Za organizaciju svog života koristite metodu upravljanja vodenim projektima

  • Michael Fisher
  • 0
  • 983
  • 97
Oglas

Alat koji obično koristimo za upravljanje osobnim projektima ima veliku manu. Popisi obveza Popis zadataka s popisom obveza: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Popis aplikacija popisa aplikacija: Any.do vs Todoist vs Wunderlist Neke aplikacije s popisom obveza stoje glava i ramena iznad ostalih. Ali kako se uspoređuju i koji je za vas najbolji? Pomoći ćemo vam da to saznate. i njihove varijacije (poput Kanbanovih ploča Kako upravljati zadacima pomoću japanske tehnike Kanban Kako upravljati zadacima pomoću japanske tehnike Kanban Kanban je japanski recept za započinjanje poslova. To je organizacijska tehnika prvobitno razvijena za Toyotinu proizvodnu liniju. Pokazujemo vam kako možete implementirajte to za sebe ili u svoj tim.) što treba učiniti i (možda) tko treba to učiniti. Ali oni nisu tako dobri u planiranju plana kada. Ovo je domena poslovno orijentiranih alata, kao što je pristup upravljanja vodopadom.

Jedan od glavnih razloga zašto kompanije koriste niz alata i procesa za upravljanje svojim projektima je profitabilnost. Jednom kada uprava odluči da određeni projekt dodaje vrijednost vrijednosti poslu, pojavljuje se trošak za svaki sat koji projekt nije završen. Međutim, kao pojedinci vrlo je lako dopustiti da osobni projekti klize. Bolesni smo ili previše umorni, ili je posao previše zauzet, ili je na internetu previše videozapisa o mačkama. Dio discipline upravljanja projektima nije samo pokretanje projekata do kraja, već i postavljanje istih tako da završe u projektu prihvatljiv vremenski okvir.

U ovom ćemo članku pogledati kako možete koristiti poslovne alate kako biste bili u tijeku i postigli svoje projekte.

Načela upravljanja vodopadima

Morate naučiti nekoliko važnih stanara upravljanja projektima:

Strukture raščlanjivanja rada

S obzirom na željeni krajnji cilj, prvi je korak u većini projekata razbiti taj cilj na ostvarive zadatke. Na primjer, ako želite uspostaviti WordPress blog, vaša visoka razina možda uključuje pisanje određenog sadržaja, dizajn logotipa i instaliranje / postavljanje WordPressa na vaš poslužitelj. Stvaranje a struktura prekida rada (WBS) uključuje dijeljenje i podjelu dok ih ne ostavite zadaci koje je lako nekoga pogledati, razumjeti i izvršiti.

Stvarni WBS za ovaj jednostavni projekt mogao bi izgledati ovako:

  1. Stvaranje sadržaja
    1. Brainstorm neke ideje za post
    2. Pisanje sadržaja za postove (odvojeni zadaci za postove 1-6)
    3. Uredite / provjerite sve postove
  2. kreativan
    1. Vizualni dizajn (odaberite paletu boja itd.)
    2. Kontaktirajte umjetnike logotipa
    3. Odaberite dizajnera
    4. Nacrt logotipa
  3. Instalacija i postavljanje
    1. Instalirajte WordPress
    2. Instalirajte / konfigurirajte temu i dodatke
    3. Prijenos logotipa
    4. Stvaranje postova
    5. Promijenite postavke DNS-a

Manji su zadaci, to bolje. Na primjer, the “pisanje sadržaja za postove” Stavke mogu biti dodatno podijeljene jedna po postu. Smanjivanje njih ne samo da vam omogućuje brži napredak. Također pruža fleksibilnost u mješanju prema njima kako bi se postigao ciljni datum. Vi bi također trebali imati koncept onoga što treba dovršiti prije nego što nešto drugo započne. 6 Savjeti za upravljanje projektima koje možete koristiti za organiziranje svog života 6 Savjeti za upravljanje projektima koje možete koristiti za organiziranje svog života Upravljanje projektima je struka započinjanja stvari. Naši savjeti pomoći će vam da primijenite perspektive, vještine i alate voditelja projekta da organizirate svoj vlastiti život. , poznat kao prethodnici ili ovisnosti.

Na primjer, vaš dizajner ne može stvoriti skicu vašeg logotipa do nakon odabrali ste je. Dakle, obris vašeg projekta sada izgleda ovako:

  1. Stvaranje sadržaja
    1. Brainstorm neke ideje za post
    2. Napišite sadržaj za postove 1-3 (ovisno o 1a)
    3. Uređivanje / provjeravanje svih postova (ovisno o 1b)
  2. kreativan
    1. Vizualni dizajn
    2. Kontakt logotip umjetnika (ovisi o 2a)
    3. Odaberite dizajnera (ovisi o 2b)
    4. Skica logotipa (ovisi o 2c)
  3. Instalacija i postavljanje
    1. Instalirajte WordPress
    2. Instaliranje / konfiguriranje teme i dodataka (ovisi o 3a)
    3. Stvaranje postova (ovisno o 1d i 2a)
    4. Prijenos logotipa (ovisi o 2e i 3b)
    5. Promjena postavki DNS-a (ovisno o 1, 2, 3b, 3c i 3d)

Upravljanje resursima

Sada kada znate što treba učiniti, morate shvatiti tko će to učiniti i kada. Da biste nekome dodijelili zadatak, prvo morate biti sigurni da on to uopće može (npr. Ne dodijelite 3.5 svom grafičkom dizajneru). Ali također trebate znati koliko je dostupno općenito, kao i kada. Ovo se zove upravljanje resursima. Započinje razumijevanjem koliko sati dnevno je netko dostupan, a zatim pratite tu dostupnost prema radu koji mu dodijelite.

Na primjer, možda imate dnevni posao. Kad imate od 9 do 5, na raspolaganju vam je vjerojatno osam sati dnevno. Ali za svoje osobne projekte možete blokirati sat ili dva blokade vremena - Tajno oružje za bolje fokusiranje vremena - Tajno oružje za bolji fokus Želite li učinkovitiji način organiziranja radnih dana? Pokušajte s vremenskim blokiranjem. Ova taktika upravljanja vremenom može vam pomoći u praćenju, istovremeno zadržavajući distrakcije, odugovlačenje i neproduktivno obavljanje više zadataka. noću. To znači da imate tjednik kapacitet od: (2 * 5) = 10 sati tjedno (nastavite, iskoristite vikende ... to ste zaslužili). To znači da će vam zadati zadatak koji vam osoba koja radi puno radno vrijeme u jednom danu oduzeti četiri radna dana. Izračunavanje stvari prema kapacitetu reći će vam koliko će trajati vaši projekti stvarno uzeti.

Planiranje i (optimizirano) planiranje

To zovemo “Optimizirano planiranje,” jer stvaranje WBS-a zapravo također planira. Ali možda ćete pronaći početni plan za taj plan “scenarij najboljeg slučaja.” Bit će jedan i samo jedan zadatak koji će se obavljati u bilo kojem trenutku (lako se upravlja), i svi će oni jedno za drugim pasti uredno. Ali to se rijetko događa kako projekti djeluju u praksi. Tijekom ove faze prilagodit ćete strukturu i zadatke u projektu, ovisno o:

  • Tvrda ograničenja za određene zadatke (tj. To Ne možeš početak prije određenog datuma)
  • Zadaci koji se mogu dogoditi paralelno (jedna osoba radi A, druga osoba B)
  • Zadaci na kojima dvije osobe mogu raditi odjednom (dvije osobe rade na A)

Vjerojatno ćete naći da neki dijelovi projekta traju i potražite druge načine kako da skratite. Sada kada imate ideju što biste trebali unositi u svoj projektni plan, pogledajmo kako to zapravo učiniti.

Upravljanje projektima osobnih vodopada pomoću ProjectLibre

Prije korak po korak, kratka riječ u obranu alata za upravljanje projektima. Mnogo sam puta čuo sljedeće prijedloge ili da bih nekome sugerirao da nauči neku od ovih aplikacija:

  • “Samo mi treba popis.”
  • “Ganttovi karte predugo traju.”
  • “MS Projekt? vani sam!”

Postoji razlog zašto se Ganttovi ljestvici (koji postoje već više od jednog stoljeća) i danas koriste - i zašto su toliko popularni u upravljanju projektima Waterfall. Oni su najbolji pojedinačni prikaz za vizualizaciju vremenske trake, njezinog statusa i pojedinačnih zadataka, posebno ako koristite upravljanje vodenim projektima.

Kalendari vam ne pružaju samo jedan snimak vašeg projekta. Linearni popisi obaveza rijetko predstavljaju ovisnosti i nijedan drugi alat ne pomaže automatski ažurirati datume početka i završetka kao što su Gantt-ove aplikacije.

Ono što mnogi griješi u tim aplikacijama jest način na koji ih koriste. Ali pokazat ćemo vam kako stvari možete učiniti na jednostavan način. Koristit ćemo ProjectLibre za primjer projekta projekta vodopada, iako bi koraci trebali raditi gotovo identično u bilo čemu što pruža interaktivni Ganttov grafikon. Evo 10 jedinstvenih opcija Trebate predložak Gantt Chart Chacel za Excel ili PowerPoint? Evo 10 jedinstvenih opcija Ne treba vam Microsoft Project za praćenje napretka. Ove predloške Ganttovog grafikona za Excel i PowerPoint pomoći će vam da jednako dobro upravljate svojim projektom. (desktop, mobilni, web, čak i datoteke Excela).

Instalacija ProjectLibre jednostavna je poput preuzimanja najnovijeg izdanja (1.7 u trenutku pisanja teksta) i pokretanja programa za instalaciju EXE (Windows), povlačenja DMG-a u mapu Applications (Mac) ili instaliranja RPM ili DEB paketa putem željene metode ( Linux).

Jednom kada instalirate, upalite ProjectLibre i odaberite Stvori projekt opcija. Omogućit će vam dijaloški okvir za upis nekih preliminarnih podataka poput imena i datuma početka.

Korak 1: Stvorite svoju WBS

Prvi korak je kreiranje vašeg WBS-a. Započnite bilježiti sve zadatke o kojima znate bilo gdje: e-poruka, obična tekstualna datoteka, program za obradu teksta, OneNote. Što god da vam je ugodno dok je brainstorming u redu. Sada otvorite ProjectLibre za Gantt pogledajte i zalijepite tekst u ćelije s lijeve strane koje podsjećaju na proračunsku tablicu.

Prva greška mnogih ljudi je korištenje ovih aplikacija u točkama i klikom. Ne. Tretirajte lijevu stranu zaslona točno kao proračunske tablice i koristite tipkovne prečace. 35 Svakodnevne prečice na tipkovnici Microsoft Excel za Windows i Mac 35 Svakodnevne prečice na tipkovnici Microsoft Excel za Windows i Mac Prečaci na tipkovnici mogu vam uštedjeti puno vremena! Koristite ove prečace Microsoft Excel da biste ubrzali rad s proračunskim tablicama u sustavu Windows i Mac. : tipke sa strelicama kretati se, F2 za uređivanje i Unesi počiniti.

Jedine dodatne stvari koje trebate znati jesu udari pritiska na tipku (Ctrl +. (razdoblje) za ProjectLibre, iako je kartica u programu MS) i outdent (Ctrl +, (zarez) u ProjectLibre, Shift + Tab u Projektnim) zadacima. Ovaj dio djeluje poput obrisa u Wordu. Omogućuje vam brzo stvaranje različitih faza i zadataka (koji su unosi na dnu) u vašem planu.

Zatim stavite svoje prethodnici (tj. A mora završiti prije nego što se B može pokrenuti). Evo opet, upotrijebite Tipke sa strelicama i Ulaz / Tab za brzi ulazak. Na kraju dodajte Raditi, ili količinu vremena za koju mislite da će vam svaka stavka trebati.

Primijetit ćete dvije stvari kada počnete prilagođavati WBS. Prvo, linije koje postaju “roditelj” predmeti se pretvaraju u faze, što znači da završavaju nakon što dovrše sve svoje zadaće. Kao drugo, dodajte prethodnike, primijetit ćete da se datumi početka i završetka automatski prilagođavaju. Iako se to još može činiti velikim potezom, pogledajte primjer kako ovo može biti brzo i lako. (Vrijeme izrade ovog plana bilo je nešto više od tri minute. Jedini dio koji nije prikazan u nastavku je tipkanje prethodnih zadataka.)

Korak 2: Registrirajte resurse i dodijelite zadatke

Iako ste za svaki zadatak unijeli rad, primijetit ćete ih trajanja svi pokazuju nešto slično “.25 dana?” uključujući upitnik.

To je zato što se pretpostavlja da će se aplikacija izvoditi u roku od osam sati. Ali na to mogu utjecati i drugi faktori, uključujući kapacitet resursa. Vaš kapacitet.

Za ovaj projekt pretpostavljam da ću biti na raspolaganju nekoliko sati dnevno. Na osnovu osmočasovnog dana, to se izjednačava sa 25 posto kapaciteta (da sam na raspolaganju puno radno vrijeme to bi bilo 100 posto). Kad unesem svoje ime kao resurs za svaki zadatak, dodajem ga “[25%]” nakon njega, što je oznaka ProjectLibre za kapacitet. Pogledajte u kratkom zaslonu ispod onoga što se događa s “Trajanje” stupac dok sebi zadajem ove zadatke. Uzimajući u obzir moj kapacitet, ProjectLibre je četverostruko povećao trajanje svakog zadatka.

Sada vidim da će projekt trajati nešto više od 80 sati i zapravo će trebati oko pet tjedana.

Ovo je jedna od prednosti metodologije vodopada: pokazuje vam realnije vremenske rokove.

Ali ne brini! Postoji nekoliko prilagodbi koje možemo izvršiti za biranje tog datuma.

Korak 3: Podesite vremensku traku za realan prikaz

Nakon što unesete sve svoje resurse, imate priliku odstupiti i ispitati svoj plan. Na primjer, možete vidjeti da Vizualni dizajn i Skica logotipa zadaci mi nisu dodijeljeni. To je zato što sam grozan umjetnik, a da sam pokušao to učiniti ne bi prošlo dobro. Ali to također znači da, iako neki talentirani umjetnik će raditi na tim zadacima, u međuvremenu mogu raditi još nešto.

Inicijalnu verziju našeg plana postavili bismo na strogo linearni način: svaki zadatak je započet kada je završio onaj prije, a isto tako s fazama. Ali prilagodimo prethodnike tako da faze ne ovise i uklonimo one za zadatke koje ja neću raditi. Imajte na umu kako pomiče dijelove vremenske trake okolo.

Sada smo smanjili projekt za otprilike tjedan dana. S obzirom na to da radim najveći dio posla, ovo nije previše mutno. Vjerojatno bismo mogli još bolje premjestiti kreativni odsjek i raditi na sadržaju dok je taj logotip u produkciji.

Koristite metodologiju vodopada kako biste realno planirali

Sa svojim vlastitim projektima sve je previše jednostavno izvaditi kalendar Kako sinkronizirati Google kalendar sa svojim popisom obaveza Kako sinkronizirati Google kalendar sa svojim popisom obveza U organizaciji vašeg života neophodna su dva alata: vaš kalendar i vaš popis obveza. Ali većina rješenja za upravljanje zadacima drže ove dvije stvari odvojene. Pokazat ćemo vam kako ih kombinirati. , odaberite nekoliko datuma i krenite svojim veselim putem.

Korištenje laganih alata poput OneNote (kako koristiti OneNote za upravljanje projektima Kako koristiti Microsoft OneNote za upravljanje projektima Kako koristiti Microsoft OneNote za upravljanje projektima OneNote je idealan alat za suradnju za upravljanje jednostavnim projektima u malim timovima. I potpuno je besplatan. Pogledajte kako OneNote može pomoći vašim projektima da se pokrenu!) Ili Trello (kako koristiti Trello za upravljanje projektima. Vodič za Trello za život i upravljanje projektima Vodič za Trello za život i upravljanje projektima Trello vam može pomoći da se organizirate. To je besplatan alat za upravljanje bilo koju vrstu projekta. Pročitajte ovaj vodič da biste shvatili njegovu osnovnu strukturu, navigaciju i kako vam Trello može biti koristan.) malo se približite oznaci, jer barem uzimaju u obzir tko radi što.

Ali prolazak kroz ovu vježbu u nečemu poput ProjectLibre prisiljava vas da razmišljate o tome koliko vremena zapravo trebate posvetiti tome, koja uska grla postoje i mjesta na kojima možda želite pomoć. Također pomaže razbiti vaše projekte na upravljive dijelove kako biste bili sigurni da napredujete. Iako možda mislite da je alat poput ProjectLibre bio pretjeran, nadamo se da smo pokazali koliko to može biti lako.

Obično ga samo krilite kada su u pitanju projekti vašeg ljubimca? Ili koristite sustav poput upravljanja projektima vodopada? Javite nam kako ste “samo-projekt-upravljanje” ispod u komentarima!




Još ne komentari

O modernoj tehnologiji, jednostavnoj i pristupačnoj.
Vaš vodič u svijetu moderne tehnologije. Naučite kako koristiti tehnologije i uređaje koji nas okružuju svaki dan i naučite kako otkriti zanimljivosti na Internetu.