Kako se nositi s preopterećenjem Inboxa i To-Do popisima u e-porukama

Preopterećenje e-pošte danas je veliki problem. Uz to, e-pošta nije samo komunikacija, već uveliko diktira i vaš popis obveza. Osim toga, stalne obavijesti mogu ometati. Svi trebamo način da ukrotimo e-poštu.

Trikovi za sprečavanje pretjeranog pristigle pošte 3 jednostavna načina za zaustavljanje preopterećenja e-pošte udaranjem u mapu Primljeno 3 Jednostavni načini za zaustavljanje preopterećenja e-pošte od udaranja u pristiglu poštu E-pošta ima prilično reputaciju ubojice produktivnosti. Dobro upravljanje e-poštom može vam pomoći u održavanju čistoće pristigle pošte, ali zar ne bi bilo sjajno ako biste za početak imali manje? red su dana. Tko je bolje o tome razgovarati od čovjeka koji je želio ukrotiti Gmail od 2006.? Andy Mitchell osnivač je ActiveInboxa, aplikacije za organiziranje pristigle pošte u Gmailu. Organizirajte svoj Gmail pretinac bolje s ActiveInboxom Organizirajte svoj Gmail pretinac bolje s ActiveInboxom .

Pošaljite ujutro e-poštom: to je obavezno ili biste je trebali izdvojiti za kasnije? Što je najbolja strategija za rješavanje e-pošte kada se probudite?

Andy: Godinama se borim s tim.

• Ako se prvo obratite e-poštom, usisavat ćete se i izgubiti cijelo jutro (pomalo poput gledanja videozapisa na YouTubeu, a zatim praćenja srodnih dolje do zečje rupe).
• Ali ako to odgodite, vjerojatno ćete propustiti nešto kritično ili ćete se zaglaviti u nečemu drugom i nikad se tome nećete vratiti.

Odgovor je učiniti oboje! Iako u dva lagana zalogaja.

Prvo, postići Inbox Zero koristeći pristup Davida Allena. 5 Akcionih koraka za liječenje vaše mape pristigle pošte nulte poruke 5 akcijskih koraka za liječenje mape pristigle pošte. Frenzy Inbox Zero jedna je od najpopularnijih riječi za buđanje. Da biste istinski riješili probleme s e-poštom, morate prijeći nulu inboxa i riješiti osnovne probleme. , za svaku e-poštu:

• Je li to smeće? Obriši.
• Možete li odgovoriti za 2 minute? Zatim to učinite i izbrišite.
• Inače, radite za kasnije. Gmail (s ActiveInboxom) ili Outlook omogućuju vam da odredite status prioriteta. (Možda ćete htjeti odgovoriti odmah na sve kritične e-poruke)

Zašto ići u Inbox Zero? Po riječima Merlin Mann ...

“To je "nula?" Nije koliko poruka u vašoj pristigloj pošti - koliko je vašeg vlastitog mozga u toj pristigloj pošti. Pogotovo kad ne želite da to bude.”

To vam daje čisti početak svog dana.

Akcijska stavka: Kasnije tijekom dana odaberite nekoliko niskoenergetskih točaka da biste dovršili e-poštu. Zagovaram uspavanih pola sata nakon ručka, i to malo prije kraja dana. Otvorite se na popis e-pošte s djelovanjem i povećajte ih.

Ako bi e-pošta trebala biti nešto što provjeravate stalno ili povremeno?

Andy: Mislim da, ako slijedite Inbox Zero pristup gore, možete provjeravati svaki sat ili nešto drugo kako biste ostali svjesni hitnih stvari, ali odgodili sve što oduzima vrijeme u više periodičnih blokova.

Naravno, ako radite u prodaji ili korisničkoj podršci, nemate izbora, e-pošta je vaš život!

Kako razvrstati e-poštu između zadataka, važnih informacija i drugog posla?

Andy: Prvo, bitne su samo dvije velike kategorije: Je li to zadatak ili je to referentni materijal? Svaka druga poruka e-pošte jednostavno se briše.

Tada se zadaci mogu grupirati po statusu. Npr visoki prioritet, nizak prioritet i “Čekati”.

“Čekati” popis je najmoćniji za sve što je blokirano dok čekate da netko drugi nešto učini. Ove e-poruke obično su one koje tone u dubinu našeg klijenta za e-poštu, a mi potpuno zaboravljamo slijediti.

Akcijska stavka: U Gmailu zadržite oznaku; ili u programu Outlook držite zastavu; a kad pošaljete e-poštu na koju definitivno trebate odgovor, označite je. Zatim jednom tjedno možete ući u svoj popis čekanja i progoniti sve koji nisu odgovorili.

Ako se e-pošta koristi kao popis obveza?

Andy: Da!

Ako zadaci već dolaze u vašu pristiglu poštu, koja je alternativa? Morate ih kopirati i zalijepiti iz e-pošte u drugi sustav.

Ovo je ogroman izvor trošenja vremena i zbrke, a zadaci se dupliciraju u različitim sustavima. Iz tog razloga zagovara David Allen “tvrdi rubovi” (stavka bi se trebala pojaviti na samo jednom popisu) kako bi vaš mozak bio netaknut i bez stresa.

Naravno, glavni nedostatak kod redovnih klijenata e-pošte je taj što nisu dobri u rukovanju tim zadacima e-pošte. Stoga je prvotna ideja programa ActiveInbox bila da se e-poruke su zadaci. Ne postoji razdvajanje ili umnožavanje.

Akcijska stavka: [Napomena urednika] Gmail možete pretvoriti u ploču sa zadacima poput Trello-a pomoću sortiranja Gmaila pretvorite u ploču sa zadacima nalik Trello-u sa sortiranom Gmailom pretvorite u radnu ploču poput Trello-a sa sortiranom U modernoj radnoj snazi ​​e-pošta se često pretvara u vašu lista zadataka. Eto, sada možete dobiti organizaciju u stilu Trello izravno u Gmailu s novim Chromeovim proširenjem, Sortd. , što vam pruža udobnost vašeg redovnog pristigle pošte i dodaje kožu popisa obaveza u tom procesu.

Koji su neki učinkoviti načini korištenja e-pošte za obavljanje zadataka?

Andy: Ako želite dodati zadatak koji nije započeo kao e-pošta, samo pošaljite sebi e-poštu! Tada to trebate označiti kao zadatak.

S ActiveInboxom možete zamijeniti predmet e-pošte nazivom zadatka, postaviti status i datum roka, dodati kontrolni popis i bilješke i učiniti ga dijelom projekta. Gmail pretvara u kompletnog upravitelja zadataka.

Akcijska stavka: U Gmailu e-poštu možete označiti zvjezdicama; Googleov Inbox možete dodati podsjetnike ili odgoditi e-poštu Google Inbox Review: A Breath of Fresh Air Google Inbox Review: Areat of Fresh Air Gmail je naziv kućanstva u odjelu e-pošte, ali Google nije bio zadovoljan s njim. Upoznajte Google Inbox, novi način pristupa e-pošti. .

Postaje li naša poštanska pošta kao popis zadataka samo još jedan sustav koji se natječe za pažnju?

Andy: Sigurno je da se sustav natječe za našu pažnju, ali naša poštanska pošta već to radi. Dakle, nije drugi. Činjenica da je vaša mapa pristigle pošte već spisak zadataka, a da to posebno ne želite, upravo je to razlog zašto biste je trebali učiniti središnjim popisom zadataka.

Uvijek je lakše plivati ​​strujom. Možete pokušati održati popis zadataka drugdje, ali ako većina zadataka dolazi s e-pošte, želite li se i dalje boriti, kopirati i lijepiti e-poštu u drugog upravitelja zadataka i vikati na kolege koji vam stalno šalju e-poštu? Ne borite se protiv toga! Neka e-pošta bude jezgra vašeg popisa zadataka.

Akcijska stavka: [Napomena urednika] Ako i dalje želite koristiti vanjski popis zadataka, Todoist i Any.do omogućuju vam dodavanje zadataka izravno s Gmaila.

Je li učinkovitost e-pošte suradnička ili individualna odgovornost? Koji je etiket koji bismo svi trebali slijediti?

Andy: Kad je u pitanju etiketa, odgovor je definitivno, definitivno kolaborativan. Kao i kod svega ostalog u društvu, tako je i u odnosu na druge koliko prema sebi. [Napomena urednika: Slično tome, postoje neke adrese e-pošte za koje se jamči da će uvrijediti, ljutiti ili iznervirati primatelje. 6 načina da se jamči da će prekršiti, ljutiti i uznemiravati svakom porukom e-pošte koju pošaljete 6 načina da se jamčite za zlostavljanje, bijes i bijes sa svakom e-poštom koju pošaljete tvrd. U e-mailu je zaista teško pronaći preko onoga što stvarno želite reći, a polovina vremena ljudi će vas gotovo uvijek pogrešno shvatiti. Dolazi puno problema ...]

Iako sam naizgled pristojan, mislim da e-poruke samo kažu “Hvala!” ili “u redu!” su ukupno gubljenje vremena, a time i zlo.

Međutim, kad je u pitanju kolaborativni alat, to je drugačija stvar. E-pošta je inherentno solo iskustvo. Da biste barem koordinirali raspored tima, još uvijek vam treba vaš voditelj projekata, CRM i IM alat.

Akcijska stavka: Ja sam obožavatelj 3Sentences. Sažetost svima štedi vrijeme - čak i vama kada ćete morati ponovno razmotriti e-poštu u budućnosti. Dok su e-poruke o wafflingu lijene i nepristojne.

Pitajte Andyja svoja pitanja u vezi s e-poštom!

Andy Mitchell će čitati komentare i odgovorit će na sva vaša pitanja o rješavanju adrese e-pošte. Sada je vaša šansa da riješite taj dosadan problem!

Slikovni krediti: Kairo, Lea Latumahina, Mike Renlund, OmirOnia, hoefi, OpenClip