Neka zapisnici rade na koji način mogu donijeti učinkovite bilješke tijekom sastanka

To je vještina koju je malo ljudi usavršilo; savršene minute sastanka.

To je poznata priča u nesavršenom svijetu. Radite na projektu od kritične važnosti na poslu. To je međuresorna afera, sa svom bolnom međuresornom politikom koja dolazi s tim. Kako se rok ne bliži kraju, zakazujete sastanak sa svojim kolegama. Nakon što odredite dnevni red sastanka Jednostavno kreiranje dnevnih reda sastanka pomoću očekivanja sastanka [iPad] Jednostavno kreiranje dnevnih reda sastanka pomoću očekivanja sastanka [iPad] Iako se niko od nas ne raduje sastancima, na svu sreću postoji niz korisnih mrežnih i mobilnih aplikacija, poput takvih kao AgreeDo, što olakšava zadatak planiranja sastanaka. Svi uspješni sastanci započinju… i dva sata naporne rasprave završavate dogovorenim rasporedom i planom djelovanja.

Tada se dogovoreni raspored ne ispunjava, a dogovoreni plan djelovanja se ne izvršava. Ljutito zovete svoje kolege - “Što se dovraga događa tamo? Nismo se dogovorili”. Oni su neodlučni što rade ono što su obećali. Uvjereni su da si ti kriva. I nažalost, nema što osporiti njihovu verziju događaja. Nisi vadio minut.

Nažalost, to je jedna od najvažnijih vještina potrebnih za moderno radno mjesto. Omogućuju vam da stvorite uspostavljeni zapis događaja o kojem se sve stranke dogovore, štedeći vas protiv glavobolje. Evo kako uzimate učinkovite minute u sastanku.

Ne uzimaj nekoliko minuta

Zvuči kontra intuitivno, zar ne? Ovo je članak o tome kako iskoristiti učinkovite minute, a ja kažem da ih ne biste trebali uzimati? Kakvo je ovo ludilo?

Prokleto je teško raditi dvije stvari istovremeno. Ako pokušavate pratiti razgovor dok traje nekoliko minuta, vjerojatno ćete loše raditi barem jednu od tih stvari. I sjećate se kako sam rekao da minute trebaju biti točan prikaz događaja? Oni su stvarno nešto što ne biste trebali zabrljati.

Kad idete na sastanak, trebali biste dovesti nekoga tko neće biti sudionik u razgovoru i zamoliti ga da odvoji nekoliko minuta. To vas ostavlja usredotočenim na razgovor, a možete biti sigurni da bilješke o sastanku Suradnja i uređivanje bilješki o sastancima u stvarnom vremenu koristeći Sync.in Suradnja i uređivanje bilješki o sastancima u stvarnom vremenu koristeći Sync.in Kad god trebate raditi s mrežnim timom, ili čak i ako samo trebate surađivati ​​s drugim kolegama koji mogu raditi na drugim udaljenim lokacijama, mogućnost da nešto vizualno izgledate ... bit će dobre kvalitete. Ako sudjelujete na mrežnom sastanku (možda koristite WebEx ili Google Hangouts), zašto ne pokrenete Audacity Record audio datoteke s Audacity Snimite audio datoteke s Audacity i snimite razgovor za buduću referencu?

Sjetite se 5 W

Prisjetite se jednog od svojih razreda engleskog u osnovnoj školi. Vjerojatno ste u jednom trenutku napisali priču i podučili ste “5 W's” . Da biste osvježili pamćenje, oni su "tko", "što", "kada", "zašto" i "gdje" .

Kad malo bolje razmislite, to su minute. Oni stvaraju pripovijest o nečemu što se dogodilo ili nečemu što će se dogoditi. A slično kao što biste željeli kad sastavljate izvještaj ili članak, morate dodati detalje.

Dakle, gdje biste mogli imati nešto takvo.

Nadogradite WordPress na 3,7

Mogli biste imati nešto slično.

Ben Smith će nadograditi WordPress na 3.7 sljedeći tjedan zbog sigurnosnih zakrpa.

Mnogo značajnije, da?

... Ali nemoj to uzeti previše.

Nikoga nije briga što Ben Smith sljedeći tjedan nadograđuje WordPress 3.7 jer je ovaj tjedan na odmoru u Barbadosu sa suprugom i svoje dvoje djece, ali njegov ljubimac Chihuahua Gee-Fee boravi u lokalnim uzgajivačima dok ih nema. Zašto biste to zapisali u svojim bilješkama?

Da, važno je uzeti u obzir sve važne detalje. Biti eksplicitna vrlo je važno. U skladu s tim, ne uzimajte predaleko tamo gdje bilježite podatke koji nikome ne pomažu.

Dogovorite se o minutama

Dakle, imate sastanak od tri sata. Kad završi, zadržavanje u konferencijskoj sali vjerojatno će biti prilično slabo na popisu stvari koje želite učiniti. Umorni ste. Žedan si. Ljudi napuštaju ured i odlaze kući na tople krevete i America's Got Talent.

Hoćeš li izaći? Ne! Ako ste napisali svoje zapisnike, uložite ih i marljivo ih upisujte. Jednom kada ih imate u formatu koji je neosnovano koristan, e-poštom ih šaljete svim polaznicima. Tražite da priznaju da su pročitali zapisnike i da su zadovoljni sadržajem.

To pojašnjava ulogu koju svaka osoba mora imati, kao i njihove odgovornosti, i ako se netko ne slaže sa službenom evidencijom događaja, može je ispraviti. Sastanak za suradnju 6 najboljih besplatnih alata za online sastanke za suradnju sa svojim timom. 6 najboljih besplatnih alata za online sastanke za suradnju sa svojim timom Mali timovi ne trebaju skupe poslovne aplikacije za suradnju. Evo šest fantastičnih alata pomoću kojih možete upravljati podacima svog tima, komunikacijom i još mnogo toga. Besplatno. ispada bolje zbog toga.

Saznajte Stena

Ovisno o tome koga pitate, skraćenica je ili stvarno sjajan način da se stvari brzo zapišu, ili je oblik šifriranja otporan čak i na znatiželjne oči NSA-e. Bez obzira na to mislite, korisna je vještina u vašem arsenalu koji bilježi značaj.

Iako je zastrašujuće gledati, skraćenje nije previše teško za napraviti. Zamjenjuje uobičajene konstrukcije za pisanje simbolima i kraticama, omogućujući vam pisanje stotina riječi u minuti. O tome mora reći Kim Fletcher, predsjednica Nacionalnog vijeća za izobrazbu novinara.

Ako imate kraticu, ponudu možete brzo pronaći. Ulazite s magnetofonom ili digitalnim diktafonom, a ako ste tamo proveli sat vremena sa svojim diktafonom, imate sat vremena za snimanje, to traje prilično dugo

Postoje mnogi sustavi za pisanje kratkih ruka, a abecedni sustavi (AlphaHand itd.) Spadaju među najbrže, a Gregg pre-godišnjica, Gregg-ova godišnjica čine minute da rade: Kako voditi efektivne bilješke tijekom sastanka. Vodite učinkovite bilješke tijekom sastanka To je vještina koju je malo ljudi usavršilo; savršene minute sastanka. Zapisnik događaja sprema vas za glavobolju sve dalje. Evo kako uzimate učinkovite minute u sastanku. , a New Era Pitman je najbrža gomila. Igrajte se s nekoliko njih i pronađite onu koja vam se sviđa! Otkrio sam da je ova stranica nevjerojatno korisna u razbijanju razlika između svake od mnogih metodologija.

Strukturirajte svoje bilješke

Dok bilježite bilješke, dovodite li tijek rada ili idete s punim Buzzfeedom i stavljate ga u popis? Učinkovitost vaših bilješki u potpunosti ovisi o načinu strukturiranja podataka koje bilježite.

Snimate li korake ili bilježite radnje koje će ljudi činiti u budućnosti? Bullet točke mogu biti od pomoći ovdje. Pravite li detaljne zapise o događaju koji se prethodno dogodio? Možda biste željeli upotrijebiti stil koji je više parakalnog karaktera.

Osjećate li se umjetnički? Još jedna tehnika koja bi vam mogla biti korisna je vizualno bilježenje bilješki. Ovdje dodajete kontekst tekstu dodavanjem boja, grafike i slika. Dodavanjem ilustracija možete dodati dodatne informacije bez da vam bilješke budu previše 'riječi teške'.

Napokon, bit će vam drago znati da postoje neki alati koji čine strukturiranje vaših bilješki dodavanjem. Microsoft ima hrpu Microsoftovih predložaka za izdvajanje minuta u sastanku. Ovo im ne bi izgledalo na mjestu na zatrpanom, košulji radnom mjestu, ali svejedno ima mrlje u boji. Također sam se odlučio na upotrebu SimpleNote Move Over TextEdit, Simplenote je sada dostupan za Mac Prelazak preko TextEdita, Simplenote je sada dostupan za Mac Ako samo želite otvoriti alat za pisanje i započnite pisati bez puno ometajućih zvona i zvižduci, Simplenote može biti upravo ono što tražite. za moje minute, zbog čiste estetike i ugrađenih sigurnosnih kopija oblaka.

Zaključak

Oduzimanje minuta vrlo je jednostavno i strateška je vještina održavanja učinkovitih sastanaka koje bismo svi trebali savladati. Imate li zgodne savjete za bilješke na sastancima? Javite mi u komentarima u nastavku!

Bonus slike: Mark Jensen, John Benson dpstyles