7 mentalnih modela da vaš posao bude gotov

Steve Jobs imao je slavu “polje izobličenja stvarnosti”.

Istina koja stoji iza supersile manje je čarobna, ali ne manje moćna. Bio je to njegov jedinstveni mentalni model koji mu je pomogao da okrijepi svijet i zasjedi druge svojim idejama koje mijenjaju svijet.

Steve Jobs jednostavno je stvari shvatio drugačije.

Mentalni modeli su nevidljivi spektakli kroz koje vidimo svijet. Jednostavnije rečeno, pometaju se “zakoni” gradimo interno koji nam pomažu u razumijevanju svijeta. Mentalni su modeli rađeni iskustvom, hranjeni promatranjem i poboljšani razumom.

No, kao i bilo koja leća, mentalni modeli mogu postati kratkovidni ili zamagljeni. Zato je tako važno kontinuirano raditi na mentalnim modelima koje usvajamo za sebe.

Zašto su mentalni modeli važni?

Utvrđeni, ali manjkavi mentalni model može odbiti valove ispravnih misli. Na primjer, pristranost potvrde nas slijepi za alternativne načine interpretacije informacija. Pravi mentalni model, onaj koji nam pomaže ukloniti filtre oko naših misli, može nas učiniti pametnijim donositeljima odluka.

Stvarnost je sastavljena od krugova, ali vidimo ravne linije.

- Peter M. Senge, Peta disciplina: Umjetnost i praksa organizacije koja uči

Ukratko, možemo hakirati način na koji razmišljamo lansirajući pravi mentalni model ili kasetnu bombu mentalnih modela na našem životinjskom mozgu.

Mentalni modeli i alati za implementaciju

Zamislite alate kao paletu koji će vam pomoći da bojite svoje “misli”. Oni nam mogu pomoći pronaći nove pristupe starim modelima razmišljanja. U nekim slučajevima mogu nam pomoći u stvaranju potpuno novih mentalnih modela.

Dakle, integriramo nekoliko mentalnih modela u svoju svakodnevnu rutinu i dobijemo zamah za bolje upravljanje vremenom, odlučnost i samorefleksiju..

1. Spustite energiju aktivacije

Zamislite sebe kako ustajete iz kreveta.

Ovaj jednostavan događaj, učinjen u pravo vrijeme, započinje vaš dan. “energija aktivacije” za ovu je aktivnost mala jer je to navika.

Korištenje energije aktivacije kao mentalnog modela vraća nas na tečaj kemije gdje smo naučili da za energetski zahtjevne reakcije treba velika količina aktivacijske energije.

Svaka navika ili produktivni zadatak slijedi isti model. Što je posao složeniji, to će biti veća energija aktivacije potrebna za pokretanje i održavanje. Također, veći će biti vaš nagon za odgodom.

Trik za prevladavanje ove barijere je spuštanje mentalne energije potrebne za pokretanje zadatka. Također možete ponovno oblikovati posao mijenjanjem uvjeta koji vas zadržavaju od prvog koraka. Na primjer, možete složiti zadatak na jednostavne i male korake.

Sjetite se da se sve svodi na vježbanje samo jedne stvari - mišića naše volje Kako raditi mišić snagom volje Kako raditi mišić snagom volje Neki ljudi nemaju problem snagom volje. Po čemu se ti produktivni ljudi razlikuju? Kako se ispostavilo, postoji dosta istraživanja o toj temi, a odgovor je prilično jednostavan. Dakle, baci sve na to. Čak i sat.

Koristeći ga kao mentalni model

Jedan od najjednostavnijih alata za smanjenje energije aktivacije je mjerač vremena na vašem telefonu. Kad vas bilo što zaustavi, samo recite sebi da radite na tome dvije minute i ne više.

Posudimo još jednu ideju od Shawn Achora i njegove knjige Prednost sreće (Kalifornija). On to sugerira “trebali bismo identificirati energiju aktivacije - vrijeme, izbore, mentalni i fizički napor koji im je potreban - a zatim ga smanjiti.”

Smanjivanje ove energije aktivacije za čak 20 sekundi nudi prednosti koje mogu kaskadno smanjiti dan.

2. Vrijeme savijanja Parkinsonovim zakonom

Ovo je Parkinsonov zakon i on samo govori da je potrebno vrijeme za dovršavanje zadatka. Da biste bili produktivniji, stimulirajte mozak skraćujući vrijeme koje vam treba. Pravilo je to promatranje, a ne tvrdo pravilo. Ali hvala Cyrilu Northcote Parkinson sljedeći put kada radite u strogom roku. Iako ga je koristio u vrlo specifičnom kontekstu - Britanska državna služba.

Rad se proširuje kako bi se popunilo vrijeme dostupno za njegovo okončanje.

To ne znači da odgodite i upotrijebite last minute paniku da biste izvršili zadatak. Umjesto toga, kad god imate nešto što treba učiniti, eksperimentirajte s kraćim vremenskim rokovima.

Koristeći ga kao mentalni model

Ne dopustite vanjskim rokovima da povise pritisak u posljednjem trenutku. Unaprijed isplanirajte i postavite vlastite mikro-rokove za svoj projekt. Mikro-rokovi trebaju biti što kraći. Također možete usmjeriti fokus s konceptom vremenskog ograničenja.

Za dulje projekte koristite jednostavan timer za rokove po satu ili obavijest Google kalendara. Koristite Zapier s Google kalendarom za postavljanje upozorenja o Slacku, E-pošti ili SMS-u kao roku za određivanje roka.

3. Radite jedno po jedno s zadatkom

Zamislite mozak s više zadataka kao fragmentirani tvrdi disk.

Mozak poput našeg tvrdog diska i dalje funkcionira, ali je li optimalno korištenje njegovih resursa? Više zadataka otvara više vrata odvlačenju. Kao što pokazuje ovo Microsoftovo istraživanje, pad produktivnosti može biti i pola dana!

Rasprava o pojedinačnom i više zadataka Pojedinačni prema više zadataka: Što je najbolje za produktivnost? Multitasking odjednom: što je najbolje za produktivnost? Multitasking je uobičajena metoda za povećanje produktivnosti. Ispada da nije nužno srebrni metak za produktivnost. Ključno je znati kada treba zadati više zadataka. moglo bi i završiti, ali mnogi još uvijek ovo potonje nose kao počasnu značku. Usvojite naviku jednostrukog zadatka usredotočivši se na jedan veliki cilj. Makni se s puta i prijeđi na sljedeći. Konačno, pažljivo isključite računalo i telefon kad posao bude obavljen tijekom dana.

Koristeći ga kao mentalni model

Postoji mnogo načina za jednostruki zadatak. Neki zahtijevaju podešavanje naših navika, dok drugi trebaju jače mentalne čuvare. Evo nekoliko ideja i alata za fokusiranje na jednu stvar.

Zatvorite svoju e-poštu.

Postavite svoje računalo s pravim alatima koji će vam pomoći u fokusiranom radu napisali su bezbroj članaka o tome kako zadati više zadataka. Kako se ispostavilo, međutim, višesatni zavari s vašim mozgom. Istraživanje pokazuje da su ljudi koji puno zadaju više "osjetljiviji na interferencije od ... .

Uvijek otvorite jednu karticu preglednika ili postavite ograničenja s Chromeovim proširenjima kao što je XTab.

Blokirajte obavijesti i odvraćaju pažnju od društvenih web lokacija pomoću aplikacija poput slobode i samokontrole.

Planirajte svoje dosjee s alatima poput Any.do ili OneTask (Mac).

4. Uložite s Paretovim principom

Vilfredo Pareto nikada nije vidio da princip postaje toliko univerzalan u njegovom životu.

Talijanski ekonomist upravo je primijetio da 80% bogatstva i zemlje kontrolira samo 20% ljudi. “80-20” vladavina palca nalazi primjenu u mnogim područjima našeg života, ali najčešće se koristi. Promatranje jednostavno kaže da se 80% rezultata može pripisati 20% uzroka.

Danas u našem zenu za produktivnost kažemo da 20% naših napora stvara 80% naših rezultata. Postoci su pogrešni jer linija između napora i rezultata ne može biti uvijek čista. Ali istina je da većina stvari u životu nije baš toliko - tako da bismo radili, trebali bismo se naučiti usredotočiti na ono što je najvažnije.

Koristeći ga kao mentalni model

Slijedite opažanja Pareto načela kako biste stres uklonili iz produktivnosti Primijenite ove jednostavne metode u svom životu, a rezultat je ono što biste očekivali - bolje raditi uz manje napora. , Lov na “nekoliko vitalnih” u buci od “trivijalni mnogi”. Evo nekoliko Pareto pokusa:

• Koristim ga za preskakanje više članaka na mreži, ali čitam samo najbolja dva.
• Možete dati prednost popisu zadataka tako što ćete svaku stavku rangirati prema naporima i rezultatima.
• Grupirajte svoje e-mailove u osnovne kategorije. Koristite konzervirane odgovore za najčešće odgovore e-pošte koji vam daju najmanje koristi.
• Napravite samoanalizu s jednostavnim predloškom i alatom za pronalaženje vremena kako biste pronašli svoje temeljne aktivnosti u odnosu na vaše smetnje. Jared Dees dijeli predložak 80/20 za osobnu produktivnost.

5. Dajte prednost Eisenhowerovoj matrici

Imam dvije vrste problema, hitne i važne. Hitno nisu važne, a važne nikada nisu hitne.

Ukratko, to je poznati citat koji je doveo do Eisenhowerove odluke. Svaka odluka utemeljena na vremenu može se smjestiti u jedan od četiri kvadranta matrice.

• Hitno i važno (zadatke koje trebate obaviti odmah).
• Važni, ali nisu hitni (zadaci koje možete zakazati za kasnije).
• Hitno, ali nije važno (zadatke koje biste trebali delegirati nekom drugom).
• Ni hitni ni važni (zadaci koje možete ukloniti).

Odlučujući između hitnosti i važnosti, ne možete dati prioritet samo svojim dnevnim zadacima, već i svojim životnim ciljevima.

Koristeći ga kao mentalni model

Koristite Eisenhower-ovu matricu da ne samo odlučujete o važnim ciljevima, već i uklanjate zadatke koji nisu.

James Clear traži da razjasnimo svoje ciljeve jer može biti teško eliminirati aktivnosti gubitka vremena ako niste sigurni za što radite. On nudi predložak proračunske tablice Eisenhower Boxa.

Eisenhower.me je ponudio gornji videozapis i zgodan Eisenhower Notepad za postizanje vaših ciljeva. Postoji internetska aplikacija ako vam se ne sviđa olovka i papir.

Ovaj šareni grafikon iz Xeroxa (PDF) koristi boju za isticanje relativne važnosti zadataka. Važno, ali nije hitno najproduktivnije je područje za provesti svoje vrijeme.

Prioritetna matrica s Affluence.com ima aplikacije za Windows, Mac, iOS i Android.

6. Riješite probleme s bočnim razmišljanjem

Razmišljati izvan okvira. Promatrajte problem iz različitih uglova i riješite ga neizravno.

Jer to bi vam mogla biti najvažnija vještina preživljavanja na radnom mjestu sutra gdje će inovacija biti mantra. Edward de Bono je rekao da je najbolje:

Inteligencija je nešto s čime smo rođeni. Razmišljanje je vještina koja se mora naučiti.

Lateralno razmišljanje je od ogromne važnosti u grupnim sesijama brainstorminga ili u bilo kojem zajedničkom projektu. Naš um ima tendenciju da razmišlja u ravnim crtama upravo kad trebamo probleme sagledati u novom svjetlu i pronaći elegantna rješenja.

Koristeći ga kao mentalni model

Lateralno razmišljanje jedan je od težih mentalnih modela koji treba koristiti jer se za to moraš uvježbati. Ali isplati su ogromni - od bolje kreativnosti do povećane pažljivosti. Dobra vijest je da se lateralnog razmišljanja može naučiti.

Započnite kreativni hobi ili se igrajte zagonetkama bočnog razmišljanja. Razvijte naviku drugačije gledati na stvari. Koristite vizualne misaone predloge 8 MS Word predložaka koji vam pomažu da brzo razmislite i razmišljate kako da zamislite svoje ideje. 8 MS Word predlošci koji vam pomažu u razvoju mozga i razmišljanja Brzo besplatne predloške riječi ne odnose se samo na lijepe dokumente, savršene životopise i naslovnice. One mogu biti od vitalnog značaja za brainstorming i karte uma. Evo osam Word predložaka za vaše ideje. da uđe u svoj cijeli mozak i poveže svako sjeme misli. Pronađite aplikacije poput Oblique Strategies ili Oflow da biste se odlijepili.

7. Predvidite okvir za minimizaciju žaljenja

Zahvaljujući ovom metalnom modelu, možete sjesti u svoju fotelju i naručiti bilo što od knjige i traktora.

Kao što kaže Jeff Bezos, kratkotrajni vas mogu usisavati u samozadovoljstvo. Da biste radili na stvarima koje su vam bitne, samo morate projicirati sebe u budućnost i razmišljati o tome kakav je život “bez žaljenja” izgledat će.

Okvir minimizacije žaljenja namijenjen je velikim dlakavim ciljevima vašeg života. To vam može pomoći razjasniti vaše ciljeve, staviti ih u Eisenhower's “Važno, ali nije hitno” okvira i postavite druge okvire za planiranje puta koji je pred vama.

Koristeći ga kao mentalni model

Najbolji alat za pokretanje vlastitog okvira minimiziranja žaljenja je edukacija o sebi. Za mene je počelo s popisom kanti. Za vas bi to mogla biti bilo koja druga vježba pretraživanja duše.

Što je sa časopisom Kako nadoknaditi naviku novinarstva sa 7 jednostavnih predložaka Kako poboljšati naviku novinarstva sa 7 jednostavnih predložaka Ako imate predložak za novinarstvo, imate veliku prednost: ne morate shvatiti što pisati! Predlošci štede vrijeme i ujedno smanjuju trenje pokretanja. ? Vježba samoispitivanja kroz mjesec dana može na površinu izbaciti potisnute želje i pomoći vam da pronađete načine kako na najmanju moguću mjeru smanjiti žaljenje.

Jeste li neovisni mislilac?

Charlie Munger je poznat po tome što koristi ekran mentalnih modela za procjenu mogućnosti ulaganja. Ako možete, uzmite kopiju Jadni Charliejev almanah za životno obrazovanje na 500 stranica.

Put do pobjede je rad, rad, rad i nada se nekoliko uvida.

Koji su mali sustavi u vašem svijetu koji vam pomažu da ostanete uravnoteženi i produktivni? Koji je onaj mentalni model koji stvarno djeluje na vas iznad ostalih? A koja vas zadržava?

Kreditna slika: Huza preko Shutterstock, Alison preko Shutterstock