Kako osloboditi snagu predložaka u 7 vrhunskih alata za produktivnost

Kao općenito pravilo, postoje softverske aplikacije koje pružaju praktičnost i pojednostavljuju rad. Obično nude različite učinkovite alate koji će vam pomoći povećati produktivnost.

Ali što ako vam kažem da, bez obzira koju aplikaciju koristite, vjerojatno je ne koristite u potpunosti?

Da biste što više iskoristili svoje svakodnevne alate, naučite to otključajte snagu predložaka.

Zašto predlošci?

Uzmimo, na primjer, obrađivače teksta. Svaki put kada stvorite novi dokument, počinjete ispočetka. To je idealno i neophodno ako stvarate nešto novo, inovativno ili svježe. Ali, ako stvarate dokument univerzalnog dizajna, samo gubite vrijeme.

Bez obzira na to koju aplikaciju koristite i bez obzira na vrstu projekta koji ste započeli, vjerojatno već ima na raspolaganju pripremljeni predložak. Ako to nije slučaj, obično možete stvoriti vlastite predloške za pozivanje kasnije.

Ovaj pristup svakodnevnoj produktivnosti Kako 6 jednostavnih predložaka Evernote povećavaju moju dnevnu produktivnost Kako 6 jednostavnih predložaka Evernote povećavaju moju dnevnu produktivnost Kreirajte prilagođene predloške u Evernoteu. Pomoću ovih predložaka možete povećati svoju produktivnost na poslu i u osobnom životu. Pogledajmo kako brzo možete napraviti vlastite prilagođene predloške Evernote. možete poboljšati svoj život štedeći vam vrijeme, pomažući vam u odličnom radu, a možda čak i pomažući vam otkriti nove formule za svakodnevne zadatke o kojima niste razmišljali.

Dakle, kada se obvezate na upotrebu predložaka, važno je znati što prvo čini predložak vrijednim vašeg vremena.

Kako uočiti dobar predložak

Prvi korak za odabir bilo kojeg predloška je točno određivanje onoga što vam treba. Za što ćete ga koristiti? Kakve podatke želite uključiti?

Naravno, to će također ovisiti o aplikaciji koju planirate koristiti. To me dovodi do sljedeće točke:

Obavezno shvatite puni opseg aplikacije za koju dobivate predložak. Obavezno shvatite puni opseg predloška. Stvorite vlastiti PDF predložak za planiranje bilo čega. Stvorite svoj vlastiti PDF predložak za planiranje bilo čega. Predlošci su vitalni uređaji koji štede vrijeme i koje možete koristiti za gotovo bilo koju životnu situaciju. Kad dođe do posebne situacije, možete li napraviti svoj vlastiti predložak? Lako je. Mi vam pokazujemo kako. , također.

Drugim riječima, koje ćete sve stvari moći raditi s tim? Postoje li neke promjene ili izmjene koje ne možete izvršiti? Koja ograničenja ili ograničenja trebate ostati svjesni? Postoje li elementi koji se moraju predstaviti na određeni način?

Bilo koji dobar predložak je i fleksibilan i prilagodljiv. Trebali biste biti u mogućnosti da ga oblikujete u upravo ono što vam treba, ako već nije tako.

U ovom trenutku ti se saveti čine generalizirani, ali shvatit ćete njihovu vrijednost čim uđete i počnete tražiti predložak. Ne zaboravite da napišete i prvo odredite što vam treba od predloška, ​​i krenite odatle.

Predlošci za popularne aplikacije

Zatim ćemo pogledati nekoliko primjera predložaka za nekoliko popularnih aplikacija. Uzmite u obzir vrstu istaknutih predložaka i pokušajte to učiniti za vlastite aplikacije - posebno ako nisu na popisu.

Kroz učinkovite predloške možete otključati pravi potencijal svojih aplikacija i podići svoje iskustvo softvera na novu razinu.

asana

Asana je, ako već niste upoznati, alat za upravljanje projektima koji se temelji na timu. Što je još važnije, to je alat društvene organizacije za male i velike timove, zajedno s inline chatom, interakcijama i još mnogo toga.

Omogućuje vam da ostanete u kontaktu sa svojim timom, kreirate i organizirate projekte te dodijelite dužnosti članovima tima. Možete organizirati projekte na različite načine, s različitim zadacima kako biste činili cjelinu. Postoji mnogo alata i značajki za povećanje vašeg iskustva. Na primjer, svatko može priključiti datoteke iz usluga pohrane u oblaku, poput Dropboxa, ili ih staviti za mrežni pristup. To vam omogućuje jednostavno dijeljenje datoteka između članova tima.

Za razliku od nekih drugih aplikacija na ovom popisu, ne možete preuzeti unaprijed pripremljene predloške za upotrebu u Asani. Ali možete stvoriti vlastite predloške koje ćete koristiti kad god ih zatrebate.

Postoji nekoliko načina za to. Možete stvoriti predložak ispočetka, s potpunom namjerom da ga koristite kao predložak iz pokretanja, ili možete pretvoriti postojeći projekt ili zadatak u predložak, omogućujući vam da spremite trenutnu strukturu..

Ovo je sjajno za zadatke poput stvaranja novih popisa za klijente, sadržaja marketinga proizvoda, planova osiguranja kvalitete, ukrcavanja materijala za nove najam i još mnogo toga. Možete spremiti trenutnu strukturu ili izgled kao bazu za ponovnu upotrebu i izmjenu za buduće zadatke i projekte.

Cijeli resurs za rad sa predlošcima u Asani možete pronaći ovdje.

Asana se besplatno koristi za timove do 15 ljudi ili 8,33 USD (naplaćuje se godišnje) po članu za veće timove.

Canva

Jedna od najboljih stvari o Canvi, mrežnom alatu za uređivanje i oblikovanje slika, je da je na raspolaganju mnoštvo predložaka za rad.

Canva je u osnovi manje kompliciran Photoshop modernog grafičkog dizajna. 7 najboljih web stranica besplatnih predložaka za InDesign za knjige, letake, časopise i još više 7 najboljih stranica besplatnih predložaka InDesign za knjige, letake, časopise i više besplatnih predložaka InDesign može biti teško. pronaći. Naš odabrani popis web stranica predloška Adobe InDesign pokriva sve vaše dizajnerske potrebe. , Snažan je, a unutar aplikacije dostupni su tonovi resursa za stvaranje grafike koja vam je potrebna za postove na blogovima, ispise i još mnogo toga. Možete upotrijebiti postojeće oblike, grafikon, stilove fonta i vizualne elemente da biste dobili točno onu vrstu grafike koja vam je potrebna.

Odabir postojećeg predloška za rad na Canvi radosno je jednostavan. Samo pokrenite aplikaciju i prikazat će vam se razne mogućnosti za odabir.

Ono što možda ne znate je da, na računu Canva for Work, možete stvoriti i spremiti vlastite brendirane predloške za upotrebu u bilo kojem trenutku. To je jasno jer su opcije tu ispred vas.

Postoji rješenje koje možete koristiti za standardnu ​​verziju Canva za osobnu upotrebu. Aplikacija automatski sprema sve prethodne dokumente koje ste stvorili pod uvjetom da ste prijavljeni. Obavezno to napravite, kreirajte novi dokument, a zatim ga pošaljite generičkim slikama i sadržajem.

Kasnije možete urediti postojeći dokument tako što ćete stvoriti kopiju i otići odatle. To je jednostavno kao prilagođeni predložak!

Canva Basic je besplatna za upotrebu, ali postoje ograničenja u sadržaju koji možete uključiti u svoju grafiku. Možete upotrebljavati pojedinačne grafičke elemente unutar aplikacije, a troškovi će varirati.

Canva for Work iznosi 12,95 USD mjesečno za svakog dizajnera u timu koji treba pristup alatu, a ta cijena se snižava na 9,95 USD mjesečno ako plaćate godišnje.

Kanbanize

Kanbanize, popularni Kanban i agilni alat za upravljanje, ima ugrađenu podršku za prilagođene vrste i predloške kartica.

Alat se koristi za pojednostavljenje radnih procesa pružanjem vizualizirane ploče za napredak. To je u osnovi digitalna verzija Kanban procesa. Stvorite ono što se naziva projektna ploča koja djeluje baš poput ploče ili ploče s projektom. Zatim izrađujete kartice s zadacima za sve različite korake koje je potrebno učiniti da biste dovršili svoj projekt - djeluju poput naljepnica. Ove se kartice zadužuju za pojedine članove tima i pomažu vam da pratite što je završeno i što još trebate učiniti.

Uobičajeno, trebali biste kreirati kartice s zadacima i projektne ploče od početka, uređujući sve pojedinačne atribute, polja i pojedinosti dok idete. Da biste pojednostavili stvari, Kanbanize vam omogućuje stvaranje predložaka ovih elemenata.

Alat vam omogućuje izmjenu unaprijed pripremljenih predložaka kartica sa zadacima tako da ih ne morate stvarati svaki put. Posebno je prikladno ako postoje atributi koje redovito koristite, a to možete učiniti i s projektnim pločama kako bi polja i atributi bili konzistentni u više projekata.

Postavljanje predloška na Kanbanize prilično je intuitivno, ali ako više volite detaljne korake, stranica također ima jednostavno slijediti upute na stranici Vrste kartica i predložaka.

Kanbanize nudi besplatno probno razdoblje za do 1.000 akcija. Nakon toga, to je 9 USD po članu tima mjesečno (naplaćuje se godišnje) za manje timove do 20 korisnika. Za veće organizacije to je 15 USD po korisniku mjesečno.

Google dokumenti

Google Docs je procesor teksta koji se temelji na oblaku i koji je izuzetno svestran. Ako ste ikada koristili Microsoft Word, OpenOffice ili slične alate, to je gotovo točno, s izuzetkom da je riječ o internetskoj aplikaciji. Postoje i verzije alata za mobilne uređaje i tablete tako da možete uređivati ​​dokumente u pokretu, a tu je i značajka izvan mreže za kada trebate ostaviti svoj zaštićeni Wi-Fi mjehurić.

Kao i većina programa za obradu teksta, možete preuzeti preliminarne predloške za izradu dokumenata pomoću alata. Vrsta predloška koji vam treba jasno ovisi o projektu ili sadržaju na kojem planirate raditi. Na primjer, postoje predlošci za kalendare, propratna pisma, životopise 3 korisna web mjesta za besplatno preuzimanje predloška životopisa 3 korisna web mjesta za besplatno preuzimanje predloška za nastavak, fakture, poslovni planovi, vremenski raspored projekata i puno više.

Ovdje ćete naći neke od najboljih preliminarnih predložaka Google Dokumenata. 24 predloška Google dokumenata koji će vam olakšati život 24 predloška Google dokumenata koji će vam olakšati život Ovi predlošci Google dokumenata koji štede vrijeme pomoći će vam da dovršite svoje dokumente umjesto da se mučite. da ih sastavi. .

Možete i lako stvoriti vlastiti predložak spremanjem dokumenta s osnovnim sadržajem i kasnije kopiranje te datoteke za uređivanje.

HootSuite

Hootsuite je super moćan alat za društveni marketing koji vam omogućuje upravljanje društvenim računima i objavljivanje sadržaja na različitim društvenim mrežama.

Ono što ga čini velikim i malim tvrtkama jest to što nudi nekoliko sažetih alata za analizu zajedno s društvenim sadržajem koji objavljujete. Možete pratiti nivoe angažmana, prikaze, postotak dosega i više.

Jedna od izvrsnih značajki Hootsuite-a - a ima ih mnogo - jest ta što možete kreirati predloške prilagođenih društvenih poruka. To vam omogućuje ponovnu upotrebu sadržaja koji ćete stalno objavljivati. To je značajka koja nedostaje većini društvenih mreža, posebno iz perspektive mnogih blogera i vlasnika malih poduzeća.

Na primjer, recimo da vam se cijeli mjesec događa promocija o kojoj želite znati vaši društveni sljedbenici. Umjesto da kreirate novi post iz nule svaki put kada želite poslati promotivni sadržaj, poruku možete spremiti kao predložak na koji ćete kasnije pozvati. Zatim tijekom cijelog mjeseca možete otvoriti predložak i zakazati postove na društvenim mrežama - svaki put jednake ili lagano uređene.

Ako se pitate kako postaviti predloške, ovdje ćete pronaći detaljne upute.

Hootsuite Pro, koji omogućuje do 10 korisnika, godišnje se naplaćuje 9,99 USD mjesečno. Hootsuite Business, za veće timove, nema navedenu cijenu po korisniku, tako da ćete za više informacija morati kontaktirati tim za podršku..

FreshBooks

Voditi posao, velik ili mali, nije lak zadatak, posebno kada je riječ o upravljanju financijama. FreshBooks je računovodstveni alat koji izvještava da može osloboditi u prosjeku dva cijela dana mjesečno za klijente koji bi se inače potrošili obavljajući redovne računovodstvene zadatke.

To je QuickBooks alternativa koja izvrsno radi i ima minimalno, ali sposobno sučelje.

Ne mogu prijeći svaku pojedinu značajku usluge jer bih bio ovdje cijeli dan - ima ih puno. Ono o čemu mogu razgovarati je izvrsna podrška predloška koju aplikacija nudi.

FreshBooks već ima gotov alat za predložak za generiranje računa i procjena. Predloške možete prilagoditi izravno s administracijske ploče računa. To vam omogućuje da smanjite vrijeme koje obično provedete stvarajući ove vrste dokumenata prilagođavajući potrebne informacije i polja ispred. Na taj način, kada je vrijeme za slanje računa. 5 najboljih besplatnih aplikacija za fakturiranje za slobodnjake i vlasnike malih poduzeća 5 najboljih besplatnih aplikacija za fakturiranje za slobodnjake i vlasnike malih poduzeća Zaokružili smo najbolje alate za besplatno fakturiranje za slobodnjake i vlasnike malih poduzeća. Odaberite onu koja je najbolja za vas. klijentu ili generirati procjene, trebate samo urediti malu seriju informacija.

FreshBooks iznosi 39,95 USD mjesečno za Premium plan koji vam omogućava naplatu neograničenog broja klijenata i stvaranje neograničenog broja računa i izvještaja. Ako trebate platiti samo 50 klijenata ili manje, možete plan za Plus kupiti za 24,95 USD mjesečno, koji također nudi neograničen broj računa i izvještaja.

Zapier

Zapier je moćan alat koji vam može pomoći u automatizaciji zadataka. Stvaranje sjajnih automatizacija za život s više koraka Zaps Stvaranje fantastičnih automatizacija u životu s više koraka Zaps Zapier, najveći pojedinačni konkurent IFTTT-u, objavio je da sada nudi korisnicima mogućnost kreiranja više akcija automatizacije zvane više korake zaps. definiranjem niza okidača i radnji. Kroz aplikaciju stvarate nešto što se zove a “ubiti,” koje služi kao opće pravilo ili predložak za radnju koju želite izvršiti.

Alat se može koristiti za povezivanje dviju aplikacija koje podržavaju Zapier da bi se postigao posao.

Na primjer, možete postaviti Zap ili pravilo koje automatski sprema Gmail privitke na vaš Dropbox račun. Također možete postaviti pravila za stvaranje Trello kartice na tjednoj osnovi, popunjavanje novih redaka u Google tablicama sažetim izvješćima RescueTime i još mnogo toga.

U osnovi, svako pravilo ili radnju koju stvorite u Zapieru je predložak.

Ovaj je alat neprocjenjiv za vlasnike tvrtki i one koji rade u brzim okruženjima. Možete automatizirati razne zadatke kroz više od 500 aplikacija drugih proizvođača poput Facebooka, Dropboxa, WordPressa, Google diska, Evernotea i više.

Pomislite na sve vrijeme koje biste mogli uštedjeti automatizirajući svakodnevne zadatke koje redovno obavljate.

Zapier ima širok izbor platnih razina koji se kreću od Basic (20 USD mjesečno) do Business Plus (125 USD mjesečno) i infrastrukture (250 USD mjesečno). Broj pravila koja možete stvoriti ovisi o planu pretplate koji odaberete.

Koje ćete predloške početi koristiti?

Predlošci, ako su učinkoviti, mogu vam uštedjeti puno vremena i truda. Omogućuju vam da preskočite opće korake u alatima za kreiranje dokumenata i zadataka kako biste došli do grizne grude. Uz sve gore navedene aplikacije - a mnoge ovdje nisu spomenute - možete učitati predložak i urediti određena polja kako biste dobili upravo ono što vam treba.

Svi bismo mogli iskoristiti malo dodatnog vremena i, upotrebljavajući predloške, priuštit ćete si upravo to.

Pa, kako ćete pomoću predložaka olakšati svoj život? Koje su predloške koje već koristite? Javite nam se u odjeljku s komentarima u nastavku!

Kreditna slika: Helloquence