnim u nekim okolnostima.

Integracija treće strane za slanje bilješki na drugu uslugu trenutno je dostupna samo s Evernoteom, ali ne bih se iznenadio ako će ih u budućnosti dodati još. To vam omogućuje ili neprimjetno prijelaz s jedne usluge na Transponovanje ili oboje u vašem postojećem radnom tijeku.

Upotrijebite slučaj slučaja

Već smo raspravljali o tome da Transpose ima različite načine uporabe, ali pogledajmo kako se to može primijeniti na scenarij iz stvarnog života. Recimo da organizirate i popisujete svoj dom, radionicu ili nešto detaljnije, poput računalnih pomagala ili drugih vrsta nišnih uređaja.

Prvo potražite an “inventar” predložak, kao što je prethodno raspravljano, tako što ćete ići na javne predloške i upisati u “traži” polje (gore). Zatim ćete spremati onaj koji želite tako da pokažite pokazivač miša i kliknete “kopirajte ovaj predložak”.

Natrag na glavni početni zaslon Transpose, zvan “Sve bilješke”, lebdjeti iznad “Kućni inventar” i kliknite gumb “papir plus znak” ili ako odaberete predložak, možete dodati novu bilješku s zaslona predloška.

Nakon što otvorite novu bilješku, počnite s popunjavanjem informacija. U ovom slučaju popisujem svoju bocu vode. Uključio sam ime i fotografiju.

Dodali biste fotografiju kao i svaku drugu datoteku.

Ako imam za učitavanje drugih datoteka, poput potvrde o kupnji ili dokumentacije koja ide zajedno s proizvodom, mogu i njih uključiti. Na kraju ću dodati neke srodne oznake za kasniju referencu.

Klik “Gotovo”. Kad se odabere određeni predložak, sve će se bilješke prikazati na sljedeći način.

Kad kliknete na bilješku za prikaz informacija, prikazat će se datoteke, fotografije i podaci obrasca.

Besplatno vs. Premium

I na kraju, primijetit ćete da Transpose ima besplatne i premium planove. Ova dva plana izgrađena su na različitim potrebama. Ako prvenstveno radite na malim projektima, a ne u timu, besplatni model je savršen za vas. Ostvarujete 10 gigabajta prostora i tonu predložaka i bilješki.

Kao prvog člana gledate 14,99 USD mjesečno. Ovo je više pogodno za timove i dovršavanje velikih projekata. Ne morate se brinuti o ograničenju prostora i imati neograničen pristup predlošcima i Transponiranoj zajednici ambicioznih stvaralaca.

Zašto i kada biste trebali koristiti Transpose

S Transpose više nema potrebe za korištenjem nekoliko usluga za različite stvari - jednu za uzimanje bilješki, drugu za ugradnju obrazaca i drugu za konfiguriranje podataka..

Transpose je uistinu ono što vi činite od toga. Zamislite to kao svoje “one stop shop” za sve vaše potrebe za digitalnim informacijama. Od snimanja bilješki o sastancima, praćenja financijskog napretka do izgradnje cjelokupnih CRM rješenja, Transpose vam omogućuje da napravite što god želite. No istodobno se Transpose može povezati u toliko mnogo drugih aspekata vašeg života - integracija usluga treće strane, kontakti, web stranice, zabava i tako dalje.

Kliknite ovdje kako biste se prijavili za besplatni račun Transpose ili preuzmite Transpose za iOS.

Sada je na vama. Vaše su mogućnosti neograničene. Kako ćete prenijeti svoje digitalne podatke?