Koristite Excel i Google zadatke za stvaranje najboljeg alata za upravljanje ciljevima ikada

U posljednje vrijeme počeo sam shvaćati da radim vrlo naporno, ali kad bi me netko pitao osjećam li ili ne radim u pravcu veće svrhe, morao bih reći da to zaista ne znam. Sadašnji pristup više djeluje kao mitralješki pristup, gdje samo pokušavam postići sve što mogu i nadam se da će me to dovesti tamo gdje želim biti. To nije sasvim način za postizanje nečijih životnih ciljeva.

Tako sam se, kao i uvijek kad trebam rješenje, okrenuo MakeUseOf-u. Spomenuo sam internetski alat za upravljanje ciljevima pod nazivom GoalStacker GoalStacker: Aplikacija za upravljanje zadacima usredotočena na dnevne zadatke GoalStacker: Aplikacija za upravljanje zadacima usredotočena na zadaće vašeg dana, ali tamošnji se sustav osjećao previše orijentiran prema mojim potrebama. Tražio sam širi pristup, gdje započinjete s općim životnim ciljevima, a zatim se bavite pojedinim dnevnim zadacima. Dalje, okrenuo sam se Bakarijevom pregledu 43Things Popisa i postignite ga 43Things.com Popisom i postizanjem 43Things.com Iako bi novogodišnje rezolucije i ciljevi lako mogli upisati i ispisati na list papira, 43Things.com nudi korisnije značajke od olovke i papira, a omogućuje jednostavnu metodu upravljanja ... što je izgledalo vrlo obećavajuće. Ironično je da 43Things ima suprotan problem. Prekrasno je orijentiran na te široke ciljeve i snove, ali nije toliko jak kada ih je potrebno razbiti na male komade i upravljati svakodnevnim zadacima koji će vas tamo dovesti.

Još jedan alat za upravljanje ciljevima koji sam pogledao bio je WeekPlan WeekPlan: Tjedno planiranje zadataka s ciljevima u mislima WeekPlan: Tjedno planiranje zadataka s ciljevima u mislima, za koje sam mislio da ima najviše obećanja. Nažalost, nije mi se dopao ograničen pristup koji se temelji na ulogama i činjenica da je linija između životnih ciljeva i svakodnevnih zadataka bila tako izravna. U svom sustavu upravljanja ciljevima iz snova tražim sredinu u kojoj možete razbiti te vrlo velike ciljeve na manje (ali još uvijek velike) ciljeve koje ćete postići na putu. Napokon, te ciljeve srednje razine razbijete u skupinu zadataka koji će vam pomoći da postignete svaku od tih prekretnica.

Stvaranje DIY sustava upravljanja ciljevima

Kao što se obično događa kada u postojećem sustavu ili aplikaciji ne nađem ono što trebam, odlučio sam stvoriti idealan sustav ispočetka. Sada ne govorim o pokušaju kodiranja aplikacije ili stvaranju web stranice koja će to raditi onako kako želim. Ne, umjesto toga, odlučio sam koristiti dva sustava koja koristim svakodnevno i koje dobro poznajem - Microsoft Excel i Google Tasks.

Organizirajte i podijelite svoje životne ciljeve

Ako ste spremni ozbiljno se baviti onim velikim snovima koje imate, vrijeme je da ih sjednete i napišete ih u pisanom obliku. Ovo ponovno uvodi fokus u vaš svakodnevni život. To vam daje razlog da radite na naizgled svjetovnim i besmislenim zadacima, jer znate da je taj zadatak samo jedan korak prema cilju velike slike. Unatoč svemu što je predviđeno za upravljanje ciljevima, Microsoft Excel i dalje ostaje najbolji najbolji alat za to, po mom mišljenju.

Za početak otvorite novu proračunsku tablicu i stvorite novi list za 4–6 temeljnih područja vašeg života koja su vam najvažnija. U svom slučaju, u posljednjim danima svog života, želim reći da sam svojoj djeci uspio ostaviti veliko bogatstvo, imao sam divan odnos sa svakim članom moje obitelji, održavao se u savršenom zdravlju i nastavio dalje nevjerojatne avanture. Dakle, moja temeljna područja su SLABOST, OBITELJ, ZDRAVLJE i DOBRODOŠLI.

Na svakog od tih pojedinaca “srž” ciljne listove, razradit ćete tu jezgru u 4 ili 5 specifičnih ciljeva velike slike koji označavaju uspjeh u tom području vašeg života. Ovo su stavke koje ćete popisati na ovoj stranici, a uključuju ciljanu godinu u dalekoj budućnosti. Većina njih bit će blizu odlaska u mirovinu, ali u nekim slučajevima možda imate cilj poput otklanjanja duga što bi se moglo dogoditi mnogo ranije.

Sad kad ste te velike, ogromne ciljeve podijelili na manje “pod-ciljevi”, oni su malo upravljiviji. Međutim, kako bi ih postavili svakodnevnim zadacima, potrebno ih je dodatno oboriti. Poduzmite svaki od tih velikih pod ciljeva i nabrojite glavne korake koji su uključeni u postizanje tog cilja. To ne bi trebali biti svakodnevni zadaci - oni bi trebali biti ciljevi koji će vam trebati od šest mjeseci do godine. Svaki korak vam se toliko približava velikom pod-cilju unutar vaše osnovne vrijednosti.

Volim staviti i zelenu “$$$” simbol pored stavki koje će zahtijevati određeno ulaganje - kao način da unaprijed planirate taj trošak. Najvažnije je da u svakom koraku treba primijeniti određenu godinu u kojoj želite ostvariti taj korak. Učinite to realnim, ali ni previše nemojte priuštiti. Konačno, zasjenite korake koji slijede u sljedećih godinu ili dvije - to su stavke koje trebate odmah isplanirati.

Sada kada su vaše temeljne vrijednosti raščlanjene na glavne pod-ciljeve, a zatim te pod-ciljeve raščlanjene na korake, vrijeme je da stvorite prekretnice ili zadatke na kojima ćete raditi kako biste načinili svoj put do cilj. Napravite novi list pored lista s osnovnom vrijednošću sa sličnim nazivom. Zvao sam svoje “Wealth_MS1”, gdje MS označava prekretnice.

Unutar ovog novog lista preslikavat ćete korake koji slijede u roku od sljedeće godine ili dvije. Međutim, napravit ćete da svaki korak postane zaglavlje. Ispod svakog od tih zaglavlja na kraju ćete stvoriti posebne, pojedinačne zadatke koje možete obaviti u roku od tjedan do nekoliko tjedana.

Svaki od ovih predmeta doslovno se može nazvati a “zadatak”, jer to je nešto na što možete sjesti i stvarno raditi i ostvariti nakon nekoliko sesija. Ne osjeća se ovo nedostupno ideji. To su vrlo pristupačni predmeti koji izgledaju kao vrlo, vrlo maleni korak - ali svaki od njih predstavlja prelaz u ljestvici prema tim životnim snovima. Dajte im svaki određeni datum - i razmislite o tom datumu puno razmišljanja.

Dodijelite zadatke koji se mogu ispuniti

Jednom kada ste sve to stvorili “prekretnice” listovi, sljedeći korak vašeg sustava upravljanja ciljevima je dodijeliti te zadatke vašem popisu obaveza. Bez obzira na popise zadataka Učinite to (sutra) je krajnje jednostavan internetski popis obveza. Učinite to (sutra) je izuzetno jednostavan internetski popis obaveza Ako volite ideju o popisu internetskih stvari koje trebate učiniti , ali nikad ne uspijete zapravo upotrijebiti ga dulje nego što vam treba da dodate sve… Pokušao sam, apsolutno se uvijek vraćam Google zadacima. Dakle, odlučio sam ga koristiti i za ovaj projekt. U osnovi stvarate novi popis za svaku vašu osnovnu vrijednost koju ste definirali na početku ovog projekta.

Nakon što završite, vidjet ćete sve one temeljne ciljeve spremne prihvatiti pojedinačne zadatke na kojima ćete raditi kako biste stigli.

Sada - prođite kroz “prekretnice” listove koje ste upravo stvorili i stavite najnužnije stavke - zbog najskorijeg - pravo na odgovarajući popis u Google zadacima. Ne zaboravite mu dodijeliti datum i dati dobar opis kako biste točno zapamtili što ste htjeli ostvariti.

Jednom kad završite - dodijelit ćete si popis najnužnijih zadataka.

Sada imate stvarne, djelotvorne stavke za koje znate da ih želite ispuniti, jer su na vašem popisu obveza sa rokovima!

Pratite i pratite svoj napredak

Sada imate stvarno cool sustav. Svaki tjedan ili svaki drugi tjedan možete otvoriti proračunsku tablicu, ažurirati stavke koje ste dovršili i pratiti koliko ste bliži tim velikim ciljevima.

Bilo bi dobro samo pregledati predmete kao gotove, ali da budem iskren, otkrio sam da vizualne povratne informacije djeluju kao još bolje ohrabrenje na tom putu. Brzo ću vam pokazati kako možete postaviti kul grafikon da se pokazuje napredak. Vratite se na “prekretnice” list koji ste stvorili i kreirajte “dovršen” stupac pokraj ciljnih datuma. Na dnu ovog stupca napravite polje koristeći forumal, “= COUNTIF (CELL1: CELL2,”Da”) / X) * 100"

Samo zamijenite “x” prema broju redaka (zadataka), i napraviti “CELL1” i “CELL2” jednaka ćelijama na početku i na kraju raspona.

Ono što čini je stvaranje ćelije ispod svih zadataka koja će se ažurirati postotkom ukupnog broja zadataka koje ste izvršili. Sada, da biste to učinili grafičkim, kliknite na Format i odaberite Uvjetno oblikovanje za ćeliju i odaberite jednu od podatkovnih traka.

Ovo pretvara ćeliju u podatkovnu traku. Sada se ponovo vratite u istu stavku izbornika i odaberite “Uredi pravilo”. Sve predočene stavke crvenom strelicom postavite na prikazane vrijednosti.

Time će se traka napuniti zelenom bojom u postotku koji predstavlja broj zadataka koje ste do sada izveli!

Je li to cool ili što? Okej, možda je ovaj posljednji korak pomalo pretjeran, a mogli biste potpuno dovršiti sustav upravljanja ciljevima bez ovog grafičkog ohrabrivanja - ali volim vidjeti šipku kako se kreće po ćeliji dok izvršavam jedan zadatak istovremeno. Udarati 100% znači da ste jako veliki korak bliže tim životnim snovima.

Što mislite o takvom prilagođenom sustavu? Mislite li da vam može dati više snage i kontrole za bolje upravljanje životnim ciljevima? Koje sustave postavljate da biste svoje velike snove razgradili u upravljive zadatke? Podijelite svoje savjete i savjete u odjeljku s komentarima u nastavku!